Tjekliste for krav til et læringsstyringssystem (LMS)

Hvad er krav til et LMS?

LMS-krav er de funktioner, muligheder og tekniske specifikationer, du har brug for i et learning management system for at kunne gennemføre din træning succesfuldt. Betragt dem som din indkøbsliste. Inden du sammenligner udbydere, skal du beslutte, hvad platformen skal kunne, hvad der ville være rart at have, og hvad du kan undvære.

Hvis du får dette på plads tidligt, undgår du en dyr fejl. Når du kender dine krav på forhånd, kan du se igennem salgstalen, sammenligne platforme på dine egne vilkår og undgå at betale for virksomhedsfunktioner, du aldrig kommer til at bruge. Værre end at betale for meget er det at tilmelde sig noget, der ikke kan det, du faktisk har brug for, og en klar liste sikrer, at du selv har kontrol over den beslutning.

Krav kan normalt inddeles i nogle få grupper:

• Funktionelle: hvad systemet kan.

• Tekniske: hvordan det kører og forbliver sikkert.

• Forretningsmæssige: hvordan det understøtter dine forretningsmæssige mål, såsom branding og rapportering til klienter.

Nedenfor har vi omsat det til en praktisk tjekliste, som du kan arbejde dig igennem, én kategori ad gangen.

Tjekliste for LMS-krav

Vi har inddelt kravene i fem kategorier, begyndende med det, som er vigtigst, når du underviser flere klienter, og bevæger os derefter videre mod de tekniske detaljer. Brug denne liste som din hovedliste: Læs hvert afsnit, og noter derefter, hvilke krav der er uundværlige for din virksomhed, og hvilke du kan springe over.

Her er en hurtigoversigt:

Vi gennemgår hvert af disse krav, ser på, hvad de betyder i praksis, og forklarer, hvorfor de er vigtige, når din virksomhed træner andre virksomheder. Gennemgå kategorierne nedenfor, og brug derefter tjeklisten til at holde styr på pointtællingen.

Indhold og kursusudvikling

Alt begynder med indhold, så det er hér, de fleste platforme står og falder for en træningsvirksomhed. Der er egentlig to spørgsmål her: kan du få dit materiale ind i systemet, og kan du tilpasse og genanvende det, når det først er der?

Opbygning og import af indhold

Dit LMS bør give dig mulighed for at oprette kurser, eksamener og quizzer fra bunden, og lige så vigtigt er det, at du kan importere det materiale, du allerede har, så du ikke skal begynde forfra. Se efter et udvalg af spørgsmålstyper, såsom multiple-choice og udfyld tomme felter, så du kan teste viden ordentligt frem for at nøjes med det ene format, som platformen tilfældigvis understøtter. Hvis du skifter fra et andet LMS, eller hvis dine klienter leverer indhold opbygget i en standard som SCORM eller xAPI, skal du kontrollere, at du kan importere det uden problemer frem for at skulle genopbygge det. Det er et spørgsmål, der nemt kan stilles til en leverandør på et tidligt tidspunkt, men som kan blive en ubehagelig overraskelse, hvis det først opdages sent.

Strukturering og genanvendelse

Da du underviser forskellige klienter med forskellige behov, er der to ting, som sparer dig for megen tid. Den første er læringsforløb: at arrangere indholdet i en bestemt rækkefølge, således deltagere gennemgår det, som du har til hensigt. Det andet er genanvendelse af indhold. Når du kan kopiere et kursus og tilpasse det til en anden klient frem for at opbygge det fra bunden, betaler hver time, du investerer i godt materiale, sig igen og igen. Tjek også, at platformen understøtter de læringsmodeller, du bruger, uanset om det er onlinekurser i eget tempo, kortfattet mikrolæring eller en blanding af online- og fysiske sessioner.

Deltager- og adgangsstyring

I det øjeblik en ny klient tilmelder sig, skal du hurtigt få deres medarbejdere i gang med træningen. Et godt LMS giver dig mulighed for at tilmelde deltagere og give adgang med få klik, via e-mail eller masseimport, uden at det kræver tekniske færdigheder. Den hurtighed er forskellen mellem en problemfri onboarding og en frustreret klient.

Administrering af mange klienter på én gang betyder, at man skal holde deres deltagere tydeligt adskilt. Sørge for, at systemet giver mulighed for at organisere grupper pr. klient, således én klients data aldrig blander sig med en andens, og du altid kan se præcis, hvem der hører til hvor. Administratorroller er også vigtige: Hvis kolleger hjælper dig med at analysere resultater eller administrere indhold, vil du gerne delegere adgang uden at give dem fuld adgang til alt. Endelig sikrer et sikkert og enkelt login, herunder single-sign-on, at deltagere ikke sidder fast, og at du slipper for at skulle håndtere nulstilling af adgangskoder.

