Onboarding-Prozess gestalten: Checkliste & Beispiel
Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Er entscheidet mit darüber, ob neue Mitarbeiter schnell produktiv werden und langfristig bleiben oder schon in der Probezeit wieder gehen. In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Onboarding-Prozess in 3 Phasen aufbaust, welche typischen Fehler du vermeiden solltest und wie du ihn gezielt optimierst. Dazu bekommst du eine Checkliste und Beispiele bekannter Unternehmen.
- Definition: Was ist ein Onboarding-Prozess?
- Ziele Aufgaben des Onboardings
- Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?
- Wie sieht ein guter Onboarding-Prozess im Detail aus? Die 3 Phasen
- Wer ist wofür zuständig? Rollen im Onboarding-Prozess
- 5 typische Fehler im Onboarding-Prozess
- Onboarding-Prozess optimieren: 3 Tipps
- So funktioniert ein Remote Onboarding
- Für Berater Coaches: So funktioniert ein Kunden-Onboarding
- 3 Onboarding-Beispiele bekannter Unternehmen
- Checkliste für deinen Onboarding-Prozess (mit PDF-Vorlage)
- Onboarding-Software: So optimierst du deinen Onboarding-Prozess
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was ist ein Onboarding-Prozess?
- Ziele Aufgaben des Onboardings
- Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?
- Wie sieht ein guter Onboarding-Prozess im Detail aus? Die 3 Phasen
- Wer ist wofür zuständig? Rollen im Onboarding-Prozess
- 5 typische Fehler im Onboarding-Prozess
- Onboarding-Prozess optimieren: 3 Tipps
- So funktioniert ein Remote Onboarding
- Für Berater Coaches: So funktioniert ein Kunden-Onboarding
- 3 Onboarding-Beispiele bekannter Unternehmen
- Checkliste für deinen Onboarding-Prozess (mit PDF-Vorlage)
- Onboarding-Software: So optimierst du deinen Onboarding-Prozess
Definition: Was ist ein Onboarding-Prozess?
Onboarding ist der Prozess, durch den neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert werden
Onboarding ist der Prozess, durch den neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert werden. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich “an Bord nehmen”. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg und unterstützt sie dabei, sich in das Team und die Unternehmenskultur einzufinden.
Anders als die reine Einarbeitung geht er über das Fachliche hinaus: Er beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und umfasst auch die soziale und kulturelle Integration.
Onboarding-Prozesse sind übrigens auch für dich relevant, wenn du als Berater oder Coach Kunden in dein Angebot einführst. Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Artikel zum Kunden-Onboarding.
Ziele & Aufgaben des Onboardings
Die relevantesten Ziele & Aufgaben eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses zusammengefasst:
Mehr Motivation und Bindung: Neue Mitarbeiter sollen motiviert starten und sich langfristig an das Unternehmen binden. Ein gut gestaltetes Onboarding wirkt sich direkt auf ihre Zufriedenheit und Leistung aus und senkt das Risiko, dass sie schon in der Probezeit wieder gehen.
Integration ins Team und die Unternehmenskultur: Neue Mitarbeiter sollen sich schnell als Teil des Teams fühlen und die Werte und Normen des Unternehmens verstehen.
Kontinuierliche Unterstützung: Durch regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche bewirkst du 2 Dinge: (1) Du hilfst neuen Mitarbeitern, sich zu verbessern. (2) Du zeigst ihnen, dass ihr Wohlbefinden dem Unternehmen wichtig ist.
Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten: Neue Mitarbeiter bekommen eine klare Vorstellung von ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So vermeidest du Missverständnisse, die zu Frust und Problemen führen können.
Bereitstellung notwendiger Ressourcen: Dazu gehören Zugänge zu Systemen, benötigte Arbeitsmaterialien und eine umfassende Einführung in die technischen und administrativen Abläufe.
Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?
In vielen Unternehmen dauert ein umfassendes Onboarding zwischen 3 und 6 Monaten
Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann je nach Unternehmen, Position und Branche variieren. In vielen Unternehmen dauert ein umfassendes Onboarding zwischen 3 und 6 Monaten. Einige Unternehmen sehen eine kürzere Einarbeitungszeit von 1 bis 2 Wochen vor, während andere einen längeren Zeitraum von bis zu einem Jahr einplanen.
