Personalutvecklingsplan: Tips, exempel och kostnadsfria mallar

Vad är en utvecklingsplan för medarbetare?

Innan vi går in på exempel och mallar, låt oss klargöra vad vi pratar om, eftersom några liknande begrepp ofta kan bli förväxlade.

En utvecklingsplan för medarbetare är ett skriftligt dokument som beskriver hur en viss person ska utveckla sina färdigheter och arbeta mot sina mål. Den kombinerar vanligtvis kort- och långsiktiga mål med konkreta steg, resurser och tidsplaner för att nå dem. Tänk på den som en gemensam färdplan som en chef och en medarbetare utarbetar tillsammans.

Det är lätt att blanda ihop detta med två liknande begrepp:

• Ett utvecklingsprogram för medarbetare – Detta är det större, företagsomfattande initiativet: de kurser, den mentorskap och den budget som organisationen erbjuder alla.

• En individuell utvecklingsplan (IDP) – För de flesta team är detta bara ett annat namn på samma sak. Om någon ger dig en IDP ska du betrakta den som en medarbetarutvecklingsplan.

Denna plan är alltså det personliga dokumentet som utformas för en enskild person och ses över i takt med att den anställde utvecklas.

Varför utvecklingsplaner för medarbetare är viktiga

En medarbetarutvecklingsplan kan kännas som ännu en administrativ uppgift på en redan fullt belagd dag. Men så är det inte. När den är väl utformad löser den några av de mest kostsamma problemen ett företag har, och det gäller för båda sidor av skrivbordet.

Vad den gör för företaget

Medarbetarutvecklingsplaner är först och främst ett verktyg för att behålla personal. Karriärutveckling rankas konsekvent bland de främsta orsakerna till att människor lämnar ett jobb, och det är något som ett företag direkt kan påverka. Ge någon en tydlig väg framåt, så tar du bort just det som drar dem mot utgången.

Förutom att behålla personalen hjälper utvecklingsplaner för medarbetare dig att bygga upp den personalstyrka du kommer att behöva nästa år, inte bara täcka de roller du har idag. När du kan se varje persons utvecklingsbana slutar successionsplanering att vara gissningar och interna befordringar blir normen. Det sparar kostnader för rekrytering, introduktion och väntan på att en extern nyanställd ska komma in i arbetet.

Vad det innebär för den anställde

För den som tar emot planen förvandlar den vaga ambitioner till något de kan agera på redan den här veckan. Istället för att vänta på att möjligheter ska dyka upp vet de vilka färdigheter de ska utveckla, vilka kurser de ska gå och vad som krävs av dem för att nå nästa nivå.

Denna tydlighet innebär mer än att bara kryssa i en ruta. Den tenderar att öka den dagliga motivationen och arbetsglädjen eftersom människor kan se att deras insatser leder till något. En plan visar, skriftligt, att du bryr dig om vart dina medarbetare är på väg, och det budskapet går fram.

Sätter man ihop dessa två aspekter börjar en utvecklingsplan för medarbetare framstå som ett av de samtal som ger störst avkastning. Låt oss titta på några exempel.

Exempel på utvecklingsplaner för medarbetare

Nedan följer fem exempel för olika situationer, från en nyanställd till ett team som är utspritt över flera platser. Varje exempel har samma enkla struktur: ett mål, följt av en tabell med åtgärder, delmål och mått på framgång.

Använd strukturen, fyll i dina egna uppgifter, så är du nästan klar.

Exempel 1: Nyanställd eller ny medarbetare

Nyanställda behöver inte en femårsplan redan från dag ett. De behöver bygga upp självförtroendet och bli produktiva i sin nuvarande roll, med en antydan om vart de kan ta vägen härnäst. Den här planen fokuserar på grundläggande färdigheter.

En utvecklingsplan för en nyanställd kan alltså se ut så här:

Kortsiktigt mål: Bli helt självständig i kärnrollen inom sex månader.
Långsiktigt mål: Utvecklas till en specialist- eller ledande befattning inom två till tre år.

Börja med personalen här, så skapar du drivkraft tidigt, vilket är precis när det är som viktigast.

Exempel 2: Chef eller ledarroll

Att flytta någon från rollen som medarbetare till en chefsroll är en helt annan utmaning. Denna plan fokuserar på mjuka färdigheter och ledarskapserfarenheter snarare än teknisk djupkunskap.

En utvecklingsplan för en medarbetare som ska övergå till en chefsroll kan alltså se ut så här:

Kortsiktigt mål: Att med självförtroende leda ett litet team och genomföra effektiva enskilda samtal.

Långsiktigt mål: Ta sig an en roll som avdelningschef eller i den högre ledningen.

För en djupare inblick i hur man utvecklar ledare snarare än bara chefer, ladda ner vår guide till ledarskapsutveckling.

