Plan rozwoju pracowników: wskazówki, przykłady i bezpłatne szablony

Czym jest plan rozwoju pracownika?

Zanim przejdziemy do przykładów i szablonów, wyjaśnijmy, o czym mowa, ponieważ kilka podobnych terminów bywa często mylonych.

Plan rozwoju pracownika to pisemny dokument, który określa, w jaki sposób dana osoba będzie rozwijać swoje umiejętności i dążyć do osiągnięcia wyznaczonych celów. Zazwyczaj łączy on cele krótko- i długoterminowe z konkretnymi krokami, zasobami oraz harmonogramem ich realizacji. Proszę potraktować go jako wspólny plan działania, który kierownik i pracownik opracowują wspólnie.

Łatwo jest pomylić ten pojęcie z dwoma pokrewnymi koncepcjami:

• Program rozwoju pracowników – jest to szersza inicjatywa obejmująca całą firmę: szkolenia, mentoring oraz środki finansowe, które organizacja udostępnia wszystkim pracownikom.

• Indywidualny plan rozwoju (IDP) – dla większości zespołów jest to po prostu inna nazwa tego samego. Jeśli ktoś przekaże Państwu IDP, proszę traktować go jako plan rozwoju pracownika.

Plan ten jest zatem osobistym dokumentem opracowanym dla jednej osoby i weryfikowanym w miarę jej rozwoju.

Dlaczego plany rozwoju pracowników mają znaczenie

Plan rozwoju pracownika może wydawać się kolejnym obowiązkiem administracyjnym, który obciąża i tak już napięty harmonogram. Jednak tak nie jest. Dobrze opracowany plan rozwiązuje niektóre z najkosztowniejszych problemów, z jakimi boryka się firma, i to z korzyścią dla obu stron.

Korzyści dla firmy

Plany rozwoju pracowników są przede wszystkim narzędziem służącym utrzymaniu kadry. Rozwój kariery niezmiennie plasuje się wśród głównych powodów, dla których ludzie odchodzą z pracy, a firma może mieć na to bezpośredni wpływ. Zapewniając pracownikowi jasną ścieżkę rozwoju, eliminuje się właśnie ten czynnik, który skłania go do odejścia.

Oprócz zatrzymywania pracowników plany rozwoju pomagają budować kadrę, której będą Państwo potrzebować w przyszłym roku, a nie tylko obsadzać stanowiska istniejące obecnie. Gdy widzą Państwo ścieżkę rozwoju każdej osoby, planowanie sukcesji przestaje być zgadywanką, a awanse wewnętrzne stają się normą. Pozwala to zaoszczędzić na kosztach rekrutacji, wdrażania nowych pracowników oraz oczekiwania, aż osoba z zewnątrz osiągnie odpowiedni poziom kompetencji.

Jakie korzyści płyną z tego dla pracownika

Dla osoby, której plan jest przeznaczony, zamienia on niejasne ambicje w konkretne działania, które może podjąć już w tym tygodniu. Zamiast czekać na pojawienie się okazji, wie, jakie umiejętności powinna rozwijać, jakie szkolenia powinna odbyć i czego wymaga od niej przejście na wyższy poziom.

Ta jasność to coś więcej niż tylko odhaczenie pozycji na liście. Zazwyczaj zwiększa ona codzienną motywację i satysfakcję z pracy, ponieważ ludzie widzą, że ich wysiłki składają się na coś większego. Plan stanowi na piśmie, że zależy Państwu na tym, dokąd zmierzają Państwa pracownicy, a ten komunikat trafia do adresatów.

Po połączeniu tych dwóch aspektów plan rozwoju pracownika zaczyna wyglądać na jedną z najbardziej opłacalnych rozmów, jakie można przeprowadzić. Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Przykłady planów rozwoju pracowników

Poniżej przedstawiono pięć przykładów dotyczących różnych sytuacji – od nowo zatrudnionego pracownika po zespół rozproszony w wielu lokalizacjach. Każdy z nich opiera się na tej samej prostej strukturze: cel, a następnie tabela zawierająca działania, zadania i wskaźniki sukcesu.

Wystarczy skorzystać z tego schematu, uzupełnić go własnymi danymi, a większość pracy będzie już za Państwem.

Przykład 1: Pracownik na stanowisku podstawowym lub nowo zatrudniony

Nowi pracownicy nie potrzebują pięcioletniej wizji już pierwszego dnia. Muszą nabrać pewności siebie i stać się produktywni na obecnym stanowisku, mając jednocześnie orientację co do dalszej ścieżki rozwoju. Niniejszy plan kładzie nacisk na umiejętności podstawowe.

