Comment suivre la formation des employés : Mesures, outils et meilleures pratiques

Pourquoi le suivi de la formation des employés est important

Sans un système de suivi organisé, il est pratiquement impossible de savoir où chacun en est, et encore moins de prouver à votre client que la formation a atteint son objectif.

Imaginez que vous gériez un programme de formation à la conformité pour un client comptant 300 employés répartis dans plusieurs succursales. Certains suivent la formation immédiatement, d'autres ont besoin de rappels et d'autres encore n'ont même pas commencé. Sans un système de suivi organisé, il est pratiquement impossible de savoir où chacun en est, et encore moins de prouver à votre client que la formation a atteint son objectif.

Et lorsqu'il est bien fait, le suivi vous aide :

• Vérifiez l'impact de vos programmes de formation : Grâce aux données sur les taux d'achèvement, les scores et la rétention des connaissances, vous pouvez montrer aux clients la valeur tangible de votre travail.

• Maintenir la conformité : Dans les secteurs où les certifications et la formation continue sont obligatoires, le suivi permet de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Percevoir et combler les lacunes en matière de connaissances : Des rapports de progression détaillés permettent d'identifier les domaines dans lesquels les participants ont des difficultés, ce qui vous permet d'affiner le contenu.

• Économise des heures de travail administratif : Le suivi automatisé permet de gagner du temps sur les tâches administratives, ce qui vous permet de vous concentrer sur la création d'expériences de formation de qualité.

Pour les consultants et les prestataires de formation, la possibilité de partager ces informations de manière visuelle (via des tableaux de bord ou des rapports) renforce votre relation avec les clients en offrant la transparence et la preuve des progrès accomplis.

👉 Maintenant que nous avons établi pourquoi le suivi est important, définissons ce que vous devez suivre exactement.

Comment suivre efficacement la formation des employés à l'aide des bons indicateurs.

Les données relatives à la formation ne sont pas toutes significatives. De nombreuses organisations s'arrêtent au taux d'achèvement, mais cela ne vous indique que les personnes qui ont terminé, et non pas si elles ont appris quelque chose. Pour mesurer l'efficacité réelle, vous avez besoin d'une image plus complète.

Voici comment assurer un suivi efficace de la formation des employés chez tous les clients :

Les taux d'achèvement sont, bien sûr, votre point de départ.

Une mesure simple, mais essentielle. Combien de participants terminent le cours ou le module ? Cette mesure de base révèle l'engagement et l'efficacité du cours. Ils vous indiquent combien de participants ont réussi à suivre le contenu.

Par la suite, associez ces informations aux résultats d'évaluation et aux taux de réussite.

Et vous commencez à découvrir des informations plus approfondies sur les résultats de l'apprentissage. Par exemple, si le taux d'achèvement est élevé mais que les résultats sont faibles, il se peut que vos participants se précipitent sans avoir assimilé la matière.

Le suivi des délais d'exécution est une autre mesure précieuse.

Si les employés d'un client mettent systématiquement plus de temps à terminer certains modules, cela peut indiquer que le contenu est trop dense ou peu clair.

N'oubliez pas de faire aussi une analyse des lacunes dans les connaissances.

La comparaison des résultats avant et après la formation permet de savoir exactement ce qu'une personne a appris. C'est un moyen efficace de prouver le retour sur investissement.

Enfin, ne sous-estimez pas le pouvoir des commentaires.

Une simple enquête de satisfaction peut révéler si les apprenants ont trouvé le matériel utile, pertinent et facile à suivre. Lorsque vous associez leurs commentaires aux données de performance, il devient beaucoup plus facile d'affiner votre contenu et la manière dont vous le diffusez.

Pour les consultants travaillant avec plusieurs clients, segmentez ces mesures par client ou par équipe. Vos rapports seront ainsi beaucoup plus pertinents et personnalisés.

👉 Une fois que vous savez quels ICP surveiller, l'étape suivante consiste à sélectionner les bons outils pour rendre le suivi simple et fiable.

Choisir les bons outils et la bonne configuration pour suivre la formation des employés

Chaque organisme de formation commence quelque part, souvent par une feuille de calcul. Au début, il semble gérable : quelques colonnes pour les noms, les dates d'achèvement et les notes. Mais au fur et à mesure que la clientèle augmente, les feuilles se multiplient, les erreurs se glissent et le suivi commence à prendre plus de temps que l'enseignement.

C'est alors qu'un Système de gestion de l'apprentissage (LMS) devient votre meilleur allié. Voici ce qu'il faut rechercher dans une solution de suivi :

• Les tableaux de bord visuels pour un aperçu rapide des progrès et de l'achèvement.

• La collecte automatisée de données à partir de quiz, d'examens et d'activités de cours.

• Gestion des groupes pour séparer facilement les données des clients ou des participants.

• Rapports personnalisables pour des rapports clients de marque.

• Étendue pour plusieurs clients et des cycles de formation continus.

Easy LMS a été conçu en tenant compte de ces besoins : il est intuitif pour les administrateurs, simple pour les apprenants et suffisamment puissant pour gérer plusieurs clients à la fois.

👉 Une fois vos outils en place, il est temps de concevoir votre cadre et votre processus de suivi.

Mettre en œuvre le processus de suivi

Considérez le suivi de la formation des employés comme un cycle continu plutôt que comme une opération ponctuelle. Voici une approche étape par étape pour mettre en place un suivi efficace de la formation dans votre LMS :

1. Vous commencez par organiser vos participants.

Regroupez-les par client, département ou type de formation. Cette structure permet de garder vos données propres et de faciliter l'établissement de rapports par la suite.

