Utviklingsplan for ansatte: Tips, eksempler og gratis maler

Hva er en utviklingsplan for ansatte?

Før vi går inn på eksempler og maler, la oss avklare hva vi snakker om, fordi noen lignende begreper ofte blir forvekslet.

En utviklingsplan for ansatte er et skriftlig dokument som beskriver hvordan en bestemt person skal utvikle sine ferdigheter og arbeide seg mot sine mål. Den kombinerer vanligvis kortsiktige og langsiktige mål med konkrete tiltak, ressurser og tidsplaner for å nå dem. Tenk på den som en felles veikart som en leder og en ansatt utarbeider sammen.

Det er lett å forveksle dette med to beslektede begreper:

• Et utviklingsprogram for ansatte – Dette er det større, bedriftsomfattende initiativet: kursene, veiledningen og budsjettet som en organisasjon tilbyr alle.

• En individuell utviklingsplan (IDP) – For de fleste team er dette bare et annet navn på det samme. Hvis noen gir deg en IDP, kan du behandle den som en medarbeiderutviklingsplan.

Denne planen er altså det personlige dokumentet som er utarbeidet for én person og som gjennomgås etter hvert som vedkommende utvikler seg.

Hvorfor utviklingsplaner for ansatte er viktige

En medarbeiderutviklingsplan kan føles som enda en administrativ oppgave på en allerede full arbeidsdag. Men det er den ikke. Når den er godt utformet, løser den noen av de mest kostbare problemene en bedrift har, og det gjelder for begge parter.

Hva den gjør for bedriften

Medarbeiderutviklingsplaner er først og fremst et verktøy for å beholde ansatte. Karriereutvikling rangerer konsekvent blant de viktigste årsakene til at folk slutter i en jobb, og det er noe en bedrift kan påvirke direkte. Gi noen en tydelig vei fremover, og du fjerner nettopp det som trekker dem mot utgangen.

I tillegg til å beholde ansatte, hjelper utviklingsplaner for ansatte deg med å bygge opp den arbeidsstokken du trenger neste år, ikke bare å fylle rollene du har i dag. Når du kan se hver persons karrierebane, slutter etterfølgerplanlegging å være gjetning, og interne forfremmelser blir standarden. Det sparer kostnadene ved rekruttering, innkjøring og ventetiden på at en ekstern ansatt skal komme seg inn i jobben.

Hva det betyr for den ansatte

For den ansatte gjør en plan at vage ambisjoner blir til noe de kan handle på allerede denne uken. I stedet for å vente på at muligheter skal dukke opp, vet de hvilke ferdigheter de må utvikle, hvilke kurs de bør ta, og hva som kreves av dem for å nå neste nivå.

Denne klarheten er mer enn bare å krysse av i en boks. Den bidrar til å øke den daglige motivasjonen og jobbtilfredsheten, fordi folk kan se at innsatsen deres fører til noe. En plan sier, skriftlig, at du er opptatt av hvor medarbeiderne dine er på vei, og det budskapet når frem.

Sett disse to sidene sammen, og en utviklingsplan for ansatte begynner å fremstå som en av de mest lønnsomme samtalene du kan ha. La oss se på noen eksempler.

Eksempler på utviklingsplaner for ansatte

Nedenfor finner du fem eksempler for ulike situasjoner, fra en helt nyansatt til et team spredt over flere lokasjoner. Hvert eksempel har den samme enkle strukturen: et mål, deretter en tabell med tiltak, delmål og suksesskriterier.

Bruk malen, fyll inn dine egne opplysninger, så er du nesten i mål.

Eksempel 1: Nyansatt eller nybegynner

Nyansatte trenger ikke en femårsvisjon allerede fra første dag. De må først bli trygge og produktive i sin nåværende rolle, med et hint om hvor veien videre kan føre. Denne planen holder fokuset på grunnleggende ferdigheter.

En utviklingsplan for en nyansatt kan derfor se slik ut:

Kortsiktig mål: Bli fullstendig selvstendig i kjernefunksjonen innen seks måneder.
Langsiktig mål: Utvikle seg til en spesialist- eller lederstilling innen to til tre år.

Start med folk her, så bygger du opp fart tidlig, og det er akkurat da det betyr mest.

Eksempel 2: Leder- eller ledelsesrolle

Å flytte noen fra rollen som ansatt til leder er en helt annen utfordring. Denne planen legger vekt på myke ferdigheter og ledelseserfaring fremfor teknisk dybde.

En utviklingsplan for en ansatt som skal over til en lederrolle kan derfor se slik ut:

Kortsiktig mål: Lede et lite team med selvtillit og gjennomføre effektive individuelle samtaler.

Langsiktig mål: Inntre en rolle som avdelingsleder eller i toppledelsen.

For en dypere innføring i hvordan man utvikler ledere i stedet for bare ledere, last ned vår guide til lederutvikling.

Eksempel 3: Kompetansebasert plan for en medarbeider

Noen ganger er målet slett ikke en forfremmelse, men å mestre en ferdighet. Denne planen passer for en dyktig enkeltmedarbeider som trenger å fylle et spesifikt kompetansegap, ofte fordi selve jobben endrer seg under føttene på vedkommende.

