Checklist met vereisten voor een leermanagementsysteem (LMS)

Wat zijn de LMS-vereisten?

LMS-vereisten zijn de functies, mogelijkheden en technische specificaties die je in een leermanagementsysteem nodig hebt om je training succesvol te kunnen verzorgen. Beschouw ze als je boodschappenlijstje. Voordat je aanbieders met elkaar vergelijkt, bepaal je wat het platform moet kunnen, wat een extra voordeel zou zijn en wat eerder overbodig is.

Door dit in een vroeg stadium duidelijk te formuleren, voorkomt je een kostbare fout. Wanneer je jouw vereisten van tevoren kent, kan je door de verkooppraatjes heen kijken, platformen op basis van je eigen voorwaarden vergelijken en voorkomen dat je betaalt voor enterprise-functies die je nooit zal gebruiken. Erger nog dan te veel betalen, is een abonnement nemen op iets dat niet biedt wat je daadwerkelijk nodig hebt, en een duidelijke lijst zorgt ervoor dat je die beslissing zelf in handen houdt.

De vereisten kunnen opgedeeld worden in een aantal categorieën:

• Functioneel: wat het systeem doet.

• Technisch: hoe het werkt en beveiligd wordt.

• Zakelijk: hoe het jouw commerciële doelstellingen ondersteunt, zoals branding en rapportage voor klanten.

Hieronder hebben we dat omgezet in een praktische checklist die je stap voor stap kan doorlopen, categorie per categorie.

De checklist met LMS-vereisten

We hebben de vereisten ingedeeld in vijf categorieën, te beginnen met wat het belangrijkst is wanneer je meerdere klanten traint, en vervolgens verdergaand naar de technische details. Gebruik dit als je hoofdlijst: lees elk gedeelte door en noteer vervolgens welke vereisten onmisbaar zijn voor jouw bedrijf en welke je kan overslaan.

Hier volgt de beknopte versie:

We zullen elk van deze vereisten meer in detail bekijken, nagaan wat ze in de praktijk betekenen en uitleggen waarom ze belangrijk zijn wanneer jouw bedrijf trainingen verzorgt voor andere bedrijven. Overloop de categorieën hieronder en gebruik vervolgens de checklist om je score bij te houden.

Het ontwikkelen van inhoud en cursussen

Alles begint met inhoud en dit is dan ook de factor die voor een trainingsbedrijf het verschil maakt tussen succes en mislukking. Er zijn in feite twee vragen: kan je jouw materiaal in het systeem invoeren, en kan je het, zodra het daar staat, bewerken en opnieuw gebruiken?

Inhoud opstellen en importeren

Je LMS moet je in staat stellen om cursussen, examens en quizzen helemaal zelf op te bouwen, en – net zo belangrijk – je moet het materiaal dat je al hebt, kunnen importeren, zodat je niet helemaal opnieuw moet beginnen. Zoek naar een breed aanbod aan vraagtypes, zoals meerkeuzevragen en invuloefeningen, zodat je alle kennis op de juiste manier kan toetsen in plaats van genoegen te nemen met het enige formaat dat het platform toevallig ondersteunt. Als je overstapt van een ander LMS, of als je klanten je inhoud aanleveren die is opgebouwd volgens een standaard zoals SCORM of xAPI, controleer dan of je deze naadloos kan importeren in plaats van deze opnieuw op te moeten bouwen. Dit is een vraag die je in een vroeg stadium gemakkelijk aan een leverancier kan stellen, maar die later voor een onaangename verrassing kan zorgen.

Structureren en hergebruiken

Aangezien je verschillende klanten met uiteenlopende behoeften traint, zijn er twee zaken die je veel tijd besparen. De eerste betreft leertrajecten: het rangschikken van inhoud in een specifieke volgorde, zodat de deelnemers deze doorlopen zoals jij dat wilt. Het tweede is het opnieuw gebruiken van inhoud. Wanneer je een cursus kan kopiëren en aanpassen voor een andere klant in plaats van deze opnieuw te ontwikkelen, werpt elk uur dat je in goed materiaal investeert keer op keer zijn vruchten af. Controleer ook of het platform de leermodellen ondersteunt die jij gebruikt, of het nu gaat om online cursussen in eigen tempo, hapklare microlearning of een combinatie van online en persoonlijke sessies.

