הערכת צרכי הכשרה: תכנון וניתוח (+ תבנית)

מהי הערכת צרכי הכשרה, ומדוע יש לבצע אותה?

הערכת צרכי ההכשרה היא למעשה מפת הדרכים שלכם להכשרה חכמה יותר. זוהי דרך שיטתית לבחון היכן העובדים או הלקוחות מתקשים, אילו כישורים חסרים להם, ואיזה סוג של הכשרה יביא את השינוי הגדול ביותר.

ללא TNA, ההכשרה עלולה להפוך למשחק ניחושים. אתם מסתכנים בבזבוז זמן, כסף ומאמץ על קורסים שאינם פותרים את הבעיות שלכם.

למאמנים, ביצוע TNA עוזר:

• להתאים את הלמידה לתוצאות העסקיות.

• להתמקד בפערים הקריטיים ביותר במיומנויות.

• לשפר את מעורבות הלומדים ואת ביצועיהם.

• למדוד את הצלחת תוכניות ההכשרה שלך.

טיפ: כלים כמו Easy LMS מקלים על תהליך זה. תוכלו לאסוף נתונים, לנתח פערים במיומנויות וליצור דוחות שינחו אתכם בצעדים הבאים, והכל בפלטפורמה מרכזית אחת.

כדי לקבל תמונה ברורה של צרכי ההכשרה, כדאי לבחון שלושה מישורים: ארגוני, משימתי ואישי. הבנת מישורים אלה תסייע לכם לקבוע את היקף ההערכה ואת מוקד ההתמקדות בה.

שלושת השלבים של הערכת צרכי ההכשרה

צרכי ההכשרה קיימים ברמות שונות. בדיקת כל אחת מהן מבטיחה ששום דבר לא יישכח. בואו נפרט מה כל רמה כוללת.

1. ניתוח ארגוני

התחילו בתמונה הכוללת. ניתוח ארגוני בוחן לאן החברה צריכה להגיע ואילו כישורים נדרשים כדי להגיע לשם. לכן, המטרה היא להתאים את ההכשרה ליעדים העסקיים.

שאלו שאלות כמו:

• מהם סדרי העדיפויות האסטרטגיים שלכם?

• האם צפויים פרויקטים חדשים או שינויים הדורשים כישורים שונים?

• אילו מחלקות או צוותים מתקשים לעמוד ביעדים?

דוגמה: אם החברה שלכם מעוניינת לשפר את שביעות רצון הלקוחות, ההכשרה עשויה להתמקד במיומנויות תקשורת עבור צוות התמיכה.

2. ניתוח משימות

בשלב הבא, נתמקד בתפקידים ספציפיים ובמשימות הכרוכות בהם. ניתוח משימות מזהה את הכישורים והידע המדויקים הנדרשים לכל מחלקה או צוות. זהו ניתוח מעשי הקשור ישירות לביצועים בעבודה.

לעתים קרובות משמעות הדבר היא:

• תצפית על עובדים או בדיקת נתוני ביצועים.

• מיפוי משימות מרכזיות ומיומנויות לכל צוות.

• השוואת ביצועים צפויים לעומת ביצועים בפועל.

דוגמה: נציגי מכירות עשויים להזדקק לרענון בנושא כלי CRM או טכניקות משא ומתן חדשות כדי לסגור עסקאות מהר יותר.

3. ניתוח אישי

לבסוף, כל עובד הוא שונה. אפילו באותו תפקיד, פערי המיומנויות משתנים. ניתוח אישי עוזר לכם להתאים את ההכשרה באופן אישי.

כדי לברר אילו כישורים חסרים לכל עובד, שקלו שימוש בשיטות כגון:

• סקרים והערכות עצמיות.

• הערכות ביצועים ומשוב מהמנהל.

• ראיונות אישיים.

דוגמה: עובד אחד יכול להצטיין בניתוח נתונים, אך זקוק להכשרה בתחום המנהיגות כדי לקבל קידום.

עם שלוש הרמות הללו בראש, השלב הבא הוא לשאול את השאלות הנכונות במהלך ההערכה.

