Formação online sobre conformidade para gestores: um guia completo

O que é a formação online em conformidade destinada a gestores?

A formação online em conformidade para gestores é ministrada em formato digital e prepara as pessoas que ocupam cargos de liderança para cumprirem as normas legais, regulamentares e éticas exigidas pelas suas funções. Trata-se de uma vertente específica de uma formação mais abrangente em conformidade, concebida tendo em conta a responsabilidade acrescida que recai sobre os gestores.

Eis o que distingue a versão destinada a gestores. Um colaborador comum aprende as regras que se aplicam à sua própria conduta. Um gestor aprende essas mesmas regras, além de saber o que fazer quando alguém da sua equipa as infringe. Espera-se que identifique problemas, os documente e os encaminhe corretamente. Em muitos casos, é considerado pessoalmente responsável quando algo corre mal sob a sua supervisão.

Essa mudança, de seguir as regras para as fazer cumprir, está no cerne da formação em conformidade para gestores. Se fizer isto bem, os gestores tornam-se a camada que mantém a conformidade a funcionar no dia-a-dia. Se o fizer mal, terá formado o resto da força de trabalho, mas deixará as pessoas responsáveis por ela despreparadas.

A formação em conformidade é obrigatória para os gestores?

Frequentemente, sim. Especificamente para os gestores, a formação em conformidade é frequentemente exigida por lei e, em alguns casos, os requisitos são mais rigorosos para os gestores do que para qualquer outro membro da equipa. Algumas formações são exigidas pela legislação e pelas entidades reguladoras, tais como as regras da HIPAA relativas aos dados dos doentes e os requisitos de proteção de dados do RGPD. Outras são exigidas pela política da empresa, em que a organização decide que os seus gestores devem receber formação para proteger a organização contra riscos.

A suposição mais segura é que, pelo menos, algum tipo de formação em conformidade é obrigatória para os seus gestores e que os requisitos exatos dependem da sua localização, setor e função. Uma vez que estas regras mudam e variam consoante a região, vale a pena confirmar as obrigações atuais que se aplicam à sua situação específica, em vez de se basear numa regra geral.

O que deve abranger a formação online em conformidade destinada a gestores?

Os temas adequados dependem do seu setor e do local onde os seus gestores trabalham, mas quase todos os programas são estruturados em torno das mesmas áreas fundamentais. O que distingue a formação para gestores é o facto de cada área incluir uma dimensão adicional: não se trata apenas das regras, mas também do dever do gestor de as fazer cumprir. Eis o que deve incluir.

Conformidade legal e regulamentar

Esta é a base. Os gestores precisam de um conhecimento prático das leis que regem o trabalho da sua equipa e de compreensão suficiente para reconhecer quando algo ultrapassa os limites. Dependendo da empresa, isso pode incluir legislação antidiscriminação e contra o assédio, regras relativas a salários e horários, normas de segurança no local de trabalho ao abrigo da OSHA e regras relativas a dados de saúde ao abrigo da HIPAA.

Os gestores não precisam de se tornar advogados. Precisam de saber o suficiente para tomar boas decisões no momento e para saber quando pedir ajuda. O objetivo é um gestor capaz de analisar uma situação e pensar: «Este é um problema que precisamos de resolver corretamente», antes que se transforme numa queixa formal ou numa multa.

Liderança ética e conduta no local de trabalho

Os gestores definem o tom para as suas equipas, pelo que esta secção deve prepará-los para dar o exemplo do comportamento que esperam: justiça, honestidade, respeito e coerência. Aborde as situações do dia a dia em que o discernimento é mais importante, como lidar com conflitos de interesses, evitar o favoritismo nas decisões e responder a preocupações sem retaliação.

Quando um gestor lida bem com uma situação ambígua, toda a equipa aprende o que é aceitável. Quando o faz mal, nenhum documento de política conseguirá reparar o dano. É por isso que a liderança ética deve fazer parte da formação de todos os gestores, não como algo opcional, mas como uma competência essencial.

