Les 3 niveaux d'une évaluation des besoins en formation
Les besoins en formation existent à plusieurs niveaux. Vérifier chacun d’eux permet de ne rien laisser passer. Détaillons ce que couvre chaque niveau.
1. Analyse organisationnelle
Commençons par la vision d'ensemble. L'analyse organisationnelle se penche sur les objectifs de l'entreprise et sur les compétences requises pour y parvenir. L'objectif est donc d'aligner la formation sur les objectifs de l'entreprise.
Les questions à se poser :
Quelles sont vos priorités stratégiques ?
De nouveaux projets ou changements à venir nécessitent-ils d’autres compétences ?
Quels sont les départements ou les équipes qui peinent à atteindre leurs objectifs ?
Exemple : si votre entreprise souhaite améliorer la satisfaction client, la formation peut se concentrer sur les compétences de communication de l'équipe d'assistance.
2. Analyse des tâches
Zoomons ensuite sur les rôles spécifiques et les tâches qu'ils impliquent. L'analyse des tâches permet d'identifier les compétences et les connaissances précises requises pour chaque département ou équipe. C’est une approche pratique, directement liée à la performance au travail.
Cela implique souvent :
L'observation des employés ou l'analyse des données relatives aux performances.
La cartographie des tâches et des compétences clés par équipe.
La comparaison entre les performances attendues et les performances réelles.
Exemple : les commerciaux peuvent avoir besoin d’une remise à niveau sur les outils CRM ou de nouvelles techniques de négociation pour conclure plus vite.
3. Analyse individuelle
Enfin, il faut garder en mémoire que chaque employé est différent. Même au sein d'une même fonction, les écarts de compétences varient. L'analyse individuelle vous aide à personnaliser la formation.
Pour identifier les compétences manquantes chez chaque collaborateur, il convient d'utiliser des méthodes telles que :
Des enquêtes et auto-évaluations.
Les entretiens annuels et les retours des managers.
Des entretiens individuels.
Exemple : un employé peut déjà exceller dans l'analyse de données, mais avoir besoin d'une formation en leadership pour obtenir une promotion.
En gardant ces trois niveaux à l'esprit, l'étape suivante consiste à poser les bonnes questions lors de l'évaluation.
5 questions clés à poser lors d'une évaluation des besoins en formation
La qualité de votre évaluation dépend des questions que vous posez. Les bonnes questions révèlent les lacunes, les priorités et les opportunités de développement.
Voici cinq questions pour guider votre évaluation :
Quelles sont les compétences essentielles pour atteindre les objectifs de l'entreprise ?
Dans quels domaines les employés ont-ils du mal à répondre aux attentes en matière de performances ?
Quelles sont les tâches qui entraînent le plus d'erreurs ou de retards ?
Y a-t-il des changements à venir nécessitant de nouvelles connaissances ou compétences ?
Comment les employés perçoivent-ils leur propre niveau de préparation et leurs besoins de formation ?
Une fois les bonnes questions posées, il est temps d’appliquer les meilleures pratiques pour rendre votre EBF efficace et exploitable.
5 bonnes pratiques pour l'évaluation des besoins en formation
Une EBF n’est utile que si elle conduit à des insights clairs et fiables. Ces pratiques vous aideront à y parvenir :
Aligner la formation sur les objectifs de l'entreprise
La formation doit toujours s'inscrire dans une perspective plus large. Demandez-vous quelles compétences amélioreront directement les performances ou les résultats. Si un programme de formation n'a pas d'incidence sur les objectifs de l'entreprise, il mérite d’être repensé.
Utiliser plusieurs sources de données
Ne vous fiez pas à un seul indicateur ou à une seule opinion. Combinez les enquêtes, les entretiens, les observations et les indicateurs de performance pour obtenir une vision complète des besoins en formation.
Astuce : Easy LMS peut vous aider. Ses outils de reporting montrent l'activité et les progrès réels des apprenants, vous offrant des données tangibles pour étayer vos analyses.
Prioriser les compétences critiques
Toutes les lacunes ne nécessitent pas une attention immédiate. Concentrez-vous sur les compétences qui auront le plus d'impact sur la productivité, la qualité ou la satisfaction client.
Impliquer les parties prenantes
Les managers, les chefs d'équipe et même les employés eux-mêmes peuvent fournir des informations que vous n'auriez peut-être pas perçues. Impliquez-les dès le début pour obtenir leur adhésion et découvrir des informations qui pourraient vous échapper.
