Checklista för krav på ett lärplattformssystem (LMS)

Vad är kraven på ett LMS?

LMS-kraven är de funktioner, möjligheter och tekniska specifikationer som du behöver från ett lärplattformssystem för att kunna genomföra din utbildning på ett framgångsrikt sätt. Tänk på dem som din inköpslista. Innan du jämför leverantörer bestämmer du vad plattformen måste kunna göra, vad som skulle vara bra att ha och vad du kan klara dig utan.

Att få detta rätt från början sparar dig från ett dyrt misstag. När du känner till dina krav i förväg kan du se igenom säljargumenten, jämföra plattformar utifrån dina egna villkor och undvika att betala för företagsfunktioner som du aldrig kommer att använda. Ännu värre än att betala för mycket är att teckna ett abonnemang på något som inte kan göra det enda du faktiskt behöver, och en tydlig lista ser till att du själv har kontroll över det beslutet.

Kraven kan vanligtvis delas in i några grupper:

• Funktionella: vad systemet gör.

• Tekniska: hur det fungerar och hålls säkert.

• Affärsmässiga: hur det stöder dina affärsmål, till exempel varumärkesbyggande och rapportering till kunder.

Nedan har vi omvandlat detta till en praktisk checklista som du kan gå igenom, en kategori i taget.

Checklistan för LMS-krav

Vi har delat in kraven i fem kategorier, med utgångspunkt i det som är viktigast när du utbildar flera kunder och sedan vidare till de tekniska detaljerna. Använd detta som din huvudlista: läs igenom varje avsnitt och notera sedan vilka krav som är nödvändiga för din verksamhet och vilka du kan hoppa över.

Här är en snabböversikt:

Vi går igenom vart och ett av dessa krav, tittar på vad de innebär i praktiken och förklarar varför de är viktiga när ditt företag utbildar andra företag. Gå igenom kategorierna nedan och använd sedan checklistan för att hålla koll på poängen.

Innehåll och kursutveckling

Allt börjar med innehåll, så det är här som de flesta plattformar står och faller för ett utbildningsföretag. Det handlar egentligen om två frågor: kan du lägga in ditt material i systemet, och kan du anpassa och återanvända det när det väl finns där?

Skapa och importera innehåll

Ditt LMS bör låta dig skapa kurser, prov och frågesporter från grunden, och lika viktigt är att du kan importera det material du redan har, så att du inte behöver börja om från början. Se till att det finns ett brett utbud av frågetyper, till exempel flervalsfrågor och luckfrågor, så att du kan testa kunskaperna på rätt sätt istället för att nöja dig med det enda format som plattformen råkar stödja. Om du byter från ett annat LMS, eller om dina kunder förser dig med innehåll som är skapat i en standard som SCORM eller xAPI, kontrollera att du kan importera det utan problem istället för att behöva bygga om det. Det är en enkel fråga att ställa till leverantören i ett tidigt skede, men en obehaglig överraskning att upptäcka i ett senare skede.

Strukturera och återanvända

Eftersom du utbildar olika kunder med olika behov finns det två saker som sparar dig mycket tid. Den första är inlärningsvägar: att ordna innehållet i en specifik ordning så att deltagarna går igenom det precis som du avsett. Det andra är återanvändning av innehåll. När du kan kopiera en kurs och anpassa den för en annan kund istället för att bygga upp den från grunden, lönar sig varje timme du investerar i bra material om och om igen. Kontrollera också att plattformen stöder de inlärningsmodeller du använder, oavsett om det handlar om onlinekurser i egen takt, korta mikrolärningsmoduler eller en blandning av online- och fysiska sessioner.

Deltagar- och åtkomsthantering

Så fort en ny kund tecknar avtal måste du snabbt få deras medarbetare igång med utbildningen. Ett bra LMS låter dig registrera deltagare och bevilja åtkomst med några få klick, via e-post eller massimport, utan att det krävs några tekniska kunskaper. Denna snabbhet är skillnaden mellan en smidig onboarding och en frustrerad kund.

Att hantera många kunder samtidigt innebär att hålla deras deltagare tydligt åtskilda. Se till att det finns möjlighet att organisera grupper per kund, så att en kunds data aldrig blandas ihop med en annans och du alltid kan se exakt vem som hör hemma var. Administratörsroller är också viktiga: om kollegor hjälper dig att analysera resultat eller hantera innehåll vill du delegera åtkomst utan att lämna över nycklarna till allt. Slutligen förhindrar en säker och enkel inloggning, inklusive enkel inloggning (SSO), att deltagarna fastnar och att du behöver hantera återställningar av lösenord.