Exempel 3: Kompetensbaserad plan för en enskild medarbetare

Ibland är målet inte alls en befordran, utan att bemästra en viss färdighet. Denna plan passar en stark enskild medarbetare som behöver fylla en specifik kompetenslucka, ofta eftersom själva jobbet förändras under fötterna på hen.

Kortsiktigt mål: Uppnå praktisk kompetens i ett nytt verktyg eller en ny metod som rollen nu kräver.
Långsiktigt mål: Bli teamets främsta expert inom det området.

Kompetensbaserade planer är grundstenarna i medarbetarutvecklingen, och de ger snabba resultat eftersom de direkt kan kopplas till arbetet.

Exempel 4: Franchiseanställd eller teammedlem med flera arbetsplatser 

Här blir det intressant om du utbildar personal på flera platser eller på uppdrag av kunder. Ett kaféteam i en stad och ett kaféteam tre regioner bort måste uppfylla samma standarder, men de leds av olika personer och utgår ofta från olika utgångspunkter. Planen måste kunna anpassas. Här är ett exempel på hur man kan få detta att fungera.

Kortsiktigt mål: Uppnå full kompetens enligt varumärkets standarder på den lokala arbetsplatsen.
Långsiktigt mål: Kvalificera sig för att utbilda eller handleda ny personal på den platsen.

Det svåra är att hålla reda på vem som har gjort vad i dussintals team. Vi återkommer till det, eftersom det är precis den typen av problem som rätt plattform är utformad för att lösa.

Gratis mallar för medarbetarutvecklingsplaner

Exempel är bra som inspiration, men du vill inte behöva skapa tabellen från grunden varje gång. Dessa tre mallar ger dig en bra start, och du kan anpassa var och en på några minuter. Välj den som passar situationen, eller ta alla tre och ha dem till hands.

Allmän mall för utvecklingsplan för medarbetare

Det här är din vardagsmall som fungerar för de flesta. Den innehåller utrymme för kort- och långsiktiga mål, ett avsnitt om färdigheter och kompetenser, SMART-mål med tidsplaner och en mätkolumn så att framgång aldrig blir vag.

Använd den efter en utvecklingssamtal eller när du vill omvandla ett bra karriärsamtal till en konkret plan.

Ladda ner den allmänna mallen.

Mall för utvecklingsplan för chefer och ledare

Denna mall är utformad för steget upp till ledarskap och byter ut vissa tekniska fält mot personfokuserade: coachningsmål, projektbaserad erfarenhet och återkopplingspunkter från teamet. Den är utformad för att utveckla omdöme och beteende, inte bara kunskap.

Använd den här mallen när du förbereder någon för en ledarroll, oavsett om det gäller deras första direktunderställda eller deras första avdelning.

Ladda ner mallen för chefer.

Mall för flera verksamhetsställen och flera kunder

Om du genomför utbildning på flera franchiseställen, hos olika kundorganisationer eller för flera team samtidigt räcker det inte med en mall för en enskild medarbetare. Den här versionen har fält för plats eller kund, kontrollpunkter enligt varumärkesstandarder och godkännande av efterlevnad, så att du kan se till att alla är på samma linje utan att tappa bort vem som sitter var.

Det här är mallen du ska använda när enhetlighet mellan grupperna är lika viktigt som individuell utveckling.

Ladda ner mallen för flera verksamhetsställen.

Mallarna hjälper dig att komma igång, men planen blir bara så bra som hur du utformar den. Det är där nästa avsnitt kommer in.

Så här skapar du en utvecklingsplan för medarbetare: 5 tips

En mall fyller i tomrummen. Dessa fem tips ser till att du fyller i dem med rätt saker. Följ dem i ordning, så får du en plan som folk faktiskt använder.

Tips 1: Börja med en kartläggning av kompetensgap

Du kan inte planera en väg utan att veta var du börjar. Innan du sätter upp ett enda mål måste du kartlägga skillnaden mellan de kompetenser en person har och de kompetenser som den nuvarande eller nästa roll kräver.

En snabb bedömning (en självutvärdering, en utvärdering av chefen eller ett kort test) lyfter fram de verkliga behoven, så att du utvecklar kompetenser som är viktiga istället för att gissa.

Vår guide till kompetensgapsanalys går igenom processen och innehåller en mall som går att ladda ner för att göra det smärtfritt. Klarar du det här steget blir allt därefter enklare.

Tips 2: Sätt upp SMART-utvecklingsmål

De planer som fungerar bygger på SMART-mål: Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Relevanta och Tidsbundna.

Jämför ”förbättra presentationsförmågan” med ”genomföra den kvartalsvisa teamuppdateringen för 15 personer senast i slutet av Q3, med positiv feedback från minst tre deltagare”. Det andra målet kan du följa upp, coacha mot och fira. Varje mål i planen bör klara det testet.

Tips 3: Kombinera olika inlärningsformer

Människor lär sig inte allt på samma sätt, och de lär sig definitivt inte allt från en kurs. En bra plan blandar olika format så att lärandet fastnar.

