Ontwikkelingsplan voor medewerkers: tips, voorbeelden en gratis sjablonen

Wat is een ontwikkelingsplan voor medewerkers?

Voordat we ingaan op voorbeelden en sjablonen, is het goed om duidelijk te maken waar we het over hebben, aangezien een aantal vergelijkbare termen vaak door elkaar worden gehaald.

Een ontwikkelingsplan voor medewerkers is een schriftelijk document waarin wordt uiteengezet hoe een specifieke persoon zijn of haar vaardigheden zal ontwikkelen en vooruitgang zal boeken in de richting van zijn of haar doelen. Hierin worden doorgaans korte- en langetermijndoelen gekoppeld aan de concrete stappen, middelen en tijdschema’s om deze te bereiken. U kunt het zien als een gezamenlijke routekaart die een leidinggevende en een medewerker samen opstellen.

Dit wordt gemakkelijk verward met twee verwante begrippen:

• Een ontwikkelingsprogramma voor medewerkers – Dit is het bredere, bedrijfsbrede initiatief: de cursussen, mentorschap en het budget dat een organisatie aan iedereen aanbiedt.

• Een individueel ontwikkelingsplan (IDP) – Voor de meeste teams is dit gewoon een andere benaming voor hetzelfde. Als iemand u een IDP overhandigt, beschouw het dan als een ontwikkelingsplan voor medewerkers.

Dit plan is dus het persoonlijke document dat voor één persoon wordt opgesteld en dat wordt herzien naarmate hij of zij zich verder ontwikkelt.

Waarom ontwikkelingsplannen voor medewerkers belangrijk zijn

Een ontwikkelingsplan voor medewerkers kan aanvoelen als nog een administratieve verplichting bovenop een toch al volle agenda. Maar dat is het niet. Wanneer het goed wordt uitgevoerd, lost het enkele van de duurste problemen van een bedrijf op, en dat geldt voor beide partijen.

Wat het voor het bedrijf betekent

Ontwikkelingsplannen voor medewerkers zijn in de eerste plaats een instrument om personeel te behouden. Carrièreontwikkeling staat steevast in de top van de redenen waarom mensen een baan opzeggen, en dat is iets waar een bedrijf direct invloed op kan uitoefenen. Geef iemand een duidelijk pad voor de toekomst, en u neemt precies datgene weg wat hem of haar naar de uitgang trekt.

Naast het behouden van personeel helpen ontwikkelingsplannen voor medewerkers u bij het opbouwen van het personeelsbestand dat u volgend jaar nodig zult hebben, en niet alleen bij het invullen van de functies die u vandaag de dag heeft. Wanneer u het traject van elke persoon kunt overzien, is opvolgingsplanning geen giswerk meer en worden interne promoties de norm. Dat bespaart de kosten van werving, inwerken en het wachten tot een externe medewerker op snelheid is.

Wat het voor de medewerker betekent

Voor de medewerker zelf zet een plan vage ambities om in iets waar hij of zij deze week al actie op kan ondernemen. In plaats van te wachten tot er kansen opduiken, weet hij of zij welke vaardigheden hij of zij moet ontwikkelen, welke cursus hij of zij moet volgen en wat er van hem of haar wordt verwacht om het volgende niveau te bereiken.

Die duidelijkheid is meer dan alleen het afvinken van een vakje. Het stimuleert doorgaans de dagelijkse motivatie en de werktevredenheid, omdat mensen zien dat hun inspanningen tot iets leiden. Een plan geeft schriftelijk aan dat u betrokken bent bij de toekomst van uw medewerkers, en die boodschap komt goed over.

Breng deze twee aspecten samen, en een ontwikkelingsplan voor medewerkers begint eruit te zien als een van de gesprekken met het hoogste rendement die u kunt voeren. Laten we enkele voorbeelden bekijken.

Voorbeelden van ontwikkelingsplannen voor medewerkers

Hieronder vindt u vijf voorbeelden voor verschillende situaties, variërend van een kersverse medewerker tot een team dat verspreid is over meerdere locaties. Elk voorbeeld volgt dezelfde eenvoudige structuur: een doel, gevolgd door een tabel met acties, doelstellingen en maatstaven voor succes.

Gebruik deze opzet, vul deze in met uw eigen gegevens, en u bent al een heel eind op weg.

