Hvilke typer digital onboarding av ansatte finnes det?
Digital onboarding av ansatte kan ha flere former tilpasset stillingens spesifikke behov. Nedenfor er de viktigste typene:
Administrativ onboarding
Administrativ onboarding fokuserer på å fullføre viktig dokumentasjon. Denne digitale prosessen gjør det mulig for ansatte å håndtere den fra hvilken som helst datamaskin. Oppgavene omfatter vanligvis utfylling av skjemaer, gjennomgang av selskapets retningslinjer og bekreftelse på at disse trinnene er fullført. Det handler om å sikre at den administrative delen av onboardingen håndteres effektivt og korrekt.
Kulturell onboarding
Kulturell onboarding introduserer nyansatte til bedriftens visjon, verdier og kultur. Innholdet kan formidles i ulike formater, som lysbilder, dokumenter, videoer eller annet multimedieinnhold. Målet er å hjelpe de ansatte med å forstå og identifisere seg med selskapets grunnverdier fra starten av.
Opplæringsonboarding
Opplæringsonboarding går utover det grunnleggende for å gi de ansatte ferdighetene og kunnskapene de trenger for å lykkes i rollene sine. Avhengig av hvordan organisasjonen er organisert, kan opplæringsmateriellet leveres digitalt via læringsplattform (LMS) eller gjennom fysiske samlinger.
Et LMS gjør det enkelt å organisere og levere kurs, og støtter ulike medietyper som videoer, PDF-filer og interaktive moduler. Det gjør det også enklere å evaluere kursene, og sikrer at de ansatte får den kunnskapen de trenger for å jobbe effektivt og trygt. For en rask oppstart kan du sjekke ut Easy LMS-kursbygger, som forenkler prosessen med å lage opplæringsmateriell for digital onboarding.
Sosial onboarding
Sosial onboarding kan innebære aktiviteter som teamintroduksjoner, gruppesamlinger eller en-til-en-møter
Sosial onboarding spiller en nøkkelrolle i stillinger der teamarbeid og profesjonelle relasjoner er avgjørende. Det hjelper nyansatte med å integrere seg i teamet og bygge relasjonene som kreves for å lykkes.
Sosial onboarding kan innebære aktiviteter som teamintroduksjoner, gruppesamlinger eller én-til-én-møter. I en digital kontekst kan dette omfatte virtuelle møter eller gruppechatter via interne kommunikasjonsverktøy.
Hver type onboarding har sitt formål og sikrer at medarbeiderne er forberedt og får støtte når de blir en del av organisasjonen.
Slik implementerer du digital onboarding av ansatte: en trinnvis veiledning
Den digitale onboardingprosessen for ansatte er den samme uansett hvilken type som brukes. Arbeidsgivere må lage og dokumentere onboardingplaner som inkluderer introduksjonen av ansatte. En standard digital onboardingprosess kan deles inn i tre deler:
digital preboarding
velkomst og orientering
opplæring og utvikling
Slik etablerer du en digital onboardingplan for ansatte:
1. Definere mål og målsettinger
Hver stilling har et tydelig sett med krav. Medarbeideren ansettes for å utføre X, Y og Z med forventede resultater. Onboardingprosessen bør raskt og tydelig forberede dem på å begynne å fylle rollen sin.
Når du fastsetter mål for onboarding, bør du definere:
de viktigste resultatindikatorene du ønsker at den ansatte skal oppnå
tidsrammen for onboardingprosessen
langsiktige mål som bedre medarbeiderlojalitet eller lavere turnover
Dessverre kan denne delen ta litt tid på grunn av ulike krav til hver enkelt stilling. Med de rette verktøyene tar det imidlertid ikke mye lenger tid å ta hensyn til forskjellene mellom rollene.
2. Angi sikkerhetskrav
Velge de riktige plattformene betyr også å velge de med innebygd, oppdatert sikkerhet, noe som reduserer arbeidsbelastningen samtidig som viktige data er sikre
Uansett hvilke verktøy du bruker, må du sørge for at organisasjonen og medarbeidernes data er sikre. Onboardingprosesser innebærer som regel utveksling av personopplysninger som ID- og bankinformasjon. Skatteskjemaer, taushetserklæringer og andre dokumenter er vanlige deler av prosessen.
Når du skal sette sammen en digital onboardingprosess, må du velge de riktige og sikre verktøyene:
Onboardingprosesser for ansatte kan involvere bruk av flere ulike applikasjoner og plattformer. Å velge de riktige plattformene betyr også å velge plattformer med innebygd og oppdatert sikkerhet, noe som reduserer arbeidsmengden samtidig som viktige data holdes sikre.
Organisasjonens behov kan også gjøre det nødvendig med ytterligere sikkerhetskontroller. Se nærmere på alle relevante forskrifter i din jurisdiksjon. For eksempel kan automatisert digital onboarding inkluderee PEP-sjekk eller kontroller mot sanksjonslister. Et annet eksempel er screening mot AML-overvåkningslister, som er en ekstra kontroll for å hindre kjente hvitvaskere fra å få tilgang til potensielle mål.