Als Orientierung hilft die Probezeit, die in Deutschland höchstens 6 Monate dauern darf. Plane dein Onboarding mindestens bis zu ihrem Ende, denn in dieser Zeit entscheiden beide Seiten, ob die Zusammenarbeit passt. Als besonders kritisch gelten die ersten 90 Tage: In dieser Phase bildet sich bei neuen Mitarbeitern der Eindruck, ob sich der Wechsel gelohnt hat.
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Wie sieht ein guter Onboarding-Prozess im Detail aus? Die 3 Phasen
Ein effektiver Onboarding-Prozess ist klassischerweise in 3 Phasen unterteilt, die spezifische Ziele und Aufgaben verfolgen:
Vorbereitungsphase (Pre-Boarding): von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Einführungsphase (Orientierung): die ersten Wochen bis etwa zum dritten Monat
Integrationsphase: vom dritten Monat bis zu einem Jahr
Hier beschreiben wir den Prozess detailliert. Weiter unten findest du übrigens auch eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten in Kurzform.
1. Vorbereitungsphase (Pre-Boarding)
Die Vorbereitungsphase beginnt, sobald der neue Mitarbeiter das Jobangebot angenommen hat, und endet mit dem ersten Arbeitstag. In dieser Phase geht es darum, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen.
Kommunikation:
Versenden einer Begrüßungs-E-Mail mit allen wichtigen Informationen, wie z. B. dem Startdatum, den Arbeitszeiten, dem Dresscode und dem ersten Tagesplan.
Bereitstellung eines Willkommenspakets mit Unternehmensinformationen, einer Einführung in die Unternehmenskultur und eventuell kleinen Geschenken.
Vorbereitung einer Ankündigung über den neuen Mitarbeiter, einschließlich eines Fotos und eines kurzen Textes. Dies kann über interne Kanäle und falls vorhanden auch über Social Media geteilt werden.
Rechtzeitiges Anfordern benötigter Unterlagen, z. B. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und Krankenkasse.
Vorbereitung des Arbeitsplatzes:
Sicherstellen, dass der Arbeitsplatz eingerichtet ist und alle notwendigen Geräte (Computer, Business-Smartphone) und Zugänge (E-Mail, Systeme, Drive) bereitstehen.
Bestellen und Bereitstellen von nötigen Arbeitsmaterialien.
Falls Remote: Sicherstellen, dass das Homeoffice des Mitarbeiters vollständig ausgestattet ist.
Team informieren:
Das Team über den neuen Mitarbeiter informieren und gegebenenfalls einen Buddy oder Mentor benennen, der als Ansprechpartner dient und den neuen Mitarbeiter unterstützt.
2. Einführungsphase (Orientierung)
Die Einführungsphase umfasst die ersten Wochen bis Monate nach dem Eintritt des neuen Mitarbeiters
Die Einführungsphase umfasst die ersten Wochen bis etwa zum dritten Monat nach dem Eintritt des neuen Mitarbeiters. In dieser Phase geht es darum, den neuen Mitarbeiter mit den Aufgaben, Prozessen und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Erster Arbeitstag:
Begrüßung durch den Vorgesetzten oder HR und Vorstellung der Kollegen.
Rundgang durch das Büro und Einführung in die verschiedenen Abteilungen.
Erklärung der wichtigsten organisatorischen Abläufe und Regeln.
Gemeinsames Mittagessen mit dem Team, damit erste persönliche Kontakte entstehen.
Einarbeitung und Schulungen:
Erstellung eines detaillierten Einarbeitungsplans mit klaren Aufgaben und Zielen für die ersten Wochen.
Gemeinsames Gespräch über gegenseitige Erwartungen an die neue Rolle.
Teilnahme an Schulungen und Trainings zu Unternehmensprozessen, IT-Systemen und spezifischen Aufgabenbereichen.
Einführung in die Unternehmenskultur, Werte und Normen.
Kontinuierliche Unterstützung und Feedback:
Regelmäßige Check-ins mit dem Vorgesetzten, um den Fortschritt zu besprechen und Fragen zu klären.
Feedback-Gespräche zur Beurteilung der bisherigen Leistungen und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
Unterstützung durch einen Mentor oder Buddy.
