Den heliga graalen för översättningar: single item flow

Nya funktioner har distribuerats, vinst! Men vänta, de är ännu inte tillgängliga för alla kunder, eftersom de väntar på översättning. Det är inte idealiskt. Vad ska vi göra åt det? Sedan vi uppnådde single item flow för vår utvecklingsprocess har vi arbetat hårt för att uppnå samma sak för vår översättningsprocess, med vårt team av frilansöversättare. En uppgift som till en början verkade omöjlig. Utmaning accepterad!

Utmaningen

Vi övar Improvement Kata, som är ett utmärkt sätt att arbeta för att uppnå stora (till synes omöjliga) mål på ett stegvis och experimentellt sätt, så att uppgiften blir mindre herkulisk.

Så här definierade vi vår utmaning för översättningar av nya funktioner:

• Gå till single item flow.

• Översatt inom en dag.

• Ingen tid läggs på att svara på frågor från översättningsteamet.

• Inte mer än fem minuter läggs på att förbereda single item-paketet.

Vi ville ha mycket! Var ska vi börja? Vi bröt ner saker och ting och började med att fastställa två målvillkor, den första etappen i vårt maraton om du så vill:

1. Definiera och mät den tid det tar att översätta en enskild artikel till alla språk.

2. Få alla etiketter för nya funktioner översatta inom tre dagar (på begäran).

Det var något som gick att arbeta med.

Definiera ett enskilt objekt

På utvecklingssidan

Ett enskilt objekt är en funktion som utvecklas och driftsätts. Vi ville leverera översättningar för varje funktion till översättningsteamet när de blev tillgängliga. Vi behövde ett sätt att paketera den här informationen för leverans.

Vi ville leverera översättningar för varje funktion till översättningsteamet när de blev tillgängliga

Vi använder Jira för att hantera vårt utvecklingsflöde, och kraven för varje funktion skrivs upp i vad vi kallar en story i Jira. Vi började med att lägga till ett nytt fält i varje story, där utvecklarna kunde lägga till information om nya etiketter eller sidor som de skapat för den nya funktionen. Vi länkade också nya etiketter till deras story i vår databas, så att vi enkelt kunde kontrollera vilka etiketter som hörde till vilken story.

En ny status lades sedan till i utvecklingsflödet när en story var online: bearbetning av översättningar. När en story flyttades till den här statusen utlöstes ett meddelande med fältets innehåll som skickades till översättningsteamet. Vi använde en webhook för detta. Webhooks är ett sätt för appar att kommunicera med varandra när en viss händelse inträffar. Det här var vår första iteration.

Vi märkte snabbt att både det nya fältet och statusen lätt glömdes bort eller hoppades över, så vi gjorde det till ett popup-fönster som inte kunde ignoreras och som dök upp tidigare i processen när en story övergick från att testas till att distribueras.

Några (hälsosamma?) diskussioner följde om vad som var tillräcklig information att ge till översättarna. De behövde få ett sammanhang för det de översatte och förstå hur en ny funktion fungerar. Vi kom fram till att kommenterade skärmdumpar tillsammans med en kort beskrivning var idealiskt. Att skicka en massa ord med teknisk jargong var mindre bra.

Vi insåg att vi redan skriver en kort beskrivning av varje berättelse för interna release notes, så att dra detta till meddelandet automatiskt sparade ett steg för utvecklarna. Bilder ingick inte i webhooken från början, vi var tvungna att lägga till dem manuellt, och det var krångligt. Så vi ägnade lite tid åt att få det att fungera också.

Alla dessa små steg började leda till något riktigt användbart!

På översättningssidan

När vi hade ett paket med enstaka artiklar klart behövde vi bestämma vart vi skulle skicka det. Upwork var vårt primära sätt att kommunicera med översättarna på individnivå. Vi stöder 24 språk, så det var viktigt att göra installationen hanterbar. Eftersom vi ändå använder Slack internt bjöd vi in hela frilansteamet att gå med i ett särskilt Slack-utrymme för översättning. Varenda en av dem tackade ja. Det här var en game-changer!

Det var viktigt att göra installationen hanterbar

Att ha alla 24 teammedlemmar samlade på ett ställe, i en community, var så mycket enklare att hantera. Vi skapade en särskild gruppkanal i Slack för att skicka webhooks med nya översättningar till, och språkkanaler för enskilda kontakter.

