Medarbejderudviklingsplan: Tips, eksempler og gratis skabeloner

Hvad er en medarbejderudviklingsplan?

Inden vi går i gang med eksempler og skabeloner, skal vi lige have styr på, hvad vi taler om, for der er nogle lignende begreber, der ofte forveksles.

En medarbejderudviklingsplan er et skriftligt dokument, som beskriver, hvordan en bestemt person skal udvikle sine kompetencer og arbejde hen imod sine mål. Den kombinerer typisk kortsigtede og langsigtede mål med konkrete trin, ressourcer og tidsplaner for at nå dem. Tænk på den som en fælles køreplan, som en leder og en medarbejder udarbejder sammen.

Det er nemt at forveksle dette med to beslægtede begreber:

• Et medarbejderudviklingsprogram – Dette er det større, virksomhedsomspændende initiativ: de kurser, mentorordninger og det budget, som en organisation tilbyder alle.

• En individuel udviklingsplan (IDP) – For de fleste teams er dette blot et andet navn for det samme. Hvis nogen giver dig en IDP, skal du betragte den som en medarbejderudviklingsplan.

Denne plan er altså det personlige dokument, som er udarbejdet til én person og revideres i takt med vedkommendes udvikling.

Hvorfor medarbejderudviklingsplaner er vigtige

En medarbejderudviklingsplan kan føles som endnu en administrativ opgave oven i en allerede fyldt arbejdsdag. Men det er den ikke. Når den udføres korrekt, løser den nogle af de dyreste problemer, en virksomhed står over for, og det gælder for begge parter.

Hvad den gør for virksomheden

Medarbejderudviklingsplaner er først og fremmest et redskab til at fastholde medarbejdere. Karriereudvikling er konsekvent blandt de vigtigste årsager til, at folk forlader et job, og det er noget, en virksomhed kan påvirke direkte. Giv en medarbejder en synlig vej fremad, og du fjerner netop det, som trækker vedkommende mod udgangen.

Ud over at fastholde medarbejdere hjælper medarbejderudviklingsplaner dig med at opbygge den arbejdsstyrke, du får brug for næste år, ikke blot at dække de stillinger, du har i dag. Når du kan se hver enkelt persons karriereforløb, ophører efterfølgerplanlægning med at være gætterier, og interne forfremmelser bliver normen. Det sparer omkostningerne ved rekruttering, indkøring og ventetiden på, at en ekstern ansat kommer op i omdrejninger.

Hvad det betyder for medarbejderen

For den enkelte medarbejder forvandler en plan vage ambitioner til noget, de kan handle på allerede i denne uge. Frem for at vente på, at mulighederne dukker op, ved de, hvilke kompetencer de skal udvikle, hvilke kurser de skal tage, og hvad der kræves af dem for at nå det næste niveau.

Den klarhed er mere end blot at sætte et flueben. Den har en tendens til at øge den daglige motivation og jobtilfredshed, fordi medarbejderne kan se, at deres indsats fører til noget. En plan siger, sort på hvidt, at du investerer i dine medarbejderes fremtid, og det budskab går klart igennem.

Sætter man de to aspekter sammen, begynder en medarbejderudviklingsplan at fremstå som en af de samtaler, som giver det største udbytte. Lad os se på et par eksempler.

Eksempler på medarbejderudviklingsplaner

Neden for finder du fem eksempler på forskellige situationer, lige fra en helt nyansat til et team spredt over flere lokationer. Hvert eksempel følger den samme enkle struktur: et mål, efterfulgt af en tabel med handlinger, delmål og succeskriterier.

Anvend skabelonen, udfyld den med dine egne oplysninger, og så er du næsten i mål.

Eksempel 1: Nyansat eller medarbejder på indgangsniveau

Nye medarbejdere har ikke brug for en femårsplan allerede fra første dag. De skal først og fremmest opbygge selvtillid og blive produktive i deres nuværende rolle, med et hint om, hvor de kan bevæge sig hen i fremtiden. Denne plan fokuserer på grundlæggende færdigheder.

