Plano de Desenvolvimento dos Colaboradores: Dicas, Exemplos e Modelos Gratuitos

O que é um plano de desenvolvimento de colaboradores?

Antes de passarmos aos exemplos e modelos, vamos esclarecer do que estamos a falar, pois alguns termos semelhantes tendem a causar confusão.

Um plano de desenvolvimento de colaboradores é um documento escrito que descreve a forma como uma determinada pessoa irá desenvolver as suas competências e progredir no sentido de atingir os seus objetivos. Normalmente, associa objetivos a curto e a longo prazo a passos concretos, recursos e prazos para os alcançar. Pense nele como um roteiro partilhado que um gestor e um colaborador elaboram em conjunto.

É fácil confundir isto com duas ideias semelhantes:

• Um programa de desenvolvimento de colaboradores — trata-se de uma iniciativa mais abrangente, a nível de toda a empresa: os cursos, a mentoria e o orçamento que uma organização oferece a todos.

• Um plano de desenvolvimento individual (PDI) — Para a maioria das equipas, trata-se apenas de outro nome para a mesma coisa. Se alguém lhe entregar um PDI, considere-o como um plano de desenvolvimento de colaboradores.

Portanto, este plano é o documento pessoal elaborado para uma única pessoa e revisto à medida que esta evolui.

Por que razão os planos de desenvolvimento dos colaboradores são importantes

Um plano de desenvolvimento de colaboradores pode parecer mais uma tarefa administrativa numa agenda já sobrecarregada. Mas não é. Quando bem elaborado, resolve alguns dos problemas mais dispendiosos que uma empresa enfrenta, e fá-lo em benefício de ambas as partes.

O que traz à empresa

Os planos de desenvolvimento de colaboradores são, antes de mais, uma ferramenta de retenção. O desenvolvimento de carreira figura consistentemente entre as principais razões pelas quais as pessoas abandonam um emprego, e é algo em que a empresa pode influenciar diretamente. Ofereça a alguém um percurso claro para o futuro e eliminará precisamente o que o leva a querer sair.

Para além de reter pessoas, os planos de desenvolvimento dos colaboradores ajudam-no a construir a força de trabalho de que irá necessitar no próximo ano, e não apenas a preencher as funções que tem atualmente. Quando consegue visualizar a trajetória de cada pessoa, o planeamento da sucessão deixa de ser uma questão de suposições e as promoções internas tornam-se a norma. Isso poupa os custos de recrutamento, integração e espera até que um colaborador externo se adapte ao ritmo de trabalho.

O que isso significa para o colaborador

Para a pessoa que o recebe, um plano transforma uma ambição vaga em algo sobre o qual pode agir já esta semana. Em vez de esperar que as oportunidades surjam, sabe que competência deve desenvolver, que formação deve seguir e o que é necessário para alcançar o próximo nível.

Essa clareza vai além de preencher um formulário. Tende a aumentar a motivação no dia-a-dia e a satisfação profissional, porque as pessoas conseguem ver que o seu esforço contribui para algo. Um plano afirma, por escrito, que está empenhado no futuro dos seus colaboradores, e essa mensagem é bem recebida.

Junte estes dois aspetos e um plano de desenvolvimento de colaboradores começa a parecer uma das conversas com maior retorno que pode ter. Vejamos alguns exemplos.

Exemplos de planos de desenvolvimento de colaboradores

Apresentamos abaixo cinco exemplos para diferentes situações, desde um novo colaborador até uma equipa distribuída por vários locais. Cada um deles segue a mesma estrutura simples: uma meta, seguida de um quadro com ações, objetivos e indicadores de sucesso.

Inspire-se no modelo, substitua pelos seus próprios detalhes e já terá grande parte do trabalho feito.