Proteção de dados e segurança da informação

Os gestores têm frequentemente acesso a informações mais sensíveis do que as pessoas que gerem: registos de pessoal, dados de desempenho, detalhes de clientes e planos de negócios confidenciais. Esse acesso acarreta responsabilidades. Esta secção deve abranger as regras aplicáveis aos seus dados, tais como o RGPD para dados pessoais, juntamente com os hábitos quotidianos que mantêm a informação segura: controlos de acesso rigorosos, reconhecimento de phishing e engenharia social, e saber exatamente o que fazer caso os dados sejam expostos.

Se a sua organização opera de acordo com uma norma reconhecida, os gestores devem compreender o que isso implica na forma como lidam com a informação. Um único clique descuidado por parte de alguém com acesso ao nível de gestor pode anular muito do bom trabalho realizado, pelo que esta formação justifica plenamente a sua existência.

Requisitos de conformidade específicos do setor

Para além dos temas universais, a maioria dos setores tem as suas próprias regras, e os gestores necessitam de formação adaptada ao seu contexto específico. Os gestores do setor da saúde lidam com a privacidade dos doentes e com normas clínicas. Os gestores de serviços financeiros têm de cumprir as regras de combate ao branqueamento de capitais. Os gestores do setor industrial lidam com regulamentos detalhados em matéria de segurança e ambiente.

A formação genérica em conformidade não abrange estes aspetos, e é frequentemente aqui que reside o verdadeiro risco. Adapte esta secção aos regulamentos com que os seus gestores se deparam efetivamente, para que a formação reflita a sua realidade quotidiana, em vez de uma lista de verificação genérica.

Funções específicas dos gestores: elaboração de relatórios, documentação e tratamento de reclamações

Esta é a secção que distingue a formação de gestores da formação de colaboradores. Não se espera apenas que os gestores sigam as regras. Espera-se que ajam quando os outros não o fazem. Isso significa saber reconhecer um problema, documentá-lo adequadamente e encaminhá-lo através do canal correto. Significa compreender a sua própria responsabilidade, pois os gestores podem ser responsabilizados pessoalmente quando ignoram um problema que deveriam ter resolvido. E significa tratar as reclamações com cuidado: levá-las a sério, mantê-las confidenciais, proteger a pessoa que as apresentou contra retaliações e assegurar o acompanhamento.

Aborde estas áreas e terá criado uma formação que reflete o que a função exige de um gestor. A combinação poderá variar de empresa para empresa, mas o princípio mantém-se: ensine as regras e, em seguida, ensine a responsabilidade que advém de liderar uma equipa ao abrigo dessas regras.

Melhores práticas para a formação online em conformidade

A formação em conformidade tem a reputação de ser enfadonha e fácil de esquecer. Estas práticas mantêm-na relevante, envolvente e digna do tempo que os gestores nela investem.

Adapte a formação às funções de gestão

A forma mais rápida de perder a atenção de um gestor é obrigá-lo a assistir a conteúdos que não se aplicam a ele. Um curso genérico destinado a «todos os colaboradores» desperdiça o seu tempo e enterra as partes que importam sob as que não importam. Em vez disso, adapte a formação à função. Apresente a um chefe de departamento os cenários com que este se depara na prática. Apresente a um supervisor de turno as situações que surgem no local de trabalho.

Quando os gestores vêem a sua própria realidade refletida na formação, prestam atenção, retêm mais conhecimentos e são muito mais propensos a aplicá-los.

Recorra à aprendizagem baseada em cenários

Os gestores raramente falham no cumprimento das normas por não saberem que uma regra existia. Falham porque não sabem como aplicá-la sob pressão, em situações reais, com uma pessoa real à sua frente. A aprendizagem baseada em cenários colmata essa lacuna. Em vez de pedir a um gestor que memorize uma política, coloque-o numa situação realista e pergunte-lhe o que faria: um colaborador denuncia assédio, um colega pede-lhe para contornar uma regra, uma violação de dados chega à sua secretária.

