Overstappen naar een nieuw LMS

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je naar een nieuw Learning Management System op zoek bent voor je organisatie. Wellicht is je huidige oplossing verouderd, onhandig of moeilijk in gebruik en zoek je iets eenvoudigers. Of misschien wil je een LMS dat meer is dan alleen wat bestanden die met je personeel worden gedeeld (inclusief PDF’s, video’s, papieren toetsen, etc.) Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen van nieuwe software voor je organisatie?

Switching to a new lms

Wat zijn je behoeften?

Allereerst moet je je eigen organisatie beter bekijken en de redenen waarom je een nieuw Learning Management System nodig hebt definiëren. Moet je regelmatig (nieuwe) medewerkers trainen en hun kennis toetsen? Hoe belangrijk is deze training in je organisatie?

Daarna moet je vaststellen waarom je huidige oplossing niet toereikend is. Veel bedrijven zijn niet tevreden met hun huidige aanbieder. Een onderzoek naar LMS-trends van Brandon Hall in 2014 wees uit dat maar liefst 50% van de bedrijven van hun huidige LMS wilde overstappen op andere software. In grote lijnen komen de functies van de meeste e-learningoplossingen overeen. Je raakt dan ook gemakkelijk overspoeld met informatie en gefrustreerd wanneer je de beste software voor je bedrijf moet kiezen.

De meeste organisaties die een nieuw LMS zoeken, willen oplossingen voor de volgende problemen:

Het huidige LMS is moeilijk in gebruik, heeft veel onnodige functies en is lastig aan nieuwe medewerkers aan te leren.

Het huidige LMS is te duur en de kosten zullen toenemen als het bedrijf groeit en er meer gebruikers moeten worden toegevoegd.

Het bedrijf is te klein om zoveel geld uit te geven voor een LMS; je wilt daarom overstappen op een andere oplossing of je training op een andere manier dan met een LMS geven.

Je huidige training bestaat uit een mix van PDF- en PowerPoint-bestanden, video’s en praktische training voor elke nieuwe medewerker. Nu je bedrijf groeiende is, wordt je training chaotisch en onbeheersbaar. 

Wat is de beste oplossing voor jou?

Zoals eerder vermeld, zijn er veel mogelijkheden voor het kiezen van een nieuw LMS. Het zijn er zelfs zo veel dat de e-learningexpert Charles Severance tot de volgende uitspraak werd verleid: ‘Er zijn veel overeenkomsten tussen de systemen. Je kunt bijna blind een LMS kiezen en dit zal geen slechte keuze zijn.’

Een systeem dat ‘geen slechte keuze’ is, moet echter op korte termijn weer vervangen worden en dat wilde je nu juist voorkomen.

Waar moet je dan rekening mee houden bij het kiezen van een LMS? Aangezien de meeste systemen vergelijkbare functies hebben, kun je je het best richten op de verschillen om je keuze te maken. Waarmee onderscheidt het ene LMS zich van de andere, behalve functionaliteiten? Denk bijvoorbeeld aan:

 Gebruiksgemak – Is het systeem alleen te gebruiken door techneuten? Kun je het systeem opstarten en in gebruik nemen met je team zonder al te veel problemen (dat is namelijk wat je in eerste instantie al wilde voorkomen)? Is het makkelijk toegankelijk? Zie je jezelf urenlang met dit programma werken?

› Support – Wat voor support wordt er aangeboden? Hoe staat het supportteam je te woord? Zijn ze vriendelijk en behulpzaam of voel je je bezwaard om om hulp te vragen? Dit zijn belangrijke aspecten om in acht te nemen bij het afsluiten van een langdurige verbintenis met een nieuw LMS.

› Kosten – Wat is hun prijsmodel? Is het systeem redelijk geprijsd met een goed investeringsrendement? Brengen zij kosten in rekening per gebruiker (dat is belangrijk om te weten als je regelmatig nieuwe medewerkers aan het platform toevoegt)? Is het te duur? Moet je betalen voor veel functies die je verwacht niet te gebruiken?

› Reviews – Zoek niet alleen een LMS met goede reviews, maar zoek tijdens het lezen van deze reviews naar de rode draad. Wat zeggen de klanten voornamelijk over deze tool? Waar klagen ze over? Als je dit weet, heb je een beter idee wat je kan verwachten als je dit systeem aanschaft.

Hoe vind je de beste oplossing?

Het vinden van de beste oplossing kan een uitdaging zijn. De beste manier om dit te doen is door zoveel mogelijk te weten te komen over verschillende systemen en de opties af te wegen. Je kunt daartoe gratis proefversies of demo’s aanvragen, webinars volgen en softwarereviews lezen.

Als je eenmaal je nieuwe LMS hebt gekozen, moet je je huidige content naar het nieuwe systeem overzetten. Bij deze stap moet je weer met nieuwe dingen rekening houden. Zijn de materialen en documenten die je al hebt te hergebruiken, zoals PDF’s, afbeeldingen en video’s (misschien zelfs content die gemaakt is met een ander LMS)? Is het het waard om alle oude content naar het nieuwe platform over te zetten of is het beter om geheel nieuwe content te maken?