Eine SOP richtig schreiben: Formate, Beispiele & Vorlage

Was ist eine Standard Operating Procedure (SOP)?

Eine SOP ist eine verbindliche Arbeitsanweisung für wiederkehrende Prozesse. Sie beschreibt klar und Schritt für Schritt, wie eine Aufgabe auszuführen ist, damit das Ergebnis jedes Mal gleich gut ist.

Eine SOP regelt:

• wer 

• was 

• wann 

• und wie 

erledigt. Sie verhindert Missverständnisse, reduziert Fehler und macht Abläufe unabhängig von einzelnen Personen. 

Im Gegensatz zu allgemeinen Richtlinien ist eine SOP keine Theorie, sondern eine konkrete Anleitung für den Arbeitsalltag.

Warum sind SOPs für Unternehmen oder Berater wichtig? 

In wachsenden Organisationen scheitern Prozesse selten an fehlendem Know-how, sondern an fehlender Einheitlichkeit. SOPs schaffen einen verbindlichen Rahmen für wiederkehrende Abläufe und sorgen dafür, dass Arbeit nicht jedes Mal neu erfunden wird.

Die wichtigsten Vorteile von SOPs:

• gleichbleibende Qualität bei wiederholbaren Prozessen

• klar definierte Abläufe statt individueller Auslegung

• schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

• weniger Fehler und geringerer Abstimmungsaufwand

• bessere Skalierbarkeit bei Wachstum

Eine professionelle SOP in 6 simplen Schritten erstellen

Eine SOP ist nur dann hilfreich, wenn sie im Alltag tatsächlich genutzt wird. Genau daran scheitern viele Dokumentationen. Sie sind zu abstrakt, zu ungenau oder zu kompliziert. 

Die folgenden Schritte zeigen, wie du eine SOP erstellst, die verständlich ist, akzeptiert wird und verlässlich funktioniert:

1. Prozess und Ziel eindeutig festlegen

Am Anfang steht die klare Abgrenzung: Welcher konkrete Ablauf soll standardisiert werden und welches Ergebnis wird erwartet? Eine SOP behandelt immer nur einen klar definierten Prozess.

Beispiel: Ziel ist es, eingehende Kundenanfragen strukturiert zu bearbeiten und innerhalb von 24 Stunden qualifiziert zu beantworten.

2. Verantwortlichkeiten klar definieren

Jeder Schritt braucht einen Verantwortlichen. Unklare Zuständigkeiten führen dazu, dass SOPs ignoriert oder unterschiedlich interpretiert werden.

Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter bearbeitet Standardanfragen, Sonderfälle werden an den Teamleiter weitergegeben.

3. Ablauf Schritt für Schritt dokumentieren

Der Kern der SOP ist der konkrete Ablauf. Jeder Schritt sollte logisch aufgebaut und so formuliert sein, dass auch neue Mitarbeiter ihn ohne Rückfragen ausführen können.

Beispiel: Anfrage im CRM öffnen, Anfragekategorie auswählen, passende Vorlage prüfen, Antwort individuell anpassen und versenden.

4. Tools, Standards und Qualitätskriterien festlegen

Eine professionelle SOP benennt alle benötigten Werkzeuge und definiert, woran ein korrekt ausgeführter Prozess erkannt wird.

Beispiel: Nutzung des CRM-Systems, genehmigte E-Mail-Vorlagen und die Vorgabe, dass jede Antwort eine klare nächste Handlung enthält.

5. SOP testen und freigeben

Bevor eine SOP verbindlich wird, sollte sie praktisch getestet werden. Idealerweise von jemandem, der den Prozess nicht mitentwickelt hat.

Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter testet die SOP und meldet Unklarheiten oder fehlende Informationen zurück.

6. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Prozesse ändern sich. Deshalb muss jede SOP regelmäßig geprüft und angepasst werden. Veraltete Anweisungen schaden mehr, als sie nutzen.

Beispiel: Quartalsweise Überprüfung durch den Prozessverantwortlichen.

