Perché la maggior parte delle aziende di formazione non riesce a crescere
Molti fornitori di servizi di formazione partono con una solida esperienza e clienti soddisfatti. Tuttavia, espandere la propria attività spesso risulta più difficile del previsto.
Il motivo è semplice: la maggior parte delle attività di formazione cresce in modo organico piuttosto che strategico. I sistemi non vengono progettati fin dall'inizio per far fronte alla crescita. Con il passare del tempo, questo crea dei colli di bottiglia che rallentano l'intero processo.
Vediamo quali sono i più comuni.
1. I limiti della formazione dal vivo
I workshop dal vivo sono molto efficaci. Favoriscono l'interazione, consentono di porre domande in tempo reale e creano legami solidi con i partecipanti. Tuttavia, presentano anche dei limiti ben definiti.
Se la formazione si svolge esclusivamente in aula o tramite webinar dal vivo, la tua capacità dipende interamente dalla tua disponibilità. Ogni nuovo cliente richiede nuove sessioni, maggiore preparazione e un maggiore impegno nella pianificazione. Questo crea un limite massimo.
A un certo punto, l'agenda si riempie. La crescita si arresta, a meno che non si assumano altri formatori o si inizi a rifiutare dei clienti. Molti fornitori di formazione di successo risolvono questo problema combinando la formazione in presenza con componenti digitali scalabili, come moduli teorici online e valutazioni online preliminari alla formazione.
Questo modello ibrido consente ai formatori di concentrare le loro sessioni dal vivo sulle interazioni più significative, mentre in sottofondo si svolge un processo di apprendimento scalabile.
2. Complessità operativa
Un'altra sfida si presenta quando i fornitori di formazione iniziano a lavorare con più clienti contemporaneamente.
Ogni cliente può avere un'identità aziendale, gruppi di partecipanti, requisiti di rendicontazione e versioni dei corsi diversi. Senza un sistema strutturato, la gestione di tutto ciò diventa ben presto complessa.
Spesso gli enti di formazione si ritrovano a gestire decine di fogli di calcolo, a inviare manualmente i certificati o a redigere rapporti per ogni cliente.
Le moderne piattaforme di formazione risolvono questo problema organizzando i corsi in ambienti strutturati, consentendo a ogni cliente di disporre di un portale personalizzato con il proprio marchio.
In questo modo, i contenuti, gli studenti e i report sono sempre ben organizzati, consentendo ai formatori di gestire ogni aspetto da un unico sistema centralizzato.
3. Nessun sistema di apprendimento standardizzato
Infine, molte aziende che offrono corsi di formazione non dispongono semplicemente di un processo di erogazione standardizzato.
I contenuti sono archiviati in file PowerPoint, PDF e cartelle condivise. Gli esami vengono svolti tramite strumenti separati, i certificati vengono creati manualmente e la generazione dei report richiede l'esportazione dei dati e la loro riformattazione per i clienti.
Il risultato è un numero eccessivo di strumenti, troppe operazioni manuali e un margine di errore troppo ampio.
Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) risolve questo problema riunendo in un'unica piattaforma la creazione dei corsi, le valutazioni, l'automazione e la reportistica. Invece di dover gestire diversi strumenti scollegati tra loro, tutto avviene in un unico posto.
Quando questi sistemi sono pensati per gli enti di formazione, consentono anche di riutilizzare i contenuti per diversi clienti, facendoti risparmiare ore di lavoro ogni settimana.
Una volta chiarite le basi operative, il passo successivo è ovvio: creare l’infrastruttura che consenta alla tua attività di formazione di crescere senza intoppi.
L'infrastruttura necessaria per far crescere un'azienda che si occupa di formazione
Dietro ogni attività di formazione scalabile c'è un sistema ben progettato. Ciò non significa necessariamente tecnologie complesse o team numerosi. Infatti, i fornitori di formazione di maggior successo spesso si affidano a processi semplici ma efficaci, supportati dalla piattaforma giusta.
Una solida infrastruttura formativa comprende solitamente quattro elementi fondamentali.
1. Contenuti formativi strutturati
Il primo passo verso la scalabilità consiste nel trasformare le vostre competenze in contenuti didattici strutturati e riutilizzabili.