Voorbeeld 1: Beginnersfunctie of nieuwe medewerker

Nieuwe medewerkers hebben op hun eerste dag geen vijfjarenvisie nodig. Zij moeten vertrouwen krijgen in hun huidige functie en daar productief in worden, met een indicatie van waar hun volgende stap zou kunnen liggen. Dit plan richt zich op basisvaardigheden.

Een ontwikkelingsplan voor een nieuwe medewerker zou er dus als volgt uit kunnen zien:

Kortetermijndoel: Binnen zes maanden volledig zelfstandig functioneren in de kernfunctie.
Langetermijndoel: Binnen twee tot drie jaar doorgroeien naar een specialistische of leidinggevende functie.

Laat mensen hier beginnen, dan bouwt u al vroeg momentum op, precies op het moment dat dit het belangrijkst is.

Voorbeeld 2: Managers- of leidinggevende functie

Iemand van de functie van medewerker naar die van manager laten doorstromen, is een heel andere uitdaging. Dit plan richt zich meer op soft skills en leiderschapservaring dan op technische diepgang.

Een ontwikkelingsplan voor een medewerker die doorgroeit naar een leidinggevende functie zou er dus als volgt uit kunnen zien:

Kortetermijndoel: Een klein team zelfverzekerd leiden en effectieve één-op-één-gesprekken voeren.

Doel op lange termijn: Een functie als afdelingshoofd of in het senior management bekleden.

Voor een diepgaander inzicht in het ontwikkelen van leiders in plaats van louter managers kunt u onze gids voor leiderschapsontwikkeling downloaden.

Voorbeeld 3: Vaardigheidsgericht plan voor een individuele medewerker

Soms is het doel helemaal geen promotie, maar het beheersen van een vaardigheid. Dit plan is geschikt voor een sterke individuele medewerker die een specifieke vaardigheidskloof moet dichten, vaak omdat de functie zelf onder zijn of haar voeten aan het veranderen is.

Kortetermijndoel: Werkvaardigheid bereiken in een nieuwe tool of methode die de functie nu vereist.
Langetermijndoel: De aangewezen expert van het team op dat gebied worden.

Vaardigheidsgerichte plannen vormen de ruggengraat van de ontwikkeling van medewerkers en leveren snel resultaat op, omdat ze direct aansluiten bij het werk.

Voorbeeld 4: Medewerker van een franchisebedrijf of teamlid met meerdere vestigingen 

Hier wordt het interessant als u mensen op meerdere locaties opleidt, of namens klanten. Een cafeteam in de ene stad en een cafeteam drie regio’s verderop moeten aan dezelfde normen voldoen, maar worden door verschillende mensen aangestuurd en beginnen vaak vanuit een andere uitgangspositie. Het plan moet worden overgedragen. Hier volgt een voorbeeld van hoe u dit kunt realiseren.

Kortetermijndoel: Volledige competentie volgens de merkstandaard bereiken op de lokale locatie.
Doel op lange termijn: zich kwalificeren om nieuw personeel op die locatie op te leiden of te begeleiden.

Het lastige is om bij te houden wie wat heeft gedaan binnen tientallen teams. Daar komen we later op terug, want dit is precies het soort probleem waarvoor het juiste platform is ontwikkeld.

Gratis sjablonen voor ontwikkelingsplannen voor medewerkers

Voorbeelden zijn geweldig ter inspiratie, maar u wilt niet elke keer opnieuw een tabel opstellen. Deze drie sjablonen geven u een vliegende start, en u kunt ze allemaal binnen enkele minuten aanpassen. Kies het sjabloon dat bij de situatie past, of neem ze alle drie en houd ze bij de hand.

Algemeen sjabloon voor een ontwikkelingsplan voor medewerkers

Dit is uw alledaagse versie die voor de meeste mensen geschikt is. Het bevat ruimte voor korte- en langetermijndoelen, een gedeelte voor vaardigheden en competenties, SMART-doelen met tijdschema’s en een kolom voor metingen, zodat succes nooit vaag blijft.

Gebruik dit sjabloon na een functioneringsgesprek, of wanneer u een goed loopbaangesprek wilt omzetten in een concreet plan.

Download het algemene sjabloon.

Sjabloon voor ontwikkelingsplan voor managers en leidinggevenden

Dit sjabloon is ontwikkeld voor de overstap naar leidinggevende functies en vervangt een aantal technische velden door mensgerichte onderdelen: coachingsdoelen, projectgerichte ervaring en feedbackmomenten vanuit het team. Het is ontworpen om niet alleen kennis, maar ook beoordelingsvermogen en gedrag te ontwikkelen.