En medarbejderudviklingsplan for en nyansat kunne derfor se således ud:

Kortsigtet mål: Blive fuldt selvstændig i kerneopgaverne inden for seks måneder.
Langtidsmål: Udvikle sig til en specialist- eller ledende stilling inden for to til tre år.

Begynd her, således skaber du momentum tidligt, hvilket er netop det tidspunkt, hvor det betyder mest.

Eksempel 2: Leder- eller ledelsesrolle

At flytte en medarbejder fra en medarbejderrolle til en lederrolle er en helt anden udfordring. Denne plan lægger vægt på bløde kompetencer og ledelseserfaring frem for teknisk dybde.

En medarbejderudviklingsplan for en person, der skal overgå til en lederrolle, kunne derfor se således ud:

Kortsigtet mål: At lede et lille team med selvtillid og afholde effektive individuelle samtaler.

Langtidsmål: At påtage sig en rolle som afdelingsleder eller i den øverste ledelse.

For en dybere indsigt i, hvordan man udvikler ledere frem for blot at træne ledere, kan du downloade vores guide til ledelsesudvikling.

Eksempel 3: Kompetencebaseret plan for en individuel medarbejder

Nogle gange er målet slet ikke en forfremmelse, men at mestre en bestemt færdighed. Denne plan passer til en stærk medarbejder, der har brug for at udfylde et specifikt kompetencegab, ofte fordi selve jobbet ændrer sig.

Kortsigtet mål: Opnå praktisk færdighed i et nyt værktøj eller en ny metode, som rollen nu kræver.
Langtidsmål: Blive teamets førende ekspert på det pågældende område.

Færdighedsbaserede planer er grundpillerne i medarbejderudviklingen, og de giver hurtigt afkast, fordi de kan overføres direkte til arbejdet.

Eksempel 4: Franchise-medarbejder eller teammedlem på flere lokationer 

Her bliver det interessant, hvis du træner medarbejdere på tværs af mange lokationer eller på vegne af klienter. Et caféteam i én by og et caféteam tre regioner væk skal leve op til de samme standarder, men de ledes af forskellige personer og begynder ofte fra forskellige udgangspunkter. Planen skal kunne overføres. Her er et eksempel på, hvordan man får det til at lykkes.

Kortsigtet mål: Opnå fuld kompetence i henhold til brandstandarderne på den lokale lokation.
Langtidsmål: Blive kvalificeret til at træne eller vejlede nye medarbejdere på den pågældende lokation.

Det svære er at holde styr på, hvem der har gjort hvad på tværs af snesevis af teams. Det vender vi tilbage til, for det er netop den slags problem, som den rigtige platform er udviklet til at løse.

Gratis skabeloner til medarbejderudviklingsplaner

Eksempler er gode til inspiration, men du vil ikke gerne skulle opbygge skemaet fra bunden hver gang. Disse tre skabeloner giver dig et godt udgangspunkt, og du kan tilpasse hver enkelt på få minutter. Vælg den skabelon, som passer til situationen, eller tag alle tre og hav dem liggende klar.

Generel skabelon til medarbejderudviklingsplan

Dette er din hverdagsversion, som fungerer for de fleste. Den indeholder plads til kort- og langsigtede mål, et afsnit om færdigheder og kompetencer, SMART-mål med tidslinjer og en målekolonne, så succesen aldrig er vag.

Anvend den efter en medarbejderudviklingssamtale eller når som helst du vil omdanne en god karriere-samtale til en konkret plan.

Download den generelle skabelon.

Skabelon til udviklingsplan for ledere og lederskab

Denne skabelon er udviklet med henblik på at tage skridtet op i lederskabet og erstatter nogle af de tekniske felter med personfokuserede: coachingmål, projektbaseret erfaring og feedback-kontrolpunkter fra teamet. Den er designet til at udvikle dømmekraft og adfærd, ikke kun viden.