Deelnemers- en toegangsbeheer

Zodra een nieuwe klant zich aanmeldt, moet je hun werknemers snel aan een training laten deelnemen. Met een goed LMS kan je deelnemers inschrijven en toegang verlenen met slechts enkele muisklikken, via e-mail of bulkimport, zonder dat daarvoor technische kennis vereist is. Die snelheid maakt het verschil tussen een vlotte onboarding en een gefrustreerde klant.

Het beheren van meerdere klanten tegelijk betekent dat je hun deelnemers duidelijk gescheiden moet houden. Let op de mogelijkheid om groepen per klant te organiseren, zodat de gegevens van de ene klant zich nooit mengen met die van een andere, en je altijd precies kan zien wie waar thuishoort. Beheerdersrollen zijn ook belangrijk: als collega’s je helpen bij het analyseren van de resultaten of het beheren van de inhoud, wil je toegang delegeren zonder de volledige controle uit handen te geven. Tot slot voorkomt een veilige en eenvoudige aanmelding, inclusief single sign-on, dat deelnemers vastlopen en dat je voortdurend vragen over het opnieuw instellen van wachtwoorden moet beantwoorden.

Rapportage, KPI’s en certificering

Hier bewijs je jouw waarde. Voor de meeste adviesbureaus en trainingsaanbieders draait het erom klanten te laten zien dat hun werknemers daadwerkelijk iets hebben geleerd. Je LMS moet je visuele dashboards bieden met de statistieken die ertoe doen: slagingspercentages, gemiddelde scores, voltooiingspercentages en uitgereikte certificaten – allemaal in één oogopslag, in plaats van verborgen in een spreadsheet.

De beste platformen bieden je klanten de mogelijkheid om zelf, in realtime en wanneer zij maar willen, toegang te krijgen tot deze resultaten. Die on-demand inzichten bouwen vertrouwen op en besparen je de rol van tussenpersoon bij de rapportage. Zoek ook naar inzichten op inhoudsniveau, zodat je kan zien bij welke vragen mensen struikelen en op welke punten een cursus verbetering vraagt, dat is precies de analyse van kennistekorten waarvoor je klanten op jou rekenen.

Zorg ervoor dat je resultaten kan exporteren om deze te delen of in je eigen rapportages op te nemen, en dat het systeem automatisch certificaten uitgeeft wanneer iemand slaagt, zodat compliance en het bewijs van voltooiing automatisch geregeld zijn.

Branding en white-labeling

Wanneer je andere bedrijven traint, moet de ervaring aanvoelen alsof deze van hen is, en niet van een softwareleverancier waarvan zij nog nooit hebben gehoord. White-labeling maakt dat mogelijk. Zoek naar de mogelijkheid om voor elke klant een aparte academie met eigen branding te creëren, met hun kleuren, logo en lettertypes, zodat deelnemers zich meteen thuis voelen.

De beste platformen gaan nog een stap verder en bieden je de mogelijkheid om een aangepaste URL of je eigen domein te gebruiken, zodat er geen branding van derden te zien is. Voor een klein trainingsbedrijf zorgt dit ervoor dat je een gevestigde indruk maakt en op maat werkt voor elke klant, zonder de kosten die gepaard gaan met het ontwikkelen van een volledig op maat gemaakt systeem. Het is een klein detail dat veel bijdraagt aan je reputatie.

Technische aspecten, beveiliging en ondersteuning

Je hoeft niet technisch onderlegd te zijn om dit onderdeel goed te regelen, maar er zijn een paar zaken die je het best kan controleren voordat je een keuze maakt. Deze kunnen onderverdeeld worden in drie categorieën: hoe het platform wordt gehost, hoe het jouw gegevens beschermt en teruggeeft, en de dagelijkse praktische zaken die ervoor zorgen dat de trainingen vlot verlopen.