Exemplo 1: Colaborador em início de carreira ou recém-contratado

Os novos colaboradores não precisam de uma visão a cinco anos logo no primeiro dia. Precisam de ganhar confiança e tornar-se produtivos na sua função atual, com uma ideia de para onde poderão avançar a seguir. Este plano mantém o foco nas competências fundamentais.

Assim, um plano de desenvolvimento para um novo colaborador poderia ser o seguinte:

Objetivo a curto prazo: Tornar-se totalmente independente na função principal no prazo de seis meses.
Objetivo a longo prazo: Alcançar uma posição de especialista ou sénior no prazo de dois a três anos.

Inicie a formação das pessoas nesta fase e criará uma dinâmica desde cedo, precisamente quando isso é mais importante.

Exemplo 2: Função de gestor ou de liderança

Promover alguém da função de colaborador para a de gestor constitui um desafio totalmente diferente. Este plano privilegia as competências interpessoais e as experiências de liderança, em vez do aprofundamento técnico.

Assim, um plano de desenvolvimento de um colaborador que vai assumir funções de gestor poderia ser o seguinte:

Objetivo a curto prazo: Liderar com confiança uma pequena equipa e conduzir reuniões individuais eficazes.

Objetivo a longo prazo: Assumir uma função de chefe de departamento ou de liderança sénior.

Para uma análise mais aprofundada sobre como formar líderes, em vez de meros gestores, descarregue o nosso guia sobre desenvolvimento de liderança.

Exemplo 3: Plano baseado em competências para um colaborador individual

Por vezes, o objetivo não é, de todo, uma promoção, mas sim o domínio de uma competência. Este plano é adequado a um colaborador individual de grande capacidade que necessite de colmatar uma lacuna específica de competências, muitas vezes porque a própria função está a mudar à medida que o colaborador a desempenha.

Objetivo a curto prazo: Alcançar proficiência prática numa nova ferramenta ou método que a função agora exige.
Objetivo a longo prazo: Tornar-se o especialista de referência da equipa nessa área.

Os planos baseados em competências são os pilares do desenvolvimento dos colaboradores e revelam-se rapidamente rentáveis, uma vez que se traduzem diretamente no trabalho.

Exemplo 4: Colaborador de uma franquia ou membro de uma equipa com várias localizações 

É aqui que as coisas se tornam interessantes se estiver a formar pessoas em vários locais ou em nome de clientes. Uma equipa de um café numa cidade e uma equipa de um café a três regiões de distância precisam de cumprir os mesmos padrões, mas são geridas por pessoas diferentes e, muitas vezes, partem de pontos de partida distintos. O plano tem de ser adaptável. Eis um exemplo de como tornar isto possível.

Objetivo a curto prazo: Alcançar a competência total de acordo com os padrões da marca no local.
Objetivo a longo prazo: Obter qualificação para formar ou supervisionar novos colaboradores nesse local.

A parte mais complicada é acompanhar quem fez o quê em dezenas de equipas. Voltaremos a este assunto, pois é exatamente o tipo de problema que a plataforma adequada foi concebida para resolver.

Modelos gratuitos de planos de desenvolvimento de colaboradores

Os exemplos são ótimos para servir de inspiração, mas não vai querer recriar a tabela de cada vez. Estes três modelos proporcionam-lhe um bom ponto de partida, e pode adaptar cada um deles em poucos minutos. Escolha aquele que melhor se adequa à situação, ou utilize os três e mantenha-os à mão.

Modelo geral de plano de desenvolvimento de colaboradores

Esta é a sua versão para o dia-a-dia, adequada para a maioria das pessoas. Inclui espaço para objetivos a curto e longo prazo, uma secção de aptidões e competências, objetivos SMART com prazos e uma coluna de avaliação para que o sucesso nunca seja vago.

Utilize-o após uma avaliação de desempenho ou sempre que pretender transformar uma boa conversa sobre a carreira num plano concreto.

Descarregue o modelo geral.

