Piano di sviluppo del personale: consigli, esempi e modelli gratuiti

Che cos’è un piano di sviluppo del personale?

Prima di passare agli esempi e ai modelli, chiariamo di cosa stiamo parlando, poiché alcuni termini simili tendono a creare confusione.

Un piano di sviluppo del dipendente è un documento scritto che delinea in che modo una determinata persona svilupperà le proprie competenze e progredirà verso il raggiungimento dei propri obiettivi. Di solito abbina obiettivi a breve e lungo termine a misure concrete, risorse e tempistiche per raggiungerli. Lo si può considerare come una tabella di marcia condivisa che un responsabile e un dipendente elaborano insieme.

È facile confondere questo concetto con due idee affini:

• Un programma di sviluppo dei dipendenti – Si tratta di un’iniziativa più ampia, a livello aziendale: i corsi, il mentoring e il budget che un’organizzazione mette a disposizione di tutti.

• Un piano di sviluppo individuale (IDP) – Per la maggior parte dei team, si tratta semplicemente di un altro nome per indicare la stessa cosa. Se qualcuno Le consegna un IDP, lo consideri come un piano di sviluppo dei dipendenti.

Questo piano è quindi il documento personale elaborato per una singola persona e rivisto man mano che questa cresce professionalmente.

Perché i piani di sviluppo dei dipendenti sono importanti

Un piano di sviluppo dei dipendenti può sembrare solo un ulteriore onere amministrativo da aggiungere a un carico di lavoro già pesante. Ma non è così. Se ben strutturato, risolve alcuni dei problemi più onerosi per un’azienda, a vantaggio di entrambe le parti coinvolte.

I vantaggi per l’azienda

I piani di sviluppo dei dipendenti sono, innanzitutto, uno strumento di fidelizzazione. Lo sviluppo professionale figura costantemente tra i motivi principali per cui le persone lasciano un lavoro, ed è un aspetto su cui un’azienda può influire direttamente. Offrite a qualcuno un percorso chiaro da seguire e eliminerete proprio ciò che lo spinge verso l’uscita.

Oltre a trattenere il personale, i piani di sviluppo dei dipendenti vi aiutano a costruire la forza lavoro di cui avrete bisogno l’anno prossimo, non solo a coprire i ruoli attuali. Quando è possibile vedere la traiettoria di ogni persona, la pianificazione della successione smette di essere una questione di congetture e le promozioni interne diventano la norma. Ciò consente di risparmiare sui costi di reclutamento, inserimento e attesa affinché un nuovo assunto esterno raggiunga il pieno rendimento.

I vantaggi per il dipendente

Per chi ne beneficia, un piano trasforma una vaga ambizione in qualcosa su cui può agire già questa settimana. Anziché attendere che si presentino delle opportunità, il dipendente sa quali competenze sviluppare, quale corso seguire e cosa gli viene richiesto per raggiungere il livello successivo.

Tale chiarezza va ben oltre il semplice spuntare una casella. Tende ad aumentare la motivazione quotidiana e la soddisfazione sul lavoro, poiché le persone possono vedere che i propri sforzi portano a qualcosa di concreto. Un piano afferma, per iscritto, che Lei ha a cuore il percorso dei Suoi dipendenti, e questo messaggio viene recepito.

Mettendo insieme questi due aspetti, un piano di sviluppo del personale inizia ad apparire come una delle conversazioni più proficue che si possano avere. Esaminiamo alcuni esempi.

Esempi di piani di sviluppo dei dipendenti

Di seguito sono riportati cinque esempi relativi a situazioni diverse, dall’assunzione di un nuovo dipendente a un team distribuito su più sedi. Ciascuno di essi segue la stessa semplice struttura: un obiettivo, seguito da una tabella che elenca le azioni, gli obiettivi specifici e gli indicatori di successo.

Prendete spunto da questo modello, inserite i vostri dettagli e avrete già fatto gran parte del lavoro.

Esempio 1: Dipendente alle prime armi o neoassunto

I neoassunti non hanno bisogno di una visione quinquennale fin dal primo giorno. Devono acquisire sicurezza e diventare produttivi nel proprio ruolo attuale, con un accenno a dove potrebbero arrivare in futuro. Questo piano mantiene l’attenzione sulle competenze di base.