Praxisnahe SOP-Beispiele für eine bessere Orientierung

Konkrete Beispiele zeigen schneller als jede Theorie, wie SOPs im Alltag eingesetzt werden. Schauen wir uns hier verschiedene Anwendungsfälle aus der Praxis für die Praxis an:

Beispiel 1: Eingehende Support-Tickets im SaaS-Unternehmen

Diese SOP beschreibt, wie Support-Tickets über ein Helpdesk-System eingehen, priorisiert und bearbeitet werden. Festgelegt sind unter anderem maximale Reaktionszeiten je Ticket-Kategorie, Eskalationsstufen bei technischen Problemen und Standardantworten für häufige Anfragen. Ziel ist es, Supportanfragen auch bei hohem Ticketaufkommen kontrolliert und nachvollziehbar zu bearbeiten.

Beispiel 2: Angebotsfreigabe im Vertrieb

Hier regelt die SOP, wie individuelle Kundenangebote erstellt und freigegeben werden.
Sie legt fest, ab welcher Angebotssumme eine Freigabe durch die Vertriebsleitung erforderlich ist, welche Prüfpunkte vor Versand abgearbeitet werden müssen und wie Änderungen dokumentiert werden. Das verhindert Fehlkalkulationen und unautorisierte Zusagen.

Beispiel 3: Content-Veröffentlichung im Marketing

Diese SOP definiert den Weg eines Blogartikels von der Idee bis zur Veröffentlichung. Enthalten sind Schritte für Briefing, Erstellung, SEO-Check, Freigabe und Veröffentlichung im CMS. Zusätzlich wird festgelegt, wer für Titel, Meta-Daten und finale Abnahme verantwortlich ist. So erscheinen Inhalte konsistent und fehlerfrei.

Beispiel 4: Wareneingang im Lager

In diesem Fall beschreibt die SOP, wie eingehende Lieferungen geprüft und verbucht werden. Sie definiert Sichtprüfung, Mengenabgleich, Dokumentation von Abweichungen und die Einlagerung. Fehlerhafte oder unvollständige Lieferungen werden sofort erfasst und gemeldet.

Beispiel 5: Erstellung und Auslieferung eines Kundenkurses in einem LMS

Diese SOP beschreibt, wie Trainer oder Berater einen Online-Kurs für einen Kunden im LMS (Learning Management System) umsetzen. Sie regelt die Abstimmung der Lernziele, den Kursaufbau, die Content-Einpflege und die finale Freigabe. Definiert sind klare Zuständigkeiten, feste Freigabeschritte und technische Standards im LMS. So wird sichergestellt, dass Kurse termingerecht, einheitlich und in gleichbleibender Qualität ausgeliefert werden.

SOP-Template: Standard Operation Procedure Vorlage für einen schnellen und strukturierten Einstieg

Mit unserer Word-Vorlage erstellst du Standard Operating Procedures schnell, sauber und ohne Umwege.

👉 SOP-Template als Word-Datei herunterladen und direkt nutzen.

(Die Vorlage ergänzt die im Artikel beschriebenen Schritte um formale und organisatorische Bestandteile.)

Software nutzen, um Standard Operating Procedures umzusetzen

SOPs bringen nur dann etwas, wenn sie im Alltag tatsächlich genutzt werden. Genau hier hilft Software. Statt SOPs als statische Dokumente abzulegen, lassen sie sich digital vermitteln, steuern und überprüfen.

Ein LMS (Learning Management System) wie Easy LMS macht SOPs zugänglich und verbindlich. Prozesse können als Lernmodule, Checklisten oder klare Abläufe abgebildet werden. Neue Mitarbeiter, Kunden oder Teilnehmer lernen SOPs strukturiert und nachvollziehbar.

Gerade für Trainer, Berater und Consultingunternehmen ist ein LMS sinnvoll. SOPs lassen sich in Onboardings, Schulungen oder Akademien integrieren und der Lernfortschritt bleibt transparent.

Ein LMS kann jedoch weit mehr als SOPs abbilden – von Assessments und Workshops bis hin zu kompletten Lernpfaden und digitalen Akademien.

Hier kannst du Easy-LMS kostenfrei testen.

Nützliche Ressourcen

1. Ten simple rules on how to write a standard operating procedure

2. Standard Operating Procedures | Clinical Research Resource HUB