Molti formatori iniziano tenendo lo stesso seminario più e più volte. Ogni sessione richiede preparazione, organizzazione e il ripetere le stesse spiegazioni. Questo metodo funziona quando si hanno pochi clienti, ma diventa presto insostenibile man mano che la domanda cresce.
Anziché impartire tutto in diretta, le tue conoscenze vengono suddivise in moduli didattici chiari che i partecipanti possono seguire in modo autonomo. Questi moduli possono includere spiegazioni, brevi video, esempi pratici o esercizi basati su casi concreti.
Ad esempio, un consulente in materia di sicurezza potrebbe suddividere la propria formazione in moduli quali:
Nozioni fondamentali sulla sicurezza sul lavoro.
Identificazione dei rischi.
Procedure di segnalazione degli incidenti.
Scenari pratici.
Una volta che questi contenuti sono disponibili in un formato strutturato, possono essere riutilizzati per diversi clienti e gruppi di partecipanti. Ciò significa che non è più necessario ricreare lo stesso corso di formazione ogni volta che si aggiunge una nuova azienda.
E questo è il primo grande passo verso la scalabilità.
2. Valutazioni e certificazioni
La formazione è importante, ma per molte organizzazioni la dimostrazione dei risultati raggiunti è importante tanto quanto la formazione stessa.
Le aziende hanno spesso bisogno di dimostrare che i propri dipendenti abbiano effettivamente compreso il materiale, specialmente in materia di conformità, sicurezza o nei settori regolamentati. È qui che valutazioni e le certificazioni diventano essenziali.
Le valutazioni aiutano a verificare se i partecipanti hanno effettivamente compreso i contenuti. Inoltre, mettono in luce eventuali lacune nelle conoscenze, il che può aiutare i formatori a migliorare i propri corsi nel tempo.
Per gli enti di formazione, gli esami e i quiz contribuiscono inoltre ad accrescere la credibilità. Anziché limitarsi ad affermare che i dipendenti hanno partecipato a un corso di formazione, è possibile dimostrare risultati misurabili. Ad esempio:
Tassi di superamento dell'esame di certificazione.
Punteggi medi per argomento.
Aree in cui i partecipanti incontrano difficoltà.
I certificati aggiungono un ulteriore valore aggiunto. I partecipanti ottengono un risultato concreto al completamento della formazione, mentre le organizzazioni dispongono di una documentazione che attesta la conformità dei propri dipendenti a determinati standard. In molti settori, tale attestazione è addirittura obbligatoria.
3. Rendicontazione trasparente
Se lavori con più clienti, ti sarà sicuramente capitato di trovarti in questa situazione: un cliente termina il corso di formazione e ti chiede: «Allora… come se la sono cavata i nostri dipendenti?»
Senza un sistema di rendicontazione strutturato, rispondere a questa domanda può richiedere molto tempo. Spesso i formatori si ritrovano a dover setacciare fogli di calcolo, esportare i risultati e preparare manualmente i resoconti.
Le aziende di formazione scalabili evitano questo problema integrando fin dall'inizio nel proprio sistema reportistica chiara.
Un buon resoconto ti permette di individuare rapidamente aspetti quali:
Tassi di completamento nei vari gruppi di partecipanti.
Risultati degli esami e percentuali di superamento.
Andamento nel tempo.
Lacune di conoscenza su argomenti specifici.
Per i consulenti, queste informazioni sono estremamente preziose. Consentono infatti di andare oltre la semplice erogazione di corsi di formazione e di fornire ai clienti una consulenza basata sui dati.
In altre parole, la rendicontazione trasforma i risultati della formazione in informazioni utili, un aspetto che i clienti apprezzano molto.
4. Gestione automatizzata
Infine, c'è quella parte della formazione che la maggior parte dei fornitori vorrebbe fosse meno dispendiosa in termini di tempo: le pratiche amministrative.
Invitare i partecipanti, inviare promemoria, correggere gli esami, generare attestati, monitorare il completamento dei corsi e così via. Queste attività possono sembrare di poco conto se prese singolarmente, ma nel loro insieme possono richiedere ore ogni settimana.
Per i piccoli team di formazione, questo carico di lavoro amministrativo può rapidamente trasformarsi in un ostacolo. L'automazione risolve questo problema.
