Lista di controllo dei requisiti per il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)

Quali sono i requisiti di un LMS?

I requisiti di un LMS sono le caratteristiche, le funzionalità e le specifiche tecniche che deve possedere un sistema di gestione dell’apprendimento per garantire il successo della vostra formazione. Li consideri come la sua lista della spesa. Prima di confrontare i fornitori, deve stabilire quali siano le funzionalità indispensabili della piattaforma, quali siano quelle auspicabili e di quali possa fare a meno.

Definire chiaramente questi aspetti sin dall’inizio vi eviterà di commettere un errore costoso. Conoscendo in anticipo i propri requisiti, potrete andare oltre le argomentazioni di vendita, confrontare le piattaforme secondo i vostri criteri ed evitare di pagare per funzionalità aziendali che non utilizzerete mai. Peggio ancora che pagare più del dovuto è sottoscrivere un servizio che non è in grado di svolgere l’unica funzione di cui avete effettivamente bisogno, e un elenco chiaro vi consente di mantenere il controllo su tale decisione.

I requisiti si suddividono solitamente in alcune categorie:

• Funzionali: ciò che il sistema fa.

• Tecnici: come funziona e come garantisce la sicurezza.

• Aziendali: in che modo supporta i vostri obiettivi commerciali, come il branding e la rendicontazione per i clienti.

Di seguito, abbiamo trasformato questi aspetti in una pratica lista di controllo che potrete esaminare, una categoria alla volta.

La lista di controllo dei requisiti dell’LMS

Abbiamo organizzato i requisiti in cinque categorie, partendo da ciò che conta di più quando si formano più clienti e procedendo verso i dettagli tecnici. Utilizzatela come elenco di riferimento: leggete ogni sezione, quindi annotate quali requisiti sono indispensabili per la vostra azienda e quali potete tralasciare.

Ecco la versione sintetica:

Esamineremo ciascuno di questi requisiti, ne analizzeremo il significato concreto e spiegheremo perché sono importanti quando la vostra azienda offre servizi di formazione ad altre società. Esaminate le categorie riportate di seguito, quindi utilizzate la checklist per valutare il vostro punteggio.

Creazione di contenuti e corsi

Tutto inizia dai contenuti: è proprio da qui che dipende il successo o il fallimento della maggior parte delle piattaforme per un’azienda che opera nel settore della formazione. In questo ambito si pongono in realtà due domande: è possibile inserire il proprio materiale nel sistema e, una volta inserito, è possibile modificarlo e riutilizzarlo?

Creazione e importazione dei contenuti

Il vostro LMS dovrebbe consentirvi di creare corsi, esami e quiz partendo da zero e, cosa altrettanto importante, di importare il materiale di cui già disponete, in modo da non dover ricominciare da capo. Cercate una varietà di tipi di domande, come quelle a scelta multipla e a completamento, in modo da poter verificare adeguatamente le conoscenze piuttosto che accontentarvi dell’unico formato che la piattaforma supporta. Se state passando da un altro LMS, o se i vostri clienti vi forniscono contenuti realizzati in uno standard come SCORM o xAPI, verificate di poterli importare senza problemi, anziché doverli ricostruire. È una domanda facile da porre al fornitore sin dall’inizio, ma può rivelarsi una spiacevole sorpresa se scoperta in un secondo momento.

Strutturazione e riutilizzo

Poiché formate clienti diversi con esigenze diverse, due aspetti vi consentono di risparmiare molto tempo. Il primo riguarda i percorsi formativi: organizzare i contenuti in un ordine specifico affinché i partecipanti li seguano secondo le vostre intenzioni. La seconda è il riutilizzo dei contenuti. Quando è possibile duplicare un corso e adattarlo per un altro cliente invece di ricostruirlo da zero, ogni ora investita in materiale di qualità ripaga più e più volte. Verifichi inoltre che la piattaforma supporti i modelli di apprendimento che utilizza, che si tratti di corsi online autogestiti, microlearning in piccole dosi o una combinazione di sessioni online e in presenza.