Rapportering, nyckeltal och certifiering

Det är här du bevisar ditt värde. För de flesta konsultföretag och utbildningsleverantörer handlar det om att visa kunderna att deras medarbetare faktiskt har lärt sig något. Ditt LMS bör ge dig visuella översiktspaneler med de nyckeltal som är viktiga: andel godkända och underkända, genomsnittliga poäng, andel som fullföljt utbildningen och utfärdade certifikat – allt på ett ögonblick istället för gömt i ett kalkylblad.

De bästa plattformarna låter dina kunder själva få tillgång till dessa resultat, i realtid, när de vill. Denna tillgänglighet på begäran bygger förtroende och befriar dig från rollen som mellanhand i rapporteringen. Leta också efter insikter på innehållsnivå, så att du kan upptäcka vilka frågor som ställer till problem för deltagarna och var en kurs behöver förbättras – vilket är precis den kunskapsgapsanalys som dina kunder förlitar sig på att du ska tillhandahålla.

Se till att du kan exportera resultaten för att dela dem eller använda dem i din egen rapportering, och att systemet utfärdar certifikat automatiskt när någon klarar kursen, så att efterlevnad och bevis på avslutad kurs sköter sig själva.

Varumärkesanpassning och white-labeling

När du utbildar andra företag ska upplevelsen kännas som om den tillhör dem, inte en mjukvaruleverantör som de aldrig har hört talas om. White-labeling gör det möjligt. Se till att det finns möjlighet att skapa en separat akademi med varje kunds varumärke, med deras färger, logotyp och typsnitt, så att deltagarna känner sig som hemma.

De bästa plattformarna går ett steg längre och låter dig använda en anpassad URL eller din egen domän, så att inga spår av tredjepartsvarumärken syns. För ett litet utbildningsföretag är det just detta som får dig att framstå som etablerat och skräddarsytt för varje kund, utan att det kostar något att bygga något anpassat. Det är en liten detalj som betyder mycket för ditt rykte.

Teknik, säkerhet och support

Du behöver inte vara tekniskt kunnig för att hantera den här delen rätt, men det finns några saker som är värda att kontrollera innan du bestämmer dig. De kan delas in i tre grupper: hur plattformen är hostad, hur den skyddar och återlämnar dina data, samt de praktiska detaljerna som håller utbildningen igång.

Hosting och driftsättning

Välj ett molnbaserat LMS så att du slipper installera eller underhålla något. Du loggar in och det fungerar direkt; uppdateringar och säkerhet sköts i bakgrunden, och du kan vara igång på en dag istället för att vänta i månader. Egen drift, där LMS-systemet ligger på dina egna servrar, är alternativet, men det passar egentligen bara stora organisationer med strikta regler för datalagring och ett IT-team som sköter driften. För ett litet utbildningsföretag finns det sällan skäl att välja egen hosting, och en ansedd molnplattform som lagrar dina data inom EU undanröjer den oro som tidigare fick många att välja egen hosting. Om en kund någonsin ställer frågan är det oftast den försäkran de behöver.

Säkerhet och äganderätt till data

När det gäller säkerhet bör du kontrollera att plattformen uppfyller GDPR och tar dataskydd på allvar. Certifieringar som ISO 27001 är ett gott tecken, eftersom du hanterar andra företags medarbetardata och de förväntar sig att du skyddar dem. Det är också värt att kontrollera att du kan få ut dina data och ditt innehåll igen. Att kunna exportera dina resultat och ditt material innebär att du aldrig blir låst, och om du någonsin bestämmer dig för att byta till en annan plattform kan du ta med dig ditt arbete istället för att behöva börja om från början.

Åtkomst och support

Några praktiska vardagsaspekter rundar av helheten. Eftersom deltagarna kan lära sig på en bärbar dator vid sitt skrivbord eller på en mobil under rasten bör plattformen vara mobilvänlig och tillgänglig för alla, helst enligt erkända riktlinjer för tillgänglighet. Om dina kunder är verksamma i fler än ett land gör flerspråkig support att alla kan lära sig på sitt eget språk. Och glöm inte bort supporten: även den enklaste plattformen ger upphov till frågor då och då, så kostnadsfri, lyhörd hjälp från leverantören är guld värd, särskilt när du inte har ett eget IT-team.

Andra LMS-funktioner att beakta

De fem kategorierna ovan täcker det som de flesta konsultföretag och utbildningsleverantörer förlitar sig på. Utöver dessa kommer du att se plattformar som marknadsför en längre lista med extrafunktioner. Ingen av dem är nödvändig, men beroende på hur du arbetar kan en eller två vara viktiga för dig, så det är värt att veta vad de är.

• Socialt lärande: diskussionsforum och interaktion mellan deltagare, där deltagarna kommenterar och delar innehåll. Användbart om du vill att utbildningen ska kännas som ett samarbete snarare än en ensam aktivitet.