Rapportering, KPI’er og certificering

Det er hér, du beviser din værdi. For de fleste konsulentvirksomheder og træningsudbydere handler det om at vise klienter, at deres medarbejdere rent faktisk har lært noget. Dit LMS bør give dig visuelle oversigtspaneler med de nøgletal, som betyder noget: beståelses- og dumpeprocenter, gennemsnitsscorer, gennemførelsesprocent og udstedte certifikater – alt sammen på et øjeblik frem for at være begravet i et regneark.

De bedste platforme giver dine klienter mulighed for selv at få adgang til disse resultater i realtid, når de ønsker det. Denne on-demand-gennemsigtighed skaber tillid og sparer dig for rollen som mellemled i rapporteringen. Se også efter indsigt på indholdsniveau, så du kan se, hvilke spørgsmål der volder problemer for deltagerne, og hvor et kursus skal forbedres – netop den analyse af videnshuller, som dine klienter stoler på, at du leverer.

Sørg for, at du kan eksportere resultater for at dele dem eller indsætte dem i din egen rapportering, og at systemet automatisk udsteder certifikater, når en deltager består, således overholdelse af reglerne og bevis for gennemførelse klarer sig selv.

Branding og white-labeling

Når du træner andre virksomheder, skal oplevelsen føles som om den tilhører dem, ikke en softwareleverandør, de aldrig har hørt om. White-labeling gør det muligt. Se efter muligheden for at oprette en separat akademi med hver klients eget brand, med deres farver, logo og skrifttyper, således deltagere føler sig helt hjemme.

De bedste platforme går et skridt videre og lader dig bruge en brugerdefineret URL eller dit eget domæne, således der ikke er spor af tredjepartsbranding at se. For en lille træningsvirksomhed er det netop dette, som får dig til at fremstå som en etableret og skræddersyet løsning for hver enkelt klient, uden at det koster noget at udvikle noget skræddersyet. Det er en lille detalje, der gør meget for dit omdømme.

Teknik, sikkerhed og support

Du behøver ikke at være teknisk kyndig for at få denne del på plads, men der er et par ting, som er værd at tjekke, inden du forpligter dig. De kan inddeles i tre grupper: hvordan platformen hostes, hvordan den beskytter og leverer dine data tilbage, samt de daglige praktiske forhold, som sikrer, at træningen kører.

Hosting og implementering

Vælg et cloudbaseret LMS, således der ikke er noget, som skal installeres eller vedligeholdes. Du logger ind, og så virker det – opdateringer og sikkerhed kører i baggrunden, og du kan være i gang på en dag frem for at vente i måneder. Selvhosting, hvor LMS'et ligger på dine egne servere, er alternativet, men det passer egentlig kun til store organisationer med strenge regler for datalagring og et IT-team til at drive det. For en lille træningsvirksomhed er der sjældent grund til selvhosting, og en velrenommeret cloud-platform, som opbevarer dine data inden for EU, imødegår den bekymring, som tidligere fik mange til at vælge selvhosting. Hvis en klient nogensinde rejser spørgsmålet, er det som regel den forsikring, de har brug for.

Sikkerhed og dataejerskab

Hvad angår sikkerhed, skal du tjekke, at platformen overholder GDPR og tager databeskyttelse alvorligt. Certificeringer som ISO 27001 er et godt tegn, fordi du håndterer andre virksomheders medarbejderdata, og de forventer, at du beskytter dem. Det er også værd at tjekke, om du kan hente dine data og dit indhold ud igen. At kunne eksportere dine resultater og materialer betyder, at du aldrig er låst fast, og hvis du nogensinde beslutter at skifte til en anden platform, kan du tage dit arbejde med dig frem for at skulle begynde forfra.

Adgang og support

Et par praktiske hverdagsaspekter fuldender billedet. Da deltagerne måske lærer på en bærbar computer ved deres skrivebord eller på en telefon i pausen, bør platformen være mobilvenlig og tilgængelig for alle og helst overholde anerkendte retningslinjer for tilgængelighed. Hvis dine klienter opererer i mere end ét land, sikrer flersproget support, at alle kan lære på deres eget sprog. Glem ikke supporten: Selv den mest brugervenlige platform giver anledning til spørgsmål fra tid til anden, så gratis, hurtig hjælp fra leverandøren er guld værd, især når du ikke har dit eget IT-team.

Andre LMS-funktioner, som er værd at overveje

De fem ovenstående kategorier dækker det, som de fleste konsulentfirmaer og træningsudbydere stoler på. Ud over disse vil du se, at platforme reklamerer med en længere liste af ekstrafunktioner. Ingen af dem er uundværlige, men afhængigt af hvordan du arbejder, kan en eller to være vigtige for dig, så det er værd at vide, hvad de er.

• Social læring: diskussionsfora og interaktion mellem kursister, hvor de kommenterer og deler indhold. Nyttigt, hvis du ønsker, at undervisningen skal føles som et samarbejde snarere end en ensom oplevelse.