Anvend denne skabelon, når du forbereder en medarbejder til at lede, uanset om det er vedkommendes første direkte underordnede eller første afdeling.

Download skabelonen til ledere.

Skabelon til flere lokationer og flere klienter

Hvis du leverer træning på tværs af franchisesteder, kundeorganisationer eller flere teams på én gang, er en skabelon til en enkelt medarbejder ikke tilstrækkelig. Denne version tilføjer felter til lokation eller klient, kontrolpunkter i henhold til brandstandarder og godkendelse af overholdelse, således du kan sikre, at alle er på linje, uden at miste overblikket over, hvem der sidder hvor.

Det er den skabelon, du skal anvende, når konsistens på tværs af grupper er lige så vigtig som individuel udvikling.

Download skabelonen til flere lokationer.

Skabeloner sætter gang i tingene, men planen er kun så god, som den måde, du udarbejder den på. Det er her, det næste afsnit kommer ind i billedet.

Sådan udarbejder du en medarbejderudviklingsplan: 5 tips

En skabelon udfylder de tomme felter. Disse fem tips sikrer, at du udfylder dem med de rigtige oplysninger. Følg dem i rækkefølge, så ender du med en plan, som folk rent faktisk anvender.

Tip 1: Begynd med en vurdering af kompetencegabet

Du kan ikke planlægge en rute uden at kende dit udgangspunkt. Inden du sætter et eneste mål, skal du have et klart overblik over kløften mellem de kompetencer, en medarbejder har, og de kompetencer, som vedkommendes nuværende eller næste rolle kræver.

En hurtig vurdering (en selvvurdering, en vurdering fra lederen eller en kort test) afdækker de reelle behov, så du udvikler de kompetencer, som virkelig betyder noget, frem for at gætte.

Vores guide til analyse af kompetencegabet gennemgår processen og indeholder en skabelon, som kan downloades, således det bliver nemt. Få dette trin på plads, så bliver alt det, som følger efter, nemmere.

Tip 2: Sæt SMART-udviklingsmål

De planer, som virker, anvender SMART-mål: Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante og Tidsbestemte.

Sammenlign "forbedre præsentationsfærdigheder" med "afhold kvartalsopdateringen for teamet foran 15 personer inden udgangen af 3. kvartal, med positiv feedback fra mindst tre deltagere." Det andet mål kan du følge op på, coache hen imod og fejre. Hvert mål i planen bør bestå den test.

Tip 3: Kombiner forskellige læringsformater

Alle lærer ikke alt på samme måde, og de lærer bestemt ikke det hele fra et kursus. En stærk plan kombinerer forskellige læringsformater, således læringen sidder fast.

En nyttig tommelfingerregel er 70-20-10-modellen: Ca. 70% af udviklingen kommer fra praktisk erfaring, 20% fra at lære gennem andre, eksempelvis via mentoring og feedback, og 10% fra formel træning. I praksis betyder det, at man kombinerer et kursus med et rigtigt projekt og regelmæssige samtaler med en mere erfaren kollega. Kombiner de tre elementer, således færdighederne holder sig.

Tip 4: Planlæg regelmæssige statusmøder

Mål glider, prioriteter skifter, og en plan, som er skrevet i januar, kan være irrelevant i juni, hvis ingen kigger på den. Sørg derfor at planlægge korte, regelmæssige statusmøder, hver måned eller hvert kvartal, for at gennemgå fremskridt, fjerne forhindringer og justere mål, som ikke længere er gældende.

Det er også i disse samtaler, at opmuntringen finder sted, og den opmuntring er ofte det, som holder en i gang. En plan, som bliver taget op til fornyet overvejelse, er en plan, som bliver gennemført.

Tip 5: Følg fremskridt med klare mål

Hvis du ikke kan se fremskridt, kan medarbejderen heller ikke, og det samme gælder den klient eller leder, der ønsker bevis for, at det virker. Beslut på forhånd, hvordan du vil måle hvert mål, og følg derefter op på det et sted, hvor alle kan se det.