Pertanto, un piano di sviluppo per un nuovo dipendente potrebbe presentarsi così:

Obiettivo a breve termine: diventare pienamente autonomo nel ruolo principale entro sei mesi.
Obiettivo a lungo termine: raggiungere una posizione di specialista o senior entro due o tre anni.

Iniziate a formare le persone in questa fase e creerete slancio sin dall’inizio, proprio nel momento in cui è più importante.

Esempio 2: Ruolo di manager o di leadership

Il passaggio di una persona dal ruolo di dipendente a quello di manager rappresenta una sfida completamente diversa. Questo piano punta sulle competenze trasversali e sulle esperienze di leadership piuttosto che sulla profondità tecnica.

Pertanto, un piano di sviluppo professionale per una persona che sta per assumere un ruolo manageriale potrebbe presentarsi come segue:

Obiettivo a breve termine: guidare con sicurezza un piccolo team e condurre colloqui individuali efficaci.

Obiettivo a lungo termine: assumere un ruolo di responsabile di reparto o di alta dirigenza.

Per approfondire il tema della formazione di leader, anziché di semplici manager, scarichi la nostra guida allo sviluppo della leadership.

Esempio 3: Piano basato sulle competenze per un collaboratore individuale

A volte l’obiettivo non è affatto una promozione, bensì la padronanza di una competenza. Questo piano è adatto a un collaboratore autonomo di grande talento che ha bisogno di colmare una specifica lacuna di competenze, spesso perché il lavoro stesso sta cambiando sotto i suoi occhi.

Obiettivo a breve termine: Raggiungere una competenza operativa nell’uso di un nuovo strumento o metodo ora richiesto dal ruolo.
Obiettivo a lungo termine: diventare l’esperto di riferimento del team in quell’area.

I piani basati sulle competenze sono il motore dello sviluppo dei dipendenti e danno risultati rapidi perché si applicano direttamente al lavoro.

Esempio 4: Dipendente di un franchising o membro di un team con sedi multiple 

È qui che la situazione si fa interessante se si formano persone distribuite in molte sedi o per conto dei clienti. Il team di un bar in una città e quello di un bar situato a tre regioni di distanza devono raggiungere gli stessi standard, ma sono gestiti da persone diverse e spesso partono da punti di partenza diversi. Il piano deve essere trasferibile. Ecco un esempio di come realizzare questo obiettivo.

Obiettivo a breve termine: Raggiungere la piena competenza secondo gli standard del marchio presso la sede locale.
Obiettivo a lungo termine: acquisire le qualifiche necessarie per formare o supervisionare il nuovo personale in quella sede.

La parte più complessa consiste nel tenere traccia di chi ha svolto quali attività all’interno di decine di team. Torneremo su questo argomento, poiché è esattamente il tipo di problema che la piattaforma giusta è stata progettata per risolvere.

Modelli gratuiti per i piani di sviluppo dei dipendenti

Gli esempi sono ottimi come fonte di ispirazione, ma non è certo il caso di ricreare la tabella ogni volta. Questi tre modelli Le offrono un ottimo punto di partenza e può adattare ciascuno di essi in pochi minuti. Sceglia quello più adatto alla situazione, oppure scarichi tutti e tre e li tenga a portata di mano.

Modello generale di piano di sviluppo dei dipendenti

Questa è la versione di uso quotidiano, adatta alla maggior parte delle persone. Include spazio per obiettivi a breve e lungo termine, una sezione dedicata alle abilità e alle competenze, obiettivi SMART con scadenze e una colonna di valutazione, affinché il successo non sia mai vago.

Utilizzatelo dopo una valutazione delle prestazioni o ogni volta che desiderate trasformare una proficua conversazione sulla carriera in un piano concreto.

Scaricate il modello generale.

Modello di piano di sviluppo per manager e figure dirigenziali

Progettato per il passaggio a ruoli di leadership, questo modello sostituisce alcuni campi tecnici con altri incentrati sulle persone: obiettivi di coaching, esperienza basata su progetti e punti di verifica del feedback da parte del team. È concepito per sviluppare il giudizio e il comportamento, non solo le conoscenze.