Kortsiktig mål: Oppnå praktisk kompetanse i et nytt verktøy eller en ny metode som stillingen nå krever.
Langsiktig mål: Bli teamets fremste ekspert på dette området.

Ferdighetsbaserte planer er arbeidshestene i medarbeiderutviklingen, og de gir raskt resultater fordi de er direkte knyttet til arbeidet.

Eksempel 4: Franchisemedarbeider eller teammedlem med flere arbeidssteder 

Her blir det interessant hvis du skal trene opp folk på mange ulike steder, eller på vegne av kunder. Et kaféteam i én by og et kaféteam tre regioner unna må oppfylle de samme standardene, men de ledes av forskjellige personer og starter ofte fra forskjellige utgangspunkt. Planen må kunne overføres. Her er et eksempel på hvordan du kan få dette til.

Kortsiktig mål: Oppnå full kompetanse i henhold til merkevarestandarden på den lokale lokasjonen.
Langsiktig mål: Kvalifisere seg til å trene opp eller veilede nye medarbeidere på den aktuelle lokasjonen.

Det vanskelige er å holde oversikt over hvem som har gjort hva på tvers av dusinvis av team. Vi kommer tilbake til det, for det er akkurat den typen problem den rette plattformen er bygget for å løse.

Gratis maler for medarbeiderutviklingsplaner

Eksempler er gode som inspirasjon, men du vil ikke lage tabellen på nytt hver gang. Disse tre malene gir deg en god start, og du kan tilpasse hver av dem på få minutter. Velg den som passer til situasjonen, eller ta alle tre og ha dem tilgjengelig.

Generell mal for medarbeiderutviklingsplan

Dette er den hverdagslige versjonen som fungerer for de fleste. Den inneholder plass til kortsiktige og langsiktige mål, en seksjon for ferdigheter og kompetanse, SMART-mål med tidslinjer og en målekolonne, slik at suksess aldri blir vagt definert.

Bruk den etter en prestasjonssamtale, eller når som helst du ønsker å gjøre en god karrieresamtale om til en konkret plan.

Last ned den generelle malen.

Mal for utviklingsplan for ledere og lederskap

Denne malen er laget for deg som skal ta steget opp i lederskap, og bytter ut noen av de tekniske feltene med felter som fokuserer på mennesker: veiledningsmål, prosjektbasert erfaring og tilbakemeldingspunkter fra teamet. Den er utformet for å utvikle dømmekraft og atferd, ikke bare kunnskap.

Bruk denne når du forbereder noen på å lede, enten det er deres første direkte underordnede eller deres første avdeling.

Last ned malen for ledere.

Mal for flere lokasjoner og flere kunder

Hvis du gjennomfører opplæring på tvers av franchisesteder, kundeorganisasjoner eller flere team samtidig, vil ikke en mal for én ansatt være tilstrekkelig. Denne versjonen har felt for lokasjon eller kunde, kontrollpunkter i henhold til merkevarestandarder og godkjenning av samsvar, slik at du kan holde alle på samme nivå uten å miste oversikten over hvem som sitter hvor.

Dette er malen du bør bruke når konsistens på tvers av grupper er like viktig som individuell utvikling.

Last ned malen for flere lokasjoner.

Maler setter deg i gang, men planen er bare så god som hvordan du utarbeider den. Det er her neste avsnitt kommer inn.

Slik lager du en utviklingsplan for ansatte: 5 tips

En mal fyller ut tomrommene. Disse fem tipsene sørger for at du fyller dem ut med de riktige tingene. Følg dem i rekkefølge, så ender du opp med en plan som folk faktisk bruker.

Tips 1: Begynn med en vurdering av kompetansegapet

Du kan ikke planlegge en rute uten å vite hvor du starter. Før du setter et eneste mål, må du få klarhet i gapet mellom ferdighetene en person har og ferdighetene rollen deres eller deres neste rolle krever.

En rask vurdering (en selvvurdering, en vurdering fra lederen eller en kort test) avdekker de reelle behovene, slik at du utvikler ferdigheter som betyr noe, i stedet for å gjette.

Vår guide til analyse av kompetansegap går gjennom prosessen og inneholder en mal du kan laste ned for å gjøre det enkelt. Få dette trinnet på plass, så blir alt etter det enklere.

Tips 2: Sett deg SMART-utviklingsmål

Planene som fungerer, bruker SMART-mål: Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Relevante og Tidsbestemte.

Sammenlign «forbedre presentasjonsferdighetene» med «levere den kvartalsvise teamoppdateringen til 15 personer innen utgangen av 3. kvartal, med positiv tilbakemelding fra minst tre deltakere». Det andre målet kan du følge opp, veilede mot og feire. Hvert mål i planen bør bestå denne testen.

Tips 3: Kombiner ulike læringsformater

Folk lærer ikke alt på samme måte, og de lærer absolutt ikke alt fra et kurs. En god plan kombinerer ulike læringsformater slik at læringen setter seg.

