Wie man die Mitarbeiterschulung verfolgt: Metriken, Tools und bewährte Praktiken

Warum es wichtig ist, die Ausbildung der Mitarbeiter zu verfolgen

Ohne ein organisiertes Nachverfolgungssystem ist es fast unmöglich zu wissen, wo jeder steht, geschweige denn dem Kunden zu beweisen, dass die Schulung ihren Zweck erfüllt hat

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Compliance-Schulungsprogramm für einen Kunden mit 300 Mitarbeitern durch, die auf mehrere Niederlassungen verteilt sind. Einige schließen die Schulung sofort ab, andere müssen daran erinnert werden, und einige haben noch nicht einmal angefangen. Ohne ein organisiertes Nachverfolgungssystem ist es fast unmöglich zu wissen, wo jeder steht, geschweige denn Ihrem Kunden zu beweisen, dass die Schulung ihren Zweck erfüllt hat.

Und wenn man es richtig macht, hilft einem das Tracking:

• Beweisen Sie die Wirkung Ihrer Schulungsprogramme: Mit Daten zu Abschlussquoten, Ergebnissen und Wissenserhalt können Sie Ihren Kunden den greifbaren Wert Ihrer Arbeit vor Augen führen.

• Aufrechterhaltung der Compliance: In Branchen, in denen Zertifizierungen und ständige Weiterbildung vorgeschrieben sind, stellt die Nachverfolgung sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.

• Wissenslücken aufspüren und schließen: Detaillierte Fortschrittsberichte helfen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, und ermöglichen eine Feinabstimmung der Inhalte.

• Spart Stunden an Verwaltungszeit: Die automatische Nachverfolgung spart Zeit für Verwaltungsaufgaben, so dass Sie sich auf die Erstellung hochwertiger Schulungen konzentrieren können.

Für Berater und Schulungsanbieter bedeutet die Möglichkeit, diese Erkenntnisse visuell weiterzugeben (über Dashboards oder Reports), eine Stärkung der Beziehung zu den Kunden, da sie Transparenz und Nachweise für den Fortschritt bieten.

👉 Nachdem wir nun festgestellt haben, warum Tracking wichtig ist, wollen wir nun definieren, was genau Sie verfolgen sollten.

Wie man die Mitarbeiterschulung mit den richtigen Kennzahlen effektiv verfolgt

Nicht alle Schulungsdaten sind aussagekräftig. Viele Unternehmen beschränken sich auf die Abschlussquoten, aber das sagt nur aus, wer die Schulung abgeschlossen hat, nicht aber, ob er etwas gelernt hat. Um echte Effektivität zu messen, brauchen Sie ein umfassenderes Bild.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter effektiv und kundenübergreifend verfolgen können:

Ausgangslage sind natürlich die Abschlussquoten.

Eine einfache, aber wichtige Kennzahl. Wie viele Teilnehmer beenden den Kurs oder das Modul? Diese grundlegende Kennzahl gibt Aufschluss über das Engagement und die Wirksamkeit des Kurses. Sie sagt Ihnen, wie viele Teilnehmer den Inhalt durchlaufen haben.

Koppeln Sie dann diese Informationen mit den Bewertungsergebnissen und Erfolgsquoten.

Und Sie beginnen, tiefere Einblicke in die Lernergebnisse zu gewinnen. Wenn zum Beispiel die Abschlussquote hoch, die Punktzahl aber niedrig ist, haben Ihre Teilnehmer den Stoff vielleicht nur schnell durchgenommen, ohne ihn zu verinnerlichen.

Die Verfolgung der Zeit bis zur Fertigstellung ist eine weitere wertvolle Kennzahl.

Wenn die Mitarbeiter eines Kunden immer wieder länger brauchen, um bestimmte Module zu bearbeiten, kann das ein Hinweis auf zu dichte oder unklare Inhalte sein.

Vergessen Sie nicht, auch eine Analyse der Wissenslücken durchzuführen.

Ein Vergleich der Ergebnisse vor und nach der Schulung zeigt Ihnen genau, wie viel jemand gelernt hat. Auf diese Weise lässt sich der ROI gut nachweisen.

Schließlich sollten Sie die Macht des Feedbacks nicht unterschätzen.

Eine einfache Zufriedenheitsumfrage kann Aufschluss darüber geben, ob die Lernenden das Material nützlich, relevant und leicht verständlich fanden. Wenn Sie ihr Feedback mit Leistungsdaten verknüpfen, können Sie Ihre Inhalte und die Art und Weise, wie Sie sie vermitteln, viel besser abstimmen.

Für Berater, die mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie diese Kennzahlen nach Kunden oder Teams aufschlüsseln. Dadurch wird Ihre Berichterstattung wesentlich relevanter und individueller.