Plan rozwoju nowego pracownika mógłby zatem wyglądać następująco:

Cel krótkoterminowy: Osiągnięcie pełnej samodzielności w zakresie podstawowych obowiązków w ciągu sześciu miesięcy.
Cel długoterminowy: Awans na stanowisko specjalisty lub kierownicze w ciągu dwóch do trzech lat.

Rozpoczynając pracę w tym miejscu, zyskuje się dynamikę już na wczesnym etapie, a właśnie wtedy ma to największe znaczenie.

Przykład 2: Stanowisko kierownicze lub przywódcze

Przeniesienie osoby z roli pracownika na stanowisko kierownicze stanowi zupełnie inne wyzwanie. Plan ten kładzie nacisk na umiejętności miękkie i doświadczenie w zakresie przywództwa, a nie na dogłębną wiedzę techniczną.

Plan rozwoju pracownika przechodzącego na stanowisko kierownicze mógłby zatem wyglądać następująco:

Cel krótkoterminowy: Pewne kierowanie niewielkim zespołem oraz prowadzenie skutecznych rozmów indywidualnych.

Cel długoterminowy: Objęcie stanowiska kierownika działu lub stanowiska w wyższym kierownictwie.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat kształtowania liderów, a nie tylko menedżerów, prosimy pobrać nasz przewodnik dotyczący rozwoju przywództwa.

Przykład 3: Plan rozwoju umiejętności dla pracownika wykonującego zadania indywidualne

Czasami celem wcale nie jest awans, ale opanowanie konkretnej umiejętności. Plan ten jest odpowiedni dla silnego pracownika indywidualnego, który musi wypełnić konkretną lukę w umiejętnościach, często dlatego, że sama praca ulega zmianom.

Cel krótkoterminowy: Osiągnięcie biegłości w posługiwaniu się nowym narzędziem lub metodą, których obecnie wymaga dane stanowisko.
Cel długoterminowy: Stać się głównym ekspertem zespołu w tej dziedzinie.

Plany oparte na umiejętnościach stanowią podstawę rozwoju pracowników i szybko przynoszą efekty, ponieważ są bezpośrednio powiązane z wykonywaną pracą.

Przykład 4: Pracownik franczyzy lub członek zespołu działającego w wielu lokalizacjach 

Sytuacja staje się interesująca, gdy szkolą Państwo pracowników w wielu lokalizacjach lub w imieniu klientów. Zespół kawiarni w jednym mieście i zespół kawiarni w odległych o trzy regiony lokalizacjach muszą spełniać te same standardy, ale są zarządzani przez różne osoby i często zaczynają z różnych punktów wyjścia. Plan musi być przenoszony. Oto przykład, jak to osiągnąć.

Cel krótkoterminowy: Osiągnięcie pełnej kompetencji zgodnej ze standardami marki w lokalnej placówce.
Cel długoterminowy: Uzyskanie uprawnień do szkolenia lub nadzorowania nowych pracowników w tej lokalizacji.

Najtrudniejsze jest śledzenie, kto wykonał jakie zadania w dziesiątkach zespołów. Wrócimy do tego tematu, ponieważ jest to właśnie rodzaj problemu, do rozwiązania którego została stworzona odpowiednia platforma.

Bezpłatne szablony planów rozwoju pracowników

Przykłady są świetnym źródłem inspiracji, ale nie warto za każdym razem tworzyć tabeli od nowa. Te trzy szablony zapewnią Państwu szybki start, a każdy z nich można dostosować w ciągu kilku minut. Proszę wybrać ten, który najlepiej pasuje do danej sytuacji, lub pobrać wszystkie trzy i mieć je pod ręką.

Ogólny szablon planu rozwoju pracownika

Jest to wersja do codziennego użytku, sprawdzająca się w przypadku większości osób. Zawiera miejsce na cele krótko- i długoterminowe, sekcję poświęconą umiejętnościom i kompetencjom, cele SMART z harmonogramami oraz kolumnę pomiarową, dzięki czemu sukces nigdy nie pozostaje niejasny.

Proszę wykorzystać ten szablon po przeprowadzeniu oceny wyników lub w dowolnym momencie, gdy zechcą Państwo przekształcić konstruktywną rozmowę na temat kariery w konkretny plan.

Pobierz ogólny szablon.

Szablon planu rozwoju menedżerów i kadry kierowniczej

Ten szablon, stworzony z myślą o awansie na stanowisko kierownicze, zastępuje niektóre pola techniczne elementami skupionymi na ludziach: celami coachingowymi, doświadczeniem projektowym oraz punktami kontrolnymi dotyczącymi informacji zwrotnej od zespołu. Został zaprojektowany z myślą o rozwijaniu zdolności oceny sytuacji i zachowań, a nie tylko wiedzy.

Proszę skorzystać z tego szablonu zawsze, gdy przygotowują Państwo kogoś do pełnienia funkcji kierowniczej, niezależnie od tego, czy chodzi o pierwszego bezpośredniego podwładnego, czy też o kierowanie pierwszym działem.