Gebruik dit sjabloon wanneer u iemand voorbereidt op een leidinggevende functie, of het nu gaat om zijn of haar eerste directe ondergeschikte of zijn of haar eerste afdeling.

Download het sjabloon voor managers.

Sjabloon voor meerdere locaties en meerdere klanten

Als u trainingen verzorgt voor verschillende franchiselocaties, klantorganisaties of meerdere teams tegelijk, volstaat een sjabloon voor één medewerker niet. Deze versie bevat extra velden voor locatie of klant, controlepunten volgens de merkstandaard en een verklaring van naleving, zodat u iedereen op één lijn kunt houden zonder uit het oog te verliezen wie waar werkzaam is.

Dit is het sjabloon dat u moet gebruiken wanneer consistentie tussen groepen net zo belangrijk is als individuele groei.

Download het sjabloon voor meerdere locaties.

Sjablonen helpen u op weg, maar het plan is slechts zo goed als de manier waarop u het opstelt. Daar komt het volgende hoofdstuk om de hoek kijken.

Hoe stelt u een ontwikkelingsplan voor medewerkers op: 5 tips

Een sjabloon vult de lege velden in. Deze vijf tips zorgen ervoor dat u ze met de juiste informatie invult. Volg ze in de juiste volgorde en u krijgt een plan dat mensen daadwerkelijk gebruiken.

Tip 1: Begin met een beoordeling van de vaardigheidskloof

U kunt geen route plannen zonder uw startpunt te kennen. Voordat u ook maar één doel vaststelt, moet u duidelijkheid krijgen over de kloof tussen de vaardigheden die iemand bezit en de vaardigheden die zijn of haar huidige of volgende functie vereist.

Een snelle beoordeling (een zelfevaluatie, een beoordeling door de leidinggevende of een korte test) brengt de werkelijke behoeften aan het licht, zodat u vaardigheden ontwikkelt die ertoe doen in plaats van te gissen.

Onze gids voor het analyseren van vaardigheidskloven leidt u door het proces en bevat een downloadbaar sjabloon om het proces soepel te laten verlopen. Als u deze stap goed uitvoert, wordt alles daarna een stuk eenvoudiger.

Tip 2: Stel SMART-ontwikkelingsdoelen vast

De plannen die werken, maken gebruik van SMART-doelen: Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden.

Vergelijk „presentatievaardigheden verbeteren“ eens met „de kwartaalupdate van het team aan 15 mensen presenteren tegen het einde van het derde kwartaal, met positieve feedback van ten minste drie deelnemers“. De tweede doelstelling kunt u volgen, ernaar toewerken en vieren. Elk doel in het plan moet aan die criteria voldoen.

Tip 3: Combineer verschillende leerformaten

Mensen leren niet allemaal op dezelfde manier, en ze leren zeker niet alles uit een cursus. Een sterk plan combineert verschillende leervormen, zodat de leerstof beter blijft hangen.

Een handige vuistregel is het 70-20-10-model: ongeveer 70% van de groei komt voort uit praktijkervaring, 20% uit leren via anderen, zoals mentorschap en feedback, en 10% uit formele training. In de praktijk betekent dit dat u een cursus koppelt aan een echt project en regelmatig overleg houdt met iemand die meer ervaring heeft. Combineer deze drie elementen en de vaardigheden blijven behouden.

Tip 4: Plan regelmatige evaluatiegesprekken

Doelen kunnen afdwalen, prioriteiten verschuiven, en een plan dat in januari is opgesteld, kan in juni al achterhaald zijn als niemand ernaar kijkt. Zorg er daarom voor dat u korte, regelmatige evaluatiegesprekken inplant, maandelijks of per kwartaal, om de voortgang te bespreken, obstakels uit de weg te ruimen en doelen aan te passen die niet langer passen.

Tijdens deze gesprekken vindt ook de aanmoediging plaats, en die aanmoediging is vaak wat iemand op de been houdt. Een plan dat regelmatig wordt herzien, is een plan dat wordt voltooid.

Tip 5: Houd de voortgang bij met duidelijke maatstaven

Als u de voortgang niet kunt zien, kan de medewerker dat evenmin, en evenmin de klant of leidinggevende die bewijs wil dat het werkt. Bepaal van tevoren hoe u elk doel gaat meten en houd de voortgang vervolgens bij op een plek waar iedereen het kan zien.