5 שאלות מרכזיות שיש לשאול במהלך הערכת צרכי ההכשרה

איכות ה-TNA שלכם תלויה בשאלות שאתם שואלים. שאלות טובות חושפות פערים, סדרי עדיפויות והזדמנויות לצמיחה.

להלן חמש שאלות שיסייעו לכם בהערכה:

1. אילו כישורים חיוניים להשגת יעדי העסק?

2. באילו תחומים מתקשים העובדים לעמוד בציפיות הביצועים?

3. אילו משימות גורמות לרוב השגיאות או העיכובים?

4. האם צפויים שינויים הדורשים ידע או כישורים חדשים?

5. כיצד העובדים מרגישים לגבי מוכנותם וצרכי ההכשרה שלהם?

לאחר ששאלתם את השאלות הנכונות, הגיע הזמן ליישם את שיטות העבודה המומלצות שיעשו את ה-TNA שלכם יעיל ובר-ביצוע.

5 שיטות מומלצות להערכת צרכי ההכשרה

TNA יעיל רק אם הוא מוביל לתובנות ברורות ומדויקות. הנה כמה שיטות שיעזרו לכם להגיע לשם:

התאמת ההכשרה ליעדי העסק

ההכשרה צריכה תמיד לתמוך בתמונה הכוללת. שאלו את עצמכם אילו כישורים ישפרו באופן ישיר את הביצועים או את התוצאות. אם תוכנית הכשרה אינה משפיעה על היעדים העסקיים, כדאי לשקול אותה מחדש.

השתמשו במספר מקורות נתונים

אל תסתמכו על מדד אחד או דעה אחת בלבד. שלבו סקרים, ראיונות, תצפיות ומדדי ביצועים כדי לקבל תמונה מקיפה של צרכי ההכשרה.

טיפ: Easy LMS עוזרת בנושא זה. כלי הדיווח שלה  מציגים פעילות והתקדמות אמיתית של הלומדים, ומספקים לכם נתונים קשיחים לגיבוי תובנות.

תנו עדיפות לכישורים חיוניים

לא כל פער דורש התייחסות מיידית. התמקדו במיומנויות שיגביאו להשפעה הגדולה ביותר על הפריון, האיכות או שביעות רצון הלקוחות.

ערבו את בעלי העניין

מנהלים, ראשי צוותים ואפילו העובדים עצמם יכולים לספק תובנות שאולי לא תראו. שתפו אותם בשלב מוקדם כדי לזכות בתמיכתם ולחשוף תובנות שאולי תחמיצו.

התייחסו להערכת צרכי ההכשרה כאל תהליך מתמשך

מיומנויות משתנות עם הזמן. הפכו את הערכת צרכי ההכשרה לתהליך מתמשך, ובחנו אותה מחדש מעת לעת כדי להתאים את תוכניות ההכשרה לשינויים בסדרי העדיפויות.

עכשיו, בואו נראה איך TNA נראה בפעולה.

3 דוגמאות להערכת צרכי הכשרה

להלן מספר תרחישים הממחישים כיצד מתבצע תהליך ה-TNA כאשר מאמנים ויועצים חיצוניים עובדים עם לקוחות:

1. צוות שירות לקוחות עסקיים

יועץ מוזמן לאחר שחברה מבחינה בעלייה בתלונות לקוחות. TNAמראה שהבעיה היא מיומנויות תקשורת, ולכן הם מתכננים תוכנית של סדנאות ורענון למידה מקוונת המותאמות לצורכי הצוות.

2. צוות מכירות למוצר SaaS

יועץ מכירות נשכר עקב אי עמידה במכסות היעד. TNA חושף פערים בידע בתכונות המוצר ובהיצע המתחרים. הוא ממליץ על משחקי תפקידים ומודולי מיקרו-למידה כדי להגביר את הביטחון ולסגור פערים במיומנויות.

3. ארגוני בריאות

ספק הכשרה משתף פעולה עם בית חולים כדי לעדכן את הידע של הצוות בנושא תאימות. TNA ממפה פערים בהסמכות, מה שמוביל למודולים מקוונים ולסימולציות מעשיות כדי להבטיח שהאחיות עומדות בדרישות.