Quando le attività amministrative vengono gestite automaticamente, il sistema è in grado di:
Invia inviti al corso ai partecipanti.
Ricorda agli studenti di completare la formazione.
Valuta le prove immediatamente.
Rilascia i certificati quando qualcuno supera la prova.
Tieni traccia dei progressi su più clienti.
Ciò riduce drasticamente il lavoro manuale e consente a un piccolo team di gestire centinaia o addirittura migliaia di studenti. Invece di dedicare il tuo tempo agli aspetti logistici, puoi concentrarti sul miglioramento dei contenuti formativi, sull'analisi dei risultati e sull'assistenza ai tuoi clienti.
Quando questi quattro elementi agiscono in sinergia, un'azienda che si occupa di formazione può crescere senza sovraccaricare il team. Ed è proprio qui che entra in gioco Easy LMS.
Come Easy LMS supporta le aziende che si occupano di formazione
Easy LMS è stato progettato appositamente per consulenti e fornitori di servizi di formazione che devono erogare programmi di formazione a più clienti contemporaneamente.
Per gli enti di formazione, diverse caratteristiche fanno davvero la differenza.
Innanzitutto, Easy LMS ti permette di creare accademie personalizzate: portali di formazione dedicati per ogni cliente. Ogni accademia può avere il proprio branding, URL e gruppi di partecipanti, offrendo ai clienti un'esperienza professionale e personalizzata.
In secondo luogo, gli enti di formazione possono riutilizzare i contenuti per diversi clienti. Un corso o un esame devono essere creati una sola volta. Può quindi essere adattato e implementato per più clienti, riducendo drasticamente i tempi di creazione dei contenuti.
In terzo luogo, Easy LMS offre
Infine, la piattaforma automatizza molte attività ripetitive – dalla correzione degli esami al rilascio di certificati – consentendo ai formatori di risparmiare tempo prezioso da dedicare al miglioramento dei contenuti e alla collaborazione con i clienti.
Queste funzionalità consentono anche ai team di formazione più piccoli di gestire centinaia o migliaia di partecipanti ogni mese senza aumentare il carico di lavoro amministrativo.
Ora vediamo passo dopo passo come realizzare questo sistema.
Passo dopo passo: come avviare un'attività di formazione scalabile
Creare un'attività di formazione scalabile non è cosa che si fa dall'oggi al domani. Tuttavia, seguendo un processo ben definito, potrai trasformare gradualmente le tue competenze in un sistema efficiente e replicabile.
Ecco come procedono molti enti di formazione di successo.
Passaggio 1: Scegli un argomento di formazione che possa essere ripetuto
Il primo passo consiste nell’individuare i corsi di formazione di cui le organizzazioni hanno bisogno con regolarità.
Tra questi argomenti figurano spesso:
Formazione sulla conformità.
Procedure di sicurezza.
Certificazioni professionali.
Competenze tecniche o operative.
I migliori argomenti di formazione scalabili risolvono un problema ricorrente per le aziende.
Ad esempio, molte organizzazioni devono formare i propri dipendenti ogni anno in materia di norme di sicurezza, protezione dei dati o standard di settore. Se la vostra formazione risponde a queste esigenze, è destinata a crescere naturalmente, poiché i clienti ne hanno bisogno regolarmente.
Fase 2: Trasformare le conoscenze in moduli strutturati
Invece di organizzare un unico lungo workshop, suddividi i contenuti in lezioni più brevi che i partecipanti possano seguire passo dopo passo.
Ad esempio:
Introduzione all'argomento.
Concetti fondamentali o norme.
Esempi pratici.
Casi di studio o scenari.
Questo approccio modulare rende la formazione più facile da gestire, aggiornare e riutilizzare per diversi clienti.
Passaggio 3: Aggiungi valutazioni e certificazioni
Le valutazioni confermano i risultati dell'apprendimento e forniscono ai partecipanti un obiettivo chiaro.
Gli esami possono comprendere domande a scelta multipla, domande basate su scenari o esercitazioni pratiche. La correzione automatizzata garantisce un riscontro immediato e una valutazione uniforme.