Gestione dei partecipanti e degli accessi

Nel momento in cui un nuovo cliente si registra, è necessario far accedere rapidamente il suo personale alla formazione. Un buon LMS consente di iscrivere i partecipanti e concedere l’accesso con pochi clic, tramite e-mail o importazione in blocco, senza richiedere competenze tecniche a nessuno. Questa rapidità fa la differenza tra un’integrazione senza intoppi e un cliente insoddisfatto.

Gestire più clienti contemporaneamente significa mantenere i loro partecipanti chiaramente separati. Verificate che sia possibile organizzare i gruppi per cliente, in modo che i dati di un cliente non si confondano mai con quelli di un altro e possiate sempre vedere esattamente chi appartiene a quale gruppo. Anche i ruoli amministrativi sono importanti: se i colleghi La aiutano ad analizzare i risultati o a gestire i contenuti, vorrà delegare l’accesso senza cedere loro il controllo totale. Infine, un accesso sicuro e semplice, compreso il single sign-on, evita che i partecipanti rimangano bloccati e Le risparmia di dover gestire le richieste di reimpostazione delle password.

Reportistica, KPI e certificazione

È qui che dimostrate il vostro valore. Per la maggior parte delle società di consulenza e dei fornitori di formazione, l’obiettivo principale è dimostrare ai clienti che i loro dipendenti hanno effettivamente appreso qualcosa. Il vostro LMS dovrebbe fornirvi dashboard visive con le metriche che contano: percentuali di superamento e di insuccesso, punteggi medi, completamento dei corsi e certificati rilasciati, il tutto a colpo d’occhio anziché sepolto in un foglio di calcolo.

Le migliori piattaforme consentono ai vostri clienti di accedere autonomamente a questi risultati, in tempo reale, ogni volta che lo desiderano. Tale visibilità on-demand rafforza la fiducia e vi evita di dover fungere da intermediario nella rendicontazione. Cercate approfondimenti anche a livello di contenuti, in modo da poter individuare quali domande mettono in difficoltà i partecipanti e in quali punti un corso necessita di miglioramenti: si tratta proprio dell’analisi delle lacune di conoscenza per cui i vostri clienti si affidano a voi.

Assicuratevi di poter esportare i risultati per condividerli o inserirli nei vostri report, e che il sistema rilasci automaticamente i certificati al superamento del corso, in modo che la conformità e la prova di completamento siano gestite automaticamente.

Branding e white label

Quando formate altre aziende, l’esperienza dovrebbe dare l’impressione di appartenere a loro, non a un fornitore di software di cui non hanno mai sentito parlare. Il white-labeling rende possibile tutto ciò. Verificate che sia possibile creare un’accademia con marchio personalizzato per ciascun cliente, con i suoi colori, il logo e i caratteri tipografici, in modo che i partecipanti si sentano a proprio agio.

Le piattaforme più avanzate fanno un ulteriore passo avanti e consentono di utilizzare un URL personalizzato o il proprio dominio, in modo che non compaiano in alcun modo marchi di terze parti. Per una piccola azienda di formazione, è proprio questo che le conferisce un’immagine consolidata e su misura per ogni cliente, senza i costi legati alla realizzazione di soluzioni personalizzate. Si tratta di un piccolo dettaglio che contribuisce in modo significativo alla sua reputazione.

Aspetti tecnici, sicurezza e assistenza

Non è necessario avere competenze tecniche per gestire correttamente questo aspetto, ma vale la pena verificare alcuni aspetti prima di impegnarsi. Essi si suddividono in tre categorie: le modalità di hosting della piattaforma, le misure adottate per proteggere e restituire i vostri dati e gli aspetti pratici quotidiani che garantiscono il corretto svolgimento della formazione.