3. Integrationsphase (Integration)
Die Integrationsphase schließt an die Einführungsphase an und reicht etwa vom dritten Monat bis zum Ende des ersten Jahres. In dieser Phase wird der neue Mitarbeiter vollständig in das Team und die Arbeitsprozesse integriert und seine langfristige Entwicklung gefördert.
Vertiefung der Kenntnisse:
Teilnahme an weiterführenden Schulungen und Fortbildungen, um spezielle Fähigkeiten zu vertiefen und neue Kenntnisse zu erwerben.
Übernahme von komplexeren Aufgaben und Projekten, um das Vertrauen und die Verantwortung des neuen Mitarbeiters zu stärken.
Langfristige Entwicklung und Karriereplanung:
Gemeinsame Festlegung von langfristigen Zielen und Karriereperspektiven.
Regelmäßige Gespräche über die berufliche Entwicklung und mögliche Aufstiegschancen.
Abschlussgespräch zum Ende der Probezeit: Bilanz ziehen, Ziele für die kommenden Monate festlegen und Feedback zum Onboarding einholen.
Soziale Integration und Teambuilding:
Teilnahme an Teambuilding-Aktivitäten und sozialen Veranstaltungen, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
Förderung des Netzwerks innerhalb des Unternehmens durch regelmäßige Treffen und den Austausch mit Kollegen aus anderen Abteilungen. Hier gilt es, ein gutes Gleichgewicht zu finden, denn nicht jeder Mitarbeiter möchte solche Treffen zu häufig.
Wer ist wofür zuständig? Rollen im Onboarding-Prozess
Ein Onboarding-Prozess funktioniert nur, wenn klar ist, wer welche Aufgabe übernimmt. Sonst verlässt sich jeder darauf, dass ein anderer den Laptop bestellt oder den ersten Tag plant. Diese Rollen sind typischerweise beteiligt:
Rolle | Aufgaben im Onboarding |
|---|---|
HR | Plant und koordiniert den gesamten Prozess, kümmert sich um Vertrag, Unterlagen und Pflichtschulungen |
Führungskraft | Übernimmt die fachliche Einarbeitung, klärt Erwartungen, setzt Ziele und führt Feedbackgespräche |
Buddy oder Mentor | Ist Ansprechpartner für alltägliche Fragen und erleichtert die soziale Integration ins Team |
IT | Stellt Hardware, Software und Zugänge rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag bereit |
Team | Nimmt den neuen Kollegen aktiv auf, bindet ihn in Abläufe ein und hilft bei Fragen |
In kleinen Unternehmen oder Franchise-Betrieben übernimmt oft eine Person mehrere dieser Rollen. Entscheidend ist dann nicht die Aufteilung, sondern dass jede Aufgabe einen festen Verantwortlichen hat, am besten direkt in deiner Checkliste festgehalten.
5 typische Fehler im Onboarding-Prozess
Im Onboarding-Prozess gibt es einige typische Fehler, die es zu vermeiden gilt. Diese können die Integration neuer Mitarbeiter verkomplizieren, was sich langfristig wiederum negativ auf die Zufriedenheit und das Tagesgeschäft auswirken kann.
Hier stellen wir die unserer Erfahrung nach häufigsten Fehler anhand von Praxisbeispielen vor:
1. Keine langfristige Planung
Christian beginnt in einem Beratungsunternehmen und durchläuft in den ersten 2 Wochen ein intensives Einarbeitungsprogramm, das Schulungen, Workshops und eine Einführung in die wichtigsten Arbeitsprozesse umfasst. So weit, so gut.
Nach diesen 2 Wochen geht es für Christian direkt in den Arbeitsalltag. In den nächsten Monaten folgen keine weiteren Schulungen, und über Weiterentwicklungsmöglichkeiten spricht niemand mit ihm.
Das heißt: Es gibt keinen klaren Karriereplan oder regelmäßige Gespräche über seine berufliche Entwicklung. Ohne langfristige Perspektiven und Unterstützung verliert Christian schnell die anfängliche Motivation.
Er fühlt sich, als ob er stagnieren würde, und beginnt sich nach anderen Möglichkeiten umzusehen, bei denen seine berufliche Entwicklung mehr gefördert wird.
So vermeidest du das: Plane das Onboarding über die ersten Wochen hinaus und lege für die Integrationsphase feste Entwicklungsgespräche an.
