Wir sind bei der Arbeit am glücklichsten, wenn wir unsere Zeit produktiv nutzen können. Es ist erfüllender, Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die etwas bewirken, als mit endlosen Sitzungen, Papierkram oder E-Mails. Diese Aufgaben sind von Person zu Person verschieden; für einen Lehrer ist es das Unterrichten, für einen Programmierer ist es das Programmieren und für eine Pflegekraft ist es die Betreuung eines Kunden.
Statistiken zeigen, dass Büroangestellte durchschnittlich 40 % ihrer Zeit mit primären Aufgaben verbringen. Mit anderen Worten: Es gibt Raum für Verbesserungen in Bezug auf Quantität, Qualität und Effizienz! Aber wie sieht das bei Easy LMS aus? Wir bieten ein zeitsparendes LMS für Berater an, also könnte man erwarten, dass wir auch alles tun, um effizient zu arbeiten und Zeit zu sparen, wann immer es möglich ist. Aber ist das tatsächlich so? Wir haben das in 1-Minuten-Interviews mit Kollegen untersucht, denn wir wollen unsere Kollegen nicht zu lange von ihrer wirklich sinnvollen Arbeit abhalten. ? Heute haben wir die Geschichte von Alexandra in unserer Interviewreihe Time Masters über Produktivität am Arbeitsplatz.
Name: Alexandra
Position: Implementierungsberater
Es ist toll, dass Sie bereit sind, 1 Minute Ihrer Zeit für uns zu opfern. Los geht's. Was sind Ihre Hauptaufgaben?
"Puh, das ist eine schwierige Frage. Ich mache eine Menge, aber alles ist darauf ausgerichtet, den Kunden zu helfen und sicherzustellen, dass sie unser Lernmanagementsystem so effektiv wie möglich nutzen können. In der Praxis bedeutet das, dass ich Kundenanfragen beantworte, ihr Feedback aufnehme und dieses mit dem PO und/oder den Softwareingenieuren bespreche. Außerdem unterstütze ich unsere Softwareingenieure bei der Umsetzung von Kundenwünschen in Funktionalität. Gemeinsam legen wir die gewünschte Richtung fest, und ich fungiere als Sprachrohr des Kunden. Sobald die Funktionalität fertig ist, bereite ich die gesamte direkte Kundenkommunikation vor, wie E-Mails, Hilfeartikel usw. Ich könnte eigentlich noch viel mehr über meine Aufgaben erzählen."
Wie viel Zeit verbringen Sie normalerweise mit diesen Aufgaben (ausgedrückt in Prozent)?
Die verbleibenden 50 % sind etwas unbestimmt.
"Grob gesagt verteile ich 25 % meiner Zeit auf die Beantwortung von Kunden-E-Mails und die Durchführung von Demos und weitere 25 % auf die Unterstützung des Entwicklungsteams; das ist ein fester Anteil. Die restlichen 50 % sind eher fließend. Es variiert von Woche zu Woche, wo ich einen großen Teil meiner Zeit investiere. Dazu gehören zum Beispiel Teambesprechungen und interne Kommunikation."
Finden Sie das ausreichend, oder würden Sie ihnen gerne mehr Zeit widmen?
"Insgesamt bin ich eigentlich ganz zufrieden. Natürlich gibt es Wochen, in denen ich mein Entwicklungsteam nicht so viel unterstützen kann, wie ich es gerne möchte, vor allem, wenn wir überdurchschnittlich viele Kundenanfragen haben. Aber die Bilanz ist immer ausgeglichen. Ich bin auch realistisch: Im Idealfall würde ich etwa 80 % meiner Zeit für Tickets und das Team aufwenden, aber das ist einfach nicht machbar. Es gibt einfach Aufgaben, die Zeit brauchen, wie die Unterstützung von Kollegen oder das Aktualisieren von Demo-Kalendern.
Mit unserem LMS unterstützen wir Berater dabei, wertvolle Zeit zurückzugewinnen, indem wir sie von vielen (administrativen) Aufgaben entlasten. Was tun Sie, um mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben zu gewinnen?
Ich bin wählerisch bei Treffen
"Ich bin wählerisch bei Sitzungen. Bevor ich an einer Sitzung teilnehme, möchte ich wissen, was der Zweck ist und was besprochen wird. Es sollte eine klare Tagesordnung vorhanden sein. Wenn es keine gibt oder der Zweck nicht mit meinen Aufgaben übereinstimmt, lasse ich das Treffen ausfallen.
Verwenden Sie auch Tools oder haben Sie Dinge automatisiert, um effizienter zu arbeiten?
"Wir verwenden Slack für unsere interne Kommunikation, was sehr praktisch ist, aber manchmal auch ablenken kann. Eine nützliche Funktion von Slack ist die "Speichern-für-später"-Funktion. Wenn ich eine relevante, aber nicht dringende Nachricht erhalte, speichere ich sie, damit ich sie später beantworten kann. Das hilft mir, mich auf meine Hauptaufgaben zu konzentrieren."
Was sind Ihre Tipps für effizientes Arbeiten?
"Ich habe die folgenden drei Tipps immer als nützlich empfunden:
Timeboxing von Aufgaben: Ich beschließe zum Beispiel im Voraus, dass ich 1 Stunde für einen Hilfeartikel brauche. Ich stelle einen Timer ein und arbeite nicht länger als diese Zeit. Timeboxing hilft, Perfektionismus zu vermeiden, denn manchmal ist "gut genug" tatsächlich gut genug.
Kein Multitasking: Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit. Das verbessert sowohl die Arbeitsqualität als auch die Arbeitszufriedenheit erheblich.
E-Mails oder interne Kommunikationsbenachrichtigungen ausschalten: Das mache ich, wenn ich mich konzentrieren muss. Ansonsten ist es nur eine ständige Ablenkung, die zum Multitasking verleitet."