• Gamificering: point, badges og ranglister, som belønner fremskridt. Det kan øge engagementet og gennemførelsesprocenten.

• Personlig læring: indhold, som tilpasser sig den enkelte deltagers rolle eller fremskridt. Mere almindeligt i store kursusbiblioteker end i målrettet, kundespecifik træning.

Hvis to platforme ligger side om side med hensyn til de centrale krav, kan den rigtige ekstrafunktion være afgørende. Lad bare ikke en lang liste over funktioner aflede din opmærksomhed fra de få ting, som din virksomhed er afhængig af hver dag.

Når du ved, hvad du skal se efter, gør lidt forberedelse det endelige valg meget nemmere.

Hvad du skal gøre, inden du vælger et LMS

Tjeklisten fortæller dig, hvad du skal kigge efter. Dette afsnit handler om først at få styr på dit eget hus, således du vælger ud fra, hvad din virksomhed har brug for, snarere end hvilken demo imponerede dig mest. Gennemgå disse fire trin, inden du begynder at booke demoer.

Kortlæg dine klienters videnshuller

Din træning eksisterer for at lukke videnshullet mellem det, dine klienters medarbejdere ved nu, og det, de har brug for at vide. Før du vælger en platform, skal du få klarhed over disse videnshuller. Hvilke færdigheder eller complianceemner dukker op igen og igen? Hvad beder dine klienter hele tiden om? Det giver dig et indblik i, hvad dit indhold skal dække, og hvilke LMS-funktioner såsom evalueringer, rapportering og certificering – du vil få mest brug for.

Skil mellem "must-haves" og "nice-to-haves"

Gå tjeklisten igennem igen og markér hvert krav som afgørende eller valgfrit for din virksomhed. Akademier med dit brand og rapportering rettet mod klienterne kan være ufravigelige krav, mens gamification kan være en dejlig ekstrafunktion, du ikke har brug for endnu. Denne ene øvelse forhindrer dig i at betale for meget for en virksomhedsplatform eller falde for funktioner, du aldrig kommer til at bruge.

Fastlæg et realistisk budget

Priserne på LMS varierer meget, og modellerne er forskellige: Nogle opkræver betaling pr. aktiv bruger, andre pr. deltager, og andre igen et fast gebyr. Lav et groft overslag over, hvor mange deltagere du har i en typisk måned, og hvad du komfortabelt kan bruge. Vurder derefter dette i forhold til den tid, et LMS sparer dig. Mange udbydere af træning mener, at de timer, som spares på administration, bedømmelse og rapportering, mere end retfærdiggør omkostningerne.

Definer det resultat, du sælger

Du sælger ikke egentlig kurser, du sælger et resultat: trænede, certificerede og regeloverholdende medarbejdere samt beviset herpå. Vær konkret omkring, hvordan succes ser ud for dine klienter, for det afgør, hvilke funktioner der er vigtige. Hvis certificering og revisionsklare dokumenter er resultatet, kommer rapportering og certifikater øverst på din liste. Lad resultatet styre kravene, ikke omvendt.

Når dine krav er defineret og dine prioriteter er klare, er du klar til at se, hvordan vores platform lever op til dem.

Sådan opfylder Easy LMS disse krav

Vi har udviklet Easy LMS netop til denne type opgaver: at træne medarbejdere i andre virksomheder i stor skala uden et teknisk team. Det er derfor ikke overraskende, at det passer perfekt til tjeklisten ovenfor. Her er, hvordan brikkerne falder på plads.

Indholdet er nemt at oprette og nemt at genanvende, således du kan tilpasse et kursus eller en eksamen til en ny klient frem for at begydne fra bunden. Du kan oprette lige så mange brandede akademier, som du har klienter – hver med sine egne farver, logo og tilpassede URL – således hver klient får en oplevelse, som føles som deres egen. Det er nemt at få deltagere med: Inviter dem via e-mail eller masseimport, giv hver klient sit eget akademi, og deleger administratoradgang til en kollega for de akademier, hvor det er en fordel.

Når det gælder dokumentation af resultater, viser visuelle rapporter beståelsesprocenter, pointtal og certifikater på alle niveauer, og du kan give klienterne adgang i realtid til deres egne data, når de ønsker det. Certifikater udstedes automatisk, når en deltager består. Bag det hele ligger en cloudbaseret, GDPR-kompatibel og ISO 27001-certificeret platform, som er mobilvenlig, tilgængelig på mere end 23 sprog og bakkes op af gratis support på alle abonnementer. Der kræves ingen installation og ingen IT-afdeling.

Den bedste måde at finde ud af, om det passer til dig, er at prøve det. Begynd en gratis prøveperiode, eller book en demo, og se, hvordan det håndterer din træning med dine klienter i tankerne.