Waaraan moet een goed onboarding programma voldoen?
Een onboarding programma is pas succesvol als het zorgvuldig is opgebouwd en aansluit bij de behoeften van nieuwe medewerkers én de organisatie. Voordat we verdergaan met meer specifieke kenmerken van een goede onboarding programma, is het goed om de basis te benoemen waarop veel succesvolle trajecten zijn gebaseerd: de 4 C’s van onboarding.
Deze vormen een leidraad voor de inhoud en structuur van je programma:
Culture
Kennismaking met de normen, waarden, omgangsvormen en missie van de organisatie. Hoe werken mensen samen, wat vinden we belangrijk?
Connection
Het opbouwen van relaties met collega’s, leidinggevenden en de organisatie. Wie is wie, en hoe weet je bij wie je terechtkunt?
Clarification
Duidelijkheid over rol, verwachtingen en verantwoordelijkheden. Wat wordt er precies van de medewerker verwacht?
Compliance
De formele, praktische zaken: regels, veiligheid, beleid en systemen. Wat moet iemand weten om op een verantwoorde manier te kunnen starten?
Door de vier pijlers toe te passen, creëer je een onboardingervaring die helderheid biedt, aansluiting vergemakkelijkt en het vertrouwen en betrokkenheid van nieuwe medewerkers versterkt.
Maar hoe start je?
Zorg eerst voor een stevige basis voordat je een onboarding programma ontwerpt
Voordat je begint met het daadwerkelijk ontwerpen van een onboardingprogramma, is het belangrijk om goed te begrijpen wat je precies wilt bereiken en voor wie. Deze voorbereidende stappen helpen je om gerichte keuzes te maken en een programma te ontwikkelen dat niet alleen logisch is opgebouwd, maar ook echt aansluit op de praktijk.
1. Bepaal je leerdoelen
Wat moet de medewerker na afloop weten, kunnen en voelen? Stel doelen op (per fase) die aansluiten bij de praktijk, zodat het hele traject houvast en richting biedt. Denk aan sneller productief worden, hogere betrokkenheid of minder uitstroom.
2. Verzamel input en breng je doelgroep in kaart
Voor wie maak je dit programma? Denk aan functies, afdelingen en locaties. Als je dit begrijpt, kun je elementen toevoegen die inspelen op de specifieke rol, leerstijl of achtergrond van de medewerker. Spreek met managers, collega’s en nieuwe medewerkers over hun ervaringen en behoeften.
3. Ontwerp je structuur
Bundel alle noodzakelijke informatie en splits het op in logische onderdelen: van introductie tot verdieping. Werk modulair, zodat medewerkers alleen die informatie krijgen die op dat moment relevant is.
4. Kies de juiste middelen
Combineer video’s, teksten, quizzen, buddy-systemen en praktijkopdrachten. Microlearning werkt hierbij goed, want korte gerichte modules houden de aandacht vast en zorgen voor beter begrip. Denk ook aan variatie: van zelfstandig leren tot groepsmomenten.
5. Stel een tijdlijn op
Maak een overzichtelijk schema met fasen, deadlines en mijlpalen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en kun je beter plannen en bijsturen.
6. Integreer interactie en feedbackmomenten
Zorg dat medewerkers actief meedoen met quizzen, praktijkopdrachten en reflectiemomenten. Plan daarnaast tussentijdse evaluaties in om feedback op te halen en het onboarding programma voortdurend te verbeteren.
7. Automatiseer waar mogelijk
Gebruik een Learning Management System (zoals Easy LMS 😉) om de uitvoering te stroomlijnen, reminders te versturen en voortgang te monitoren. Zo wordt leerpaden aanmaken een stuk eenvoudiger.
Een effectief onboardingprogramma bestaat niet uit één moment, maar uit meerdere goed doordachte stappen. Door het proces op te splitsen in duidelijke fasen, kun je nieuwe medewerkers stapsgewijs begeleiden.
De vijf fasen van onboarding voor nieuwe medewerkers
Een effectief onboarding programma is een beleving. Door onboarding op te splitsen in fasen, creëer je houvast voor zowel de medewerker als voor jou als trainer.
De vijf fasen van onboarding:
1. Preboarding (voor de startdatum)
Denk aan welkomstmails, toegang tot het leerplatform en eventueel een introductievideo. Zo voelen mensen zich al onderdeel van het team vóór hun eerste werkdag.
2. Eerste werkdag
Ontvangst, kennismaking met het team en de eerste uitleg over systemen. Een buddy of mentor kan hier enorm bij helpen.
