הערכת צרכי הדרכה: תכנון וניתוח (+ תבנית)

מהי הערכת צרכי הדרכה, ומדוע יש לבצע אותה?

הערכת צרכי ההדרכה היא למעשה מפת הדרכים שלכם להדרכה חכמה יותר. זוהי שיטה שיטתית לבחון היכן העובדים או הלקוחות מתקשים, אילו כישורים חסרים להם, ואיזה סוג של הדרכה יביא את השינוי הגדול ביותר.

ללא TNA, ההכשרה עלולה להפוך למשחק ניחושים. אתם מסתכנים בבזבוז זמן, כסף ומאמץ על קורסים שאינם פותרים את הבעיות שלכם.

למאמנים, ביצוע TNA עוזר לכם:

• התאם את הלמידה לתוצאות העסקיות.

• התמקד בפערים הקריטיים ביותר במיומנויות.

• שפר את מעורבות הלומדים ואת ביצועיהם.

• מדוד את הצלחת תוכניות ההדרכה שלך.

טיפ: כלים כמו Easy LMS מקלים על תהליך זה. תוכלו לאסוף נתונים, לנתח פערים במיומנויות וליצור דוחות שינחו אתכם בצעדים הבאים, והכל בפלטפורמה מרכזית אחת.

כדי לקבל תמונה ברורה של צרכי ההכשרה, כדאי לבחון שלושה מישורים: ארגוני, משימתי ואישי. הבנת מישורים אלה תסייע לכם לקבוע את היקף ההערכה ואת מוקד ההתמקדות בה.

שלושת השלבים של הערכת צרכי ההכשרה

צרכי ההכשרה קיימים ברמות שונות. בדיקת כל אחת מהן מבטיחה ששום דבר לא יישכח. בואו נפרט מה כל רמה כוללת.

1. ניתוח ארגוני

התחילו בתמונה הכוללת. ניתוח ארגוני בוחן לאן החברה צריכה להגיע ואילו כישורים נדרשים כדי להגיע לשם. לכן, המטרה היא להתאים את ההכשרה ליעדים העסקיים.

שאל שאלות כמו:

• מהן סדרי העדיפויות האסטרטגיות שלכם?

• האם צפויים פרויקטים חדשים או שינויים הדורשים כישורים שונים?

• אילו מחלקות או צוותים מתקשים לעמוד ביעדים?

דוגמה: אם החברה שלך מעוניינת לשפר את שביעות רצון הלקוחות, ההדרכה עשויה להתמקד במיומנויות תקשורת עבור צוות התמיכה.

2. ניתוח משימות

בשלב הבא, נתמקד בתפקידים ספציפיים ובמשימות הכרוכות בהם. ניתוח משימות מזהה את הכישורים והידע המדויקים הנדרשים לכל מחלקה או צוות. זהו ניתוח מעשי הקשור ישירות לביצועים בעבודה.

לעתים קרובות משמעות הדבר היא:

• תצפית על עובדים או בדיקת נתוני ביצועים.

• מיפוי משימות מרכזיות ומיומנויות לכל צוות.

• השוואת ביצועים צפויים לעומת ביצועים בפועל.

דוגמה: נציגי מכירות עשויים להזדקק לרענון בנושא כלי CRM או טכניקות משא ומתן חדשות כדי לסגור עסקאות מהר יותר.

3. ניתוח אישי

לבסוף, כל עובד הוא שונה. אפילו באותו תפקיד, פערי המיומנויות משתנים. ניתוח אישי עוזר לך להתאים את ההכשרה באופן אישי.

כדי לברר אילו כישורים חסרים לכל עובד, שקול שיטות כגון:

• סקרים והערכות עצמיות.

• הערכות ביצועים ומשוב מהמנהל.

• ראיונות אישיים.

דוגמה: עובד אחד עשוי להיות מצטיין בניתוח נתונים, אך זקוק להכשרה בתחום המנהיגות כדי לקבל קידום.

עם שלוש הרמות הללו בראש, השלב הבא הוא לשאול את השאלות הנכונות במהלך ההערכה.

