Jesteśmy najszczęśliwsi w pracy, gdy możemy produktywnie spędzać czas. Najbardziej satysfakcjonujące jest spędzanie czasu na zadaniach, które przynoszą efekty, a nie na niekończących się spotkaniach, papierkowej robocie czy wysyłaniu e-maili. Zadania te różnią się w zależności od osoby; dla nauczyciela jest to nauczanie; dla programisty jest to kodowanie; a dla pracownika domowej opieki zdrowotnej jest to opieka nad klientem.
Statystyki pokazują, że pracownicy biurowi spędzają średnio 40% swojego czasu na wykonywaniu podstawowych zadań. Innymi słowy, jest miejsce na poprawę pod względem ilości, jakości i wydajności! Ale jak to wygląda w Easy LMS? Oferujemy oszczędzający czas LMS dla konsultantów, więc można się spodziewać, że robimy wszystko, aby pracować wydajnie i oszczędzać czas, gdy tylko jest to możliwe. Ale czy tak jest w rzeczywistości? Zbadaliśmy to za pomocą 1-minutowych wywiadów ze współpracownikami, ponieważ nie chcemy zbyt długo odrywać naszych kolegów od ich naprawdę znaczącej pracy. ? Dziś mamy historię Alexandry w naszej serii wywiadów Time Masters na temat produktywności w miejscu pracy.
Imię: Aleksandra
Stanowisko: Konsultant ds. wdrożeń
To wspaniale, że poświęciłeś dla nas 1 minutę swojego czasu. Przejdźmy dalej. Jakie są twoje główne zadania?
"Uff, to trudne pytanie. Robię wiele, ale wszystko jest ukierunkowane na pomoc klientom i zapewnienie, że mogą korzystać z naszego systemu zarządzania nauczaniem tak efektywnie, jak to tylko możliwe. W praktyce polega to na odpowiadaniu na zapytania klientów, rejestrowaniu ich opinii i omawianiu ich z PO i/lub inżynierami oprogramowania. Pomagam również naszym inżynierom oprogramowania, gdy przekładają wymagania klientów na funkcjonalność. Wspólnie określamy pożądany kierunek, a ja działam jako głos klienta. Gdy funkcjonalność jest gotowa, przygotowuję całą bezpośrednią komunikację z klientem, taką jak e-maile, artykuły pomocy itp. Mógłbym tak wymieniać w nieskończoność moje zadania."
Ile czasu zazwyczaj poświęcasz na te zadania (wyrażone w procentach)?
Pozostałe 50% jest nieco płynne
"Ogólnie rzecz biorąc, 25% mojego czasu przeznaczam na odpowiadanie na e-maile klientów i prezentacje, a kolejne 25% na wspieranie zespołu programistów; to stała część. Pozostałe 50% jest nieco płynne. Zmienia się z tygodnia na tydzień pod względem tego, gdzie inwestuję znaczną ilość czasu. Obejmuje to na przykład spotkania zespołu i komunikację wewnętrzną".
Czy uważasz to za wystarczające, czy chciałbyś poświęcić im więcej czasu?
"Ogólnie rzecz biorąc, jestem całkiem zadowolony. Oczywiście są tygodnie, kiedy nie mogę wspierać mojego zespołu programistów tak bardzo, jak bym chciał, zwłaszcza gdy mamy ponadprzeciętny napływ zapytań od klientów. Jednak równowaga nigdy nie przechyla się w złą stronę. Jestem też realistą: w idealnym scenariuszu mógłbym chcieć poświęcić około 80% mojego czasu na zgłoszenia i zespół, ale to po prostu niewykonalne. Są po prostu zadania, które wymagają czasu, takie jak pomoc kolegom lub aktualizacja kalendarzy demo".
Dzięki naszemu systemowi LMS wspieramy konsultantów w odzyskiwaniu cennego czasu, odciążając ich od wielu zadań (administracyjnych). Co robisz, aby zyskać więcej czasu na kluczowe zadania?
Selektywnie podchodzę do spotkań
"Do spotkań podchodzę selektywnie. Zanim wezmę w nim udział, chcę znać jego cel i wiedzieć, co będzie omawiane. Powinien istnieć jasny plan spotkania. Jeśli go nie ma lub cel nie jest zgodny z moimi zadaniami, opuszczam spotkanie".
Czy korzystasz również z narzędzi lub zautomatyzowałeś rzeczy, aby pracować wydajniej?
"Używamy Slacka do naszej wewnętrznej komunikacji, co jest dość wygodne, ale czasami może rozpraszać. Jedną z przydatnych funkcji Slacka jest funkcja "zapisz na później". Kiedy otrzymuję istotną, ale nie pilną wiadomość, zapisuję ją, aby móc odpowiedzieć na nią później. Pomaga mi to skupić się na moich głównych zadaniach".
Jakie są Twoje wskazówki dotyczące wydajnej pracy?
"Zawsze uważałem, że poniższe trzy wskazówki są korzystne:
Zadania z timerem: Z góry decyduję, że na przykład chcę spędzić 1 godzinę nad artykułem pomocy. Ustawiam timer i nie pracuję nad nim dłużej niż ten czas. Timeboxing pomaga uniknąć perfekcjonizmu, ponieważ czasami "wystarczająco dobrze" jest rzeczywiście wystarczająco dobre.
Nie wielozadaniowość: Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz. To znacznie poprawia zarówno jakość pracy, jak i satysfakcję z niej.
Wyłączanie powiadomień e-mail lub komunikacji wewnętrznej: Robię to, gdy muszę się skoncentrować. W przeciwnym razie jest to tylko ciągłe rozpraszanie uwagi, które zachęca do wielozadaniowości."
.