Modelo de plano de desenvolvimento para gestores e líderes

Concebido para a transição para a liderança, este modelo substitui alguns dos campos técnicos por outros centrados nas pessoas: objetivos de coaching, experiência baseada em projetos e pontos de verificação de feedback da equipa. Foi concebido para desenvolver o discernimento e o comportamento, e não apenas o conhecimento.

Recorra a este modelo sempre que estiver a preparar alguém para liderar, quer se trate do seu primeiro subordinado direto ou do seu primeiro departamento.

Descarregue o modelo para gestores.

Modelo para múltiplas localizações e múltiplos clientes

Se ministrar formação em várias unidades de franchising, organizações de clientes ou várias equipas ao mesmo tempo, um modelo para um único colaborador não será suficiente. Esta versão adiciona campos para localização ou cliente, pontos de verificação de padrões da marca e aprovação de conformidade, para que possa manter todos alinhados sem perder a noção de quem está onde.

É o modelo a utilizar quando a consistência entre grupos é tão importante quanto o crescimento individual.

Descarregue o modelo para várias localizações.

Os modelos ajudam-no a avançar, mas o plano só será tão bom quanto a forma como o elaborar. É aí que entra a próxima secção.

Como criar um plano de desenvolvimento de colaboradores: 5 dicas

Um modelo preenche os espaços em branco. Estas cinco dicas garantem que os preenche com as informações certas. Siga-as por ordem e acabará por ter um plano que as pessoas realmente utilizam.

Dica 1: Comece com uma avaliação das lacunas de competências

Não é possível planear um percurso sem conhecer o seu ponto de partida. Antes de definir qualquer objetivo, esclareça a lacuna entre as competências que uma pessoa possui e as que a sua função atual ou futura exige.

Uma avaliação rápida (uma autoavaliação, uma avaliação do gestor ou um pequeno teste) revela as necessidades reais, para que desenvolva as competências que importam, em vez de adivinhar.

O nosso guia para a análise das lacunas de competências orienta-o ao longo do processo e inclui um modelo para descarregar, para facilitar o processo. Se dominar esta etapa, tudo o que se seguir ficará mais fácil.

Dica 2: Defina objetivos de desenvolvimento SMART

Os planos que funcionam utilizam objetivos SMART: Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo definido.

Compare «melhorar as competências de apresentação» com «apresentar a atualização trimestral da equipa a 15 pessoas até ao final do terceiro trimestre, com feedback positivo de, pelo menos, três participantes». A segunda meta pode ser acompanhada, orientada e celebrada. Todas as metas do plano devem passar nesse teste.

Dica 3: Combine diferentes formatos de aprendizagem

As pessoas não aprendem tudo da mesma forma e, certamente, não aprendem tudo num único curso. Um plano sólido combina vários formatos para que a aprendizagem se consolide.

Uma regra prática útil é o modelo 70-20-10: cerca de 70% do crescimento provém da experiência prática, 20% da aprendizagem através de outros, como a orientação e o feedback, e 10% da formação formal. Na prática, isso significa combinar um curso com um projeto real e um acompanhamento regular com alguém mais experiente. Combine os três e as competências ficarão consolidadas.

Dica 4: Agende reuniões de acompanhamento regulares

Os objetivos desvioam-se, as prioridades mudam e um plano elaborado em janeiro pode tornar-se irrelevante em junho se ninguém o consultar. Por isso, certifique-se de marcar reuniões curtas e regulares, mensais ou trimestrais, para analisar o progresso, eliminar obstáculos e ajustar os objetivos que já não se adequam.

É também nestas conversas que surge o incentivo, e esse incentivo é, muitas vezes, o que faz com que alguém continue a avançar. Um plano que é revisto é um plano que é concluído.

Dica 5: Acompanhe o progresso com métricas claras

Se não conseguir ver o progresso, nem o colaborador o conseguirá ver, nem o cliente ou o líder que deseja provas de que está a funcionar. Decida desde o início como irá medir cada meta e, em seguida, acompanhe-a num local onde todos possam ver.