5 שאלות מרכזיות שיש לשאול במהלך הערכת צרכי ההכשרה

איכות ה-TNA שלך תלויה בשאלות שאתה שואל. שאלות טובות חושפות פערים, סדרי עדיפויות והזדמנויות לצמיחה.

להלן חמש שאלות שיסייעו לכם בהערכה:

1. אילו כישורים חיוניים להשגת יעדי העסק?

2. באילו תחומים מתקשים העובדים לעמוד בציפיות הביצועים?

3. אילו משימות גורמות לרוב השגיאות או העיכובים?

4. האם צפויים שינויים הדורשים ידע או כישורים חדשים?

5. כיצד העובדים מרגישים לגבי מוכנותם וצרכי ההכשרה שלהם?

לאחר ששאלתם את השאלות הנכונות, הגיע הזמן ליישם את שיטות העבודה המומלצות שיעשו את ה-TNA שלכם יעיל ובר-ביצוע.

5 שיטות מומלצות להערכת צרכי ההדרכה

TNA יעיל רק אם הוא מוביל לתובנות ברורות ומדויקות. הנה כמה שיטות שיעזרו לכם להגיע לשם:

התאמת ההכשרה ליעדי העסק

ההכשרה צריכה תמיד לתמוך בתמונה הכוללת. שאלו את עצמכם אילו כישורים ישפרו באופן ישיר את הביצועים או את התוצאות. אם תוכנית הכשרה אינה משפיעה על היעדים העסקיים, כדאי לשקול אותה מחדש.

השתמש במספר מקורות נתונים

אל תסתמך על מדד או דעה אחת בלבד. שלב סקרים, ראיונות, תצפיות ומדדי ביצועים כדי לקבל תמונה מקיפה של צרכי ההכשרה.

טיפ: Easy LMS עוזר כאן. שלו מציגים את הפעילות וההתקדמות האמיתיות של הלומדים, ומספקים לך נתונים קשיחים לתמיכה בתובנות.

תנו עדיפות לכישורים חיוניים

לא כל פער דורש התייחסות מיידית. התמקדו במיומנויות שישפיעו ביותר על הפריון, האיכות או שביעות רצון הלקוחות.

לערב את בעלי העניין

מנהלים, ראשי צוותים ואפילו העובדים עצמם יכולים לספק תובנות שאולי לא תראו. שיתפו אותם בשלב מוקדם כדי לזכות בתמיכתם ולחשוף תובנות שאולי תחמיצו.

התייחסו להערכת צרכי ההכשרה כאל תהליך מתמשך

מיומנויות משתנות עם הזמן. הפכו את הערכת צרכי ההכשרה לתהליך מתמשך, ובחנו אותה מחדש מעת לעת כדי להתאים את תוכניות ההכשרה לשינויים בסדרי העדיפויות.

עכשיו, בואו נראה איך TNA נראה בפעולה.

3 דוגמאות להערכת צרכי הדרכה

להלן מספר תרחישים הממחישים כיצד מתבצע תהליך ה-TNA כאשר מאמנים ויועצים חיצוניים עובדים עם לקוחות:

1. צוות שירות לקוחות עסקיים

יועץ מוזמן לאחר שחברה מבחינה בעלייה בתלונות הלקוחות. ניתוח צרכים (TNA) מראה שהבעיה היא כישורי תקשורת, ולכן הם מעצבים תוכנית של סדנאות וקורסי רענון מקוונים המותאמים לצרכי הצוות.

2. צוות מכירות למוצר SaaS

יועץ מכירות נשכר כי היעדים לא מושגים. ניתוח צרכי הלמידה (TNA) חושף פערים בידע על תכונות המוצר וההיצע של המתחרים. הם ממליצים על סדנאות משחק תפקידים ומודולי מיקרו-למידה כדי לחזק את הביטחון העצמי ולסגור פערים במיומנויות.

3. ארגון בריאות

ספק הדרכה משתף פעולה עם בית חולים כדי לעדכן את הידע של הצוות בנושא תאימות. TNA ממפה פערים בהסמכות, מה שמוביל למודולים מקוונים ולסימולציות מעשיות כדי להבטיח שהאחיות עומדות בדרישות.