Dit is het punt waarop handmatig bijhouden lastig begint te worden. Spreadsheets zijn prima voor één team, maar zodra u tientallen mensen bijhoudt of resultaten rapporteert aan een klant, heeft u iets nodig waarmee u in één oogopslag voltooiingspercentages, scores en kennislacunes kunt zien. Een goed systeem voor het bijhouden van opleidingen maakt dit eenvoudiger.

Deze vijf punten beschrijven wat een goed plan goed doet. Weten wat er vaak misgaat, zorgt ervoor dat het zo blijft.

Veelvoorkomende fouten die u moet vermijden bij het opstellen van een ontwikkelingsplan

Zelfs met een degelijk sjabloon en goede bedoelingen kunnen enkele voorspelbare fouten een ontwikkelingsplan tenietdoen. Als u ze van tevoren kent, kunt u ze het gemakkelijkst vermijden.

Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen:

• Er een eenzijdig document van maken. Als de leidinggevende het hele plan opstelt en het vervolgens overhandigt, zal het geen blijvende indruk maken. De beste plannen worden samen met de medewerker opgesteld, zodat deze zich ermee verbonden voelt.

• Doelen stellen zonder dat deze meetbaar zijn. Vage doelen kunnen niet worden bijgehouden, waardoor niemand weet of ze zijn behaald. Elk doel heeft een duidelijke eindstreep nodig.

• Het eenmalig opstellen en er daarna nooit meer naar kijken. Een plan dat niet regelmatig wordt herzien, raakt mogelijk in de vergetelheid. Regelmatige evaluaties houden het plan levend.

• Geen manier hebben om vooruitgang aan te tonen. Dit is vooral een groot probleem wanneer u namens een klant of op verschillende locaties trainingen verzorgt. Als u op verzoek geen voltooiing en resultaten kunt aantonen, blijft al dat goede werk onzichtbaar, en voor onzichtbaar werk is het moeilijk om erkenning te krijgen of het te verlengen.

Vermijd deze vier valkuilen en u bent de meesten al een stap voor. Met name de laatste is het waard om goed aan te pakken, wat ons bij de hulpmiddelen brengt.

Optimaliseer de ontwikkelingsplannen van uw medewerkers met Easy LMS 

Het opstellen van een plan is één ding. Het daadwerkelijk geven van de bijbehorende training, het consistent houden ervan en het aantonen dat het voor elke persoon en elke klant werkt, is een andere uitdaging, vooral wanneer u niet alleen uw eigen team ontwikkelt, maar ook medewerkers van andere organisaties traint. Dat is precies waarvoor Easy LMS is ontwikkeld.

In plaats van achter spreadsheets en e-mailconversaties aan te jagen, vindt u alles op één plek:

• Een eigen academie voor elke klant, vestiging of organisatie. Geef elke groep een eigen, white-labelportaal, zodat een franchise, een klant of een intern team elk een overzichtelijke, aan het merk aangepaste leeromgeving krijgt.

• Herbruikbare, gestandaardiseerde cursussen. Stel een ontwikkelingscursus één keer samen en hergebruik en pas deze vervolgens aan voor elke groep. Iedereen voldoet aan dezelfde standaard zonder dat u telkens opnieuw hoeft te beginnen.

• Realtime rapporten waartoe uw klanten zelf toegang hebben. Volg voltooiingspercentages, scores en kennislacunes in realtime, en laat klanten hun eigen resultaten opvragen wanneer zij maar willen. Geen handmatige rapportage meer.

• Voorspelbare prijzenop basis van een vast tarief . Train 50 of 500 mensen, verdeeld over zoveel groepen als u wilt, zonder dat de kosten per deelnemer stijgen.

Of het nu gaat om een adviesbureau dat aan een klant aantoont dat zijn personeel de stof heeft geleerd, of om een franchisetrainer die strenge normen handhaaft in alle vestigingen: on-demand inzicht maakt het verschil tussen hopen dat de training heeft gewerkt en aantonen dat dit inderdaad het geval is.

Als het u bekend in de oren klinkt om ontwikkelingsplannen consistent en aantoonbaar te houden voor alle teams, dan is Easy LMS precies wat u zoekt. Start een gratis proefperiode en ervaar hoe veel gemakkelijker het voelt.