Ricorri a questo modello ogni volta che stai preparando qualcuno ad assumere un ruolo di leadership, che si tratti del suo primo collaboratore diretto o del suo primo reparto.

Scaricate il modello per i manager.

Modello per più sedi e più clienti

Se eroga formazione in diverse sedi in franchising, presso organizzazioni clienti o a più team contemporaneamente, un modello per singolo dipendente non sarà sufficiente. Questa versione aggiunge campi relativi alla sede o al cliente, punti di controllo standard del marchio e approvazione di conformità, in modo da poter mantenere tutti allineati senza perdere di vista chi si trova in quale sede.

È il modello da utilizzare quando la coerenza tra i gruppi è importante tanto quanto la crescita individuale.

Scaricate il modello per più sedi.

I modelli vi aiutano a muovere i primi passi, ma la qualità del piano dipende da come lo elaborate. È qui che entra in gioco la sezione successiva.

Come creare un piano di sviluppo dei dipendenti: 5 consigli

Un modello serve a compilare gli spazi vuoti. Questi cinque consigli vi assicurano di compilarli con le informazioni giuste. Seguiteli in ordine e otterrete un piano che le persone utilizzeranno davvero.

Suggerimento 1: Iniziate con una valutazione del divario di competenze

Non è possibile pianificare un percorso senza conoscere il proprio punto di partenza. Prima di fissare un singolo obiettivo, chiarite il divario tra le competenze di cui una persona dispone e quelle richieste dal suo ruolo attuale o da quello futuro.

Una rapida valutazione (un’autovalutazione, una valutazione da parte del responsabile o un breve test) mette in luce le reali esigenze, consentendovi di sviluppare le competenze che contano davvero, anziché basarvi su supposizioni.

La nostra guida all’analisi del divario di competenze illustra il processo e include un modello scaricabile per semplificarne l’esecuzione. Se superate con successo questa fase, tutto ciò che seguirà risulterà più semplice.

Suggerimento 2: Fissare obiettivi di sviluppo SMART

I piani che funzionano si basano su obiettivi SMART: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Limitati nel tempo.

Confronti «migliorare le capacità di presentazione» con «presentare l’aggiornamento trimestrale del team a 15 persone entro la fine del terzo trimestre, ottenendo un feedback positivo da almeno tre partecipanti». Il secondo obiettivo può essere monitorato, perseguito con un percorso di coaching e celebrato. Ogni obiettivo del piano dovrebbe superare questo test.

Suggerimento 3: Combinare diversi formati di apprendimento

Le persone non apprendono tutte allo stesso modo e certamente non imparano tutto da un corso. Un piano efficace combina diversi formati affinché l’apprendimento sia duraturo.

Una regola empirica utile è il modello 70-20-10: circa il 70% della crescita deriva dall’esperienza pratica, il 20% dall’apprendimento attraverso gli altri, come il mentoring e il feedback, e il 10% dalla formazione formale. In pratica, ciò significa abbinare un corso a un progetto reale e a un incontro periodico con una persona più esperta. Combinate questi tre elementi e le competenze acquisite si consolideranno.

Suggerimento 4: Programmate incontri periodici

Gli obiettivi tendono a sfuggire, le priorità cambiano e un piano redatto a gennaio può risultare irrilevante già a giugno se nessuno lo rivede. Assicuratevi quindi di fissare brevi incontri di verifica regolari, mensili o trimestrali, per esaminare i progressi, superare gli ostacoli e adeguare gli obiettivi che non sono più adeguati.

Queste conversazioni sono anche l’occasione per offrire incoraggiamento, e spesso è proprio questo incoraggiamento a spingere una persona ad andare avanti. Un piano che viene rivisto è un piano che viene portato a termine.

Suggerimento 5: Monitorate i progressi con indicatori chiari

Se non riuscite a vedere i progressi, non possono vederli né il dipendente, né il cliente, né il responsabile che desidera una prova che il piano funzioni. Decidete in anticipo come misurerete ciascun obiettivo, quindi tenetene traccia in un luogo visibile a tutti.