A resolução destas situações desenvolve o discernimento que a memorização nunca conseguirá proporcionar. Para os gestores, em especial, cujo trabalho consiste num fluxo constante de decisões discricionárias, este é o formato que fica na memória.

Mantenha a formação contínua e atualizada 

A formação em conformidade tem um prazo de validade. As regulamentações mudam, surgem novos riscos e até mesmo o material bem aprendido desvanece-se ao fim de alguns meses. Uma abordagem de «marcar a caixa» uma vez por ano deixa os gestores a trabalhar com conhecimentos desatualizados durante a maior parte do ano. Em vez disso, trate a formação como um processo contínuo.

Programe sessões de atualização regulares, atualize o seu material assim que uma regra se alterar e recorra a sessões curtas e específicas entre as sessões mais extensas para manter os pontos-chave atualizados. Um sistema de gestão da aprendizagem (LMS) facilita esta tarefa, pois permite atualizar o conteúdo uma única vez e disponibilizá-lo a todos simultaneamente. A formação contínua também transmite uma mensagem: a conformidade faz parte da forma como a equipa trabalha, não é uma interrupção anual.

Vantagens da utilização de um LMS para formação em conformidade online

Pode realizar formação em conformidade por e-mail, folhas de cálculo e, ocasionalmente, em sessões presenciais. Isto funciona até ter de acompanhar dezenas de gestores em diferentes funções, prazos e ciclos de atualização. Um LMS alivia-lhe esse fardo e fornece-lhe prova de que a formação ocorreu.

Eis o que ganha:

• Automatização. As inscrições, os lembretes e a emissão de certificados decorrem de forma autónoma. Não é necessário perseguir as pessoas manualmente, nem assinalar manualmente quem está em atraso.

• Acompanhamento e registos de auditoria. Pode ver quem concluiu o que, quando e qual a pontuação obtida. Quando um auditor ou um cliente solicitar comprovativos, estes já estarão disponíveis.

• Certificação. Os gestores obtêm um certificado verificável após a conclusão, pelo que o seu estatuto é fácil de confirmar e renovar antes que caduque.

• Atualizações fáceis. A regulamentação muda. Um LMS permite-lhe atualizar o material uma única vez e disponibilizá-lo a todos, em vez de ter de reimprimir ou regravar nada.

• Custo reduzido. A disponibilização da formação online reduz os custos com deslocações, instalações, impressão e formadores, permitindo-lhe chegar a muito mais pessoas com o mesmo esforço.

Em vez de esperar que os seus gestores estejam em conformidade, pode demonstrá-lo, sempre que necessário, com registos que o comprovem.

Como criar um programa de formação em conformidade para gestores

Um programa sólido não é um curso único que atribui uma vez e depois esquece. É um processo repetível que pode executar, avaliar e melhorar. Quer esteja a formar os seus próprios gestores ou a ministrar formação a organizações clientes, aplicam-se os mesmos cinco passos.

1. Avalie as obrigações e as lacunas
Comece por identificar quais as regras que se aplicam aos seus gestores, com base no seu setor, localização e função. Em seguida, descubra o que eles já sabem. Uma breve avaliação inicial mostra-lhe onde estão as verdadeiras lacunas, para que possa estruturar a formação em torno do que é necessário, em vez de adivinhar.

2. Defina os cursos de que cada função necessita
Nem todos os gestores necessitam da mesma formação. Um responsável de equipa financeira e um supervisor de armazém enfrentam regras diferentes. Mapeie os tópicos necessários para cada função, para que as pessoas recebam o que lhes é relevante e ignorem o que não é.

3. Ministrar e acompanhar
Atribua a formação, estabeleça prazos claros e acompanhe o progresso à medida que este ocorre. Os lembretes automatizados mantêm as taxas de conclusão elevadas sem necessidade de insistência constante, e o acompanhamento em tempo real indica-lhe quem está dentro do prazo e quem precisa de um incentivo.

4. Certifique e comprove a conclusão
Quando um gestor for aprovado, emita um certificado verificável. Isto proporciona-lhe uma prova clara e pronta para auditoria de que a formação decorreu, o que é importante quando uma entidade reguladora, um cliente ou a sua própria direção solicitarem provas.