Sobald Sie wissen, welche KPIs überwacht werden sollen, besteht der nächste Schritt darin, die richtigen Tools auszuwählen, um die Überwachung einfach und zuverlässig zu gestalten.

Wählen Sie die richtigen Tools und Einstellungen, um die Mitarbeiterschulung zu verfolgen

Jeder Bildungsanbieter fängt irgendwo an, oft mit einer Tabellenkalkulation. Am Anfang erscheint das überschaubar: ein paar Spalten für Namen, Abschlussdaten und Noten. Aber je größer der Kundenstamm wird, desto mehr Tabellenblätter werden angelegt, Fehler schleichen sich ein, und die Nachverfolgung nimmt mehr Zeit in Anspruch als der Unterricht.

Dann ist ein Learning Management System (LMS) Ihr bester Verbündeter. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei einer Tracking-Lösung achten sollten:

• Visuelle Dashboards für schnelle Einblicke in Fortschritt und Abschluss.

• Automatisierte Datenerfassung aus Quiz, Prüfungen und Kursaktivitäten.

• Gruppenmanagement zur einfachen Trennung von Kunden- oder Teilnehmerdaten.

• Anpassbares Reporting für Kundenberichte mit eigenem Namen.

• Skalierbarkeit für mehrere Kunden und laufende Schulungszyklen.

Easy LMS wurde mit Blick auf diese Anforderungen entwickelt: Es ist intuitiv für Administratoren, einfach für Lernende und leistungsstark genug, um mehrere Kunden gleichzeitig zu verwalten.

👉 Wenn Sie Ihre Werkzeuge zur Verfügung haben, ist es an der Zeit, einen Rahmen und einen Prozess für die Nachverfolgung zu entwickeln.

Implementierung des Rückverfolgungsprozesses

Betrachten Sie die Verfolgung der Mitarbeiterschulung als einen kontinuierlichen Zyklus und nicht als eine einmalige Einrichtung. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung einer effektiven Nachverfolgung von Schulungen in Ihrem LMS:

1. Du beginnst damit, deine Teilnehmer zu organisieren.

Gruppieren Sie sie nach Kunde, Abteilung oder Schulungsart. Durch diese Struktur bleiben Ihre Daten übersichtlich und lassen sich später mühelos auswerten.

2. als Nächstes weisen Sie die richtigen Kurse und Bewertungen zu.

Strukturieren Sie Ihre Inhalte logisch: Lernpfade, eigenständige Kurse und Quizze. Und ganz gleich, ob Sie Compliance-Module, Onboarding-Pfade oder Programme zur Kompetenzentwicklung anbieten, jeder Kurs sollte messbare Ergebnisse haben: Abschluss, Punktzahl, Zeitaufwand oder erworbene Zertifizierung.

3 Sobald die Teilnehmer beginnen, überlassen Sie Ihrem LMS die schwere Arbeit.

Easy LMS zum Beispiel zeichnet automatisch jede Interaktion auf: Quizergebnisse, abgeschlossene Kurse, verbrachte Zeit und sogar übersprungene Abschnitte. Sie können den Fortschritt in Echtzeit sehen und erkennen, wer Fortschritte macht oder zurückfällt.

4. während Sie Daten sammeln, teilen Sie die Ergebnisse regelmäßig mit Ihren Kunden.

Verfolgen Sie alles in Echtzeit und teilen Sie einfache, visuelle Berichte, die Abschlussraten, Ergebnisse und Trends hervorheben. Wenn Kunden ihren eigenen Bericht mit klaren Fortschritten und ROI sehen, ist es für sie viel einfacher, die Auswirkungen zu verstehen und dem Wert zu vertrauen, den Sie liefern.

👉 Wenn Ihr Tracking-System reibungslos funktioniert, geht es im nächsten Schritt darum, diese Erkenntnisse zu nutzen, um Ihr Angebot tatsächlich zu verbessern.

Analysieren und verbessern Sie Ihr Training

Tracking ist nur dann wertvoll, wenn Sie die Erkenntnisse nutzen, um Ihre Programme zu verbessern. Überprüfen Sie die Daten regelmäßig, um Muster zu erkennen.

Wenn bestimmte Module durchweg niedrigere Punktzahlen oder längere Bearbeitungszeiten aufweisen, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Inhalte vereinfacht werden müssen. Wenn das Team eines Kunden die Schulung zwar schnell abschließt, aber nur wenig Zufriedenheit meldet, ist das Material vielleicht nicht mit der täglichen Arbeit verknüpft. Anhand dieser Signale können Sie sinnvolle Aktualisierungen vornehmen und Vermutungen durch Beweise ersetzen.