Hosting en implementatie

Kies voor een cloudgebaseerd LMS, zodat je niets hoeft te installeren of te onderhouden. Je logt in en het werkt, updates en beveiliging verlopen op de achtergrond, en je kan binnen een dag aan de slag in plaats van maanden te moeten wachten. Zelfhosting, waarbij het LMS op jouw eigen servers draait, is het alternatief, maar dit is eigenlijk alleen geschikt voor grote organisaties met strenge regels inzake gegevensopslag en een IT-team om het te beheren. Voor een klein trainingsbedrijf zijn de redenen voor zelfhosting zelden van toepassing, en een gerenommeerd cloudplatform dat je gegevens binnen de EU bewaart, neemt de bezorgdheid weg die mensen vroeger ertoe aanzette om voor een interne oplossing te kiezen. Mocht een klant deze kwestie ooit aan de orde stellen, dan is dat doorgaans de geruststelling die nodig was.

Beveiliging en eigendom van gegevens

Wat betreft beveiliging: controleer of het platform voldoet aan de AVG en gegevensbescherming serieus neemt. Certificeringen zoals ISO 27001 zijn een goed teken, omdat je omgaat met personeelsgegevens van andere bedrijven en zij van jou verwachten dat je deze veilig bewaart. Het is ook de moeite waard om na te gaan of je jouw gegevens en inhoud weer kan terugkrijgen. Als je jouw resultaten en materialen kan exporteren, zit je nooit vast aan een platform, en mocht je ooit besluiten over te stappen naar een ander platform, dan kan je jouw werk meenemen in plaats van helemaal opnieuw te moeten beginnen.

Toegang en ondersteuning

Enkele praktische aspecten voor dagelijks gebruik maken het plaatje compleet. Aangezien deelnemers mogelijk op een laptop aan hun bureau of op hun telefoon tijdens hun pauze leren, moet het platform mobielvriendelijk en voor iedereen toegankelijk zijn, en idealiter voldoen aan erkende richtlijnen voor toegankelijkheid. Als je klanten in meer dan één land actief zijn, zorgt meertalige ondersteuning ervoor dat iedereen in zijn eigen taal kan leren. En vergeet de ondersteuning niet: zelfs bij het eenvoudigste platform rijzen er af en toe vragen, dus gratis, snelle hulp van de leverancier is van onschatbare waarde, vooral wanneer je geen eigen IT-team hebt.

Andere LMS-functies om in overweging te nemen

De vijf bovenstaande categorieën omvatten de functies waarop de meeste adviesbureaus en trainingsaanbieders vertrouwen. Daarnaast zal je zien dat platformen reclame maken voor een lange lijst met extra’s. Geen enkele daarvan is essentieel, maar afhankelijk van jouw werkwijze kunnen één of twee daarvan voor jou belangrijk zijn, het is dus de moeite waard om te weten wat deze zijn.

• Sociaal leren: discussieforums en interactie tussen deelnemers, waarbij deelnemers inhoud becommentariëren en delen. Nuttig als je wilt dat de training een gevoel van samenwerking creëert in plaats van een solitaire ervaring.

• Gamificatie: punten, badges en ranglijsten die de vooruitgang belonen. Dit kan de betrokkenheid en het aantal afgeronde cursussen verhogen.

• Gepersonaliseerd leren: inhoud die zich aanpast aan de functie of voortgang van elke deelnemer. Dit komt vaker voor in grote cursusbibliotheken dan in gerichte, klantspecifieke trainingen.

Als twee platformen qua kernvereisten ongeveer gelijk zijn, kan de juiste extra functie de doorslag geven. Laat je echter niet door een lange lijst met functies afleiden van de paar zaken waarop je bedrijf dagelijks rekent.

Zodra je weet waar je op moet letten, maakt een beetje voorbereiding de uiteindelijke keuze een stuk eenvoudiger.

Wat je moet doen voordat je een LMS kiest

De checklist geeft aan waar je op moet letten. In dit gedeelte moet je eerst je eigen zaken op orde brengen, zodat je een keuze kan maken op basis van wat jouw bedrijf nodig heeft, in plaats van op basis van de demo die je het meest heeft geïmponeerd. Doorloop deze vier stappen voordat je demo’s gaat boeken.

