Cómo realizar un seguimiento de la formación de los empleados: Métricas, herramientas y buenas prácticas

Por qué es importante el seguimiento de la formación de los empleados

Sin un sistema de seguimiento organizado, es casi imposible saber en qué punto se encuentra cada uno, y mucho menos demostrar al cliente que la formación ha logrado su propósito.

Imagínese que dirige un programa de formación en cumplimiento de la normativa para un cliente con 300 empleados repartidos en varias sucursales. Algunos completan la formación de inmediato, otros necesitan recordatorios y algunos ni siquiera han empezado. Sin un sistema de seguimiento organizado, es casi imposible saber en qué punto se encuentra cada uno, y mucho menos demostrar a su cliente que la formación ha alcanzado su objetivo.

Y cuando se hace bien, el seguimiento le ayuda:

• Pruebe el impacto de sus programas de formación: Con datos sobre las tasas de finalización, las puntuaciones y la retención de conocimientos, puede mostrar a los clientes el valor tangible de su trabajo.

• Mantenga el cumplimiento: En los sectores en los que las certificaciones y la formación continua son obligatorias, el seguimiento garantiza que nada se escape.

• Detecte y subsane las lagunas de conocimientos: Los informes de progreso detallados ayudan a identificar las áreas en las que los participantes tienen dificultades, lo que le permite ajustar el contenido.

• Ahorra horas de tiempo de administración: El seguimiento automatizado ahorra tiempo en tareas administrativas, lo que le permite centrarse en la creación de experiencias de formación de calidad.

• Ahorra horas de tiempo de administración.

Para los consultores y proveedores de formación, la posibilidad de compartir estos datos visualmente (a través de cuadros de mando o informes) refuerza su relación con los clientes al ofrecer transparencia y pruebas de progreso.

👉 Ahora que hemos establecido por qué el seguimiento es importante, vamos a definir qué es exactamente lo que debe rastrear.

Cómo realizar un seguimiento eficaz de la formación de los empleados con las métricas adecuadas

No todos los datos de formación son significativos. Muchas organizaciones se detienen en las tasas de finalización, pero eso sólo le dice quién terminó, no si aprendieron algo. Para medir la verdadera eficacia, se necesita una imagen más completa.

A continuación se explica cómo realizar un seguimiento eficaz de la formación de los empleados en todos los clientes:

Las tasas de finalización son, por supuesto, su punto de partida.

Una métrica sencilla, pero esencial. ¿Cuántos participantes terminan el curso o módulo? Esta métrica básica revela el compromiso y la eficacia del curso. Indica cuántos participantes terminaron el contenido.

A continuación, combina esa información con los resultados de las evaluaciones y los porcentajes de aprobados.

Y empezará a descubrir cosas más profundas sobre los resultados del aprendizaje. Por ejemplo, si el nivel de finalización es alto, pero las puntuaciones son bajas, es posible que los participantes se estén apresurando sin absorber el material.

El seguimiento del tiempo hasta la finalización es otra métrica valiosa.

Si los empleados de un cliente tardan sistemáticamente más tiempo en terminar determinados módulos, eso puede indicar que el contenido es demasiado denso o poco claro.

No olvides hacer también un análisis de las lagunas de conocimiento.

La comparación de los resultados antes y después de la formación indica exactamente cuánto ha aprendido una persona. Es una forma muy eficaz de demostrar el ROI.

Por último, no subestimes el poder de la retroalimentación.

Una simple encuesta de satisfacción puede revelar si los alumnos encontraron el material útil, relevante y fácil de seguir. Cuando se combinan sus comentarios con los datos de rendimiento, resulta mucho más fácil ajustar los contenidos y la forma de impartirlos.

Para los consultores que trabajan con varios clientes, segmenta estas métricas por cliente o equipo. De este modo, los informes serán mucho más relevantes y personalizados.

👉 Una vez que sepas qué KPIs monitorizar, el siguiente paso es seleccionar las herramientas adecuadas para que el seguimiento sea sencillo y fiable.

Elija las herramientas y la configuración adecuadas para realizar un seguimiento de la formación de los empleados

Todos los proveedores de formación empiezan en algún sitio, a menudo con una hoja de cálculo. Al principio, parece manejable: unas cuantas columnas para nombres, fechas de finalización y puntuaciones. Pero a medida que crece la base de clientes, las hojas se multiplican, se cometen errores y el seguimiento empieza a llevar más tiempo que la enseñanza.

Es entonces cuando un Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS) se convierte en su mejor aliado. Esto es lo que debe buscar en una solución de seguimiento:

• Paneles de control visuales para obtener información rápida sobre el progreso y la finalización.

• Recopilación automatizada de datos de cuestionarios, exámenes y actividad del curso.

• Gestión de grupos para separar fácilmente los datos de clientes o participantes.

• Informes personalizables para informes de clientes con su propia marca.

• Escalabilidad para múltiples clientes y ciclos de formación continua.

• Informes personalizables para informes de clientes con su propia marca.

Easy LMS se creó teniendo en cuenta estas necesidades: es intuitivo para los administradores, sencillo para los alumnos y lo suficientemente potente como para gestionar varios clientes a la vez.

👉 Con sus herramientas en su lugar, es el momento de diseñar su marco de seguimiento y el proceso.

Implantar el proceso de seguimiento

Piense en el seguimiento de la formación de los empleados como un ciclo continuo en lugar de una configuración única. Este es un enfoque paso a paso para configurar un seguimiento eficaz de la formación dentro de su LMS:

1. Empieza organizando a tus participantes.

Agrúpelos por cliente, departamento o tipo de formación. Esta estructura mantiene los datos limpios y facilita la elaboración de informes más adelante.

