Somos mais felizes no trabalho quando podemos gastar o nosso tempo de forma produtiva. Passar o tempo em tarefas que criam impacto é mais gratificante, em vez de reuniões intermináveis, papelada ou e-mails. Essas tarefas variam de pessoa para pessoa; para um professor, é ensinar; para um programador, é codificar; e para um profissional de saúde em casa, é cuidar de um cliente.
As estatísticas mostram que os trabalhadores de escritório gastam, em média, 40% do seu tempo em tarefas primárias. Por outras palavras, há espaço para melhorias em termos de quantidade, qualidade e eficiência! Mas como é que isso acontece no Easy LMS? Oferecemos um LMS para consultores que poupa tempo, por isso é de esperar que também façamos tudo para trabalhar de forma eficiente e poupar tempo sempre que possível. Mas será que isso acontece de facto? Investigámos esta questão através de entrevistas de 1 minuto com colegas, uma vez que não queremos manter os nossos colegas afastados do seu trabalho verdadeiramente significativo durante muito tempo. ? Hoje, temos a história da Alexandra na nossa série de entrevistas Time Masters sobre produtividade no local de trabalho.
Nome: Alexandra
Cargo: Consultor de implementação
É ótimo que esteja disposto a dispensar um minuto do seu tempo para nós. Vamos lá. Quais são as vossas principais tarefas?
"Ufa, essa é uma pergunta difícil. Faço muita coisa, mas tudo é orientado para ajudar os clientes e garantir que podem utilizar o nosso sistema de gestão da aprendizagem da forma mais eficaz possível. Em termos práticos, isto envolve responder às perguntas dos clientes, registar os seus comentários e discuti-los com o PO e/ou os engenheiros de software. Também ajudo os nossos engenheiros de software quando estão a traduzir os pedidos dos clientes em funcionalidades. Juntos, determinamos a direção desejada e eu actuo como a voz do cliente. Quando a funcionalidade está pronta, preparo toda a comunicação direta com o cliente, como e-mails, artigos de ajuda, etc. Poderia continuar a falar das minhas tarefas..."
Quanto tempo gasta normalmente com estas tarefas (expresso em percentagem)?
Os restantes 50% são algo fluidos
"De um modo geral, atribuo 25% do meu tempo a responder a e-mails de clientes e a fazer demonstrações e outros 25% a apoiar a equipa de desenvolvimento; esta é uma parte fixa. Os restantes 50% são algo fluidos. Varia de semana para semana em termos de onde invisto uma quantidade significativa de tempo. Isto inclui, por exemplo, reuniões de equipa e comunicação interna."
Considera que isso é suficiente ou gostaria de lhes dedicar mais tempo?
"No geral, estou bastante satisfeito. Claro que há semanas em que não posso apoiar a minha equipa de desenvolvimento tanto quanto gostaria, especialmente quando temos um fluxo de pedidos de informação de clientes acima da média. No entanto, a balança nunca pende para o lado errado. Também sou realista: num cenário ideal, talvez quisesse dedicar cerca de 80% do meu tempo aos pedidos e à equipa, mas isso não é possível. Há simplesmente tarefas que requerem tempo, como ajudar os colegas ou atualizar os calendários de demonstração."
Com o nosso LMS, ajudamos os consultores a recuperar tempo valioso, aliviando-os de muitas tarefas (administrativas). O que faz para libertar mais tempo para as suas tarefas principais?
Sou seletivo nas reuniões
"Sou seletivo em relação às reuniões. Antes de participar numa reunião, quero saber o seu objetivo e o que vai ser discutido. Deve haver uma ordem de trabalhos bem definida. Se não houver uma ou se o objetivo não estiver de acordo com as minhas tarefas, não vou à reunião."
Também utiliza ferramentas ou automatizou coisas para trabalhar de forma mais eficiente?
"Utilizamos o Slack para a nossa comunicação interna, o que é bastante conveniente mas, por vezes, pode distrair-nos. Uma funcionalidade útil do Slack é a funcionalidade "guardar para mais tarde". Quando recebo uma mensagem relevante mas não urgente, guardo-a para poder responder-lhe mais tarde. Isto ajuda-me a manter a concentração nas minhas tarefas principais."
Quais são as suas dicas para trabalhar de forma eficiente?
"Sempre considerei benéficas as três dicas seguintes:
Tarefas com timeboxing: Eu decido com antecedência, por exemplo, que quero gastar 1 hora num artigo de ajuda. Ponho um temporizador e não trabalho nele para além desse tempo. O timeboxing ajuda a evitar o perfeccionismo porque, às vezes, "bom o suficiente" é realmente bom o suficiente.
Não fazer várias tarefas: Concentre-se em uma tarefa de cada vez. Isso melhora significativamente a qualidade e a satisfação no trabalho.
Desligar as notificações de e-mail ou de comunicação interna: Faço isso quando preciso me concentrar. Caso contrário, é apenas uma distração constante que incentiva a multitarefa."
