Liste de contrôle des exigences d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS)

Quelles sont les exigences relatives à un LMS ?

Les exigences d’un LMS correspondent aux fonctionnalités, aux capacités et aux spécifications techniques dont vous avez besoin pour dispenser efficacement vos formations. Considérez-les comme votre liste de critères. Avant de comparer les différents fournisseurs, vous devez déterminer ce que la plateforme doit absolument permettre de faire, les fonctionnalités qu’il serait intéressant d’avoir et celles dont vous pouvez vous passer.

Bien définir ces exigences dès le départ vous évite de commettre une erreur coûteuse. En sachant précisément ce dont vous avez besoin, vous pouvez aller au-delà des arguments commerciaux, comparer les plateformes selon vos propres critères et éviter de payer pour des fonctionnalités destinées aux grandes entreprises que vous n’utiliserez jamais. Mais pire encore que de payer trop cher serait de choisir une solution incapable de répondre à un besoin essentiel. Une liste claire vous permet de garder la maîtrise de votre décision.

Les exigences se répartissent en plusieurs catégories :

• Fonctionnelles : ce que le système permet de faire.

• Techniques : son fonctionnement et les moyens mis en œuvre pour assurer sa sécurité.

• Commerciaux : la manière dont il répond à vos objectifs commerciaux, notamment en matière de personnalisation de la marque et de reporting client.

Nous avons transformé ces différents critères en une liste de contrôle pratique que vous pouvez parcourir catégorie par catégorie.

La liste de contrôle des exigences d'un LMS

Nous avons classé les exigences en cinq catégories, en commençant par ce qui importe le plus lorsque vous formez plusieurs clients, avant d’aborder les considérations plus techniques. Utilisez cette liste comme référence : parcourez chaque section, puis identifiez les exigences indispensables à votre activité et celles dont vous pouvez vous passer.

Voici un aperçu rapide :

Nous allons maintenant examiner chacune de ces exigences, voir ce qu’elles impliquent concrètement et expliquer pourquoi elles sont importantes lorsque votre activité consiste à former les collaborateurs d’autres entreprises. Parcourez les différentes catégories ci-dessous, puis servez-vous de la liste de contrôle pour comparer les solutions.

Création de contenu et de formations

Tout commence par le contenu. Pour un organisme de formation, c’est donc souvent sur ce point qu’un LMS fait réellement la différence. Deux questions se posent : pouvez-vous intégrer facilement vos contenus dans le système et, une fois qu’ils y sont, pouvez-vous les structurer, les adapter et les réutiliser ?

Création et importation de contenu

Votre LMS doit vous permettre de créer des formations de A à Z , des examens et des quiz, mais aussi d’importer les contenus dont vous disposez déjà afin de ne pas avoir à repartir de zéro. Recherchez une plateforme proposant différents types de questions, comme des QCM ou des textes à trous. Vous pourrez ainsi évaluer efficacement les connaissances plutôt que de devoir vous limiter au seul format pris en charge par la plateforme. Si vous migrez depuis un autre LMS ou si vos clients vous fournissent des contenus reposant sur des normes telles que SCORM ou xAPI, vérifiez également que vous pouvez les importer facilement sans avoir à les recréer. C’est une question simple à poser à un fournisseur dès le départ, mais un problème bien plus délicat à prendre en charge une fois votre choix effectué.

Structurer et réutiliser le contenu

Lorsque vous formez plusieurs clients ayant des besoins différents, deux fonctionnalités peuvent vous faire gagner du temps. La première concerne les parcours d’apprentissage : ils permettent d’organiser les contenus dans un ordre précis afin que les participants les suivent selon la progression que vous avez définie. La seconde est la réutilisation des contenus. Pouvoir dupliquer une formation et l’adapter à un autre client plutôt que de la recréer entièrement permet de rentabiliser encore davantage chaque heure consacrée à la création de contenus de qualité. Vérifiez également que la plateforme prend en charge les modèles d’apprentissage que vous utilisez, qu’il s’agisse de formations en ligne à suivre à son propre rythme, de micro-apprentissage sous forme de modules courts ou d’une combinaison de sessions en ligne et en présentiel.