2. Überforderung oder Unterforderung
Mark ist ein neuer Softwareentwickler in einem Technologieunternehmen. Am ersten Tag erhält er die Aufgabe, ein wichtiges und komplexes Softwaremodul für ein großes Projekt zu entwickeln.
Ohne eine angemessene Einarbeitung in die vorhandenen Systeme und ohne ausreichende Kenntnis der Projektanforderungen fühlt er sich schnell überfordert. Es gibt keine klaren Anweisungen oder Unterstützung von erfahrenen Kollegen, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Mark wird frustriert und zweifelt an seinen Fähigkeiten.
Alternativ wird Sarah, ebenfalls eine neue Softwareentwicklerin im gleichen Unternehmen, mit sehr einfachen und repetitiven Aufgaben wie Bugfixing und kleineren Updates beauftragt.
Obwohl sie das Potenzial und die Fähigkeiten für anspruchsvollere Projekte hat, erhält sie keine Gelegenheit, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten einzusetzen. Dies führt bei Sarah zu Langeweile und Demotivation. Denn sie hat das Gefühl, nicht gefordert zu werden und keine Möglichkeit zur Weiterentwicklung zu haben.
So vermeidest du das: Steigere die Komplexität der Aufgaben schrittweise und prüfe in den Check-ins, ob das Niveau passt.
3. Mangelnde Klarheit über Rollen & Verantwortlichkeiten
Martin beginnt in der Marketingabteilung und bekommt die Aufgabe, eine Social-Media-Kampagne zu erstellen. Ihm wird zwar gesagt, dass die Kampagne wichtig für die nächste Produkteinführung ist, aber er erhält keine genauen Vorgaben zu den gewünschten Plattformen, dem Budget oder der genauen Zielgruppe.
Zudem ist unklar, wie oft er Statusberichte liefern soll und wer die Ansprechperson für Fragen ist. Obwohl Martin versucht, die Aufgabe bestmöglich zu erledigen, führt die fehlende Klarheit zu Unsicherheiten und Verzögerungen.
Er verbringt viel Zeit damit, herauszufinden, was erwartet wird, und muss mehrere Korrekturen vornehmen, was die Effizienz und den Erfolg der Kampagne beeinträchtigt.
So vermeidest du das: Kläre Ziele, Rahmenbedingungen und Ansprechpartner schon im Erwartungsgespräch in der ersten Woche.
4. Fehlende Einführung in die Unternehmenskultur
Anna beginnt eine neue Stelle in einem Technologieunternehmen, das großen Wert auf Kollaboration und interne Netzwerkbildung legt.
Jeden Freitag organisiert das Unternehmen ein ungezwungenes Treffen, das als "Tech Talk" bekannt ist, bei dem Mitarbeiter Projekte präsentieren und Feedback von Kollegen erhalten. Diese Treffen sind nicht nur eine Plattform für Wissensaustausch, sondern auch eine wichtige Gelegenheit für Networking und Teambildung.
Leider wird Anna bei ihrer Einarbeitung nicht über diese "Tech Talks" informiert. In den ersten Wochen verpasst sie diese Veranstaltungen, da sie annimmt, dass es sich um optionale, soziale Zusammenkünfte handelt.
Dadurch entgehen ihr nicht nur wertvolle Informationen und Lernmöglichkeiten, sondern auch die Chance, wichtige Beziehungen zu Kollegen aufzubauen. Als sie dies realisiert, fühlt sie sich bereits etwas isoliert und weniger eingebunden in die Unternehmenskultur.
So vermeidest du das: Erkläre auch ungeschriebene Regeln und feste interne Formate. Der Buddy ist dafür der ideale Ansprechpartner.
5. Schlechte Vorbereitung
Lisa kommt an ihrem ersten Tag ins Büro und stellt fest, dass ihr Computer nicht eingerichtet ist und sie keinen Zugang zu den notwendigen Systemen und Dokumenten hat. Das hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck und verzögert den Start ihrer Einarbeitung.
Im Vergleich zu den anderen Fehlern lässt sich dieser leicht beheben, der erste Eindruck bleibt trotzdem hängen.
So vermeidest du das: Arbeite die Vorbereitungsphase mit einer Checkliste ab und lege für jede Aufgabe einen Verantwortlichen fest.