Breng de kennistekorten van je klanten in kaart

Je trainingen zijn bedoeld om de kloof te dichten tussen wat de werknemers van je klanten nu weten en wat zij moeten weten. Voordat je een platform kiest, moet je duidelijkheid krijgen over die tekorten. Welke vaardigheden of compliance-onderwerpen komen steeds weer terug? Waar vragen je klanten steeds weer om? Dit geeft je inzicht in de onderwerpen die je inhoud moet behandelen en op welke LMS-functies, zoals testen, rapportage en certificering, je het meest zal vertrouwen.

Maak onderscheid tussen onmisbare en extra functies

Neem de checklist nogmaals door en markeer elke vereiste als essentieel of optioneel voor je bedrijf. Een academie met je eigen branding en rapportages voor klanten zijn wellicht onmisbaar, terwijl gamificatie een leuke extra kan zijn die je op dit moment nog niet nodig hebt. Deze ene oefening voorkomt dat je te veel betaalt voor een enterprise-platform of dat jij je laat verleiden door functies die je nooit zal gebruiken.

Stel een realistisch budget vast

De prijzen van LMS-systemen lopen sterk uiteen en de prijsmodellen verschillen: sommige rekenen per actieve gebruiker, andere per deelnemer en weer andere hanteren een vast tarief. Bereken bij benadering hoeveel deelnemers je in een gemiddelde maand hebt en wat je zonder problemen kan uitgeven. Weeg dat vervolgens af tegen de tijd die een LMS je bespaart. Veel trainingsaanbieders vinden dat de uren die worden bespaard op administratie, beoordeling en rapportage de kosten ruimschoots rechtvaardigen.

Bepaal het resultaat dat je verkoopt

Je verkoopt eigenlijk niet echt cursussen, je verkoopt een resultaat: getrainde, gecertificeerde, aan de voorschriften beantwoordende werknemers, en het bewijs daarvan. Wees specifiek over wat succes voor jouw klanten inhoudt, want dat bepaalt welke functies belangrijk zijn. Als certificering en auditdocumentatie het beoogde resultaat zijn, komen rapportage en certificaten bovenaan je lijst te staan. Laat het beoogde resultaat de vereisten bepalen, en niet andersom.

Nu je vereisten zijn gedefinieerd en je prioriteiten duidelijk zijn, ben je klaar om te zien hoe ons platform hieraan voldoet.

Hoe Easy LMS aan deze vereisten voldoet

Wij hebben Easy LMS speciaal voor dit soort werk ontwikkeld: het op grote schaal trainen van werknemers bij andere bedrijven, zonder dat daarvoor een technisch team nodig is. Het is dan ook geen verrassing dat het platform naadloos aansluit bij de bovenstaande checklist. Hieronder lees je hoe de verschillende onderdelen in elkaar passen.

Inhoud kan snel aangemaakt worden en is gemakkelijk opnieuw te gebruiken, zodat je een cursus of examen kan aanpassen voor een nieuwe klant in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. Je kan evenveel academies met je eigen branding maken als je klanten hebt, elk met eigen kleuren, logo en aangepaste URL, zodat elke klant een ervaring krijgt die echt op hen is afgestemd. Deelnemers aanmelden is eenvoudig: nodig hen uit via e-mail of bulkimport, geef elke klant zijn eigen academie en delegeer de beheerdersrechten aan een collega voor elke academie wanneer dat nuttig is.

Als het gaat om het aantonen van resultaten, tonen visuele rapporten slagingspercentages, scores en certificaten op elk niveau, en kan je klanten op elk gewenst moment realtime toegang geven tot hun eigen gegevens. Certificaten worden automatisch verstuurd zodra iemand slaagt. En aan de basis hiervan ligt een cloudgebaseerd, AVG-conform en ISO 27001-gecertificeerd platform dat mobielvriendelijk is, beschikbaar is in meer dan 23 talen en bij elk abonnement wordt ondersteund door gratis ondersteuning. Er is geen installatie en geen IT-afdeling nodig.

De beste manier om te weten of het bij jou past, is door het uit te proberen. Start een gratis proefperiode of boek een demo, en ontdek hoe het jouw trainingen afhandelt met je klanten in gedachten.