Gestion des participants et des accès

Dès qu’un nouveau client vous rejoint, vous devez pouvoir donner rapidement accès à la formation à ses collaborateurs. Un bon LMS permet d’inscrire des participants et de leur accorder les accès nécessaires en quelques clics, par e-mail ou grâce à une importation groupée, sans nécessiter de compétences techniques particulières. Cette rapidité peut faire toute la différence entre une intégration fluide et un client frustré.

Gérer plusieurs clients simultanément implique également de bien séparer leurs participants. Recherchez une solution permettant de créer des groupes distincts pour chaque client, afin que leurs données restent bien cloisonnées et que vous sachiez toujours précisément quels participants appartiennent à quelle organisation. La gestion des rôles d’administrateur est également importante. Si des collègues vous aident à analyser les résultats ou à gérer les contenus, vous devez pouvoir leur déléguer certains accès sans pour autant leur donner le contrôle de l’ensemble de la plateforme. Enfin, un système de connexion à la fois simple et sécurisé, notamment grâce à l’authentification unique (SSO), évite aux participants de rencontrer des difficultés pour se connecter et vous épargne de nombreuses demandes de réinitialisation de mot de passe.

Rapports, indicateurs clés de performance (KPI) et certification

C’est ici que vous pouvez démontrer la valeur de vos formations. Pour la plupart des cabinets de conseil et des organismes de formation, l’objectif est de pouvoir montrer aux clients que leurs collaborateurs ont réellement acquis de nouvelles connaissances. Votre LMS doit donc proposer des tableaux de bord visuels réunissant les indicateurs essentiels : taux de réussite et d’échec, scores moyens, taux de complétion ou encore certificats délivrés. Vous devez pouvoir consulter toutes ces informations en un coup d’œil, plutôt que d’avoir à les rechercher dans une feuille de calcul.

Les meilleures plateformes permettent également à vos clients de consulter eux-mêmes leurs résultats en temps réel, quand ils le souhaitent. Cette visibilité à la demande renforce la confiance tout en vous évitant de devoir systématiquement servir d’intermédiaire dans la communication des résultats. Recherchez aussi des données détaillées sur les contenus afin d’identifier les questions qui posent le plus de difficultés aux participants et les parties d’une formation qui doivent être améliorées. Vous pourrez ainsi repérer les lacunes en matière de connaissances et fournir à vos clients les analyses qu’ils attendent de votre expertise.

Enfin, assurez-vous de pouvoir exporter les résultats afin de les partager ou de les intégrer à vos propres rapports. Le LMS doit également pouvoir délivrer un certificat automatiquement lorsqu’un participant réussit une formation, afin de simplifier le suivi de la conformité et de fournir une preuve de réussite.

Personnalisation de la marque et marque blanche

Lorsque vous formez les collaborateurs d’autres entreprises, l’environnement de formation doit donner l’impression d’appartenir à votre client, et non à un éditeur de logiciels dont les participants n’ont jamais entendu parler. C’est tout l’intérêt de la marque blanche. Recherchez une plateforme qui vous permet de créer une académie distincte et personnalisée pour chaque client, avec ses couleurs, son logo et ses polices. Les participants retrouvent ainsi un environnement familier et cohérent avec l’identité de leur entreprise.

Les plateformes les plus complètes vont encore plus loin en permettant d’utiliser une URL personnalisée ou votre propre nom de domaine, sans faire apparaître la marque d’un fournisseur tiers. Pour un organisme de formation de petite taille, cette possibilité permet de proposer à chaque client une expérience professionnelle et sur mesure, sans avoir à investir dans le développement d’une solution personnalisée. Un petit détail qui contribue grandement à votre réputation.

Aspects techniques, sécurité et assistance

Pas besoin d’être un expert technique pour faire les bons choix dans ce domaine. Certains points méritent néanmoins d’être vérifiés avant de vous engager. Ils se répartissent en trois grandes catégories : la manière dont la plateforme est hébergée, la façon dont elle protège vos données et vous permet de les récupérer, et les aspects pratiques qui garantissent le bon déroulement de vos formations.

