Quels sont les types d'intégration numérique des employés ?
L'intégration numérique des employés peut prendre plusieurs formes adaptées aux besoins spécifiques du poste. En voici les principaux types :
L'intégration administrative
L'intégration administrative se concentre sur l'achèvement de la documentation essentielle. Ce processus numérique permet aux employés de gérer ces tâches depuis n’importe quel ordinateur. Il s’agit généralement de remplir des formulaires, de consulter les politiques de l’entreprise et de vérifier que toutes les étapes ont été complétées. L’objectif est de s’assurer que l’aspect administratif de l’intégration est traité de manière efficace et fluide.
L'intégration culturelle
L'onboarding culturel présente aux nouveaux employés la mission, les valeurs et la culture de l'entreprise. Le contenu peut être présenté sous différents formats, tels que des diaporamas, des documents, des vidéos ou d'autres supports multimédias. L'objectif est d'aider les employés à comprendre l'éthique de l'entreprise et à s'y conformer dès le départ.
L'intégration par la formation
Ce type d’intégration va au-delà des bases en dotant les employés des compétences et des connaissances nécessaires pour réussir dans leurs fonctions. Selon la configuration de l'organisation, le matériel de formation peut être fourni sous forme numérique via des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) ou lors de sessions en personne.
Un LMS facilite l'organisation et la diffusion des cours, en s'adaptant à différents types de médias tels que les vidéos, les PDF et les modules interactifs. Il facilite également les évaluations, garantissant que les employés acquièrent les connaissances nécessaires pour travailler efficacement et en toute sécurité. Pour commencer rapidement, consultez le Constructeur de cours Easy LMS, qui simplifie le processus de création de matériel de formation pour l'intégration numérique.
L'intégration sociale
L'onboarding social peut impliquer des activités telles que des présentations d'équipe, des sessions de groupe ou des rencontres individuelles.
L'intégration sociale joue un rôle clé dans les fonctions où le travail d'équipe et les relations professionnelles sont essentiels. Il aide les nouveaux employés à s'intégrer en douceur dans leur équipe et à nouer les relations nécessaires à leur réussite.
L'intégration sociale peut impliquer des activités telles que des présentations d'équipe, des sessions de groupe ou des rencontres individuelles. Il peut s'agir de réunions virtuelles ou de discussions de groupe utilisant des outils de communication interne dans un contexte numérique.
Chaque type d'onboarding a un objectif spécifique : préparer et soutenir les employés lorsqu'ils rejoignent votre organisation.
Comment mettre en œuvre avec succès l'intégration numérique des employés : un guide étape par étape
Le processus d’intégration numérique reste similaire, quel que soit le type d’outil utilisé. Les employeurs doivent concevoir et formaliser un plan d’onboarding structuré qui couvre toutes les étapes de l’accueil. Ce processus peut être divisé en trois grandes composantes :
Pré-intégration numérique (preboarding).
Accueil et orientation.
Formation et développement.
Voici comment mettre en place un plan d'intégration numérique des employés :
1. Définir les buts et les objectifs
Chaque poste est assorti d'un ensemble clair d'exigences. L’employé est recruté pour accomplir des tâches précises avec des résultats attendus. Le processus d’onboarding doit donc le préparer rapidement et efficacement à remplir ses fonctions.
Lors de la définition des objectifs de l’intégration, il est essentiel d’établir :
Les indicateurs clés de performance attendus de l’employé.
Le calendrier du processus d’intégration.
Les objectifs à long terme, tels que l’amélioration de la rétention ou la réduction du turnover.
Cette étape peut prendre un peu de temps, car les exigences varient d’un poste à l’autre. Toutefois, avec les bons outils, prendre en compte ces différences ne nécessite pas beaucoup plus d’efforts.
2. Définir les exigences en matière de sécurité
Choisir les bonnes plateformes, c'est aussi s'assurer qu'elles intègrent des normes de sécurité à jour, ce qui réduit votre charge de travail tout en préservant la sécurité des données importantes.
Quels que soient les outils que vous utilisez, assurez-vous que les données de votre organisation et de vos employés sont sécurisées. Les processus d'intégration nécessitent généralement l'échange de données d'identification personnelle et d'informations bancaires. Les formulaires fiscaux, les accords de confidentialité et d'autres documents font partie intégrante du processus.
Pour une intégration numérique sécurisée, veillez à utiliser des outils fiables pour :
Le partage de documents.
La signature électronique (DocuSign ou équivalents).
Le partage sécurisé de mots de passe (e-mails professionnels, accès aux plateformes).
Les processus d'intégration des employés peuvent nécessiter l'utilisation de plusieurs applications et plateformes différentes. Choisir les bonnes plateformes, c'est aussi choisir celles qui intègrent une sécurité actualisée, ce qui réduit votre charge de travail tout en assurant la sécurité des données importantes.
Les besoins de votre organisation peuvent également nécessiter des contrôles de sécurité supplémentaires. Examinez les réglementations applicables dans votre juridiction. Par exemple, l'intégration numérique automatisée peut comporter un contrôle des PPE ou des listes de sanctions. Un autre exemple est la vérification de la liste de surveillance AML, un contrôle supplémentaire pour empêcher les blanchisseurs d'argent connus d'accéder à leurs cibles potentielles.
