כיצד לעקוב אחר הכשרת עובדים: מדדים, כלים ושיטות עבודה מומלצות

מדוע מעקב אחר הכשרת עובדים הוא חשוב

ללא מערכת מעקב מסודרת, כמעט בלתי אפשרי לדעת מה מצבו של כל עובד, שלא לדבר על להוכיח ללקוח שלכם שההכשרה השיגה את מטרתה

דמיינו שאתם מפעילים תוכנית הכשרה בנושא תאימות עבור לקוח עם 300 עובדים הפזורים במספר סניפים. חלקם משלימים את ההכשרה מיד, אחרים זקוקים לתזכורות, וקומץ מהם אפילו לא התחילו. ללא מערכת מעקב מסודרת, כמעט בלתי אפשרי לדעת מה מצבו של כל עובד, שלא לדבר על להוכיח ללקוח שלכם שההכשרה השיגה את מטרתה.

וכאשר הוא נעשה נכון, המעקב עוזר לכם:

• להוכיח את ההשפעה של תוכניות ההכשרה שלכם: בעזרת נתונים על שיעורי השלמת הקורסים, ציונים ושימור ידע, תוכלו להראות ללקוחות את הערך המוחשי של עבודתכם.

• לשמור על תאימות: בענפים שבהם הסמכות והשתלמויות שוטפות הן חובה, המעקב מבטיח ששום דבר לא יחמוק מתחת לרדאר.

• לזהות ולהשלים פערים בידע: דוחות התקדמות מפורטים עוזרים לזהות תחומים שבהם המשתתפים מתקשים, ומאפשרים לכם להתאים את התוכן.

• לחסוך שעות של ניהול: מעקב אוטומטי חוסך זמן במשימות ניהול, ומאפשר לכם להתמקד ביצירת חוויות הכשרה איכותיות.

עבור יועצים וספקי הכשרה, היכולת לשתף תובנות אלה באופן חזותי (באמצעות לוחות בקרה או דוחות) מחזקת את הקשר שלכם עם הלקוחות על ידי מתן שקיפות והוכחת התקדמות.

👈 עכשיו, לאחר שהבנו מדוע מעקב הוא חשוב, בואו נגדיר אחרי מה בדיוק עליכם לעקוב.

כיצד לעקוב ביעילות אחר הכשרת עובדים באמצעות מדדים נכונים

לא כל נתוני ההכשרה מספרים סיפור משמעותי. ארגונים רבים מסתפקים בשיעורי ההשלמה, אך אלה רק מראים מי סיים את ההכשרה, ולא אם למד משהו. כדי למדוד את האפקטיביות האמיתית, דרושה תמונה מלאה יותר.

כך תוכלו לעקוב ביעילות אחר הכשרת העובדים אצל לקוחות שונים:

שיעורי ההשלמה הם, כמובן, נקודת המוצא שלכם.

מדד פשוט, אך חיוני. כמה משתתפים סיימו את הקורס או את המודול? מדד בסיסי זה חושף את רמת המעורבות ואת יעילות הקורס. הוא מראה כמה משתתפים סיימו את התוכן.

לאחר מכן, יש לשלב מידע זה עם ציוני ההערכה ושיעורי ההצלחה.

וכך מתחילים לגלות תובנות עמוקות יותר על תוצאות הלמידה. לדוגמה, אם שיעור ההשלמה גבוה אך הציונים נמוכים, ייתכן שהמשתתפים ממהרים לסיים את הקורס מבלי לקלוט את החומר.

מעקב אחר הזמן עד להשלמה הוא מדד חשוב נוסף.

אם לעובדים של לקוח מסוים לוקח באופן עקבי זמן רב יותר לסיים מודולים מסוימים, הדבר עשוי להצביע על תוכן עמוס מדי או לא ברור.

אל תשכחו לבצע גם ניתוח פערי ידע.

השוואת תוצאות לפני ואחרי ההכשרה מאפשרת לדעת בדיוק כמה למד המשתתף. זוהי דרך יעילה להוכיח את החזר ההשקעה.

לבסוף, אל תזלזלו בכוחו של המשוב.

סקר שביעות רצון פשוט יכול לחשוף אם הלומדים מצאו את החומר שימושי, רלוונטי וקל להבנה. כאשר משלבים את המשוב שלהם עם נתוני ביצועים, הרבה יותר קל להתאים את התוכן ואת אופן העברתו.

עבור יועצים שעובדים עם מספר לקוחות, פילוח מדדים אלה לפי לקוח או צוות הופך את הדיווח לרלוונטי ומותאם אישית הרבה יותר.