Hébergement et déploiement

Privilégiez un LMS basé sur le cloud afin de n’avoir aucun logiciel à installer ni aucune maintenance à assurer. Il vous suffit de vous connecter pour l’utiliser : les mises à jour et la sécurité sont gérées en arrière-plan, et vous pouvez être opérationnel en une journée plutôt que d’attendre des mois. L’autre possibilité consiste à auto-héberger le LMS sur vos propres serveurs. Cette option convient surtout aux grandes organisations soumises à des exigences strictes en matière de localisation des données et disposant d’une équipe informatique pour gérer la solution. Pour un petit organisme de formation, les raisons d’opter pour l’auto-hébergement sont rarement pertinentes. Une plateforme cloud fiable qui conserve vos données au sein de l’UE répond généralement aux préoccupations qui poussaient autrefois les entreprises à privilégier un hébergement en interne. Si un client soulève la question, cette garantie suffit généralement à le rassurer.

Sécurité et propriété des données

En matière de sécurité, vérifiez que la plateforme est conforme au RGPD et qu’elle accorde une réelle importance à la protection des données. Des certifications telles que la norme ISO 27001 constituent un bon indicateur. Après tout, vous traitez les données des collaborateurs d’autres entreprises, et vos clients s’attendent à ce que vous les protégiez correctement. Vérifiez également que vous pouvez récupérer facilement vos données et vos contenus. La possibilité d’exporter vos résultats et vos supports vous évite de devenir dépendant d’une plateforme. Si vous décidez un jour de changer de solution, vous pourrez ainsi emporter votre travail avec vous plutôt que de devoir repartir de zéro.

Accès et assistance

Quelques aspects pratiques du quotidien viennent compléter la liste. Les participants peuvent suivre leur formation aussi bien sur leur ordinateur au bureau que sur leur téléphone pendant une pause. La plateforme doit donc être adaptée aux appareils mobiles et accessible à tous, idéalement en respectant des normes d’accessibilité reconnues. Si vos clients sont présents dans plusieurs pays, la prise en charge de plusieurs langues permet à chacun de suivre sa formation dans sa propre langue. Enfin, ne négligez pas l’assistance. Même la plateforme la plus simple peut occasionnellement susciter des questions. Pouvoir compter sur une assistance gratuite, réactive et assurée par le fournisseur est donc particulièrement précieux lorsque vous ne disposez pas de votre propre équipe informatique.

Autres fonctionnalités d’un LMS à prendre en compte

Les cinq catégories précédentes couvrent les fonctionnalités sur lesquelles s’appuient la plupart des cabinets de conseil et des organismes de formation. Mais les plateformes mettent souvent en avant une liste de fonctionnalités supplémentaires bien plus longue. Aucune n’est indispensable, mais selon votre façon de travailler, certaines peuvent présenter un réel intérêt. Il est donc utile de les connaître.

• Apprentissage social : forums de discussion et interactions entre pairs, où les apprenants commentent et partagent du contenu. Utile si vous souhaitez que la formation soit perçue comme une expérience collaborative plutôt qu’individuelle.

• Gamification : des points, des badges et des classements qui récompensent les progrès. Cela peut stimuler l'engagement et augmenter les taux d'achèvement.

• Apprentissage personnalisé : contenu qui s’adapte au rôle ou aux progrès de chaque apprenant. Plus courant dans les vastes bibliothèques de formations que dans les formations ciblées et spécifiques à un client.

Si deux plateformes répondent aussi bien l’une que l’autre à vos exigences essentielles, une fonctionnalité supplémentaire peut faire pencher la balance. Mais ne laissez pas une longue liste de fonctionnalités détourner votre attention des quelques critères dont votre activité dépend réellement au quotidien.

Une fois que vous savez ce que vous recherchez, un peu de préparation suffit à rendre le choix final beaucoup plus simple.

Que faire avant de choisir un LMS ?

La liste de contrôle vous indique les éléments à prendre en compte. Mais avant de comparer les plateformes, vous devez également définir précisément vos propres besoins afin de choisir une solution adaptée à votre activité, plutôt que de vous laisser séduire par la démonstration la plus impressionnante. Suivez ces quatre étapes avant de commencer à réserver des démonstrations.