• Gamifiering: poäng, märken och topplistor som belönar framsteg. Det kan öka engagemanget och andelen som fullföljer utbildningen.

• Personanpassat lärande: innehåll som anpassas efter varje deltagares roll eller framsteg. Vanligare i stora kursbibliotek än i fokuserad, kundspecifik utbildning.

Om två plattformar ligger jämnt när det gäller de grundläggande kraven kan rätt extrafunktion avgöra valet. Låt bara inte en lång lista med funktioner avleda din uppmärksamhet från de få saker som ditt företag förlitar sig på varje dag.

När du väl vet vad du ska leta efter blir det slutgiltiga valet mycket enklare med lite förberedelse.

Vad du bör göra innan du väljer ett LMS

Checklistan visar vad du ska leta efter. Det här avsnittet handlar om att först få ordning på det egna företaget, så att du väljer utifrån vad ditt företag behöver snarare än vilken demo som imponerade mest på dig. Gå igenom dessa fyra steg innan du börjar boka demos.

Kartlägg dina kunders kunskapsluckor

Syftet med er utbildning är att överbrygga klyftan mellan vad era kunders medarbetare kan idag och vad de behöver kunna. Innan ni väljer en plattform måste ni kartlägga dessa kunskapsluckor. Vilka färdigheter eller regleringsfrågor återkommer gång på gång? Vad frågar dina kunder om hela tiden? Det ger dig en bild av vad ditt innehåll behöver täcka och vilka LMS-funktioner – som utvärderingar, rapportering och certifiering – du kommer att använda mest.

Skill mellan vad som är nödvändigt och vad som är önskvärt

Gå igenom checklistan och markera varje krav som nödvändigt eller valfritt för din verksamhet. Varumärkesanpassade akademier och rapportering riktad mot kunderna kan vara oundgängliga, medan gamification kan vara ett trevligt tillägg som du inte behöver just nu. Denna övning hindrar dig från att betala för mycket för en företagsplattform eller falla för funktioner som du aldrig kommer att använda.

Fastställ en realistisk budget

Priserna på LMS varierar kraftigt, och prismodellerna skiljer sig åt: vissa tar betalt per aktiv användare, andra per deltagare och vissa har en fast avgift. Räkna ut ungefär hur många deltagare du har under en typisk månad och hur mycket du bekvämt kan lägga på detta. Jämför sedan det med den tid som ett LMS sparar åt dig. Många utbildningsleverantörer anser att den tid som sparas in på administration, betygsättning och rapportering mer än väl motiverar kostnaden.

Definiera det resultat du säljer

Du säljer egentligen inte kurser, du säljer ett resultat: utbildade, certifierade och regelöverensstämmande medarbetare, samt bevis som styrker detta. Var tydlig med vad framgång innebär för dina kunder, eftersom det avgör vilka funktioner som är viktiga. Om certifiering och revisionsklara dokument är resultatet hamnar rapportering och certifikat högst upp på din lista. Låt resultatet styra kraven, inte tvärtom.

När dina krav är definierade och dina prioriteringar tydliga är du redo att se hur vår plattform står sig.

Hur Easy LMS uppfyller dessa krav

Vi har utvecklat Easy LMS just för den här typen av arbete: att utbilda anställda på andra företag i stor skala, utan ett tekniskt team. Det är därför ingen överraskning att det stämmer väl överens med checklistan ovan. Så här passar delarna ihop.

Innehållet går snabbt att skapa och är enkelt att återanvända, så du kan anpassa en kurs eller ett prov för en ny kund istället för att börja från grunden. Du kan skapa lika många varumärkesanpassade akademier som du har kunder, var och en med egna färger, logotyp och anpassad URL, så att varje kund får en upplevelse som känns som deras egen. Det är enkelt att få deltagare att delta: bjud in dem via e-post eller massimport, ge varje kund sin egen akademi och delegera administratörsbehörighet till en kollega för de akademier där det behövs.

När det gäller att visa resultat visar visuella rapporter godkännandegrader, poäng och certifikat på varje nivå, och du kan ge kunderna tillgång i realtid till sina egna data när de vill. Certifikat skickas ut automatiskt när någon klarar kursen. Och bakom allt detta ligger en molnbaserad, GDPR-kompatibel och ISO 27001-certifierad plattform som är mobilvänlig, tillgänglig på mer än 23 språk och med gratis support i alla abonnemang. Ingen installation och ingen IT-avdelning krävs.

Det bästa sättet att ta reda på om det passar är att prova. Starta en gratis provperiod eller boka en demo, och se hur det hanterar din utbildning med dina kunder i fokus.