3. Eerste week
Inhoudelijke training start nu. Denk aan bedrijfsspecifieke processen, tools en veiligheidsinstructies. Maak ruimte voor vragen en herhaling.
4. Eerste maand
Tijd om kennis te verdiepen en zelfstandig taken uit te voeren. Feedbackmomenten en coachgesprekken zijn nu cruciaal.
5. Evaluatie en follow-up
Meet de voortgang na bijvoorbeeld 3 en na 6 maanden. Stel hiervoor doelen op en geef de ruimte voor reflectie. Dit versterkt de binding én de leerhouding.
Tip: Meer praktische tips en voorbeelden? Lees ook onze blog over hoe je nieuwe medewerkers kunt onboarden voor nog meer handvatten en concrete aanpakken.
Klaar voor een complete checklist?
Checklist: zo bouw je een compleet onboardingprogramma
Deze checklist helpt je bij het opzetten van een compleet en schaalbaar traject:
1. Voorbereiding vóór de eerste werkdag (preboarding)
Werkplek klaarmaken (bureau, laptop, inloggegevens, pasjes, e-mailaccount).
Welkomstpakket versturen (denk aan bedrijfsgadgets, handleidingen of een persoonlijke kaart).
Welkomstmail sturen met praktische informatie over de eerste dag.
Toegang geven tot het leerplatform voor een eerste kennismakingsmodule.
Tip: Gebruik Easy LMS om alvast de eerste modules te delen, zoals een introductie over de bedrijfscultuur.
2. De eerste werkdag: warm welkom
Persoonlijke ontvangst door leidinggevende of buddy.
Rondleiding door het kantoor of virtuele tour.
Kennismaking met het team (bijvoorbeeld via een gezamenlijk koffiemoment).
Eerste uitleg over systemen, werkwijzen en verwachtingen.
Tip: Maak een korte quiz of interactieve checklist in Easy LMS om alles samen te vatten.
3. De eerste week: inhoudelijke onboarding
Training in systemen, processen en veiligheid.
Introductie tot de bedrijfscultuur, waarden en missie.
Eerste werkopdrachten of meeloopmomenten.
Vaste feedbackmomenten met de buddy of mentor.
Tip: Plan microlearnings in via je LMS voor onderwerpen zoals interne communicatie of soft skills.
4. De eerste maand: zelfstandigheid en verdieping
De medewerker gaat zelfstandig aan de slag met taken.
Verdiepende trainingen of vervolgcursussen.
Eerste beoordelingsgesprek of informele evaluatie.
Feedback ophalen over het onboardingproces.
Tip: Gebruik Easy LMS om voortgang te meten en aanvullende modules aan te bieden.
5. Na drie tot zes maanden: evaluatie en borging
Tussentijdse evaluatie: hoe ervaart de medewerker het werk en de cultuur?
Eventuele bijsturing of coaching op maat.
Langetermijndoelen bespreken (ontwikkeling, doorgroeimogelijkheden).
Feedback gebruiken om het onboardingprogramma te verbeteren.
Tip: Gebruik Easy LMS voor gepersonaliseerde leerpaden.
Wil je meer weten over hoe Easy LMS jouw onboardingprogramma kan automatiseren? Lees verder!
Hoe Easy LMS jouw onboarding moeiteloos ondersteunt
Een goed onboarding programma opzetten is één ding. Maar hoe zorg je dat het schaalbaar, meetbaar en herbruikbaar is? Easy LMS biedt een intuïtieve oplossing waarmee jij als trainer al je onboardingmaterialen op één centrale plek beheert.
Wat kun je met Easy LMS?
Academie op maat
Bouw een leeromgeving in je eigen stijl, voor elke klant of doelgroep afzonderlijk.
Herbruikbare modules
Maak je trainingen één keer en gebruik ze eindeloos opnieuw, met aanpassingen waar nodig.
Automatische certificaten
Start een volledig certificeringsopleidingsprogramma, maak een certificaat op maat met uitgebreide stylingopties en verzend ze automatisch naar deelnemers na succesvolle voltooiing.
Realtime inzicht in voortgang
Volg wie wat wanneer afrondt, en stuur bij waar nodig. Houd de voortgang bij door belangrijke statistieken zoals slaag-/zakpercentages, gemiddelde scores en uitgegeven certificaten onmiddellijk te bekijken.
Zo bespaar je tijd, verhoog je de kwaliteit en bied je elke nieuwe medewerker dezelfde professionele start. En dat zonder gedoe.
Zelf aan de slag? Probeer Easy LMS gratis uit of plan een demo. Zo ontdek je hoe jij onboarding slimmer en eenvoudiger maakt, voor jezelf én je deelnemers.