Ihre Berichte helfen den Kunden auch dabei, zu erkennen, wo sich ihre Teams auszeichnen oder wo sie Schwierigkeiten haben. Wenn Sie sagen können: "Ihre Mitarbeiter haben ihr Sicherheitswissen nach diesem Modul um 30 % verbessert", verwandeln Sie Daten in einen ROI-Nachweis. Das ist die Art von Erkenntnis, an die sich die Kunden erinnern.

Mit der Zeit stärkt diese Feedbackschleife Ihre Programme und verbessert Ihre Kundenbeziehungen. Denn dieser datengesteuerte Ansatz hilft Ihren Kunden, Sie als strategischen Partner zu sehen, nicht nur als Schulungsanbieter.

👉 Mit diesen Erkenntnissen in der Hand besteht der nächste Schritt in der Anwendung langfristiger Best Practices, die Ihren Tracking-Prozess konsistent und zuverlässig machen.

Beste Praktiken für langfristigen Erfolg

Damit Ihr Tracking-System auch bei steigendem Wachstum zuverlässig bleibt, sollten Sie sich auf einige wenige betriebliche Gewohnheiten konzentrieren:

• Fangen Sie klein an und erweitern Sie dann. Verfolgen Sie zunächst eine Handvoll zentraler KPIs. Fügen Sie nur dann weitere hinzu, wenn sie den Entscheidungsprozess wirklich unterstützen.

• Mischen Sie quantitative und qualitative Daten. Abschlussquoten und Punktzahlen sagen Ihnen, was passiert ist. Das Feedback sagt Ihnen, warum. Diese Mischung aus harten Daten und echten Stimmen ergibt ein umfassenderes Bild der Wirkung.

• Inhalte regelmäßig aktualisieren. Veraltete Module verfälschen die Daten und schwächen Ihre Ergebnisse. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Schulungsmaterial regelmäßig zu aktualisieren, um aktuelle Informationen oder Branchenstandards zu berücksichtigen.

• Konsistent bleiben. Verwenden Sie klare Namenskonventionen, organisieren Sie Ihre Kunden auf dieselbe Weise und standardisieren Sie Ihre Berichtsvorlagen.

• Sein Sie transparent gegenüber Ihren Kunden. Wenn Kunden den Fortschritt durch gemeinsame Dashboards oder regelmäßige Berichte sehen können, werden sie zu Mitstreitern im Lernprozess.

Wenn Sie sich diese Gewohnheiten angewöhnt haben, wird die Nachverfolgung weniger zu einer lästigen Pflicht als vielmehr zu einem Motor für kontinuierliche Verbesserungen. Ein Wachstumswerkzeug für Ihr Unternehmen.

👉 Als Nächstes wollen wir uns ansehen, wie Sie die Nachverfolgung skalieren können, wenn Ihr Kundenstamm und Ihre Inhaltsbibliothek wachsen.

Skalieren Sie Ihre Trainingsverfolgung

Je mehr Kunden Sie betreuen, desto wichtiger wird die Skalierbarkeit. Sie müssen mehrere Programme verwalten können, ohne Inhalte zu duplizieren oder administrative Engpässe zu verursachen.

Mit Easy LMS, können Sie:

• Wiederverwendung desselben Schulungsmaterials für mehrere Kunden ohne erneutes Hochladen.

• Erstellen Sie separate Akademien, eine für jeden Kunden, um maßgeschneiderte Lernerfahrungen zu liefern.

• Markieren Sie jede Akademie mit dem Logo und den Farben des Kunden für eine persönliche Note.

• Automatisieren Sie Zertifikate und Berichte, um alles zu rationalisieren.

Die Skalierung Ihres Tracking-Systems ermöglicht es Ihnen, die Qualität beizubehalten und gleichzeitig Ihre Reichweite zu vergrößern. Kunden profitieren von konsistenten, datengestützten Erkenntnissen, während Sie Zeit und Mühe sparen.

Machen Sie die Nachverfolgung von Schulungen zum einfachsten Teil Ihres Unternehmens

Wenn Sie mit mehreren Kunden jonglieren müssen, ist das Letzte, was Sie brauchen, ein weiterer manueller Prozess, der Sie ausbremst. Easy LMS hilft Ihnen, Ihre Inhalte einmal zu organisieren, sie jedem Kunden in seiner eigenen Akademie zur Verfügung zu stellen und automatisch die Fortschrittsberichte zu erstellen, die er erwartet.

Wenn Sie bereit sind, die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter ohne Chaos zu verfolgen, öffnen Sie ein kostenloses Konto und testen Sie es selbst. Sie werden überrascht sein, wie schnell der Verwaltungsaufwand verschwindet.