Det er hér, det bliver besværligt at gøre det manuelt. Regneark er fint til ét team, men så snart du skal følge op på snesevis af personer eller rapportere resultater tilbage til en klient, har du brug for noget, som viser færdiggørelsesprocenter, resultater og videnshuller på et øjeblik. Et godt system til opfølgning af træning gør dette nemmere.

Disse fem punkter dækker, hvad en god plan gør rigtigt. At vide, hvad der ofte går galt, er dét, som sikrer, at det forbliver sådan.

Almindelige fejl, man skal undgå, når man udarbejder en udviklingsplan

Selv med en solid skabelon og gode intentioner kan et par forudsigelige fejl ødelægge en udviklingsplan. At kende dem på forhånd er den nemmeste måde at undgå dem på.

Her er de fejl, som oftest opstår:

• At gøre den til et ensidigt dokument. Hvis lederen skriver hele planen og afleverer den, vil den ikke blive fulgt. De bedste planer udarbejdes sammen med medarbejderen, således vedkommende tager ejerskab for den.

• At sætte mål, som ikke kan måles. Vage mål kan ikke følges op på, så ingen ved, om de er blevet nået. Hvert mål skal have en klar målstreg.

• At skrive den én gang og aldrig se på den igen. En plan, som ikke tages op til fornyet overvejelse, risikerer at blive glemt. Regelmæssige statusmøder holder den i live.

• Manglende mulighed for at dokumentere fremskridt. Dette problem er særligt alvorligt, når man træner på vegne af en klient eller på tværs af lokationer. Hvis man ikke kan vise gennemførelse og resultater på forespørgsel, forbliver alt det gode arbejde usynligt, og usynligt arbejde er svært at få anerkendelse for eller forny.

Undgå disse fire, og du er allerede foran de fleste. Især det sidste punkt er værd at løse ordentligt, hvilket bringer os til værktøjerne.

Optimer dine medarbejderudviklingsplaner med Easy LMS 

At udarbejde en plan er én ting. At gennemføre den tilhørende træning, sikre konsistens og bevise, at den virker for hver enkelt person og hver enkelt klient, er en helt anden udfordring – især når du ikke kun udvikler dit eget team, men også træner medarbejdere fra andre organisationer. Det er præcis det, Easy LMS er udviklet til.

Frem for at jagte regneark og e-mail-tråde får du alt samlet på ét sted:

• Et dedikeret akademi til hver klient, hver lokation eller hver organisation. Giv hver gruppe sin egen brandede, white-label portal, så en franchise, en klient eller et internt team hver især får et overskueligt læringsrum, som er i tråd med brandet.

• Genanvendelige, standardiserede kurser. Udarbejd et udviklingskursus én gang, og genanvend og tilpas det derefter til alle grupper. Alle lever op til den samme standard, uden at du behøver at begynde forfra hver gang.

• Realtidsrapporter, som dine klienter selv kan få adgang til. Følg med i gennemførelse, resultater og videnhuller i realtid, og lad klienterne hente deres egne resultater, når de vil. Ikke mere manuel rapportering.

• Forudsigelig pris med fast gebyr. Træn 50 eller 500 personer fordelt på så mange grupper, som du ønsker, uden at prisen pr. deltager stiger.

Uanset om du er et konsulentvirksomhed, som skal bevise over for en klient, at deres medarbejdere har lært stoffet, eller en franchisetræner, der skal sikre strenge standarder på tværs af lokationer, er on-demand-gennemsigtighed forskellen mellem at håbe, at træningen virkede, og at kunne vise, at den gjorde det.

Hvis det lyder bekendt at skulle sikre, at udviklingsplaner er ensartede og dokumenterbare på tværs af teams, er Easy LMS skabt til dig. Begynd en gratis prøveperiode, og oplev, hvor meget nemmere det føles.