Analysez les lacunes de connaissances de vos clients

Vos formations servent à combler l’écart entre ce que les collaborateurs de vos clients savent aujourd’hui et ce qu’ils doivent savoir. Avant de choisir une plateforme, identifiez clairement ces lacunes. Quelles compétences ou quelles problématiques de conformité reviennent régulièrement ? Quelles sont les demandes les plus fréquentes de vos clients ? Ces réponses vous aideront à déterminer les contenus à proposer et les fonctionnalités du LMS dont vous aurez le plus besoin, notamment les évaluations, le reporting et la certification.

Distinguez les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités facultatives

Reprenez la liste de contrôle et classez chaque exigence comme essentielle ou facultative pour votre entreprise. Les académies personnalisées et le reporting accessible aux clients peuvent, par exemple, être incontournables, tandis que la gamification peut constituer un plus dont vous n’avez pas encore besoin. Ce simple exercice vous évitera de payer trop cher pour une plateforme destinée aux grandes entreprises ou de vous laisser séduire par des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais.

Définissez un budget réaliste

Les tarifs des LMS varient considérablement, tout comme leurs modèles de facturation : certaines plateformes facturent par utilisateur actif, d’autres par participant, tandis que d’autres encore proposent un tarif forfaitaire. Estimez le nombre de participants que vous formez au cours d’un mois type et le budget que vous pouvez raisonnablement consacrer à votre LMS. Mettez ensuite ce coût en perspective avec le temps que la plateforme peut vous faire gagner. Pour de nombreux organismes de formation, les heures économisées sur les tâches administratives, la correction des évaluations et le reporting suffisent largement à justifier cet investissement.

Définissez le résultat que vous vendez

En réalité, vous ne vendez pas simplement des formations, mais un résultat : des collaborateurs formés, certifiés et en conformité, ainsi que les preuves permettant de le démontrer. Définissez précisément ce que signifie la réussite pour vos clients, car ce sont ces objectifs qui détermineront les fonctionnalités dont vous avez besoin. Si votre objectif est, par exemple, de fournir des certifications et des dossiers prêts à être présentés lors d’un audit, le reporting et les certificats doivent figurer en tête de vos priorités. Ce sont les résultats attendus qui doivent déterminer vos exigences, et non l’inverse.

Une fois vos exigences définies et vos priorités clairement établies, vous êtes prêt à découvrir comment notre plateforme répond à vos attentes.

Comment Easy LMS répond à ces exigences

Nous avons conçu Easy LMS précisément pour ce type de mission : former à grande échelle les collaborateurs d’autres entreprises, sans avoir besoin d’une équipe technique. Il n’est donc pas surprenant que la plateforme corresponde parfaitement à la liste de contrôle ci-dessus. Voici comment les différents éléments s’articulent.

Les contenus sont rapides à créer et faciles à réutiliser. Vous pouvez ainsi adapter un cours ou un examen à un nouveau client au lieu de repartir de zéro. Vous pouvez créer autant d’académies personnalisées que vous avez de clients, chacune avec ses propres couleurs, son logo et son URL personnalisée, afin que chaque client bénéficie d’une expérience qui lui est propre. L’inscription des participants est tout aussi simple : invitez-les par e-mail ou importez-les en masse, attribuez une académie à chaque client et, si nécessaire, déléguez à un collègue des droits d’administration pour certaines académies.

Pour démontrer les résultats obtenus, des rapports visuels présentent les taux de réussite, les scores et les certificats à chaque niveau. Vous pouvez également permettre à vos clients d’accéder à leurs propres données en temps réel, quand ils le souhaitent. Les certificats sont délivrés automatiquement dès qu'un participant réussit la formation. Et tout cela repose sur une plateforme cloud, conforme au RGPD et certifiée ISO 27001, adaptée aux appareils mobiles, disponible dans plus de 23 langues et bénéficiant d'une assistance gratuite quel que soit le forfait choisi. Aucune installation ni équipe informatique n’est nécessaire.

La meilleure façon de savoir si cette solution vous convient est de l’essayer. Commencez un essai gratuit ou réservez une démonstration, et découvrez comment Easy LMS peut répondre aux besoins de vos formations et de vos clients.