עכשיו, לאחר שראיתם את התהליך בפעולה, בואו נקל על התהליך באמצעות תבנית.

הורד את התבנית החינמית להערכת צרכי ההדרכה שלך (PDF)

שמירה על סדר היא חצי מהעבודה כשמדובר בהערכת צרכי הדרכה. במקום להתעסק עם פתקים מפוזרים, הורד את התבנית שלנו כדי לעזור לך לתעד הכל במקום אחד.

בתוך האפליקציה, תונחה להקליט:

• פרטי העובד או הצוות: שמות, תפקידים, מחלקות וכל רקע שימושי.

• מיומנויות או כישורים שיש להעריך: היכולות או תחומי הידע שברצונך למדוד.

• פערים בביצועים שנצפו: היכן שהביצועים הנוכחיים אינם עומדים בציפיות.

• סדרי עדיפויות ולוח זמנים: איזה הכשרה צריכה להתבצע קודם, ומתי.

לאחר שתמלאו את הטופס, תקבלו תמונה ברורה של המצב הנוכחי ושל המקומות שבהם נדרשת תמיכה. האתגר הבא הוא לנתח את הנתונים ולהציג אותם בצורה ברורה.

כיצד לדווח על תוצאות האימון

ההערכה היא רק נקודת ההתחלה. ההשפעה האמיתית נובעת מהעברת התוצאות באופן שמניע לפעולה. הדיווח הופך את ההערות וההתבוננויות שלך למפת דרכים שהגורמים המעורבים יכולים להבין ולתמוך בה.

כדי לדווח ביעילות:

1. סכם את הפערים והדפוסים החשובים ביותר שזיהית.

2. המלץ על פתרונות הדרכה ספציפיים, לפי סדר עדיפות של דחיפות או השפעה.

3. גבה את ממצאיך בנתונים (תרשימים, טבלאות או תיאורים קצרים כדי להפוך את הממצאים למוחשיים ואמינים).

4. הגדר את השלבים הבאים ותאר מי אחראי על איזו פעולה, את לוחות הזמנים ואת אופן מדידת ההצלחה.

טיפ מקצועי: לפני שתסיים, עבר על הטיוטה שלך באמצעות רשימת הבדיקה הפשוטה הזו כדי לוודא שהיא שלמה וניתנת ליישום:

• קישור ברור ליעדי הארגון.

• סיכום פערי המיומנויות העיקריים לפי צוות/אדם.

• מקורות נתונים ושיטות שקופים.

• המלצות הכשרה לפי סדר עדיפויות.

• מדדים למדידת הצלחה.

• לוח זמנים מוגדר ואחריות.

לאחר שסימנתם את זה, הדוח שלכם מוכן לשיתוף, ואתם יכולים לעבור בביטחון לשלב הבא: העברת ההדרכה.

העבר הדרכה ממוקדת לצוות שלך או ללקוחות שלך

הערכה הטובה ביותר לא תהיה רלוונטית אם לא תבצעו אימונים ממוקדים. זה המקום שבו Easy LMS עוזר:

• תוכן מרכזי: אחסן את כל הקורסים, המשאבים וההערכות שלך במקום אחד.

• חומרי הדרכה לשימוש חוזר: השתמש באותו תוכן עבור מספר צוותים או לקוחות ללא עבודה נוספת.

• פורטלי למידה מותאמים אישית: כל לקוח או צוות מקבל חוויה ממותגת, מה שהופך את ההדרכה למותאמת אישית.

• ניהול מספר קבוצות בו-זמנית: עקבו אחר ההתקדמות, התוצאות והמועדים ללא מאמץ.

• ממשק חוסך זמן: השקיעו פחות זמן במשימות ניהול ויותר זמן בהתמקדות בהעברת ההדרכה.

הגדר את חשבונך, נסה אותו ותראה כמה פשוט יכול להיות אימון. בחר בדרך הקלה!

משאבים שימושיים

• תרשים זרימה של Action@work