👈 לאחר שתדעו אחרי אילו מדדי ביצועים צריך לעקוב, השלב הבא הוא בחירת הכלים הנכונים כדי להפוך את המעקב לפשוט .ואמין

בחרו את הכלים וההגדרות הנכונים למעקב אחר הכשרת העובדים

כל ספק הכשרה מתחיל איפשהו, לרוב עם גיליון אלקטרוני. בהתחלה, זה נראה קל לניהול: כמה עמודות לשמות, תאריכי סיום וציונים. אבל ככל שמאגר הלקוחות גדל, הגיליונות מתרבים, טעויות מתגנבות פנימה, והמעקב מתחיל לקחת יותר זמן מההוראה.

זה הזמן שבו מערכת ניהול הלמידה (LMS) הופכת לבת הברית הטובה ביותר שלכם. הנה מה לחפש בפתרון מעקב:

• לוחות בקרה חזותיים לקבלת תובנות מהירות על התקדמות והשלמה.

• איסוף נתונים אוטומטי מחידונים, בחינות ופעילויות הקורס.

• ניהול קבוצות להפרדה קלה בין נתוני לקוחות או משתתפים.

• דיווח מותאם אישית לדוחות ממותגים ללקוחות.

• אפשרות להרחבה עבור לקוחות מרובים ומחזורי הכשרה מתמשכים.

Easy LMS נבנתה מתוך התחשבות בצרכים אלה: היא אינטואיטיבית למנהלים, פשוטה ללומדים וחזקה מספיק כדי לטפל במספר לקוחות בו-זמנית.

👈 לאחר שהכלים שלכם מוכנים, הגיע הזמן לתכנן את מסגרת המעקב והתהליך שלכם.

יישום תהליך המעקב

חשבו על מעקב אחר הכשרת עובדים כעל מחזור מתמשך ולא כעל תהליך חד-פעמי. להלן גישה שלב אחר שלב להגדרת מעקב יעיל אחר הכשרה במערכת ה-LMS שלכם:

1. התחילו בארגון המשתתפים.

קבצו אותם לפי לקוח, מחלקה או סוג הכשרה. מבנה זה שומר על ניקיון הנתונים ומקל על הדיווח בהמשך.

2. לאחר מכן, הקצו את הקורסים וההערכות המתאימים.

בנו את התוכן שלכם בצורה הגיונית: מסלולי למידה, קורסים עצמאיים וחידונים. בין אם אתם מציעים מודולים בנושא תאימות, מסלולי קליטה או תוכניות לפיתוח מיומנויות, לכל קורס צריכים להיות תוצאות מדידות: השלמה, ציון, זמן שהוקדש או הסמכה שהושגה.

3. ברגע שהמשתתפים מתחילים, תנו ל-LMS שלכם לעשות את העבודה הקשה.

Easy LMS, למשל, מתעדת באופן אוטומטי כל אינטראקציה: תוצאות מבחנים, השלמת קורסים, זמן שהוקדש ואפילו קטעים שדילגו עליהם. ניתן לראות את ההתקדמות בזמן אמת ולזהות מי מתקדם ומי מפגר.

4. תוך כדי איסוף הנתונים, שתפו את הלקוחות שלכם בתוצאות באופן קבוע.

עקבו אחר הכל בזמן אמת ושתפו דוחות חזותיים פשוטים המדגישים שיעורי השלמה, ציונים ומגמות. כאשר לקוחות רואים דוח ממותג משלהם עם התקדמות ברורה והחזר השקעה, קל להם הרבה יותר להבין את ההשפעה ולסמוך על הערך שאתם מספקים.

👈 כאשר מערכת המעקב שלכם פועלת כראוי, השלב הבא הוא להשתמש בתובנות אלה כדי לשפר בפועל את מה שאתם מציעים.

ניתוח ושיפור ההכשרות שלכם

מעקב הוא בעל ערך רק אם משתמשים בתובנות כדי לשפר את התוכניות שלכם. בדקו את הנתונים באופן קבוע כדי לזהות דפוסים.

אם מודולים מסוימים מציגים באופן עקבי ציונים נמוכים יותר או זמני השלמה ארוכים יותר, זה סימן שהתוכן עשוי להזדקק לפישוט. אם צוות הלקוח משלים את ההכשרה במהירות אך מדווח על שביעות רצון נמוכה, ייתכן שהחומר אינו קשור לעבודתו היומיומית. סימנים אלה מנחים אתכם לעבר עדכונים משמעותיים, ומחליפים את הניחושים בראיות.