Onboarding-Prozess optimieren: 3 Tipps
Auch ein gut aufgebauter Onboarding-Prozess lässt sich verbessern, wenn du ihn regelmäßig überprüfst.
1. Verteile Informationen in Etappen
Wer am ersten Tag alles auf einmal erklärt bekommt, behält wenig davon. Plane deshalb, welche Informationen in welcher Woche wichtig sind. Am Anfang stehen Zugänge, Ansprechpartner und die ersten Aufgaben, Details wie Urlaubsregelungen oder interne Abkürzungen folgen später.
2. Hole Feedback nach 30, 60 und 90 Tagen ein
Frag in diesen Gesprächen nicht nur nach der Leistung, sondern auch nach dem Onboarding selbst, zum Beispiel:
Was hat dir in den ersten Wochen am meisten geholfen?
Welche Information hättest du gern früher gehabt?
Wo fühlst du dich noch unsicher?
3. Miss den Erfolg
Ob dein Onboarding funktioniert, zeigen Kennzahlen wie diese:
Anteil der Kündigungen in der Probezeit
Zeit, bis neue Mitarbeiter eigenständig arbeiten
Zufriedenheit mit dem Onboarding aus den Feedbackgesprächen
Abschlussquote der Onboarding-Schulungen
Vergleiche die Werte über mehrere Einstellungsrunden. So siehst du, ob deine Anpassungen wirken.
So funktioniert ein Remote Onboarding
Beim Remote Onboarding durchlaufen neue Mitarbeiter die gleichen 3 Phasen, nur eben aus der Ferne. Damit sich niemand allein gelassen fühlt, brauchen einige Punkte besondere Aufmerksamkeit:
Geräte und Zugänge rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag verschicken und einrichten.
Eine virtuelle Begrüßung und Vorstellungsrunde einplanen, ergänzt durch eine kurze Vorstellung des neuen Kollegen mit Foto in den internen Kanälen.
Häufigere, dafür kürzere Check-ins als vor Ort, weil spontane Gespräche auf dem Flur wegfallen.
Kollaborations-Tools gezielt auch für informellen Austausch nutzen, z. B. für virtuelle Kaffeepausen.
Wie du Onboarding digital aufsetzt und welche Tools dir dabei helfen, liest du in unserem Artikel zum digitalen Onboarding.
Für Berater & Coaches: So funktioniert ein Kunden-Onboarding
Onboarding-Prozesse sehen für verschiedene Zielgruppen anders aus
Wenn du als Berater, Coach oder Trainer arbeitest, brauchst du einen Onboarding-Prozess auch für deine Kunden. Das Ziel ist ähnlich wie bei Mitarbeitern: Neue Kunden sollen schnell verstehen, wie die Zusammenarbeit abläuft, und früh den Nutzen deines Angebots erleben. Ein gutes Kunden-Onboarding umfasst diese 4 Schritte:
Willkommenskommunikation: Begrüßung per E-Mail oder Anruf mit allen Infos zum Start, ergänzt durch Anleitungen oder Einführungsvideos.
Einführung in die Nutzung: persönliche Einweisung, Schulung oder Webinar zu den wichtigsten Funktionen und Abläufen.
Kontinuierliche Unterstützung: regelmäßige Check-ins und ein fester Ansprechpartner für Fragen.
Feedback und Optimierung: Rückmeldungen einholen und den Prozess daran anpassen.
Den kompletten Ablauf mit Checkliste und Praxisbeispiel findest du in unserem Artikel zum Kunden-Onboarding.
3 Onboarding-Beispiele bekannter Unternehmen
Wie gut ein strukturierter Onboarding-Prozess wirkt, zeigen Unternehmen, die ihren Ansatz offen beschreiben. Diese 3 Beispiele decken unterschiedliche Situationen ab: klassisches Mitarbeiter-Onboarding, Remote Onboarding und Kunden-Onboarding.
1. Mitarbeiter-Onboarding bei Microsoft
Microsoft hat 2018 ein Buddy-Programm für neue Mitarbeiter getestet und die Wirkung genau ausgewertet. Jeder neue Mitarbeiter bekommt einen erfahrenen Kollegen als Buddy zur Seite gestellt. Führungskräfte finden auf einer internen Seite Hinweise, welcher Kollege gut passt, und alle Beteiligten erhalten in den ersten 90 Tagen automatische Erinnerungen, sich regelmäßig auszutauschen.