En nyttig tommelfingerregel er 70-20-10-modellen: omtrent 70 % av utviklingen kommer fra praktisk erfaring, 20 % fra å lære gjennom andre, for eksempel veiledning og tilbakemelding, og 10 % fra formell opplæring. I praksis betyr det å kombinere et kurs med et reelt prosjekt og jevnlige samtaler med noen som har mer erfaring. Kombiner de tre, så vil ferdighetene feste seg.

Tips 4: Planlegg regelmessige oppfølgingsmøter

Målene kan skifte, prioriteringene endres, og en plan som ble skrevet i januar kan være irrelevant allerede i juni hvis ingen ser på den. Sørg derfor for å avtale korte, regelmessige oppfølgingssamtaler, hver måned eller hvert kvartal, for å gjennomgå fremdriften, fjerne hindringer og justere mål som ikke lenger passer.

Disse samtalene er også der oppmuntringen skjer, og den oppmuntringen er ofte det som holder noen i gang. En plan som blir revidert, er en plan som blir fullført.

Tips 5: Følg med på fremdriften med klare måleparametere

Hvis du ikke kan se fremdriften, kan heller ikke den ansatte det, og heller ikke kunden eller lederen som ønsker bevis på at det fungerer. Bestem på forhånd hvordan du skal måle hvert mål, og følg deretter opp et sted der alle kan se det.

Det er her det blir vanskelig å gjøre det manuelt. Regneark fungerer fint for ett team, men så snart du skal følge med på dusinvis av personer, eller rapportere resultater til en kunde, trenger du noe som viser fullføringsgrad, poengsum og kunnskapshull på et øyeblikk. Et godt system for oppfølging av opplæring gjør dette enklere.

Disse fem punktene dekker hva en god plan gjør riktig. Å vite hva som ofte går galt, er det som sørger for at det forblir slik.

Vanlige feil du bør unngå når du lager en utviklingsplan

Selv med en solid mal og gode intensjoner kan noen få forutsigbare feil ødelegge en utviklingsplan. Å kjenne til dem på forhånd er den enkleste måten å unngå dem på.

Her er de som dukker opp oftest:

• Å lage et ensidig dokument. Hvis lederen skriver hele planen og overleverer den, vil den ikke bli fulgt opp. De beste planene utarbeides sammen med den ansatte, slik at vedkommende tar eierskap til den.

• Å sette mål uten noen måte å måle dem på. Vage mål kan ikke følges opp, så ingen vet om de er oppnådd. Hvert mål trenger en klar målstreken.

• Å skrive den én gang og aldri se på den igjen. En plan som ikke blir revidert, kan bli glemt. Regelmessige oppfølginger holder den levende.

• Å ikke ha noen måte å bevise fremgang på. Dette er spesielt problematisk når du holder opplæring på vegne av en kunde eller på tvers av lokasjoner. Hvis du ikke kan vise fullføring og resultater på forespørsel, forblir alt det gode arbeidet usynlig, og usynlig arbeid er vanskelig å få anerkjennelse for eller fornye.

Unngå disse fire, så er du allerede foran de fleste. Spesielt den siste er det verdt å løse ordentlig, noe som bringer oss til verktøyene.

Optimaliser utviklingsplanene for de ansatte med Easy LMS 

Å lage en plan er én ting. Å gjennomføre opplæringen som ligger bak, holde den konsistent og bevise at den fungerer for hver enkelt person og hver kunde, er en annen utfordring, spesielt når du ikke bare utvikler ditt eget team, men også opplærer ansatte i andre organisasjoner. Det er akkurat det Easy LMS er laget for.

I stedet for å jage etter regneark og e-posttråder, får du alt på ett sted:

• En egen akademi for hver kunde, lokasjon eller organisasjon. Gi hver gruppe sin egen merkevarebaserte, white-label-portal, slik at en franchise, en kunde eller et internt team får et ryddig læringsmiljø som er i tråd med merkevaren.

• Gjenbrukbare, standardiserte kurs. Lag et utviklingskurs én gang, og gjenbruk og tilpass det deretter til alle grupper. Alle oppfyller samme standard uten at du må starte fra bunnen av hver gang.

• Sanntidsrapporter som kundene dine selv kan få tilgang til. Følg med på fullføring, poengsum og kunnskapshull i sanntid, og la kundene hente ut sine egne resultater når de vil. Slutt på manuell rapportering.

• Forutsigbar prissettingmed fast pris . Tren 50 eller 500 personer, fordelt på så mange grupper du ønsker, uten at kostnaden per deltaker øker.

Enten du er et konsulentfirma som skal bevise overfor en kunde at de ansatte har lært stoffet, eller en franchisetrenere som skal opprettholde strenge standarder på tvers av lokasjoner, er oversikt på forespørsel forskjellen mellom å håpe at opplæringen fungerte og å vise at den gjorde det.

Hvis det å holde utviklingsplaner konsistente og påvisbare på tvers av teamene høres kjent ut, er Easy LMS laget for deg. Start en gratis prøveperiode og opplev hvor mye enklere det føles.