Hvilke typer digital onboarding af medarbejdere findes der?
Digital onboarding af medarbejdere kan tage flere former, som er skræddersyet til stillingens specifikke behov. Nedenfor er de vigtigste typer:
Administrativ onboarding
Administrativ onboarding fokuserer på at udfylde vigtig dokumentation. Denne digitale proces gør det muligt for medarbejderne at håndtere den fra enhver computer. Opgaver omfatter typisk udfyldelse af formularer, gennemgang af virksomhedspolitikker og verificering af, at disse trin er gennemført. Det handler om at sikre, at den administrative side af onboarding håndteres effektivt.
Kulturel onboarding
Kulturel onboarding introducerer nye medarbejdere til virksomhedens mission, værdier og kultur. Indholdet kan leveres i forskellige formater eksempelvis slideshows, dokumenter, videoer eller andre multimedier. Målet er at hjælpe medarbejderne med at forstå og tilpasse sig virksomhedens ethos fra begyndelsen.
Træning af onboarding
Træning af onboarding går ud over det grundlæggende for at udstyre medarbejderne med de færdigheder og den viden, de har brug for til at udmærke sig i deres nye roller. Afhængigt af organisationens opsætning kan træningsmateriale leveres digitalt via learning management systemer (LMS) eller personlige sessioner.
Et LMS gør det nemt at organisere og afvikle kurser og kan rumme forskellige medietyper såsom videoer, PDF'er og interaktive moduler. Det letter også evalueringer og sikrer, at medarbejderne får den nødvendige viden for at arbejde effektivt og sikkert. For en hurtig start kan du se Easy LMS kursusværktøj, hvilken forenkler processen med at skabe træningsmaterialer til digital onboarding.
Social onboarding
Social onboarding kan involvere aktiviteter som teamintroduktioner, gruppesessioner eller en-til-en-møder
Social onboarding er afgørende i roller, hvor teamwork og professionelle relationer er afgørende. Det hjælper nye medarbejdere med at blive integreret i deres team og opbygge de sociale relationer, som er nødvendige for at få succes.
Social onboarding kan involvere aktiviteter som teamintroduktioner, gruppesessioner eller en-til-en-møder. Det kan omfatte virtuelle møder eller gruppechats ved hjælp af interne kommunikationsværktøjer i en digital kontekst.
Hver onboarding-type tjener et bestemt formål og sikrer, at medarbejderne er forberedt og støttet, når de kommer ind i din organisation.
Sådan får du succes med at implementere digital onboarding af medarbejdere: en trin-for-trin-guide
Den digitale onboarding-proces til medarbejdere er den samme, uanset hvilken type der anvendes. Arbejdsgivere skal oprette og dokumentere onboarding-planer, som dækker medarbejderintroduktioner. Den almindelige digitale onboardingproces kan opdeles i tre komponenter:
Digital pre-boarding.
Velkomst og orientering.
Uddannelse og udvikling.
Etablering af en digital onboarding-plan til medarbejdere:
1. Definér mål og målsætninger
Hver medarbejderrolle kommer med et klart sæt krav. Medarbejderen er ansat til at gøre X, Y og Z med forventede standardresultater. Medarbejdernes onboardingproces skal hurtigt og tydeligt forberede dem på at begynde at udfylde deres nye rolle.
Når du sætter mål for onboarding af medarbejdere, skal disse være:
De nøgletal, du ønsker, at medarbejderen skal opnå.
Tidslinjen for onboarding-processen.
Langsigtede mål som bedre fastholdelse eller lavere omsætning.
Desværre kan denne del tage tid på grund af de forskellige krav til hver stilling. Men med de rigtige værktøjer tager det ikke meget længere tid at tage højde for forskellene mellem rollerne.
2. Sæt sikkerhedskrav
At vælge de rigtige platforme betyder også at vælge dem med indbygget opdateret sikkerhed, hvilket reducerer din arbejdsbyrde, mens vigtige data holdes sikre
Uanset hvilke værktøjer du anvender, skal du sørge for, at din organisation og dine medarbejderes data er sikre. Onboarding-processer kræver typisk udveksling af personlige ID- og bankoplysninger. Skatteformularer, NDA'er og andre dokumenter er almindelige dele af processen.
Når du sammensætter en digital onboardingproces, skal du vælge de rigtige, sikre værktøjer til:
Onboarding-processer til medarbejdere kan involvere brug af flere forskellige applikationer og platforme. At vælge de rigtige platforme betyder også at vælge dem, som har indbygget opdateret sikkerhed, hvilket reducerer din arbejdsbyrde, samtidig med at vigtige data er sikre.
Din organisations behov kan også nødvendiggøre yderligere sikkerhedstjek. Se nærmere på alle relevante regler i din jurisdiktion. Eksempelvis kan automatiseret digital onboarding indeholde PEP-screening eller tjek mod sanktionslister. Et andet eksempel er screening af AML-overvågningslister, et ekstra tjek, som skal forhindre kendte hvidvaskere i at få adgang til deres potentielle mål.