5. Mantenha-a atualizada
A conformidade nunca termina. As regras mudam, as equipas mudam e o conhecimento desvanece-se. Agende sessões de reciclagem, atualize o material à medida que os regulamentos mudam e repita o ciclo para que os seus gestores se mantenham em conformidade ao longo do tempo, e não apenas no dia em que foram aprovados pela primeira vez.

Siga este ciclo e a formação em conformidade deixará de ser uma correria antes de uma auditoria, passando a ser algo que decorre em segundo plano. A primeira aprovação é a que exige mais esforço. Depois disso, estará a aperfeiçoar um sistema que já funciona.

O que procurar numa plataforma para ministrar formação em conformidade a gestores

Se pretender realizar a formação em conformidade online, a plataforma que escolher determinará a quantidade de trabalho que terá de realizar. Isto é especialmente importante quando se ministra formação a vários grupos, tais como departamentos, locais ou organizações de clientes. Considere dar prioridade a estas funcionalidades:

• Relatórios e registos de auditoria. Precisa de ver, num relance, as conclusões, as pontuações e o progresso, e de obter registos claros quando alguém solicitar comprovativos. Relatórios sólidos são a diferença entre demonstrar a conformidade com confiança e ter de se apressar a reconstruí-la.

• Certificação verificável. Procure certificados que possam ser verificados e confirmados, para que o estatuto de um gestor seja fácil de comprovar e renovar antes do seu prazo de validade.

• Atualizações fáceis de conteúdos. Os regulamentos mudam frequentemente. O que pretende é atualizar o material uma única vez e disponibilizá-lo a todos, em vez de ter de recriar cursos e exames do zero sempre que uma regra mudar.

• Separação por grupo. Se formar várias equipas ou vários clientes, necessita de manter os seus participantes, conteúdos e resultados claramente separados, para que nada se misture entre grupos e cada conjunto de resultados se mantenha fácil de gerir.

• Marca branca. A formação que ostenta a sua própria marca, ou a do seu cliente, transmite profissionalismo e mantém o foco onde deve estar. Um ambiente de aprendizagem com a sua marca inspira confiança de uma forma que um ambiente genérico não consegue.

• Preços que não penalizam a escala. O preço por participante torna-se rapidamente dispendioso quando está a dar formação a grupos grandes ou em crescimento. Uma taxa fixa permite-lhe adicionar formandos sem ver os custos a subir.

Adapte a plataforma à sua forma de trabalhar, especialmente se ministrar formação a clientes, e a plataforma passará a ser o elemento que lhe permite expandir-se.

Crie formação online sobre conformidade com o Easy LMS

Se a formação em conformidade é algo que ministra a outras organizações, quer seja uma empresa de consultoria ou um prestador de formação, o Easy LMS foi concebido exatamente para isso. É um LMS concebido para pessoas que formam outras, pelo que as suas funcionalidades se alinham com a sua forma de trabalhar.

Pode criar uma academia separada e totalmente com marca branca para cada cliente, com a sua própria identidade de marca e URL personalizada, para que cada cliente disponha de um ambiente de aprendizagem profissional que pareça ser exclusivamente seu. O conteúdo reutilizável permite-lhe criar um curso de conformidade uma única vez e implementá-lo em vários clientes, em vez de o ter de recriar do zero de cada vez. Os relatórios por cliente proporcionam a cada um acesso em tempo real aos seus próprios resultados, para que os seus administradores possam verificar as conclusões e as taxas de aprovação sempre que precisarem de comprovativos para uma auditoria ou uma revisão, sem terem de passar por si.

A certificação está integrada e o preço é uma taxa fixa, pelo que não paga por participante, o que mantém a formação em conformidade acessível mesmo para os seus maiores clientes. E como a plataforma está em conformidade com o RGPD e possui certificação ISO 27001, os dados dos seus clientes são tratados de acordo com um padrão que resiste a qualquer escrutínio, o que é extremamente importante quando a conformidade é o objetivo principal.

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