Online compliance-training voor leidinggevenden: een complete gids

Wat is een online compliance-training voor leidinggevenden?

Online compliance-training voor leidinggevenden wordt digitaal aangeboden en bereidt mensen in leidinggevende functies voor op het voldoen aan de wettelijke, regelgevende en ethische normen die hun functie vereist. Het is een specifiek onderdeel van bredere compliance-training, afgestemd op de extra verantwoordelijkheid die leidinggevenden dragen.

Dit is wat de versie voor leidinggevenden onderscheidt. Een gewone medewerker leert de regels die van toepassing zijn op zijn of haar eigen gedrag. Een leidinggevende leert diezelfde regels, plus wat hij of zij moet doen wanneer iemand in zijn of haar team deze regels overtreedt. Van hen wordt verwacht dat zij problemen signaleren, deze documenteren en op de juiste wijze escaleren. In veel gevallen worden zij persoonlijk aansprakelijk gesteld wanneer er onder hun verantwoordelijkheid iets misgaat.

Die verschuiving, van het naleven van de regels naar het handhaven ervan, vormt de kern van de compliance-training voor managers. Als u dit goed aanpakt, worden managers de schakel die ervoor zorgt dat compliance dagelijks functioneert. Als u het verkeerd aanpakt, hebt u de rest van het personeel wel getraind, maar de mensen die voor hen verantwoordelijk zijn, onvoorbereid gelaten.

Is compliance-training verplicht voor managers?

Vaak wel. Specifiek voor managers is compliance-training vaak wettelijk verplicht, en in sommige gevallen zijn de eisen voor managers strenger dan voor andere teamleden. Sommige opleidingen zijn voorgeschreven door wetgeving en toezichthouders, zoals de HIPAA-regels inzake patiëntgegevens en de AVG-vereisten voor gegevensbescherming. Andere opleidingen zijn verplicht op grond van het bedrijfsbeleid, waarbij de onderneming bepaalt dat haar managers moeten worden opgeleid om de organisatie tegen risico’s te beschermen.

U kunt er het veiligst vanuit gaan dat ten minste een deel van de compliance-training verplicht is voor uw managers, en dat de exacte vereisten afhangen van hun locatie, branche en functie. Aangezien deze regels veranderen en per regio verschillen, is het de moeite waard om de huidige verplichtingen die op uw specifieke situatie van toepassing zijn te verifiëren, in plaats van uit te gaan van een algemene vuistregel.

Wat moet een online compliance-training voor leidinggevenden omvatten?

De juiste onderwerpen zijn afhankelijk van uw branche en de werkomgeving van uw managers, maar vrijwel elk programma is opgebouwd rond dezelfde kerngebieden. Wat trainingen voor managers onderscheidt, is dat elk gebied een extra dimensie heeft: niet alleen de regels, maar ook de plicht van de manager om deze na te leven. Hieronder vindt u de onderwerpen die u moet opnemen.

Naleving van wet- en regelgeving

Dit vormt de basis. Managers moeten praktische kennis hebben van de wetten die van toepassing zijn op het werk van hun team en voldoende inzicht om te herkennen wanneer er een grens wordt overschreden. Afhankelijk van de branche kan dit onder meer betrekking hebben op wetgeving tegen discriminatie en intimidatie, regels inzake lonen en werktijden, veiligheidsnormen op de werkplek volgens OSHA en voorschriften inzake gezondheidsgegevens volgens HIPAA.

Leidinggevenden hoeven geen juristen te worden. Zij moeten voldoende weten om op dat moment de juiste beslissingen te nemen en te weten wanneer zij hulp moeten inroepen. Het doel is een leidinggevende die naar een situatie kan kijken en denkt: „Dit is een probleem dat wij op de juiste manier moeten aanpakken“, voordat het uitmondt in een formele klacht of een boete.

Ethisch leiderschap en gedrag op de werkplek

Managers zetten de toon voor hun teams; daarom moet dit onderdeel hen voorbereiden om het gedrag te tonen dat zij van anderen verwachten: eerlijkheid, oprechtheid, respect en consistentie. Besteed aandacht aan alledaagse situaties waarin het oordeelsvermogen het belangrijkst is, zoals het omgaan met belangenconflicten, het vermijden van bevoordeling bij beslissingen en het reageren op zorgen zonder vergeldingsmaatregelen.

Wanneer een leidinggevende goed omgaat met een grijs gebied, leert het hele team wat aanvaardbaar is. Wanneer zij dit slecht aanpakken, kan geen enkel beleidsdocument de schade ongedaan maken. Daarom hoort ethisch leiderschap thuis in de opleiding van elke leidinggevende, niet als een ‘nice-to-have’, maar als een kernvaardigheid.

Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

Leidinggevenden hebben vaak toegang tot meer gevoelige informatie dan de mensen die zij aansturen: personeelsdossiers, prestatiegegevens, klantgegevens en vertrouwelijke bedrijfsplannen. Die toegang brengt verantwoordelijkheid met zich mee. In dit onderdeel moeten de regels aan bod komen die van toepassing zijn op uw gegevens, zoals de AVG voor persoonsgegevens, samen met de dagelijkse gewoontes die informatie veilig houden: strenge toegangscontroles, het herkennen van phishing en social engineering, en precies weten wat u moet doen als gegevens openbaar worden gemaakt.

Indien uw organisatie volgens een erkende norm werkt, dienen leidinggevenden te begrijpen wat dit betekent voor de manier waarop zij met informatie omgaan. Eén onzorgvuldige klik door iemand met toegang op leidinggevend niveau kan veel goed werk tenietdoen, dus deze training is zeker zijn plaats waard.

Sectorspecifieke nalevingsvereisten

Naast algemene onderwerpen hebben de meeste sectoren hun eigen regels, en managers hebben training nodig die is afgestemd op hun specifieke werkomgeving. Managers in de gezondheidszorg hebben te maken met patiëntprivacy en klinische normen. Managers in de financiële dienstverlening moeten voldoen aan antiwitwasregels. Managers in de productiesector hebben te maken met gedetailleerde veiligheids- en milieuregels.

Algemene compliance-trainingen gaan hier niet op in, en juist hier schuilt vaak het echte risico. Stem dit onderdeel af op de regelgeving waarmee uw managers daadwerkelijk te maken hebben, zodat de training aansluit bij hun dagelijkse praktijk in plaats van een standaardchecklist te zijn.

Managerspecifieke taken: rapportage, documentatie en het afhandelen van klachten

Dit is het onderdeel dat de training voor managers onderscheidt van die voor medewerkers. Van managers wordt niet alleen verwacht dat zij de regels naleven. Er wordt van hen verwacht dat zij actie ondernemen wanneer anderen dat niet doen. Dat betekent dat zij moeten weten hoe zij een probleem kunnen herkennen, dit correct moeten documenteren en via het juiste kanaal moeten escaleren. Het betekent dat zij inzicht moeten hebben in hun eigen aansprakelijkheid, omdat managers persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld wanneer zij een probleem negeren dat zij hadden moeten aanpakken. En het betekent dat zij zorgvuldig met klachten moeten omgaan: deze serieus nemen, vertrouwelijk behandelen, de persoon die de klacht heeft ingediend beschermen tegen represailles en er follow-up aan geven.

Als u deze onderwerpen behandelt, heeft u een training ontwikkeld die aansluit bij wat de functie van een manager vereist. De samenstelling zal per bedrijf verschillen, maar het principe blijft hetzelfde: leer eerst de regels, en leer vervolgens de verantwoordelijkheid die gepaard gaat met het leiden van een team volgens die regels.

Best practices voor online compliance-training

Compliancetrainingen staan bekend als saai en vergeetbaar. Deze werkwijzen zorgen ervoor dat de training relevant en boeiend blijft en de tijd die managers erin investeren de moeite waard is.

Stem de training af op managementfuncties

De snelste manier om de aandacht van een manager te verliezen, is hem of haar te dwingen materiaal door te nemen dat niet op hem of haar van toepassing is. Een generieke cursus gericht op ‘alle medewerkers’ verspilt hun tijd en begraaft de belangrijke onderdelen onder de onderdelen die er niet toe doen. Stem de training in plaats daarvan af op de functie. Geef een afdelingshoofd de scenario’s waarmee hij of zij daadwerkelijk te maken krijgt. Geef een ploegleider de situaties die zich op de werkvloer voordoen.

Wanneer managers hun eigen realiteit in de training terugzien, letten zij beter op, onthouden zij meer en is de kans veel groter dat zij het geleerde in de praktijk brengen.

Maak gebruik van scenario-gebaseerd leren

Managers slagen zelden niet voor een compliance-toets omdat ze niet wisten dat een regel bestond. Ze slagen niet omdat ze niet weten hoe ze die moeten toepassen onder druk, in echte situaties, met een echt persoon voor zich. Scenario-gebaseerd leren dicht die kloof. In plaats van een manager te vragen een beleid uit het hoofd te leren, plaatst u hem of haar in een realistische situatie en vraagt u wat hij of zij zou doen: een medewerker meldt intimidatie, een collega vraagt om een regel te omzeilen, een datalek belandt op zijn of haar bureau.