Ett exempel på ett av våra automatiserade Slack-meddelanden

Nästa uppgift var att kommunicera vår utmaning och våra förväntningar med översättarna: att reagera på webhooks när de kommer, helst inom 24 timmar. Vi var nyfikna på hur detta skulle tas emot, men teamet anpassade sig snabbt. Slack är perfekt för snabbmeddelanden, en snabb tumme upp eller en bockmarkering. Vi följde upp med att ta fram en liten översättningsmanual för att förklara hur vi ville att saker och ting skulle fungera och varför, och svarade på några vanliga frågor. Vi fäste den i Slack-utrymmet så att teamet kunde hänvisa till den när det behövdes.

Eftersom vi byggde och hanterar vårt eget översättningsverktyg gjorde vi en annan förändring för översättarna genom att lägga till ett nytt filter för dem, så att de enkelt kunde hitta etiketter för varje berättelse. Sedan tog vi det ett steg längre och lade till en länk i deras webhook som skulle ta dem direkt till det filtrerade urvalet.

Mät tidsinställningarna

När vi hade ett system på plats behövde vi kunna mäta framstegen. Vi ville veta hur snabbt översättningarna blev klara. Vi ville inte göra det här manuellt för varje språk och för varje berättelse som distribuerades, livet är för kort! Så vi skapade ett sätt att få en rapport från databasen om översättningstiderna per språk, per berättelse. Det är nu möjligt med bara några klick ... utan att behöva en utvecklare! Det gav oss några siffror att räkna på och en del att tänka på.

Minska handläggningstiden

Ok, allt är på plats, men leveranstiden är inte vad vi hade hoppats på. Vi frågade mycket när vi minskade en två veckors behandlingstid till tre dagar (strävade efter en dag). Vi ville veta vad som höll frilansteamet tillbaka från att agera på webhooks när de kom in. Det fanns bara ett sätt att ta reda på det, och det var att fråga. Så vi gjorde det, och svaren var överraskande.

En del översättare tenderade att lägga upp uppdragen i grupper i stället för att arbeta igenom dem en i taget, på grund av problem med Upworks tidrapporteringssystem och oro för att de skulle överdebitera oss. Lösningen här var att uppmuntra till manuell tidsloggning. Vi litar på teamet och vill kompensera dem rättvist för den tid de lägger ner på vårt projekt. Vissa behövde helt enkelt tid för att anpassa sig till det nya arbetssättet.

Vi fick återkommande klagomål om problem med Slack-meddelanden, eller pingar. Alla teammedlemmar använder inte Slack regelbundet. Efter att ha experimenterat med olika Slack-funktioner som nyckelord, omnämnanden, taggar och e-postmeddelanden lyckades vi lösa problemet. Vi lade till ett kanalomnämnande och nyckelord i vår webhook, som utlöste både pingar och e-postmeddelanden beroende på den enskilda översättarens preferenser. Det betyder att ingen av dem skulle missa uppdateringar i framtiden!

Det kom också in önskemål om ändringar i vårt översättningsverktyg för att göra livet enklare. De frågade, och vi lyssnade! Vi har förbättrat sättet som etiketter sparas på, så att det går snabbare att arbeta igenom en lista. Sedan förbättrade vi filtret för att söka efter befintliga liknande etiketter, för att hjälpa till att hålla konsekvensen. Vi har också lagt till ett keep-alive-skript, så att aktiva sessioner i översättningsverktyget inte upphör efter 24 minuter som de brukade göra.

Livet som frilansare kan vara ensamt

Livet som frilansare kan vara ensamt, och vi vill gärna låta teamet veta att de är uppskattade, eftersom de är ovärderliga för oss och en integrerad del av våra planer. Owlsome Knowly T-shirts kan ha hjälpt till med det, tillsammans med lite Slack-gemenskapsanda?

Framgång

Klarade vi vår utmaning? Nej, inte än. Men det är okej. Vi har gjort stora framsteg i rätt riktning, som vi inte kunde föreställa oss för ett år sedan. Vi har också lärt oss en hel del på vägen. Våra översättare är en ovärderlig källa till information och feedback, både för oss och för varandra. Vi har ett enda flöde med en process på plats för översättningar. Teamet får rätt sammanhang, vilket resulterar i snabbare och bättre översättningar för våra kunder. Det kallar vi en vinst!

Teamet får rätt sammanhang, vilket resulterar i snabbare och bättre översättningar för våra kunder

Vi är inte så snabba som vi definierade i vår utmaning ännu, men vi närmar oss. Majoriteten av våra språk har översättningar klara inom tre dagar. Vid den senaste räkningen hade vi översättningar för 17 av 24 språk inom tre dagar, fyra följde kort därefter, och bara tre var försenade i mer än 10 dagar.

Vad händer härnäst? Vi håller dig underrättad. Maratonloppet är inte över. Vi arbetar redan på nästa utmaning.