Considérer l’évaluation des besoins comme un processus continu
Les compétences évoluent avec le temps. Faites de l'évaluation des besoins en formation un processus continu, en la réexaminant périodiquement pour ajuster les programmes de formation en fonction de l'évolution des priorités.
Voyons maintenant à quoi ressemble une évaluation des besoins en formation en action.
3 exemples d'évaluation des besoins en formation
Voici quelques scénarios illustrant la manière dont les évaluations des besoins en formation se déroulent lorsque des formateurs et des consultants externes travaillent avec leurs clients :
1. Équipe de service client d’une entreprise
Un consultant est sollicité après qu’une société constate une augmentation des réclamations clients. L'évaluation des besoins en formation montre que le problème réside dans les compétences en matière de communication. Ils conçoivent donc un programme d'ateliers et de formations en ligne adaptés aux besoins de l'équipe.
2. Équipe commerciale d'un produit SaaS
Un consultant en vente est engagé parce que les quotas ne sont pas atteints. L'évaluation des besoins en formation révèle des lacunes dans les connaissances sur les caractéristiques des produits et sur les offres des concurrents. Des sessions de jeux de rôle et des modules de micro-apprentissage sont recommandés pour renforcer la confiance et combler les lacunes de compétences.
3. Organisation de santé
Un organisme de formation s'associe à un hôpital pour mettre à jour les connaissances du personnel en matière de conformité. L'évaluation des besoins en formation cartographie les lacunes de certification, ce qui conduit à la mise en place de modules en ligne complétés par des simulations pratiques afin de s’assurer que les infirmières répondent aux exigences.
Maintenant que vous l’avez vu en pratique, simplifions ce processus à l'aide d'un modèle.
Téléchargez gratuitement votre modèle d'évaluation des besoins en formation (PDF)
Rester organisé représente la moitié du travail lorsqu'il s'agit d'évaluer les besoins en formation. Plutôt que de jongler avec des notes éparses, téléchargez notre modèle pour tout centraliser.
Il vous aidera à prendre en note ces différentes informations :
Détails de l'employé ou de l'équipe : noms, rôles, départements et tout contexte utile.
Compétences ou domaines de connaissances à évaluer : les aptitudes ou savoirs que vous souhaitez mesurer.
Les écarts de performance observés : là où la performance actuelle ne répond pas aux attentes.
Priorités et calendrier : quelle formation doit avoir lieu en premier, et quand.
Une fois que vous l'aurez rempli, vous aurez une vision claire de la situation actuelle et des besoins en accompagnement. Le prochain défi consiste à donner un sens à ces données et à les restituer de manière claire.
Comment rendre compte des résultats de formation
L'évaluation n'est que le point de départ. L’impact réel vient de la manière dont vous communiquez les résultats pour susciter l’action. Les rapports transforment vos notes et observations en une feuille de route compréhensible et soutenue par les parties prenantes.
Pour un reporting efficace :
Résumez les lacunes et les tendances observés les plus importants.
Reliez-les aux objectifs de l’entreprise pour montrer leur importance.
Recommandez des solutions de formation spécifiques, classées par ordre de priorité en fonction de l'urgence ou de l'impact.
Appuyez vos conclusions sur des données (graphiques, tableaux ou courts récits pour les rendre concrètes et crédibles).
Définissez les prochaines étapes et indiquez qui est responsable de chaque action, les délais et la manière dont le succès sera mesuré.
Conseil professionnel : avant de finaliser votre projet, passez votre brouillon au crible à partir de cette checklist pratique pour vous assurer qu'il est complet et exploitable :
Lien clair avec les objectifs organisationnels.
Les principales lacunes en matière de compétences résumées par équipe/individu.
Des sources de données et des méthodes transparentes.
Des recommandations de formation classées par ordre de priorité.
Des indicateurs pour mesurer le succès.
Un calendrier et des responsabilités précisés.
Une fois cette liste cochée, votre rapport est prêt à être partagé et vous pouvez passer avec confiance à l’étape suivante : dispenser la formation.
Proposer des formations ciblées à votre équipe ou à vos clients
La meilleure évaluation ne sert à rien si elle n’est pas suivie d’une formation adaptée. C'est là qu'Easy LMS intervient :
Créer votre compte, testez-le et découvrez à quel point la formation peut être simple. Optez pour la voie facile !
Ressources utiles