Door deze situaties te doorlopen, ontwikkelt men het inzicht dat uit het hoofd leren nooit zal opleveren. Vooral voor managers, wier werk bestaat uit een voortdurende stroom van beslissingen, is dit de methode die echt blijft hangen.

Zorg dat de training doorlopend en actueel blijft 

Compliance-training heeft een beperkte houdbaarheid. Regelgeving verandert, er ontstaan nieuwe risico’s en zelfs goed aangeleerde stof vervaagt binnen enkele maanden. Een jaarlijkse, formele aanpak zorgt ervoor dat managers het grootste deel van het jaar op basis van verouderde kennis werken. Beschouw training daarom als een doorlopend proces.

Plan regelmatig opfriscursussen, werk uw materiaal bij zodra een regel verandert en maak gebruik van korte, gerichte check-ins tussen de grotere sessies door om de belangrijkste punten vers in het geheugen te houden. Een leerbeheersysteem (LMS) maakt dit goed beheersbaar, omdat u de inhoud één keer kunt bijwerken en deze vervolgens tegelijkertijd aan iedereen kunt verstrekken. Doorlopende training geeft bovendien een duidelijk signaal af: compliance maakt deel uit van de werkwijze van het team, en is geen jaarlijkse onderbreking.

Voordelen van het gebruik van een LMS voor online nalevingstraining

U kunt compliance-trainingen verzorgen via e-mail, spreadsheets en af en toe een persoonlijke sessie. Dit werkt prima, totdat u tientallen managers met verschillende functies, deadlines en opfriscycli moet bijhouden. Een LMS neemt u die last uit handen en levert u het bewijs dat de training daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Dit zijn de voordelen:

• Automatisering. Inschrijvingen, herinneringen en het versturen van certificaten verlopen volledig automatisch. U hoeft niemand handmatig achterna te zitten en hoeft niet handmatig aan te geven wie er achterloopt.

• Tracking en audittrajecten. U ziet wie wat heeft voltooid, wanneer en welke score is behaald. Wanneer een auditor of een klant om bewijs vraagt, is dat al beschikbaar.

• Certificering. Managers ontvangen na voltooiing een verifieerbaar certificaat, zodat hun status eenvoudig te controleren is en kan worden verlengd voordat deze verloopt.

• Eenvoudige updates. Regelgeving verandert. Met een LMS kunt u het materiaal één keer bijwerken en naar iedereen versturen, in plaats van alles opnieuw te moeten afdrukken of opnemen.

• Lagere kosten. Door trainingen online aan te bieden, bespaart u op reis-, locatie-, druk- en instructeurskosten, en kunt u met dezelfde inspanning veel meer mensen bereiken.

In plaats van te hopen dat uw managers aan de voorschriften voldoen, kunt u dit op verzoek aantonen, met de bijbehorende documentatie ter ondersteuning.

Hoe u een compliance-trainingsprogramma voor managers opzet

Een sterk programma is niet één enkele cursus die u eenmalig toewijst en vervolgens vergeet. Het is een herhaalbaar proces dat u kunt uitvoeren, meten en verbeteren. Of u nu uw eigen managers opleidt of trainingen verzorgt voor klantorganisaties, dezelfde vijf stappen zijn van toepassing.

1. Breng de verplichtingen en de hiaten in kaart
Begin met het in kaart brengen van de regels die voor uw managers gelden, op basis van hun sector, locatie en functie. Ga vervolgens na wat zij al weten. Een korte basisevaluatie laat zien waar de daadwerkelijke hiaten zich bevinden, zodat u de training kunt afstemmen op wat nodig is in plaats van te gissen.

2. Bepaal welke cursussen elke functie nodig heeft
Niet elke manager heeft dezelfde opleiding nodig. Een teamleider financiën en een magazijnsupervisor hebben te maken met verschillende regels. Breng de vereiste onderwerpen in kaart voor elke functie, zodat mensen de voor hen relevante onderwerpen krijgen en de overige kunnen overslaan.

3. Uitvoeren en bijhouden
Wijs de trainingen toe, stel duidelijke deadlines vast en houd de voortgang in realtime bij. Geautomatiseerde herinneringen zorgen voor een hoog voltooiingspercentage zonder dat u voortdurend achter mensen aan hoeft te gaan, en dankzij live-tracking ziet u wie op schema ligt en wie een duwtje in de rug nodig heeft.

4. Certificeer en bewijs voltooiing
Wanneer een manager slaagt, reikt u een verifieerbaar certificaat uit. Dit biedt u duidelijk, auditklaar bewijs dat de training heeft plaatsgevonden, wat van belang is wanneer een toezichthouder, een klant of uw eigen leidinggevenden om bewijs vragen.