Den slags ekstra tjek forhindrer din organisation i at få juridiske udfordringer som følge af manglende overholdelse af reglerne. Du bliver sandsynligvis nødt til at konsultere en juridisk ekspert for at få en komplet liste over de regler, din digitale onboarding skal følge.
3. Vælg de rigtige onboarding-platforme
Der findes ingen komplet "onboarding-platform", som kan håndtere alle aspekter af medarbejdernes onboarding. Der findes dog nogle få typer platforme, som forenkler hele onboardingopgaven.
Eksempelvis er det mest krævende krav til medarbejdernes onboarding normalvis uddannelse. Hvis onboardingprocessen kræver introduktioner, demoer eller løbende læringskrav, tilbyder et learning management system (LMS) den mest komplette infrastruktur til dine uddannelsesbehov.
Et LMS er et komplet læringssystem til at skabe, hoste og administrere enhver form for undervisningsmateriale. Det betyder, at du straks kan begynde at implementere standardinvitationer, velkomster, orienteringer og kurser. Med Easy LMS kan du uploade næsten alle former for medier såsom kursusindhold. Afgørende er det, at du også kan analysere kursuspræstationer og -resultater, så du kan udnytte analyser til at perfektionere onboardingindhold over tid.
4. Udvikle træningssystemer
Du har brug for unikt, effektivt og kortfattet undervisningsmateriale til onboarding af en ny medarbejder. Digitale rum gør det muligt at bruge en bred vifte af træningsmaterialer. Derfor tag dig tid til at studere teori og metoder om digital læring. For at få succes med digital onboarding eller anden online træning har du brug for både forståelse og tekniske færdigheder.
Visse digitale træningsplatforme, som Easy LMS, giver dig mulighed for at skabe forskelligt onboarding-indhold. Du kan uploade slide decks, videofiler og meget mere. Derefter kan du invitere medarbejdere til onboarding og spore deres fremskridt.
5. Indsendelse og opbevaring af data
Trinnene varierer fra organisation til organisation, men alle brugere skal normalt indsende i det mindste nogle grundlæggende kontaktoplysninger og et brugernavn. Sørg for, at dine systemer er klar til at acceptere nye medarbejdere med de minimale tilladelser, som kræves for at udføre deres opgaver.
Visse regler kan kræve sikker dataindsamling. I finansielle organisationer skal data opbevares sikkert i tilfælde af yderligere skridt.
Når det er nødvendigt, skal du sørge for, at medarbejdernes onboarding omfatter sikker og kompatibel dataindsamling.
6. Velkommen
Den digitale onboardingproces omfatter normalt en blanding af følgende:
En standard velkomstmail.
Læsning og accept af ansættelsesvilkår.
Velkomstindhold.
Dirigeringer til træning, demoer og andet uddannelsesindhold.
Med dette velkomstindhold skal den nye medarbejder forstå sin rolle og de vilkår, han eller hun forventes at overholde.
Nu har den nye medarbejder indsendt sine oplysninger, er blevet godkendt af sikkerhedssystemerne og kan begynde at bruge de relevante konti og software. De bør også være i stand til at få adgang til kunde- og klientoplysninger på lovlig og professionel vis.
7. Opmuntre og lette kommunikation
Digital onboarding af medarbejdere er normalt mere grundig end onboarding af brugere/kunder. Men onboardingprocesser til medarbejdere kan faktisk virke mod hensigten, hvis de er forvirrende, og din nye medarbejder mangler støtte.
Det er vigtigt, at nye medarbejdere har adgang til støtte under deres onboarding. Sørg for, at de kan kontakte en medarbejder, hvis de har spørgsmål eller brug for afklaring.
8. Optimer onboarding-processen
Onboarding af medarbejdere er en øvelse, hvor der står meget på spil, og du får det ikke perfekt i første forsøg. Kuren mod underoptimeret onboarding er:
Evaluering af præstationsdata.
Indsamling af feedback fra elever og ledelse.
Indarbejdelse og afprøvning af nye strategier.
Potentielt indarbejdelse af nye softwareværktøjer.
Heldigvis kommer de fleste onboarding-værktøjer med indbyggede analyser. Analyserne hjælper dig med at forstå, hvilke træningsmaterialer og funktioner i onboardingen giver de ønskede resultater, og hvilke der fører til forvirring eller dårlige testresultater.
Digitale softwareløsninger til onboardning for at forenkle og strømline onboarding effektivt
De bedste softwareløsninger til bedre digital onboarding er bl.a:
Automatisering af arbejdsgange.
Uddannelses- og udviklingsværktøjer.
Plads til tilpasning.
Selvbetjeningsportaler.
Funktioner til sporing af opgaver.
Integrationer med nødvendige applikationer.
Forskellige SaaS-produkter med funktioner til digital onboarding kan identificeres som digitale onboarding-værktøjer. Disse softwaremuligheder er udviklet til at hjælpe HR med at strømline onboardingprocesser og kan tilbyde en hvilken som helst kombination af ovenstående funktioner.
Easy LMS er et learning management system udviklet til trænere og undervisere. Vi tilbyder en komplet infrastruktur til at skabe og kontrollere indhold og processer til onboarding. Anvend Easy LMS akademi til at organisere dine arbejdsgange og øge effektiviteten i din onboarding!