En användbar tumregel är 70-20-10-modellen: ungefär 70 % av utvecklingen kommer från praktisk erfarenhet, 20 % från att lära av andra, till exempel genom mentorskap och feedback, och 10 % från formell utbildning. I praktiken innebär det att man kombinerar en kurs med ett verkligt projekt och regelbundna avstämningar med någon mer erfaren. Kombinera de tre delarna så fastnar kunskaperna.

Tips 4: Planera in regelbundna avstämningar

Mål glider iväg, prioriteringar förändras, och en plan som skrevs i januari kan vara irrelevant redan i juni om ingen tittar på den. Se därför till att boka in korta, regelbundna avstämningar, varje månad eller kvartal, för att följa upp framstegen, undanröja hinder och justera mål som inte längre passar.

Det är också under dessa samtal som uppmuntran ges, och den uppmuntran är ofta det som får en att fortsätta. En plan som ses över är en plan som blir färdig.

Tips 5: Följ upp framstegen med tydliga mått

Om du inte kan se framstegen kan inte heller den anställde se dem, och inte heller kunden eller chefen som vill ha bevis på att det fungerar. Bestäm redan från början hur du ska mäta varje mål och följ sedan upp det på ett ställe där alla kan se det.

Det är här det börjar bli besvärligt att göra det manuellt. Kalkylblad fungerar bra för ett team, men så fort du följer upp dussintals personer eller rapporterar resultat till en kund behöver du något som visar slutförandegrader, poäng och kunskapsluckor på ett överskådligt sätt. Ett bra system för att följa upp utbildningar underlättar detta.

Dessa fem punkter täcker vad en bra plan gör rätt. Att veta vad som ofta går fel är det som ser till att det förblir så.

Vanliga misstag att undvika när man skapar en utvecklingsplan

Även med en gedigen mall och goda avsikter kan några förutsägbara misstag sänka en utvecklingsplan. Att känna till dem i förväg är det enklaste sättet att undvika dem.

Här är de som dyker upp oftast:

• Att göra den till ett ensidigt dokument. Om chefen skriver hela planen och lämnar över den kommer den inte att fungera. De bästa planerna utformas tillsammans med medarbetaren, så att denne tar ägarskap för den.

• Att sätta upp mål utan att kunna mäta dem. Vaga mål går inte att följa upp, så ingen vet om de har uppnåtts. Varje mål behöver en tydlig mållinje.

• Att skriva planen en gång och sedan aldrig titta på den igen. En plan som inte ses över riskerar att glömmas bort. Regelbundna uppföljningar håller den levande.

• Att inte ha något sätt att bevisa framsteg. Det här är särskilt kännbart när du utbildar på uppdrag av en kund eller över flera platser. Om du inte kan visa att uppgiften är slutförd och presentera resultat på begäran, förblir allt det goda arbetet osynligt, och osynligt arbete är svårt att få erkännande för eller förnya.

Undvik dessa fyra, så ligger du redan före de flesta. Särskilt den sista är värd att lösa ordentligt, vilket leder oss till verktygen.

Optimera dina personalutvecklingsplaner med Easy LMS 

Att skapa en plan är en sak. Att genomföra utbildningen bakom den, se till att den är konsekvent och bevisa att den fungerar för varje person och varje kund är en annan utmaning, särskilt när du inte bara utvecklar ditt eget team utan också utbildar personal från andra organisationer. Det är precis vad Easy LMS är skapat för.

Istället för att jaga kalkylark och e-posttrådar får du allt på ett ställe:

• En dedikerad akademi för varje kund, plats eller organisation. Ge varje grupp sin egen, varumärkesanpassade, white-label-portal, så att en franchisetagare, en kund eller ett internt team får en överskådlig, varumärkesanpassad miljö att lära sig i.

• Återanvändbara, standardiserade kurser. Skapa en utvecklingskurs en gång, och återanvänd och anpassa den sedan för alla grupper. Alla uppfyller samma standard utan att du behöver börja om från början varje gång.

• Realtidsrapporter som dina kunder själva kan komma åt. Följ upp genomförande, poäng och kunskapsluckor i realtid, och låt kunderna hämta sina egna resultat när de vill. Inget mer manuellt rapporteringsarbete.

• Förutsägbar prissättningmed fast avgift . Utbilda 50 eller 500 personer, i så många grupper du vill, utan att kostnaden per deltagare ökar.

Oavsett om det gäller ett konsultföretag som vill bevisa för en kund att deras personal har lärt sig materialet, eller en franchisetränare som vill upprätthålla strikta standarder på alla platser, är insyn på begäran skillnaden mellan att hoppas att utbildningen fungerade och att kunna visa att den gjorde det.

Om det låter bekant att hålla utvecklingsplaner konsekventa och verifierbara mellan olika team, så är Easy LMS skapat för dig. Starta en gratis provperiod och upplev hur mycket enklare det känns.