Das Ergebnis zeigt, wie stark die Häufigkeit der Treffen zählt: Von den neuen Mitarbeitern, die ihren Buddy in den ersten 90 Tagen mindestens einmal getroffen hatten, sagten 56 %, dass er ihnen geholfen hat, schnell produktiv zu werden. Bei mehr als 8 Treffen waren es 97 %.
Das kannst du übernehmen: Ein Buddy wirkt nur, wenn der Austausch regelmäßig stattfindet. Plane die Treffen für die ersten 90 Tage deshalb fest ein, statt sie dem Zufall zu überlassen.
2. Remote Onboarding bei GitLab
GitLab arbeitet komplett remote und setzt deshalb stark auf Dokumentation. Jeder neue Mitarbeiter erhält eine standardisierte Onboarding-Checkliste mit Aufgaben für jeden Tag, die er weitgehend selbstständig abarbeitet. Antworten auf Fragen findet er im öffentlichen Unternehmenshandbuch, das als zentrale Wissensquelle dient. Zusätzlich weist die Führungskraft noch vor dem Start einen Onboarding-Buddy zu, der bei der Orientierung hilft. Nach den ersten 30 Tagen füllen neue Mitarbeiter eine Umfrage aus, deren Ergebnisse in die Verbesserung des Programms einfließen.
Das kannst du übernehmen: Halte dein Unternehmenswissen an einem Ort fest, damit neue Mitarbeiter Antworten selbst finden, und kombiniere das mit einer festen Ansprechperson.
3. Kunden-Onboarding bei Salesforce
Salesforce legt großen Wert darauf, dass neue Kunden schnell den vollen Nutzen aus der CRM-Software ziehen. Dafür erhalten sie Zugang zu einer umfangreichen Wissensdatenbank mit Tutorials sowie zu Webinaren und Schulungen zu den wichtigsten Funktionen. Kern des Ansatzes ist Trailhead, die kostenlose Lernplattform von Salesforce: Kunden lernen dort über Lernpfade im eigenen Tempo und sammeln für abgeschlossene Module Abzeichen. Bei Fragen stehen zusätzlich Kundenbetreuer und ein Support-Team zur Verfügung.
Das kannst du übernehmen: Biete neuen Kunden strukturierte Lernpfade an, damit sie dein Produkt oder deine Methode im eigenen Tempo kennenlernen.
Checkliste für deinen Onboarding-Prozess (mit PDF-Vorlage)
Hier findest du die wichtigsten Punkte aus diesem Artikel als Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste. In Klammern steht, wer typischerweise zuständig ist. Passe die Zuständigkeiten einfach an dein Unternehmen an.
Vor dem ersten Arbeitstag
Arbeitsplatz einrichten, Geräte bereitstellen und testen (IT)
Zugänge zu E-Mail, Intranet und benötigter Software einrichten (IT)
Unterlagen wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung anfordern (HR)
Begrüßungs-E-Mail mit Infos zum ersten Tag und Ansprechpartner versenden (HR)
Willkommenspaket vorbereiten (HR)
Team über den neuen Kollegen informieren (Führungskraft)
Buddy auswählen und einweisen (Führungskraft)
Erster Arbeitstag
Begrüßung durch Führungskraft oder HR
Rundgang und Vorstellung der Kollegen und wichtigsten Ansprechpartner (Buddy)
Übergabe von Geräten, Zugängen und Schlüsseln (IT)
Einweisung in IT-Systeme und Software (IT)
Gemeinsames Mittagessen (Team)
Erste Woche
Einarbeitungsplan mit Aufgaben und Zielen besprechen (Führungskraft)
Gegenseitige Erwartungen an die Rolle klären (Führungskraft)
Schulungen zu Prozessen, Tools und Unternehmenskultur starten (HR)
Erste Aufgaben übergeben (Führungskraft)
Regelmäßige Check-ins einplanen (Führungskraft)
Erster Monat
Feedbackgespräch nach 30 Tagen, auch zum Onboarding selbst (Führungskraft)
Einarbeitungsplan bei Bedarf anpassen (Führungskraft)
Teilnahme an Teamevents und Austausch mit anderen Abteilungen fördern (Buddy, Team)
Bis zum Ende der Probezeit
Feedbackgespräche nach 60 und 90 Tagen (Führungskraft)
Weiterführende Schulungen und Entwicklungsziele planen (Führungskraft, HR)
Abschlussgespräch: Bilanz ziehen, Ziele festlegen, Onboarding bewerten (Führungskraft)
Onboarding-Prozess anhand des Feedbacks verbessern (HR)
Checkliste zum Ausdrucken: Alle Punkte findest du auch als PDF mit Feldern für Name, Startdatum und Buddy. Onboarding-Checkliste herunterladen (PDF)
Onboarding-Software: So optimierst du deinen Onboarding-Prozess
Mit einer Lernplattform bringst du Struktur in deinen Onboarding-Prozess und automatisierst wiederkehrende Schritte. Neue Mitarbeiter finden alle Inhalte an einem Ort und lernen im eigenen Tempo, und du siehst jederzeit, wo sie stehen. Mit EasyLMS setzt du das ohne großen Aufwand um:
Zentrale Verwaltung in der Akademie: Bewahre alle Onboarding-Inhalte an einem zentralen Ort auf.
