Den hellige gral for oversettelser: flyt av enkeltelementer

Nye funksjoner har blitt distribuert, fortjeneste! Men vent, de er ennå ikke tilgjengelige for alle kunder, fordi de venter på oversettelse. Det er ikke ideelt. Hva gjør vi med det? Etter at vi oppnådde single item flow for utviklingsprosessen vår, har vi jobbet hardt for å oppnå det samme for oversettelsesprosessen med teamet vårt av frilansoversettere. En oppgave som til å begynne med virket umulig. Utfordring akseptert!

Utfordringen

Vi praktiserer Improvement Kata, som er en flott måte å jobbe mot store (tilsynelatende umulige) mål på, på en trinnvis og eksperimentell måte, slik at oppgaven blir mindre herkulisk.

Slik definerte vi utfordringen vår for oversettelser av nye funksjoner:

• Få til en enkelt elementflyt.

• Oversatt i løpet av en dag.

• Ingen tid brukt på å svare på spørsmål fra oversettelsesteamet.

• Ingen mer enn fem minutter brukt på å forberede pakken med enkeltelementer.

Vi ville ha mye! Hvor skulle vi begynne? Vi brøt ting ned, og begynte med å etablere to målbetingelser, den første etappen av maratonløpet vårt, om du vil:

1. Definer og mål tiden det tar å oversette et enkelt element til alle språk.

2. Få alle etiketter for nye funksjoner oversatt innen tre dager (på forespørsel).

Det var noe som kunne fungere?

Definere et enkelt element

På utviklingssiden

Et enkelt element er en funksjon som utvikles og distribueres. Vi ønsket å levere oversettelser for hver funksjon til oversettelsesteamet etter hvert som de ble tilgjengelige. Vi trengte en måte å pakke denne informasjonen på for levering.

Vi ønsket å levere oversettelser for hver funksjon til oversettelsesteamet etter hvert som de var tilgjengelige

Vi bruker Jira til å administrere utviklingsflyten vår, og kravene til hver funksjon skrives opp i det vi kaller en historie i Jira. Vi begynte med å legge til et nytt felt i hver historie, der utviklerne kunne legge til informasjon om nye etiketter eller sider de opprettet for den nye funksjonen. Vi koblet også nye etiketter til den tilhørende historien i databasen vår, slik at vi enkelt kunne sjekke hvilke etiketter som hørte til hvilken historie.

En ny status ble deretter lagt til i utviklingsflyten når en sak var online: behandling av oversettelser. Når en sak gikk gjennom denne statusen, ble det utløst en melding med innholdet i feltet som skulle sendes til oversettelsesteamet. Vi brukte en webhook til dette. Webhooks er en måte for apper å kommunisere med hverandre på når en spesifisert hendelse inntreffer. Dette var vår første iterasjon.

Vi oppdaget raskt at både det nye feltet og statusen lett ble glemt eller hoppet over, så vi laget et popup-vindu som ikke kunne ignoreres, og som dukket opp tidligere i prosessen når en historie gikk fra å være under testing til å bli distribuert.

Deretter fulgte noen (sunne?) diskusjoner om hva som var tilstrekkelig informasjon å gi oversetterne. De måtte ha en kontekst for det de oversatte, og forstå hvordan en ny funksjon oppfører seg. Vi konkluderte med at kommenterte skjermbilder sammen med en kort beskrivelse var ideelt. Å sende mange ord med teknisk sjargong var mindre bra.

Vi innså at vi allerede skriver en kort beskrivelse av hver historie for interne utgivelsesnotater, så ved å trekke denne automatisk til varselet sparte vi et trinn for utviklerne. Bilder var ikke inkludert i webhooken til å begynne med, så vi måtte legge dem til manuelt, og det var et problem. Så vi brukte litt tid på å få det til å fungere også.

Alle disse små skrittene begynte å bli til noe virkelig nyttig!

På oversettelsessiden

Når vi hadde en pakke med enkeltartikler klar, måtte vi bestemme oss for hvor vi skulle sende den. Upwork var vår primære måte å kommunisere med oversetterne på, på individuelt nivå. Vi støtter 24 språk, så det var viktig å gjøre oppsettet overkommelig. Siden vi uansett bruker Slack internt, inviterte vi hele frilansteamet til å bli med i et eget Slack-område for oversettere. Hver eneste en av dem takket ja. Dette var en game-changer!

Det var viktig å gjøre oppsettet overkommelig

Det var mye enklere å administrere når alle 24 teammedlemmene var samlet på ett sted, i et fellesskap. Vi opprettet en egen gruppekanal i Slack som vi sendte webhooks med nye oversettelser til, og språkkanaler for individuell kontakt.

