Vi er lykkeligst på arbejdet, når vi kan bruge vores tid produktivt. Det er mest tilfredsstillende at bruge tid på opgaver, der skaber effekt, i stedet for endeløse møder, papirarbejde eller e-mails. Disse opgaver varierer fra person til person; for en lærer er det at undervise, for en programmør er det at kode, og for en hjemmehjælper er det at tage sig af en klient.
Statistikker viser, at kontoransatte i gennemsnit bruger 40 % af deres tid på primære opgaver. Der er med andre ord plads til forbedringer, både hvad angår kvantitet, kvalitet og effektivitet! Men hvordan ser det ud hos Easy LMS? Vi tilbyder et tidsbesparende LMS til konsulenter, så du forventer måske, at vi også gør alt for at arbejde effektivt og spare tid, når det er muligt. Men sker det rent faktisk? Vi undersøgte dette gennem 1-minuts interviews med kolleger, da vi ikke ønsker at holde vores kolleger væk fra deres virkelig meningsfulde arbejde i for lang tid. ? I dag har vi Alexandras historie i vores interviewserie Time Masters om produktivitet på arbejdspladsen.
Navn: Alexandra
Stilling: Implementeringskonsulent
Det er dejligt, at du er villig til at bruge 1 minut af din tid på os. Lad os komme i gang. Hvad er dine vigtigste opgaver?
"Puha, det er et svært spørgsmål. Jeg laver meget, men alt er rettet mod at hjælpe kunderne og sikre, at de kan bruge vores learning management system så effektivt som muligt. I praksis betyder det, at jeg besvarer kundeforespørgsler, registrerer deres feedback og diskuterer den med PO'en og/eller softwareingeniørerne. Jeg hjælper også vores softwareingeniører, når de skal omsætte kundernes krav til funktionalitet. Sammen fastlægger vi den ønskede retning, og jeg fungerer som kundens stemme. Når funktionaliteten er klar, forbereder jeg al den direkte kundekommunikation, f.eks. e-mails, hjælpeartikler osv. Jeg kunne faktisk blive ved med at fortælle om mine opgaver.?"
Hvor meget tid bruger du typisk på disse opgaver (udtrykt i procent)?
De resterende 50 % er noget flydende
"Groft sagt bruger jeg 25 % af min tid på at svare på kundemails og give demoer og yderligere 25 % på at støtte udviklingsteamet; det er en fast del. De resterende 50 % er lidt flydende. Det varierer fra uge til uge, hvor jeg investerer en betydelig mængde tid. Det omfatter f.eks. teammøder og intern kommunikation."
Synes du, det er tilstrækkeligt, eller vil du gerne bruge mere tid på dem?
"Alt i alt er jeg faktisk ret tilfreds. Selvfølgelig er der uger, hvor jeg ikke kan støtte mit udviklingsteam så meget, som jeg gerne ville, især når vi har en tilstrømning af kundeforespørgsler, der ligger over gennemsnittet. Men balancen tipper aldrig den forkerte vej. Jeg er også realistisk: I et ideelt scenarie ville jeg måske gerne bruge omkring 80 % af min tid på tickets og teamet, men det er bare ikke muligt. Der er simpelthen opgaver, der kræver tid, som f.eks. at hjælpe kolleger eller opdatere demo-kalendere."
Med vores LMS hjælper vi konsulenter med at genvinde værdifuld tid ved at aflaste dem for mange (administrative) opgaver. Hvad gør du for at frigøre mere tid til dine vigtigste opgaver?
Jeg er selektiv med hensyn til møder
"Jeg er selektiv, når det gælder møder. Før jeg deltager i et møde, vil jeg vide, hvad formålet er, og hvad der skal diskuteres. Der bør være en klar dagsorden. Hvis der ikke er det, eller hvis formålet ikke stemmer overens med mine opgaver, springer jeg mødet over."
Bruger du også værktøjer, eller har du automatiseret ting for at arbejde mere effektivt?
"Vi bruger Slack til vores interne kommunikation, hvilket er ret praktisk, men kan være distraherende nogle gange. En nyttig funktion i Slack er "gem til senere"-funktionen. Når jeg modtager en relevant, men ikke presserende besked, gemmer jeg den, så jeg kan svare på den senere. Det hjælper mig med at holde fokus på mine primære opgaver."
Hvad er dine tips til at arbejde effektivt?
"Jeg har altid fundet følgende tre tips gavnlige:
Timeboxing af opgaver: Jeg beslutter på forhånd, at jeg f.eks. vil bruge 1 time på en hjælpeartikel. Jeg sætter en timer og arbejder ikke på den ud over den tid. Timeboxing hjælper med at undgå perfektionisme, for nogle gange er "godt nok" faktisk godt nok.
Ingen multi-tasking: Fokuser på én opgave ad gangen. Det forbedrer både arbejdskvaliteten og arbejdsglæden betydeligt.
Sluk for e-mail eller interne kommunikationsmeddelelser: Det gør jeg, når jeg har brug for at koncentrere mig. Ellers er det bare en konstant distraktion, der opmuntrer til multitasking."