Slike tilleggskontroller forhindrer at organisasjonen pådrar seg juridiske problemer som følge av at regelverket ikke følges. Du må sannsynligvis rådføre deg med juridisk ekspertise for å få en fullstendig oversikt over regelverket som den digitale onboardingen må følge.
3. Velg riktige onboardingplattformer
Det finnes ingen komplett «onboardingplattform» som håndterer alle aspekter ved onboarding av ansatte. Det finnes imidlertid noen typer plattformer som forenkler hele onboardingprosessen.
For eksempel er opplæring vanligvis det mest krevende aspektet ved onboarding av nye medarbeidere. Hvis onboarding krever introduksjoner, demoer eller kontinuerlige læringskrav, tilbyr en læringsplattform (LMS) den mest komplette infrastrukturen for opplæringsbehovene dine.
En LMS er en komplett læringsplattform for å opprette, hoste og administrere alle typer opplæringsmateriell. Det betyr at du umiddelbart kan begynne å implementere standardinvitasjoner, velkomstmeldinger, orientering og kurs. Easy LMS lar deg laste opp nesten alle typer medier som kursinnhold. Viktigst av alt: du kan også analysere kursgjennomføring og resultater, slik at du kan utnytte analyser til å perfeksjonere onboardinginnholdet over tid.
4. Utvikle opplæringsplattformer
Du trenger unikt, effektivt og konsist opplæringsmateriell for å onboarde en ny medarbeider. Digitale plattformer åpner for et bredt spekter av opplæringsmetoder. Ta deg derfor tid til å sette deg inn i digital læringsteori og metodikk. For å lykkes med digital onboarding eller annen nettbasert opplæring, trenger du både forståelse og teknisk kompetanse.
Noen digitale opplæringsplattformer, som Easy LMS, lar deg lage variert innhold til onboardingen. Du kan laste opp lysbildeserier, videofiler og mer. Deretter kan du invitere nye medarbeidere og følge med på fremdriften deres.
5. Innsending og lagring av data
Fremgangsmåten varierer fra organisasjon til organisasjon, men alle brukere må vanligvis sende inn minst grunnleggende kontaktinformasjon og et brukernavn. Sørg for at systemene dine er klare til å ta imot nye medarbeidere med de minimale tilgangene som kreves for at de skal kunne utføre arbeidsoppgavene sine.
Noen forskrifter kan kreve sikker datainnsamling. I finansinstitusjoner må data lagres sikkert i tilfelle ytterligere tiltak.
Der det er nødvendig, må onboardingen av nye medarbeidere inkludere sikker og forskriftsmessig datainnsamling.
6. Velkomst
Den digitale onboardingprosessen inkluderer vanligvis en kombinasjon av følgende
en standard velkomst-e-post
gjennomgang og godkjenning av ansettelsesvilkår
velkomstinnhold
henvisninger til opplæring, demoer og annet pedagogisk innhold.
Med dette velkomstinnholdet skal den nye medarbeideren forstå rollen sin og hvilke vilkår de er forventet å følge.
Nå har den nye medarbeideren sendt inn informasjonen sin, blitt klarert av sikkerhetssystemene og kan begynne å bruke relevante kontoer og programvare. Vedkommende skal også kunne få tilgang til kunde- og klientinformasjon på en lovlig og profesjonell måte.
7. Oppmuntre til og legge til rette for kommunikasjon
Digital onboarding av ansatte er vanligvis grundigere enn onboarding av brukere eller kunder. Likevel kan onboardingprosessen virke mot sin hensikt hvis den er uoversiktlige og den nyansatte mangler støtte.
Det er viktig at nyansatte har tilgang til støtte under onboardingen. Sørg for at de kan kontakte noen dersom de har spørsmål eller trenger avklaringer.
8. Optimaliser onboardingprosessen
Onboarding av ansatte er en oppgave med høy risiko, og du vil ikke få det perfekt på første forsøk. Løsningen på underoptimalisert onboarding er:
evaluering av prestasjonsdata
innhenting av tilbakemeldinger fra deltakere og ledere
integrering og testing av nye strategier
eventuelt innføring av nye programvareverktøy
Heldigvis har de fleste onboardingverktøy innebygd analysefunksjonalitet. Analyse hjelper deg å forstå hvilke opplæringsressurser og funksjoner som gir ønsket effekt – og hvilke som fører til forvirring eller dårlige testresultater.
Digitale programvareløsninger for effektiv og strømlinjeformet onboarding
De beste programvareløsningene for bedre digital onboarding inkluderer:
automatisering av arbeidsflyt
opplærings- og utviklingsverktøy
rom for tilpasning
selvbetjeningsportaler
funksjoner for oppfølging av oppgaver
integrasjoner med nødvendige applikasjoner
Ulike SaaS-produkter med digitale onboardingfunksjoner kan omtales som onboardingverktøy. Disse programvarene er utviklet for å hjelpe HR med å effektivisere onboardingprosesser og kan tilby en kombinasjon av funksjonene ovenfor.
Easy LMS er en læringsplattform utviklet for trenere og instruktører. Vi tilbyr en komplett infrastruktur for å skape og administrere innhold og prosesser for onboarding. Bruk Easy LMS Academy for å organisere arbeidsflyten og øke effektiviteten i onboardingen!