Hosting e implementazione

Scegliete un LMS basato su cloud, in modo che non ci sia nulla da installare o mantenere. Basta effettuare l’accesso e il sistema è subito operativo; gli aggiornamenti e la sicurezza vengono gestiti in background, consentendovi di essere operativi in un giorno anziché dover attendere mesi. L’hosting autonomo, in cui l’LMS risiede sui vostri server, rappresenta l’alternativa, ma in realtà è adatto solo alle grandi organizzazioni con rigide norme sulla residenza dei dati e un team IT dedicato alla sua gestione. Per una piccola azienda di formazione, i motivi a favore dell’autohosting si applicano raramente, e una piattaforma cloud affidabile che conserva i vostri dati all’interno dell’UE risponde alla preoccupazione che in passato spingeva le aziende a optare per soluzioni interne. Se un cliente dovesse mai sollevare la questione, questa è solitamente la rassicurazione di cui ha bisogno.

Sicurezza e titolarità dei dati

Per quanto riguarda la sicurezza, verificate che la piattaforma sia conforme al GDPR e prenda sul serio la protezione dei dati. Certificazioni come la ISO 27001 sono un buon segno, poiché gestite i dati dei dipendenti di altre aziende, che si aspettano che li teniate al sicuro. Vale inoltre la pena verificare che sia possibile recuperare i propri dati e contenuti. La possibilità di esportare i risultati e i materiali significa che non si è mai vincolati a una piattaforma e, qualora decideste di passare a un’altra soluzione, potrete portare con voi il vostro lavoro anziché ricominciare da zero.

Accesso e assistenza

Alcuni aspetti pratici di uso quotidiano completano il quadro. Poiché i partecipanti potrebbero seguire la formazione su un computer portatile alla propria scrivania o su uno smartphone durante una pausa, la piattaforma dovrebbe essere ottimizzata per i dispositivi mobili e accessibile a tutti, idealmente nel rispetto delle linee guida riconosciute in materia di accessibilità. Se i vostri clienti operano in più di un paese, il supporto multilingue consente a tutti di seguire la formazione nella propria lingua. E non trascurate l’assistenza: anche la piattaforma più semplice può sollevare qualche dubbio di tanto in tanto, quindi un’assistenza gratuita e tempestiva da parte del fornitore è di grande valore, specialmente se non disponete di un team IT interno.

Altre funzionalità LMS da considerare

Le cinque categorie sopra indicate coprono ciò su cui fanno affidamento la maggior parte delle società di consulenza e dei fornitori di formazione. Oltre a queste, noterete che le piattaforme pubblicizzano un elenco più ampio di funzionalità aggiuntive. Nessuna di esse è essenziale, ma a seconda del vostro modo di lavorare, una o due potrebbero risultare importanti per voi, pertanto vale la pena sapere di cosa si tratta.

• Apprendimento sociale: forum di discussione e interazione tra pari, in cui gli studenti commentano e condividono i contenuti. Utile se si desidera che la formazione abbia un carattere collaborativo piuttosto che solitario.

• Gamification: punti, badge e classifiche che premiano i progressi. Può aumentare il coinvolgimento e i tassi di completamento.

• Apprendimento personalizzato: contenuti che si adattano al ruolo o ai progressi di ciascun discente. Più comune nelle ampie librerie di corsi che nella formazione mirata e specifica per il cliente.

Se due piattaforme sono alla pari per quanto riguarda i requisiti fondamentali, potrebbe essere proprio quella funzionalità in più a fare la differenza. Basta non lasciare che un lungo elenco di funzionalità distolga la vostra attenzione da quelle poche cose su cui la vostra azienda fa affidamento ogni giorno.

Una volta che sapete cosa cercare, un po’ di preparazione renderà la scelta finale molto più semplice.

Cosa fare prima di scegliere un LMS

La checklist vi indica cosa cercare. Questa sezione riguarda il mettere prima ordine al proprio interno, in modo da scegliere in base alle esigenze della vostra azienda piuttosto che alla demo che vi ha colpito di più. Seguite questi quattro passaggi prima di iniziare a prenotare le demo.