Vielseitige Online-Kurse: Decke Onboarding-Themen mit Kursen ab, die Text, Videos, Bilder, Dokumente und Audiodateien kombinieren.
Organisation in Lernpfaden: Lege fest, in welcher Reihenfolge neue Mitarbeiter die Kurse durchlaufen.
Prüfungen zur Zielbewertung: Prüfe, ob neue Mitarbeiter ihre Onboarding-Ziele erreicht haben.
Assessments: Schätze die Fähigkeiten neuer Mitarbeiter ein.
Detaillierte Berichte: Sieh auf einen Blick, wo Teilnehmer gut abschneiden und welche Themen mehr Aufmerksamkeit brauchen.
Automatische Erinnerungen: Teilnehmer, die einen Kurs oder eine Prüfung noch nicht abgeschlossen haben, werden automatisch daran erinnert.
EasyLMS eignet sich nicht nur für das Onboarding, sondern auch für laufende Mitarbeiterschulungen. Als Berater oder Coach erstellst du damit außerdem maßgeschneiderte Onboardings, Assessments, Workshops und ganze Akademien für deine Kunden, vollständig DSGVO-konform.
Wie sieht ein guter Onboarding-Prozess aus?
Ein guter Onboarding-Prozess beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag mit vorbereiteten Zugängen, einer Begrüßungs-E-Mail und einem festen Buddy. Am ersten Tag stehen Begrüßung, Rundgang und das Kennenlernen des Teams im Vordergrund, danach folgen ein klarer Einarbeitungsplan, Schulungen und regelmäßige Feedbackgespräche. Ein Abschlussgespräch zum Ende der Probezeit rundet das Onboarding ab.
Was sind die Phasen des Onboarding-Prozesses?
Der Onboarding-Prozess besteht klassischerweise aus 3 Phasen:
Vorbereitungsphase (Pre-Boarding): von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Einführungsphase (Orientierung): die ersten Wochen bis etwa zum dritten Monat
Integrationsphase: vom dritten Monat bis zu einem Jahr
Was wünschen sich Mitarbeiter beim Onboarding?
Neue Mitarbeiter wünschen sich eine freundliche Begrüßung, klare Informationen zu ihren Aufgaben und Erwartungen und einen eingerichteten Arbeitsplatz mit allen Zugängen. Wichtig sind außerdem eine feste Ansprechperson, regelmäßiges Feedback und die Möglichkeit, das Team schnell kennenzulernen.
Was ist wichtig bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Am wichtigsten ist ein strukturierter Einarbeitungsplan mit klaren Aufgaben und Zielen. Steigere die Komplexität der Aufgaben schrittweise, verteile Informationen auf mehrere Wochen und plane feste Check-ins ein, damit Fragen nicht liegen bleiben. Ein Buddy hilft zusätzlich bei allem, was in keinem Plan steht.
Wann beginnt der Onboarding-Prozess?
Der Onboarding-Prozess beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern direkt nach der Vertragsunterschrift. In dieser Vorbereitungsphase richtest du Arbeitsplatz und Zugänge ein, forderst Unterlagen an und gibst dem neuen Mitarbeiter alle Infos für den Start.