2. A continuación, asigne los cursos y evaluaciones adecuados.

Estructure sus contenidos de forma lógica: rutas de aprendizaje, cursos independientes y cuestionarios. Y tanto si ofreces módulos de cumplimiento, rutas de incorporación o programas de desarrollo de habilidades, cada curso debe tener resultados medibles: finalización, puntuación, tiempo invertido o certificación obtenida.

3. Una vez que los participantes comiencen, deje que su LMS haga el trabajo pesado.

Easy LMS, por ejemplo, registra automáticamente cada interacción: resultados de pruebas, finalización de cursos, tiempo empleado e incluso secciones omitidas. Puedes ver el progreso en tiempo real e identificar quién va por delante o por detrás.

4. A medida que recopile datos, comparta los resultados regularmente con sus clientes..

Realice un seguimiento de todo en tiempo real y comparta informes sencillos y visuales que destaquen las tasas de finalización, las puntuaciones y las tendencias. Cuando los clientes ven su propio informe de marca con un progreso y un ROI claros, les resulta mucho más fácil comprender el impacto y confiar en el valor que estás aportando.

👉 Cuando tu sistema de seguimiento funcione a la perfección, el siguiente paso es utilizar esos conocimientos para mejorar realmente lo que ofreces.

Analiza y mejora tu entrenamiento

El seguimiento sólo es valioso si utiliza los datos para mejorar sus programas. Revise periódicamente los datos para identificar patrones.

Si ciertos módulos muestran sistemáticamente puntuaciones más bajas o tiempos de finalización más largos, es una señal de que su contenido podría necesitar simplificarse. Si el equipo de un cliente completa la formación con rapidez pero muestra un bajo nivel de satisfacción, es posible que el material no esté conectando con su trabajo diario. Estas señales le guiarán hacia actualizaciones significativas, sustituyendo las conjeturas por pruebas.

Sus informes también ayudan a los clientes a ver en qué aspectos sus equipos destacan o tienen dificultades. Cuando se puede decir: "Sus empleados mejoraron sus conocimientos de seguridad en un 30% después de este módulo", los datos se convierten en una prueba del retorno de la inversión. Ese es el tipo de información que los clientes recuerdan.

Con el tiempo, este bucle de retroalimentación refuerza sus programas y mejora sus relaciones con los clientes. Porque este enfoque basado en datos ayuda a sus clientes a verle como un socio estratégico, no sólo como un proveedor de formación.

Con estos datos en la mano, el siguiente paso es aplicar las mejores prácticas a largo plazo para que el proceso de seguimiento sea coherente y fiable.

Mejores prácticas para el éxito a largo plazo

Para que su sistema de seguimiento siga siendo fiable a medida que crece, céntrese en algunos hábitos operativos:

• Empiece poco a poco, luego amplíe. Realice primero el seguimiento de un puñado de KPI básicos. Añada más sólo cuando apoyen realmente el proceso de toma de decisiones.

• Mezcle datos cuantitativos y cualitativos. Las tasas de finalización y las puntuaciones le dicen qué ha pasado. Los comentarios le dicen por qué. Esta mezcla de datos concretos y voces reales ofrece una imagen más completa del impacto.

• Refrescar el contenido con regularidad. Los módulos obsoletos sesgan los datos y debilitan los resultados. Acostúmbrese a actualizar periódicamente sus materiales de formación para reflejar la información actualizada o los estándares del sector.

• Mantenga la coherencia. Utilice convenciones de nomenclatura claras, organice a los clientes de la misma manera y estandarice sus plantillas de informes.

• Sea transparente con los clientes. Cuando los clientes pueden ver el progreso a través de cuadros de mando compartidos o informes periódicos, se convierten en colaboradores en el proceso de aprendizaje.

• Sea transparente con los clientes.

Con estos hábitos, el seguimiento deja de ser una tarea y se convierte en un motor de mejora continua. Una herramienta de crecimiento para su empresa.

👉 A continuación, veamos cómo hacer que el seguimiento sea escalable a medida que crecen tu base de clientes y tu biblioteca de contenidos.

Escala el seguimiento de tu entrenamiento

A medida que trabaja con más clientes, la escalabilidad se vuelve crucial. Necesita gestionar varios programas sin duplicar contenidos ni crear cuellos de botella administrativos.

Con Easy LMS, puedes:

• Reutilice el mismo material de formación en varios clientes sin tener que volver a cargarlo.

• Cree academias independientes, una para cada cliente, para ofrecer experiencias de aprendizaje personalizadas.

• Marque cada academia con el logotipo y los colores del cliente para darle un toque personalizado.

• Automatice los certificados e informes, manteniéndolo todo racionalizado.

• Automatice los certificados e informes, manteniéndolo todo racionalizado.

La ampliación de su sistema de seguimiento le permite mantener la calidad a la vez que amplía su alcance. Los clientes se benefician de información coherente y respaldada por datos, mientras que usted ahorra tiempo y esfuerzo.

Haga del seguimiento de la formación la parte más fácil de su negocio

Cuando tiene que hacer malabarismos con varios clientes, lo último que necesita es otro proceso manual que le ralentice. Easy LMS te ayuda a organizar el contenido una sola vez, entregarlo a cada cliente en su propia academia de marca y generar automáticamente los informes de progreso que esperan.

Si está listo para realizar un seguimiento de la formación de los empleados sin el caos, comience una cuenta gratuita y pruébelo usted mismo. Le sorprenderá lo rápido que desaparece el trabajo de administración.