Nous sommes plus heureux au travail lorsque nous pouvons utiliser notre temps de manière productive. Il est plus gratifiant de consacrer du temps à des tâches qui ont un impact, plutôt qu'à des réunions, de la paperasserie ou des courriels interminables. Ces tâches varient d'une personne à l'autre : pour un enseignant, c'est enseigner ; pour un programmeur, c'est coder ; et pour un travailleur à domicile, c'est s'occuper d'un client.
Les statistiques montrent que les employés de bureau consacrent en moyenne 40 % de leur temps aux tâches principales. En d'autres termes, il y a matière à amélioration en termes de quantité, de qualité et d'efficacité ! Mais qu'en est-il chez Easy LMS ? Nous offrons un LMS qui permet de gagner du temps pour les consultants, vous pouvez donc vous attendre à ce que nous fassions tout pour travailler efficacement et gagner du temps à chaque fois que cela est possible. Mais est-ce vraiment le cas ? Nous avons enquêté à ce sujet par le biais d'interviews d'une minute avec des collègues, car nous ne voulons pas que nos collègues s'éloignent trop longtemps de leur travail vraiment utile. ? Aujourd'hui, nous vous présentons l'histoire d'Alexandra dans le cadre de notre série d'entretiens Time Masters sur la productivité au travail.
Nom: Alexandra
Position: Consultant en mise en œuvre
C'est formidable que vous acceptiez de nous consacrer une minute de votre temps. Allons-y. Quelles sont vos principales tâches ?
"Ouf, c'est une question difficile. Je fais beaucoup de choses, mais tout est axé sur l'aide aux clients et l'assurance qu'ils peuvent utiliser notre système de gestion de l'apprentissage aussi efficacement que possible. Concrètement, il s'agit de répondre aux questions des clients, d'enregistrer leurs commentaires et d'en discuter avec le PO et/ou les ingénieurs logiciels. J'assiste également nos ingénieurs logiciels lorsqu'ils traduisent les demandes des clients en fonctionnalités. Ensemble, nous déterminons l'orientation souhaitée et je suis la voix du client. Une fois que la fonctionnalité est prête, je prépare toutes les communications directes avec le client, comme les courriels, les articles d'aide, etc. En fait, je pourrais continuer à décrire mes tâches...".
Combien de temps consacrez-vous généralement à ces tâches (exprimé en pourcentage) ?
Les 50 % restants sont plutôt fluides
"En gros, je consacre 25 % de mon temps à répondre aux courriels des clients et à faire des démonstrations, et 25 % à soutenir l'équipe de développement ; c'est une partie fixe. Les 50 % restants sont assez fluides. Ils varient d'une semaine à l'autre en fonction du temps que j'y consacre. Cela inclut, par exemple, les réunions d'équipe et la communication interne.
Trouvez-vous cela suffisant ou souhaiteriez-vous leur consacrer plus de temps ?
"Dans l'ensemble, je suis assez satisfait. Bien sûr, il y a des semaines où je ne peux pas soutenir mon équipe de développement autant que je le voudrais, surtout lorsque nous avons un afflux de demandes de renseignements de la part des clients supérieur à la moyenne. Cependant, la balance ne penche jamais du mauvais côté. Je suis également réaliste : dans un scénario idéal, j'aimerais consacrer environ 80 % de mon temps aux tickets et à l'équipe, mais ce n'est tout simplement pas faisable. Il y a simplement des tâches qui demandent du temps, comme l'assistance aux collègues ou la mise à jour des calendriers de démonstrations".
Avec notre LMS, nous aidons les consultants à récupérer un temps précieux en les déchargeant de nombreuses tâches (administratives). Que faites-vous pour libérer du temps pour vos tâches principales ?
Je suis sélectif en ce qui concerne les réunions
"Je suis sélectif en ce qui concerne les réunions. Avant d'y assister, je veux en connaître l'objectif et savoir de quoi il sera question. L'ordre du jour doit être clair. S'il n'y en a pas ou si l'objectif ne correspond pas à mes tâches, je saute la réunion.
Utilisez-vous également des outils ou avez-vous automatisé des choses pour travailler plus efficacement ?
"Nous utilisons Slack pour notre communication interne, ce qui est assez pratique mais peut parfois être source de distraction. L'une des fonctions utiles de Slack est la fonction "enregistrer pour plus tard". Lorsque je reçois un message pertinent mais non urgent, je l'enregistre pour pouvoir y répondre plus tard. Cela m'aide à rester concentré sur mes tâches principales."
Quels sont vos conseils pour travailler efficacement ?
"J'ai toujours trouvé que les trois conseils suivants étaient utiles :
Temporisation des tâches: Je décide à l'avance, par exemple, que je veux passer une heure sur un article d'aide. Je règle une minuterie et je ne travaille pas au-delà de ce délai. Le timeboxing permet d'éviter le perfectionnisme, car parfois, "assez bien" est en effet assez bien.
Pas de multi-tâches: Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Cela améliore considérablement la qualité du travail et la satisfaction au travail.
Désactiver les courriels ou les notifications de communication interne: Je le fais lorsque j'ai besoin de me concentrer. Sinon, c'est une distraction constante qui encourage le multitâche."