Ce type de contrôles supplémentaires évite à votre organisation d'être confrontée à des problèmes juridiques résultant du non-respect des réglementations. Vous devrez probablement consulter un expert juridique pour obtenir une liste complète des réglementations que votre intégration numérique doit respecter.
3. Choisir les bonnes plateformes d’onboarding
Il n’existe pas de solution unique capable de gérer tous les aspects de l’intégration des employés. En revanche, certains types de plateformes peuvent considérablement simplifier le processus.
Par exemple, la demande la plus rigoureuse en matière d'intégration des employés est normalement la formation. Si le processus d'intégration nécessite des introductions, des démonstrations ou des exigences d'apprentissage continu, un système de gestion de l'apprentissage (LMS) offre l'infrastructure la plus complète pour répondre à vos besoins en matière de formation.
Un LMS est une plateforme complète pour créer, héberger et gérer tout type de contenu pédagogique. Vous pouvez facilement y intégrer des modules d’accueil, des parcours d’orientation et des cours. Easy LMS, par exemple, permet de téléverser la majorité des formats multimédias comme contenus de formation. Plus important encore, un LMS vous permet d’analyser les performances et les résultats des cours. Vous pouvez ainsi utiliser ces données pour améliorer en continu votre processus d’intégration.
4. Développer des systèmes de formation
Vous aurez besoin d'un matériel de formation unique, efficace et concis pour intégrer un nouvel employé. Les espaces numériques permettent d'utiliser un large éventail de supports de formation. Prenez le temps de vous former à la pédagogie numérique et aux méthodes de formation en ligne. Pour réussir l'intégration numérique ou toute autre formation en ligne, vous devez disposer à la fois de la compréhension et des compétences techniques nécessaires.
Certaines plateformes de formation numérique, comme Easy LMS, vous permettent de créer divers contenus d'intégration. Vous pouvez télécharger des diapositives, des fichiers vidéo, et bien d'autres. Ensuite, vous invitez les nouveaux collaborateurs à suivre leur parcours de formation tout en suivant leur progression.
5. Collecte et stockage des données
Les étapes varient d’une organisation à l’autre, mais en général, chaque nouvel employé doit au minimum fournir ses coordonnées et créer un identifiant. Veillez à ce que vos systèmes soient prêts à accepter les nouveaux employés avec les autorisations minimales nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.
Certaines réglementations peuvent exiger une collecte sécurisée des données. Par exemple, dans les secteurs financiers, les données doivent être archivées de manière sécurisée en vue de contrôles ultérieurs.
Assurez-vous que votre processus d’intégration prévoit une collecte de données conforme aux exigences légales et sécurisée chaque fois que cela est nécessaire.
6. Accueil et orientation
Un processus d’onboarding numérique comprend généralement plusieurs de ces éléments :
Un e-mail de bienvenue standard.
La lecture et l’acceptation des conditions de travail.
Du contenu d’accueil personnalisé.
Les indications pour accéder aux formations, démonstrations ou autres ressources pédagogiques.
Grâce à ce contenu d'accueil, le nouvel employé doit comprendre son rôle et les conditions qu'il est censé respecter.
À ce stade, l’employé a fourni ses données, passé les vérifications de sécurité, et dispose des accès aux outils nécessaires. Il est également prêt à consulter les informations clients de manière légale et professionnelle.
7. Encourager et faciliter la communication
L’intégration numérique des employés est plus poussée que celle des simples utilisateurs ou clients. Toutefois, si elle est mal conçue ou confuse, elle peut avoir l’effet inverse et désorienter le nouvel arrivant.
Il est crucial que les nouveaux employés puissent poser des questions et bénéficier d’un accompagnement. Assurez-vous qu’ils sachent à qui s’adresser en cas de doute ou de besoin d’explication.
8. Optimiser le processus d’onboarding
L’onboarding est un exercice stratégique, et il est rare de réussir parfaitement dès la première mise en œuvre. Pour l’améliorer en continu, vous devez :
Évaluer les données relatives aux performances.
Collecter les retours des formés et des managers.
Tester et intégrer de nouvelles approches.
Envisager l’adoption de nouveaux outils logiciels si nécessaire.
La plupart des solutions numériques d’onboarding intègrent des outils d’analyse. Ces données permettent d’identifier les contenus qui fonctionnent et ceux qui créent de la confusion ou de mauvais résultats.
Solutions logicielles pour un onboarding numérique simple et efficace
Les meilleurs outils pour une intégration numérique réussie offrent les fonctionnalités suivantes :
Automatisation des workflows.
Outils de formation et de développement.
Options de personnalisation.
Portails en libre-service pour les employés.
Suivi des tâches.
Intégration avec les logiciels déjà utilisés par l’entreprise
Différents produits SaaS proposent des fonctions d’onboarding digital. Ces solutions sont conçues pour aider les équipes RH à fluidifier et à structurer le parcours d’intégration.
Easy LMS est un système de gestion de l'apprentissage conçu pour les formateurs et coachs. Nous proposons une infrastructure complète pour créer et gérer le contenu et les processus d'onboarding. Utilisez l'Académie Easy LMS pour organiser vos flux de travail et améliorer l'efficacité de votre onboarding !