Pobierz szablon dla menedżera.

Szablon dla wielu lokalizacji i wielu klientów

Jeśli prowadzą Państwo szkolenia w różnych placówkach franczyzowych, organizacjach klientów lub dla kilku zespołów jednocześnie, szablon przeznaczony dla pojedynczego pracownika nie będzie wystarczający. Ta wersja zawiera dodatkowe pola dotyczące lokalizacji lub klienta, punkty kontrolne zgodne ze standardami marki oraz potwierdzenie zgodności z przepisami, dzięki czemu mogą Państwo zapewnić spójność działań wszystkich osób, nie tracąc przy tym orientacji, kto gdzie pracuje.

Jest to szablon, z którego należy korzystać, gdy spójność między grupami ma tak samo duże znaczenie jak rozwój indywidualny.

Pobierz szablon dla wielu lokalizacji.

Szablony pomagają w rozpoczęciu pracy, ale plan jest tak dobry, jak sposób, w jaki go opracuje Pan/Pani. W tym miejscu przyda się kolejna sekcja.

Jak stworzyć plan rozwoju pracowników: 5 wskazówek

Szablon wypełnia puste pola. Poniższe pięć wskazówek pomoże Państwu wypełnić je właściwymi informacjami. Postępujcie zgodnie z nimi, a otrzymacie plan, z którego pracownicy faktycznie będą korzystać.

Wskazówka 1: Zacznij od oceny luk w umiejętnościach

Nie da się zaplanować trasy bez znajomości punktu wyjścia. Zanim wyznaczy Pan/Pani choćby jeden cel, proszę dokładnie określić lukę między umiejętnościami, które dana osoba posiada, a umiejętnościami wymaganymi na jej obecnym lub przyszłym stanowisku.

Szybka ocena (samookaleczenie, ocena przełożonego lub krótki test) pozwala zidentyfikować rzeczywiste potrzeby, dzięki czemu rozwijają Państwo umiejętności, które mają znaczenie, zamiast polegać na domysłach.

Nasz przewodnik po analizie luk kompetencyjnych przedstawia ten proces krok po kroku i zawiera szablon do pobrania, który ułatwi jego przeprowadzenie. Jeśli ten etap zostanie wykonany prawidłowo, wszystko, co nastąpi później, będzie łatwiejsze.

Wskazówka 2: Wyznaczaj cele rozwojowe zgodne z zasadą SMART

Skuteczne plany opierają się na celach SMART: konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie.

Porównaj „poprawienie umiejętności prezentacyjnych” z „przedstawieniem kwartalnego podsumowania zespołu przed 15 osobami do końca trzeciego kwartału, uzyskując pozytywne opinie od co najmniej trzech uczestników”. Ten drugi cel można monitorować, dążyć do jego realizacji i świętować jego osiągnięcie. Każdy cel w planie powinien spełniać te kryteria.

Wskazówka 3: Łącz różne formy nauki

Ludzie nie uczą się wszystkiego w ten sam sposób i z pewnością nie przyswajają całej wiedzy wyłącznie z kursu. Skuteczny plan łączy różne formaty, dzięki czemu wiedza zostaje utrwalona.

Przydatną zasadą przewodnią jest model 70-20-10: około 70% rozwoju wynika z praktycznego doświadczenia, 20% z uczenia się od innych – np. poprzez mentoring i informacje zwrotne – a 10% ze szkoleń formalnych. W praktyce oznacza to połączenie kursu z rzeczywistym projektem oraz regularne konsultacje z osobą bardziej doświadczoną. Połączenie tych trzech elementów zapewnia trwałe opanowanie umiejętności.

Wskazówka 4: Zaplanuj regularne spotkania kontrolne

Cele ulegają zmianom, priorytety się przesuwają, a plan sporządzony w styczniu może stać się nieaktualny już w czerwcu, jeśli nikt go nie weryfikuje. Dlatego należy zaplanować krótkie, regularne spotkania – comiesięczne lub kwartalne – w celu przeglądu postępów, usuwania przeszkód oraz dostosowania celów, które przestały być aktualne.

Właśnie podczas tych rozmów pojawia się wsparcie, a to właśnie ono często motywuje do dalszego działania. Plan, który jest regularnie weryfikowany, jest planem, który zostaje zrealizowany.

Wskazówka 5: Śledź postępy za pomocą jasnych wskaźników

Jeśli Państwo nie widzą postępów, nie widzi ich również pracownik, a także klient lub przełożony, którzy oczekują dowodów na skuteczność działań. Proszę z góry ustalić, w jaki sposób będą Państwo mierzyć każdy cel, a następnie śledzić go w miejscu widocznym dla wszystkich.