Valutate le lacune nelle conoscenze dei vostri clienti

La vostra formazione ha lo scopo di colmare il divario tra ciò che i dipendenti dei vostri clienti sanno attualmente e ciò che devono sapere. Prima di scegliere una piattaforma, chiarite bene tali lacune. Quali competenze o argomenti relativi alla conformità ricorrono più spesso? Cosa continuano a richiedere i vostri clienti? Questo vi indicherà quali argomenti devono essere trattati nei vostri contenuti e su quali funzionalità dell’LMS, come le valutazioni, i report e le certificazioni, farete maggiormente affidamento.

Distinguete gli elementi indispensabili da quelli accessori

Riveda la lista di controllo e contrassegni ogni requisito come essenziale o facoltativo per la Sua attività. Le accademie personalizzate con il marchio e i report destinati ai clienti potrebbero essere imprescindibili, mentre la gamification potrebbe rappresentare un piacevole extra di cui non ha ancora bisogno. Questo semplice esercizio Le impedirà di pagare più del dovuto per una piattaforma aziendale o di lasciarsi tentare da funzionalità che non utilizzerà mai.

Stabilite un budget realistico

I prezzi degli LMS variano notevolmente e i modelli di tariffazione differiscono: alcuni prevedono un costo per utente attivo, altri per discente, altri ancora una tariffa forfettaria. Calcolate approssimativamente quanti partecipanti avete in un mese tipo e quanto potete spendere senza problemi. Poi valutate questo dato rispetto al tempo che un LMS vi fa risparmiare. Molti fornitori di formazione ritengono che le ore recuperate in termini di amministrazione, valutazione e reportistica giustifichino ampiamente il costo.

Definisca il risultato che sta vendendo

In realtà non state vendendo corsi, ma un risultato: dipendenti formati, certificati e conformi alle normative, oltre alla prova che lo attesti. Siate specifici su come si presenta il successo per i vostri clienti, poiché ciò determina quali funzionalità sono rilevanti. Se il risultato è costituito da certificazioni e documentazione pronta per gli audit, i report e i certificati diventano le vostre priorità. Lasciate che sia il risultato a determinare i requisiti, e non il contrario.

Una volta definiti i requisiti e chiarite le priorità, siete pronti a valutare se la nostra piattaforma è all’altezza.

In che modo Easy LMS soddisfa questi requisiti

Abbiamo creato Easy LMS proprio per questo tipo di attività: formare su larga scala i dipendenti di altre aziende, senza bisogno di un team tecnico. Non sorprende quindi che la piattaforma corrisponda perfettamente alla checklist sopra riportata. Ecco come si incastrano i vari elementi.

I contenuti sono veloci da creare e facili da riutilizzare, quindi potete adattare un corso o un esame per un nuovo cliente invece di partire da zero. Potete creare tante accademie personalizzate quanti sono i vostri clienti, ciascuna con i propri colori, logo e URL personalizzato, in modo che ogni cliente viva un’esperienza che sembri fatta su misura per lui. Coinvolgere i partecipanti è semplice: invitateli tramite e-mail o importazione in blocco, assegnate a ciascun cliente la propria accademia e delegate l’accesso amministrativo a un collega per qualsiasi accademia in cui ciò risulti utile.

Per quanto riguarda la dimostrazione dei risultati, i report visivi mostrano le percentuali di superamento, i punteggi e i certificati a ogni livello; inoltre, potete fornire ai clienti l’accesso in tempo reale ai propri dati ogni volta che lo desiderano. I certificati vengono emessi automaticamente al superamento dell’esame. E alla base di tutto ciò c’è una piattaforma basata su cloud, conforme al GDPR e certificata ISO 27001, ottimizzata per i dispositivi mobili, disponibile in oltre 23 lingue e supportata da assistenza gratuita in ogni piano. Non sono necessarie installazioni né un reparto IT.

Il modo migliore per capire se fa al caso Suo è provarlo. Inizi una prova gratuita o prenoti una demo e scopra come gestisce la Sua formazione tenendo conto delle esigenze dei Suoi clienti.