עכשיו, לאחר שראיתם את התהליך בפעולה, בואו נקל על התהליך באמצעות תבנית.

הורידו את התבנית החינמית להערכת צרכי ההכשרה שלכם (PDF)

שמירה על סדר היא חצי מהעבודה כשמדובר בהערכת צרכי הכשרה. במקום להתעסק עם פתקים שמפוזרים בכל מיני מקומות, הורידו את התבנית שלנו שתעזור לכם לתעד הכל במקום אחד.

בתוך האפליקציה, תונחו לתעד את:

• פרטי העובד או הצוות: שמות, תפקידים, מחלקות וכל רקע שימושי.

• מיומנויות או כישורים שיש להעריך: היכולות או תחומי הידע שברצונכם למדוד.

• פערים בביצועים שנצפו: מקומות בהם הביצועים הנוכחיים אינם עומדים בציפיות.

• סדרי עדיפויות ולוח זמנים: איזה הכשרה צריכה להתבצע קודם, ומתי.

לאחר שתמלאו את הטופס, תקבלו תמונה ברורה של המצב הנוכחי ושל המקומות בהם נדרשת תמיכה. האתגר הבא הוא לנתח את הנתונים ולהציג אותם בצורה ברורה.

כיצד לדווח על תוצאות ההכשרה

ההערכה היא רק נקודת ההתחלה. ההשפעה האמיתית נובעת מהעברת התוצאות באופן שמניע לפעולה. הדיווח הופך את ההערות והתצפיות שלכם למפת דרכים שהגורמים המעורבים יכולים להבין ולתמוך בה.

כדי לדווח ביעילות:

1. סכמו את הפערים והדפוסים החשובים ביותר שזוהו.

2. המליצו על פתרונות הכשרה ספציפיים, לפי סדר עדיפות של דחיפות או השפעה.

3. גבו את הממצאים בנתונים (תרשימים, טבלאות או תיאורים קצרים כדי להפוך את הממצאים למוחשיים ואמינים).

4. הגדירו את השלבים הבאים ותארו מי אחראי על איזו פעולה, את לוחות הזמנים ואת אופן מדידת ההצלחה.

טיפ מקצועי: לפני שתסיימו, עברו על הטיוטה שלכם באמצעות הצ'ליסט הפשוט הזה כדי לוודא שהיא שלמה וניתנת ליישום:

• קישור ברור ליעדי הארגון.

• סיכום פערי המיומנויות העיקריים לפי צוות/אדם.

• מקורות נתונים ושיטות שקופים.

• המלצות הכשרה לפי סדר עדיפויות.

• מדדים למדידת הצלחה.

• לוח זמנים וחלוקת אחריות מוגדרים.

אם סימנתם וי על כל סעיף, הדוח שלכם מוכן לשיתוף, ואתם יכולים לעבור בביטחון לשלב הבא: העברת ההכשרה.

העבירו הכשרה ממוקדת לצוות או ללקוחות שלכם

הערכה הטובה ביותר לא תהיה רלוונטית אם לא תבצעו הכשרות ממוקדות. זהו המקום שבו Easy LMS עוזרת:

• תוכן מרוכז במקום אחד: אחסנו את כל הקורסים, המשאבים וההערכות שלכם במקום אחד.

• חומרי הכשרה לשימוש חוזר: השתמשו באותו תוכן עבור מספר צוותים או לקוחות ללא עבודה נוספת.

• פורטלי למידה מותאמים אישית: כל לקוח או צוות מקבל חוויה ממותגת, מה שהופך את ההכשרה למותאמת אישית.

• ניהול מספר קבוצות בו-זמנית: עקבו אחר ההתקדמות, התוצאות והמועדים ללא מאמץ.

• ממשק חוסך זמן: הקדישו פחות זמן למשימות ניהול ויותר זמן להתמקדות בהעברת הכשרות.

הגדירו את חשבונכם, נסו אותו ותראו כמה פשוטה הכשרה יכולה להיות . בחרו בדרך הקלה!

משאבים שימושיים

• תרשים זרימה של Action@work