Właśnie w tym momencie ręczne prowadzenie rejestru zaczyna sprawiać trudności. Arkusze kalkulacyjne sprawdzają się w przypadku jednego zespołu, ale gdy trzeba śledzić postępy kilkudziesięciu osób lub przedstawiać wyniki klientowi, potrzebne jest narzędzie, które na pierwszy rzut oka pokazuje wskaźniki realizacji, wyniki oraz luki w wiedzy. Dobry system monitorowania szkoleń znacznie to ułatwia.

Te pięć elementów określa, co charakteryzuje dobry plan. Świadomość tego, co zazwyczaj idzie nie tak, pozwala utrzymać ten stan.

Typowe błędy, których należy unikać podczas tworzenia planu rozwoju

Nawet przy solidnym szablonie i dobrych intencjach kilka przewidywalnych błędów może zniweczyć plan rozwoju. Znajomość tych błędów z wyprzedzeniem to najprostszy sposób na ich uniknięcie.

Oto te, które pojawiają się najczęściej:

• Tworzenie dokumentu jednostronnego. Jeśli menedżer sam sporządzi cały plan i przekaże go pracownikowi, nie zostanie on wdrożony. Najlepsze plany powstają we współpracy z pracownikiem, dzięki czemu czuje się on za nie odpowiedzialny.

• Wyznaczanie celów bez możliwości ich pomiaru. Niejasnych celów nie da się monitorować, więc nikt nie wie, czy zostały osiągnięte. Każdy cel wymaga jasno określonej linii mety.

• Sporządzenie planu jednorazowo i zaprzestanie dalszego zajmowania się nim. Plan, do którego nie wraca się, może zostać zapomniany. Regularne przeglądy pozwalają utrzymać go w życie.

• Brak możliwości wykazania postępów. Problem ten jest szczególnie dotkliwy w przypadku szkoleń prowadzonych na zlecenie klienta lub w różnych lokalizacjach. Jeśli nie są Państwo w stanie na żądanie wykazać zakończenia działań i osiągniętych wyników, cała ta dobra praca pozostaje niewidoczna, a za niewidoczną pracę trudno jest uzyskać uznanie lub przedłużyć współpracę.

Unikając tych czterech błędów, już wyprzedzają Państwo większość. Szczególnie ten ostatni warto rozwiązać w odpowiedni sposób, co prowadzi nas do kwestii narzędzi.

Zoptymalizuj plany rozwoju pracowników dzięki Easy LMS 

Opracowanie planu to jedno. Przeprowadzenie szkolenia zgodnie z nim, zapewnienie jego spójności oraz wykazanie, że sprawdza się ono w przypadku każdej osoby i każdego klienta, to zupełnie inne wyzwanie – zwłaszcza gdy nie tylko rozwija Pan/Pani własny zespół, ale także szkoli pracowników innych organizacji. Właśnie do tego służy Easy LMS.

Zamiast śledzić arkusze kalkulacyjne i wątki e-mailowe, otrzymują Państwo wszystko w jednym miejscu:

• Dedykowaną akademię dla każdego klienta, lokalizacji lub organizacji. Zapewnij każdej grupie własny, spersonalizowany pod marką, portal typu white label, dzięki czemu franczyzobiorca, klient lub zespół wewnętrzny otrzymuje przejrzystą przestrzeń do nauki, zgodną z wizerunkiem marki.

• Kursywielokrotnego użytku o ujednoliconej strukturze . Wystarczy raz opracować kurs szkoleniowy, a następnie wielokrotnie go wykorzystywać i dostosowywać do potrzeb każdej grupy. Wszyscy spełniają te same standardy, a Państwo nie muszą za każdym razem zaczynać od zera.

• Raportyw czasie rzeczywistym , do których Państwa klienci mają bezpośredni dostęp. Śledźcie na bieżąco postępy, wyniki i luki w wiedzy, a klienci niech sami pobierają swoje wyniki w dowolnym momencie. Koniec z ręcznym sporządzaniem raportów.

• Przewidywalne cenyoparte na ryczałtowej opłacie . Przeszkol 50 lub 500 osób w dowolnej liczbie grup, bez wzrostu kosztu na jednego uczestnika.

Niezależnie od tego, czy firma konsultingowa chce udowodnić klientowi, że jego pracownicy opanowali materiał, czy też trener franczyzowy dba o rygorystyczne standardy we wszystkich lokalizacjach, dostępność danych na żądanie stanowi różnicę między nadzieją, że szkolenie przyniosło efekty, a faktycznym dowodem, że tak się stało.

Jeśli utrzymanie spójnych i weryfikowalnych planów rozwoju we wszystkich zespołach brzmi znajomo, Easy LMS zostało stworzone właśnie dla Państwa. Rozpocznij bezpłatny okres próbny i przekonaj się, o ile łatwiejsze staje się to zadanie.