2. Ensuite, attribuez les cours et les évaluations adéquats.

Structurez votre contenu de manière logique : parcours d'apprentissage, cours autonomes et quiz. Que vous proposiez des modules de conformité, des parcours d'intégration ou des programmes de développement des compétences, chaque cours doit avoir des résultats mesurables : achèvement, score, temps passé ou certification obtenue.

3. Une fois que les participants ont commencé, laissez votre LMS faire le gros du boulot.

Easy LMS, par exemple, enregistre automatiquement chaque interaction : les résultats des quiz, les cours terminés, le temps passé et même les sections sautées. Vous pouvez voir les progrès en temps réel et identifier qui est en avance ou en retard.

4. Pendant que vous collectez des données, partagez régulièrement les résultats avec vos clients.

Suivez tout en temps réel et partagez des rapports simples et visuels qui mettent en évidence les taux d'achèvement, les scores et les tendances. Lorsque les clients voient leur propre rapport de marque avec des progrès et un retour sur investissement clairs, il est beaucoup plus facile pour eux de comprendre l'impact et de faire confiance à la valeur que vous apportez.

👉 Lorsque votre système de suivi fonctionne correctement, l'étape suivante consiste à utiliser ces informations pour améliorer votre offre.

Analysez et améliorez votre formation

Le suivi n'a de valeur que si vous utilisez les informations recueillies pour améliorer vos programmes. Examinez régulièrement les données pour identifier les tendances.

Si certains modules obtiennent systématiquement des scores plus faibles ou des temps d'achèvement plus longs, c'est le signe que votre contenu a besoin d'être simplifié. Si l'équipe d'un client termine la formation rapidement mais se déclare peu satisfaite, c'est peut-être que le contenu n'est pas en rapport avec leur travail quotidien. Ces signaux vous guident vers des mises à jour significatives, remplaçant les suppositions par des preuves.

Vos rapports aident également les clients à voir où leurs équipes excellent ou éprouvent des difficultés. Lorsque vous pouvez dire : "Vos employés ont amélioré leurs connaissances en matière de sécurité de 30 % après ce module", vous transformez les données en preuve de retour sur investissement. C'est le genre d'information dont les clients se souviennent.

Au fil du temps, cette boucle de rétroaction renforce vos programmes et améliore vos relations avec les clients. En effet, cette approche fondée sur les données aide vos clients à vous considérer comme un partenaire stratégique, et non comme un simple fournisseur de formation.

👉 Avec ces informations en main, l'étape suivante consiste à appliquer les meilleures pratiques à long terme pour que votre processus de suivi reste cohérent et fiable.

Les meilleures pratiques pour un succès à long terme

Pour que votre système de suivi reste fiable au fur et à mesure que vous vous développez, concentrez-vous sur quelques habitudes opérationnelles :

• Démarrez modestement, puis développez. Suivez d'abord une poignée d'indicateurs clés de performance. N'en ajoutez d'autres que lorsqu'ils soutiennent véritablement le processus de prise de décision.

• Mélangez les données quantitatives et qualitatives. Les taux de réussite et les scores vous indiquent ce qui s'est passé. Le retour d'information vous explique pourquoi. Ce mélange de données concrètes et de voix réelles brosse un tableau plus complet de l'impact.

• Rafraîchir le contenu régulièrement. Les modules obsolètes faussent les données et affaiblissent vos résultats. Prenez l'habitude d'actualiser périodiquement votre matériel de formation pour tenir compte des informations mises à jour ou des normes du secteur.

• Rester cohérent. Utilisez des conventions de dénomination claires, organisez vos clients de la même manière et normalisez vos modèles de rapports.

• Soyez transparent avec vos clients. Quand les clients peuvent voir les progrès grâce à des tableaux de bord partagés ou des rapports réguliers, ils deviennent des partenaires dans le processus d'apprentissage.

Une fois ces habitudes prises, le suivi devient moins une corvée et plus un moteur d'amélioration continue. Un outil de croissance pour votre entreprise.

👉 Ensuite, voyons comment rendre le suivi évolutif au fur et à mesure que votre base de clients et votre bibliothèque de contenu s'étoffent.

Échelonnez votre suivi d'entraînement

Au fur et à mesure que vous travaillez avec un plus grand nombre de clients, l'évolutivité devient cruciale. Vous devez gérer plusieurs programmes sans dupliquer le contenu ou créer des goulets d'étranglement administratifs.

Avec Easy LMS, vous pouvez :

• Réutiliser le même matériel de formation pour plusieurs clients sans avoir à le recharger.

• Créer des académies séparées, une pour chaque client, pour offrir des expériences d'apprentissage sur mesure.

• Marquer chaque académie avec le logo et les couleurs du client pour une touche personnalisée.

• Automatiser les certificats et les rapports, pour que tout soit rationalisé.

L'extension de votre système de suivi vous permet de maintenir la qualité tout en élargissant votre champ d'action. Les clients bénéficient d'informations cohérentes et étayées par des données, tandis que vous économisez du temps et des efforts.

Faites du suivi de la formation la partie la plus facile de votre activité

Lorsque vous jonglez avec plusieurs clients, la dernière chose dont vous avez besoin est un autre processus manuel qui vous ralentit. Easy LMS vous aide à organiser votre contenu une seule fois, à le livrer à chaque client dans sa propre académie, et à générer automatiquement les rapports d'avancement qu'il attend.

Si vous êtes prêt à suivre la formation de vos employés sans vous encombrer, démarrez un compte gratuit et testez-le vous-même. Vous serez surpris de voir à quel point les tâches administratives disparaissent rapidement.