I certificati sono inoltre strumenti efficaci. Motivano i partecipanti e forniscono alle organizzazioni la documentazione relativa al completamento della formazione, aspetto particolarmente importante per i programmi di conformità.
Fase 4: Erogare la formazione tramite un LMS
A questo punto, un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) diventa indispensabile.
Per gli enti di formazione che operano a servizio di più aziende, questo sistema diventa la colonna portante dell'intera attività.
Passaggio 5: Distribuzione su scala
Una volta che la formazione è stata strutturata e resa disponibile in formato digitale, diventa molto più facile ampliarne la portata.
Puoi:
Aggiungere nuovi partecipanti senza necessità di preparativi aggiuntivi.
Offrire la stessa formazione ai nuovi clienti.
Fornire programmi di formazione su richiesta.
Espandersi a livello internazionale.
A questo punto, il tuo modello di business passa dalla «vendita di ore di formazione» alla fornitura di soluzioni di formazione scalabili. Ed è proprio qui che la crescita accelera davvero.
Esempi di modelli di business scalabili nel settore della formazione
Le attività di formazione scalabili possono assumere diverse forme. Ciò che le accomuna è un sistema strutturato che consente loro di servire numerosi clienti in modo efficiente.
Tra i modelli più diffusi figurano:
Fornitori di corsi di formazione sulla conformità
Queste aziende aiutano le imprese a rispettare le normative. I dipendenti seguono i corsi obbligatori e sostengono gli esami, dopodiché vengono rilasciati automaticamente i certificati.
Formazione orientata alla consulenza
I consulenti effettuano verifiche presso le organizzazioni dei clienti, individuano le lacune nelle competenze e assegnano moduli formativi mirati per colmarle.
Programmi di certificazione di settore
Gli enti di formazione elaborano programmi di certificazione che i professionisti devono seguire per mantenere le proprie qualifiche.
Ogni modello si avvale dell'apprendimento digitale per estendere le competenze oltre i confini tradizionali dell'aula. Tuttavia, anche con il modello giusto, espandere un'attività di formazione comporta comunque delle insidie.
Errori comuni nell'adattare l'allenamento
Molti fornitori di formazione iniziano a crescere con successo, ma poi si imbattono in difficoltà che si potrebbero evitare.
Un errore comune è cercare di personalizzare ogni cosa per ogni cliente. Sebbene la personalizzazione sia importante, una personalizzazione eccessiva diventa ben presto insostenibile.
I fornitori di formazione scalabile, invece, sviluppano contenuti di base standardizzati e poi adattano piccoli dettagli per ogni cliente.
Un altro errore è trascurare la rendicontazione e l'analisi dei dati. I clienti vogliono vedere i risultati. Dati chiari sui tassi di completamento, sui punteggi degli esami e sulle lacune di conoscenza rafforzano la tua credibilità e aiutano i clienti a giustificare gli investimenti nella formazione.
Infine, alcuni formatori sottovalutano l'importanza della facilità d'uso. Se gli amministratori hanno difficoltà a gestire i corsi o i partecipanti trovano la piattaforma poco intuitiva, il livello di adozione cala.
Le piattaforme semplici e intuitive spesso superano in termini di prestazioni i sistemi ricchi di funzionalità che richiedono una formazione approfondita.
Evitare questi errori garantisce che il tuo sistema di formazione rimanga sostenibile man mano che la tua clientela cresce.
Inizia a creare il tuo sistema di formazione scalabile con Easy LMS
Espandere un'attività nel settore della formazione significa creare un sistema che funzioni per te.
Con la struttura giusta, la tua esperienza potrà raggiungere centinaia o addirittura migliaia di studenti, garantendo al contempo un'elevata qualità e ottimi risultati.
Easy LMS aiuta proprio in questo i fornitori di formazione. Combinando corsi, esami, reportistica, automazione e accademie specifiche per cliente in un'unica piattaforma, semplifica il lato operativo dell'erogazione della formazione.
Invece di occuparti di fogli di calcolo e procedure manuali, puoi concentrarti su ciò che conta davvero: fornire conoscenze preziose e migliorare i risultati per i tuoi clienti.
Ed è proprio questo il vero fondamento di un'attività di formazione scalabile. Inizia oggi la tua prova gratuita.