הדוחות שלכם גם עוזרים ללקוחות לראות היכן הצוותים שלהם מצטיינים או מתקשים. כאשר אתם יכולים לומר ללקוח, "העובדים שלך שיפרו את הידע שלהם בנושא בטיחות ב-30% לאחר מודול זה", אתם הופכים את הנתונים להוכחה של החזר השקעה. זהו סוג התובנות שהלקוחות זוכרים.

עם הזמן, מעגל המשוב הזה מחזק את התוכניות שלכם ומשפר את היחסים שלכם עם הלקוחות. גישה מבוססת נתונים זו עוזרת ללקוחות שלכם לראות בכם שותף אסטרטגי, ולא רק ספק שירותי הדרכה.

👈 עם תובנות אלה ביד, השלב הבא הוא יישום שיטות עבודה מומלצות לטווח ארוך, שיבטיחו שתהליך המעקב שלכם יישאר עקבי ואמין.

שיטות מומלצות להצלחה ארוכת טווח

כדי לשמור על אמינות מערכת המעקב שלכם ככל שאתם גדלים, התמקדו בכמה הרגלי תפעול:

• התחילו בקטן, ואז הרחיבו. עקבו תחילה אחר מספר מצומצם של מדדי KPI מרכזיים. הוסיפו מדדים נוספים רק כאשר הם תומכים באמת בתהליך קבלת ההחלטות.

• שלבו נתונים כמותיים ואיכותיים. שיעורי ההשלמה והציונים מספרים לכם מה קרה. המשוב מספר לכם מדוע. שילוב זה של נתונים יבשים וקולות אמיתיים נותן תמונה מלאה יותר של ההשפעה.

• רעננו את התוכן באופן קבוע. מודולים מיושנים מעוותים את הנתונים ומחלישים את התוצאות שלכם. הפכו את רענון חומרי ההכשרה שלכם להרגל קבוע, כדי לשקף מידע מעודכן או סטנדרטים תעשייתיים.

• היו עקביים. השתמשו בכללי שמות ברורים, ארגנו את הלקוחות באותו אופן, ותקנו את תבניות הדיווח שלכם.

• היו שקופים עם הלקוחות. כאשר לקוחות יכולים לראות את ההתקדמות באמצעות לוחות בקרה משותפים או דוחות קבועים, הם הופכים לשותפים בתהליך הלמידה.

כאשר הרגלים אלה מוטמעים, המעקב הופך להיות פחות מטלה ויותר מנוע לשיפור מתמשך. כלי צמיחה לעסק שלכם.

👈 בשלב הבא, נבחן כיצד להפוך את המעקב לניתן להרחבה ככל שמאגר הלקוחות וספריית התוכן שלכם גדלים.

הרחיבו את המעקב אחר ההכשרות שלכם

ככל שאתם עובדים עם יותר לקוחות, ההתרחבות הופכת להיות קריטית. אתם צריכים לנהל תוכניות מרובות מבלי לשכפל תוכן או ליצור צווארי בקבוק מנהליים.

עם Easy LMS, תוכלו:

• להשתמש באותו חומר הכשרה עבור מספר לקוחות מבלי להעלות אותו מחדש.

• ליצור אקדמיות נפרדות, אחת לכל לקוח, כדי לספק חוויות למידה מותאמות אישית.

• למתג כל אקדמיה עם הלוגו והצבעים של הלקוח כדי ליצור מגע אישי.

• לבצע אוטומציה של תעודות ודוחות, לשמירה על יעילות ותהליכים חלקים.

הרחבת מערכת המעקב מאפשרת לכםך לשמור על איכות תוך הרחבת טווח ההגעה שלכם. הלקוחות נהנים מתובנות עקביות ומבוססות נתונים, בזמן שאתם חוסכים זמן ומאמץ.

הפכו את המעקב אחר ההכשרות לחלק הקל ביותר בעסק שלכם

כשאתה מתמרן בין מספר לקוחות, הדבר האחרון שאתם צריכים זה עוד תהליך ידני שמאט אתכם. Easy LMS עוזרת לכם לארגן את התוכן שלכם פעם אחת, להעביר אותו לכל לקוח באקדמיה הממותגת שלו, וליצור באופן אוטומטי את דוחות ההתקדמות שהלקוחות שלך מצפים להם.

אם אתם מוכנים לעקוב אחר הכשרת העובדים ללא הכאוס הנלווה לכך, פתחו חשבון חינם ונסו זאת בעצמכם. תתפלאו כמה מהר עבודת הניהול תיעלם.