É aqui que a gestão manual começa a tornar-se um obstáculo. As folhas de cálculo servem para uma equipa, mas assim que tiver de acompanhar dezenas de pessoas, ou apresentar resultados a um cliente, necessita de algo que mostre, num relance, as taxas de conclusão, as pontuações e as lacunas de conhecimento. Uma boa estrutura de acompanhamento da formação facilita este processo.

Estes cinco pontos abrangem o que um bom plano faz corretamente. Saber o que tende a correr mal é o que mantém o plano eficaz.

Erros comuns a evitar ao criar um plano de desenvolvimento

Mesmo com um modelo sólido e boas intenções, alguns erros previsíveis podem comprometer um plano de desenvolvimento. Conhecê-los antecipadamente é a forma mais fácil de os evitar.

Eis os que surgem com mais frequência:

• Torná-lo um documento unidirecional. Se o gestor redigir todo o plano e o entregar, este não será cumprido. Os melhores planos são elaborados em conjunto com o colaborador, para que este se sinta responsável pelo mesmo.

• Estabelecer objetivos sem forma de os medir. Objetivos vagos não podem ser acompanhados, pelo que ninguém sabe se foram alcançados. Cada objetivo necessita de uma meta clara.

• Redigir o plano uma vez e nunca mais lhe dar atenção. Um plano que não é revisto pode acabar por ser esquecido. Revisões regulares mantêm-no vivo.

• Não ter forma de comprovar o progresso. Este aspeto é particularmente problemático quando se está a dar formação em nome de um cliente ou em várias localizações. Se não for possível demonstrar a conclusão e os resultados quando solicitado, todo esse bom trabalho permanece invisível, e é difícil obter reconhecimento ou renovar um trabalho invisível.

Evite estes quatro erros e já estará à frente da maioria. O último, em particular, merece ser resolvido de forma adequada, o que nos leva às ferramentas.

Otimize os seus planos de desenvolvimento de colaboradores com o Easy LMS 

Elaborar um plano é uma coisa. Ministrar a formação subjacente a esse plano, mantê-la consistente e provar que funciona para todas as pessoas e todos os clientes é outro desafio, especialmente quando não está apenas a desenvolver a sua própria equipa, mas também a formar colaboradores de outras organizações. É exatamente para isso que o Easy LMS foi concebido.

Em vez de se perder em folhas de cálculo e cadeias de e-mails, tem tudo num único local:

• Uma academiadedicada a cada cliente, localização ou organização. Proporcione a cada grupo o seu próprio portais personalizados, para que uma franquia, um cliente ou uma equipa interna disponha de um espaço organizado e alinhado com a marca onde possa aprender.

• Cursosreutilizáveis e padronizados . Crie um curso de formação uma única vez e, em seguida, reutilize-o e adapte-o a todos os grupos. Todos cumprem o mesmo padrão sem que tenha de começar do zero de cada vez.

• Relatóriosem tempo real aos quais os seus clientes podem aceder por si próprios. Acompanhe a conclusão, as pontuações e as lacunas de conhecimento em tempo real e permita que os clientes consultem os seus próprios resultados sempre que desejarem. Acabaram-se os relatórios manuais.

• Preçosprevisíveis e fixos . Forme 50 ou 500 pessoas, em quantos grupos desejar, sem que o custo por participante aumente.

Quer se trate de uma consultora a comprovar a um cliente que o seu pessoal assimilou a matéria, ou de um formador de uma franquia a manter padrões rigorosos em todas as localizações, a visibilidade a pedido é a diferença entre esperar que a formação tenha funcionado e demonstrar que funcionou.

Se manter planos de desenvolvimento consistentes e comprováveis entre equipas lhe soa familiar, o Easy LMS foi feito para si. Inicie um período de avaliação gratuito e veja como tudo se torna mais simples.