Et eksempel på en av våre automatiserte Slack-meldinger

Den neste jobben var å kommunisere utfordringen og forventningene våre til oversetterne: å reagere på webhooksene etter hvert som de kommer, helst innen 24 timer. Vi var spente på hvordan dette ville bli mottatt, men teamet tilpasset seg raskt. Slack er ideelt for direktemeldinger, en rask tommel opp eller en hake. Vi fulgte opp med å utarbeide en liten oversettelsesmanual for å forklare hvordan vi ønsket at ting skulle fungere og hvorfor, og vi svarte på noen vanlige spørsmål. Vi festet denne til Slack-området, slik at teamet kunne slå opp i den ved behov.

Siden vi har utviklet og administrerer vårt eget oversettelsesverktøy, la vi også til et nytt filter for oversetterne, slik at de enkelt kunne finne etiketter for hver historie. Deretter gikk vi et skritt videre og la til en lenke i webhooken deres som førte dem direkte til det filtrerte utvalget.

Mål tidsinnstillingene

Med et system på plass måtte vi kunne måle fremdriften. Vi ville vite hvor raskt oversettelsene ble ferdigstilt, og vi ville ikke gjøre dette manuelt for hvert språk og hver historie som ble distribuert - livet er for kort! Derfor utviklet vi en måte å få en rapport fra databasen om oversettelsestiden per språk, per historie. Det er nå mulig med bare noen få klikk ... uten at vi trenger en utvikler! Det ga oss noen tall å regne på og litt å tenke på.

Reduser behandlingstiden

Ok, alt er på plass, men gjennomføringstiden er ikke som vi hadde håpet. Vi ba om mye da vi reduserte en gjennomføringstid på to uker til tre dager (med mål om én dag). Vi ville vite hva som hindret frilansteamet i å reagere på webhooksene etter hvert som de kom inn. Det var bare én måte å finne ut av det på, og det var å spørre. Så det gjorde vi, og svarene var overraskende.

Noen oversettere hadde en tendens til å samle oppdragene i grupper i stedet for å gå gjennom dem én og én, på grunn av problemer med Upworks tidsregistrering og bekymring for å overfakturere oss. Løsningen her var å oppfordre til manuell tidsregistrering. Vi stoler på teamet og ønsker å kompensere rettferdig for tiden de bruker på prosjektet vårt. Noen trengte rett og slett tid til å tilpasse seg den nye måten å jobbe på.

Vi fikk gjentatte klager på problemer med Slack-varslingene, eller pinger. Ikke alle teammedlemmene bruker Slack regelmessig. Etter å ha eksperimentert med ulike Slack-funksjoner som nøkkelord, omtaler, tagger og e-postvarsler, klarte vi å løse problemet. Vi la til en kanalomtale og nøkkelord i webhooken vår, som utløste både pinger og e-postmeldinger avhengig av preferansene til den enkelte oversetteren. Det betyr at ingen av dem vil gå glipp av oppdateringer i fremtiden!

Det kom også inn ønsker om endringer i oversettelsesverktøyet vårt for å gjøre livet enklere. De spurte, og vi lyttet! Vi har forbedret måten etiketter lagres på, slik at det går raskere å jobbe seg gjennom en liste. Vi har også forbedret filteret for å søke etter eksisterende, lignende etiketter, slik at det blir mer konsekvent. Vi har også lagt til et keep-alive-skript, slik at aktive økter i oversettelsesverktøyet ikke utløper etter 24 minutter, slik de gjorde tidligere.

Livet som frilanser kan være ensomt

Livet som frilanser kan være ensomt, og vi liker å vise teamet at de blir satt pris på, siden de er uvurderlige for oss og en viktig del av planene våre. Owlsome Knowly T-skjorter kan ha hjulpet med det, sammen med litt Slack-fellesskapsånd?

Suksess

Har vi klart utfordringen vår? Ikke ennå. Men det er ok. Vi har gjort store fremskritt i riktig retning, som vi ikke kunne ha forestilt oss for et år siden. Vi har også lært mye på veien. Oversetterne våre er en uvurderlig kilde til informasjon og tilbakemeldinger, både for oss og for hverandre. Vi har én enkelt saksflyt med en prosess for oversettelser. Teamet får riktig kontekst, noe som resulterer i raskere og bedre oversettelser for kundene våre. Det kaller vi en seier!

Teamet får riktig kontekst, noe som resulterer i raskere og bedre oversettelser for kundene våre

Vi er ikke så raske som vi definerte i utfordringen vår ennå, men vi nærmer oss. De fleste av språkene våre har oversettelser klare innen tre dager. Ved siste opptelling hadde vi oversettelser for 17 av 24 språk innen tre dager, fire fulgte kort tid etter, og bare tre av språkene hadde mer enn ti dager igjen.

Hva skjer nå? Vi holder deg oppdatert. Maratonet er ikke over. Vi jobber allerede med neste utfordring.