È qui che la gestione manuale inizia a diventare problematica. I fogli di calcolo vanno bene per un singolo team, ma nel momento in cui si devono monitorare decine di persone, o riferire i risultati a un cliente, occorre uno strumento che mostri a colpo d’occhio i tassi di completamento, i punteggi e le lacune di conoscenza. Un buon sistema di monitoraggio della formazione semplifica tutto ciò.

Questi cinque punti illustrano ciò che un buon piano fa nel modo giusto. Sapere cosa tende ad andare storto è ciò che permette di mantenere tale efficacia.

Errori comuni da evitare nella creazione di un piano di sviluppo

Anche con un modello solido e buone intenzioni, alcuni errori prevedibili possono mandare all’aria un piano di sviluppo. Conoscerli in anticipo è il modo più semplice per evitarli.

Ecco quelli che si verificano più spesso:

• Renderlo un documento a senso unico. Se il manager redige l’intero piano e lo consegna, non avrà successo. I piani migliori vengono elaborati insieme al dipendente, in modo che se ne senta parte integrante.

• Fissare obiettivi senza alcun modo per misurarli. Gli obiettivi vaghi non possono essere monitorati, quindi nessuno sa se sono stati raggiunti. Ogni obiettivo necessita di un traguardo chiaro.

• Redigerlo una volta sola e non rivederlo mai più. Un piano che non viene rivisto rischia di essere dimenticato. Controlli periodici lo mantengono vivo.

• Non avere alcun modo per dimostrare i progressi. Questo aspetto si fa sentire con maggiore forza quando si svolge attività di formazione per conto di un cliente o in diverse sedi. Se non si è in grado di dimostrare il completamento e i risultati su richiesta, tutto quel buon lavoro rimane invisibile, e per un lavoro invisibile è difficile ottenere riconoscimento o rinnovarlo.

Eviti questi quattro errori e sarà già un passo avanti rispetto alla maggior parte delle persone. L’ultimo, in particolare, merita di essere risolto in modo adeguato, il che ci porta agli strumenti.

Ottimizzate i vostri piani di sviluppo dei dipendenti con Easy LMS 

Elaborare un piano è una cosa. Erogare la formazione che ne deriva, mantenerla coerente e dimostrare che funziona per ogni persona e ogni cliente è un’altra sfida, specialmente quando non si sta solo formando il proprio team, ma anche il personale di altre organizzazioni. È proprio per questo che è stato creato Easy LMS.

Invece di dover gestire fogli di calcolo e catene di e-mail, avrete tutto in un unico posto:

• Un’accademiadedicata per ogni cliente, sede o organizzazione. Offrite a ogni gruppo il proprio portale white label, in modo che un franchising, un cliente o un team interno disponga ciascuno di uno spazio pulito e in linea con il proprio marchio in cui apprendere.

• Corsiriutilizzabili e standardizzati . Crei un corso di formazione una sola volta, per poi riutilizzarlo e adattarlo a ogni gruppo. Tutti raggiungono lo stesso standard senza che Lei debba ricominciare da zero ogni volta.

• Reportin tempo reale a cui i vostri clienti possono accedere autonomamente. Monitorate il completamento, i punteggi e le lacune di conoscenza in tempo reale e consentite ai clienti di consultare i propri risultati ogni volta che lo desiderano. Niente più report manuali.

• Prezziprevedibili e forfettari . Formate 50 o 500 persone, in tutti i gruppi che desiderate, senza che il costo per partecipante aumenti.

Che si tratti di una società di consulenza che deve dimostrare a un cliente che il suo personale ha appreso il materiale, o di un formatore di un franchising che deve mantenere standard rigorosi in tutte le sedi, la visibilità on demand fa la differenza tra sperare che la formazione abbia funzionato e dimostrare che è stato effettivamente così.

Se mantenere i piani di sviluppo coerenti e verificabili tra i vari team Le suona familiare, Easy LMS è stato creato apposta per Lei. Inizi una prova gratuita e scopra quanto sia più semplice.