5. Houd de training actueel
Compliance is nooit afgerond. Regels veranderen, teams veranderen en kennis vervaagt. Plan opfriscursussen, werk het materiaal bij naarmate de regelgeving verandert en herhaal de cyclus, zodat uw managers op de lange termijn compliant blijven, niet alleen op de dag dat zij voor het eerst slaagden.

Volg deze cyclus, en compliance-training is niet langer een last-minute-klus vlak voor een audit, maar wordt iets dat op de achtergrond verloopt. De eerste doorloop kost de meeste moeite. Daarna verfijnt u een systeem dat al werkt.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een platform voor compliance-trainingen voor managers

Als u compliance-trainingen online gaat verzorgen, bepaalt het platform dat u kiest hoeveel werk u zelf moet verrichten. Dit is vooral van belang wanneer u trainingen verzorgt voor meerdere groepen, zoals afdelingen, vestigingen of klantorganisaties. Overweeg prioriteit te geven aan de volgende functies:

• Rapportage en audittrajecten. U moet in één oogopslag kunnen zien wie de training heeft afgerond, wat de scores zijn en hoe de voortgang verloopt, en u moet duidelijke rapporten kunnen opvragen wanneer iemand om bewijs vraagt. Een krachtige rapportage maakt het verschil tussen het met vertrouwen aantonen van naleving en het haastig bij elkaar sprokkelen van bewijsmateriaal.

• Verifieerbare certificering. Zoek naar certificaten die kunnen worden gecontroleerd en bevestigd, zodat de status van een manager eenvoudig kan worden aangetoond en verlengd voordat deze verloopt.

• Eenvoudige inhoudsupdates. Regelgeving verandert regelmatig. U wilt het materiaal één keer bijwerken en dit vervolgens naar iedereen doorsturen, in plaats van cursussen en examens telkens helemaal opnieuw op te bouwen wanneer een regel verandert.

• Scheiding per groep. Als u meerdere teams of meerdere klanten opleidt, moet u hun deelnemers, inhoud en resultaten duidelijk gescheiden houden, zodat er geen informatie tussen groepen doorlekt en elke set resultaten eenvoudig te beheren blijft.

• White-labeling. Trainingen met uw eigen huisstijl, of die van uw klant, zien er professioneel uit en houden de aandacht waar die hoort. Een leeromgeving met uw eigen huisstijl wekt vertrouwen op een manier die een generieke omgeving niet kan evenaren.

• Prijzen die schaalvergroting niet benadelen. Prijzen per deelnemer lopen snel op wanneer u grote of groeiende groepen traint. Met een vast tarief kunt u cursisten toevoegen zonder dat de kosten de pan uit rijzen.

Stem het platform af op uw werkwijze, vooral als u trainingen aan klanten aanbiedt, en het platform wordt het middel waarmee u kunt opschalen.

Maak online compliance-trainingen met Easy LMS

Als u compliance-trainingen aanbiedt aan andere organisaties – of u nu een adviesbureau of een opleidingsaanbieder bent – dan is Easy LMS precies daarvoor ontworpen. Het is een LMS dat is ontwikkeld voor mensen die anderen opleiden, dus de functies sluiten naadloos aan bij uw werkwijze.

U kunt voor elke klant een aparte, volledig white-label-academie opzetten, compleet met eigen huisstijl en aangepaste URL, zodat elke klant een professionele leeromgeving krijgt die aanvoelt als zijn eigen omgeving. Dankzij herbruikbare inhoud kunt u een compliance-cursus één keer opstellen en deze vervolgens bij meerdere klanten inzetten, in plaats van deze telkens opnieuw vanaf nul op te bouwen. Dankzij rapportage per klant heeft elke klant realtime toegang tot zijn eigen resultaten, zodat hun beheerders de voltooiingspercentages en slagingspercentages kunnen controleren wanneer zij bewijs nodig hebben voor een audit of evaluatie, zonder dat zij daarvoor via u hoeven te gaan.

Certificering is ingebouwd en de prijsstelling is gebaseerd op een vast bedrag, zodat u niet per deelnemer betaalt, wat compliance-training betaalbaar houdt, zelfs voor uw grootste klanten. En omdat het platform voldoet aan de AVG en ISO 27001-gecertificeerd is, worden de gegevens van uw klanten verwerkt volgens een norm die kritische toetsing doorstaat, wat van groot belang is wanneer compliance het allerbelangrijkste is.

Start vandaag nogeen gratis proefperiode of boek uw demo van 30 minuten.