Skills Gap Analysis: A Practical Guide (+ Free Template)

Wat is een analyse van de vaardigheidskloof?

Een vaardigheidskloofanalyse is een gestructureerde methode om het verschil in kaart te brengen tussen de vaardigheden waarover mensen momenteel beschikken en de vaardigheden die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren of specifieke doelen te bereiken. Hiermee kunt u vaststellen wat er ontbreekt, bij wie dit het geval is en hoe groot de kloof is.

Hier volgt een kort voorbeeld

Een logistiek bedrijf merkt dat het klantenserviceteam steeds meer tijd nodig heeft om klachten op te lossen. De aanname is dat het team een communicatietraining nodig heeft. Maar een vaardigheidskloofanalyse brengt het werkelijke probleem aan het licht: de medewerkers kennen de productcatalogus niet goed genoeg om vragen met zekerheid te beantwoorden. De kloof lag dus nooit op het gebied van communicatie, maar op dat van productkennis. Zonder de analyse zou de training volledig aan de doelstelling voorbij zijn gegaan.

De meeste handleidingen over dit onderwerp zijn geschreven voor interne HR-teams. Deze is geschreven voor u: de consultant of opleidingsaanbieder die vaardigheidskloofanalyses uitvoert voor klanten. De invalshoek is anders, en dat geldt ook voor de prioriteiten.

Waarom zou u als consultant of opleidingsaanbieder een analyse van de vaardigheidskloof uitvoeren?

Het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof gaat verder dan alleen het opstellen van een rapport. Voor consultants en opleidingsaanbieders is het een strategische zet die zowel u als uw klanten ten goede komt. Dit zijn de voordelen:

• Onderbouw uw training met gegevens. In plaats van een algemeen trainingspakket aan te prijzen, komt u met harde feiten. Klanten zijn veel eerder geneigd te investeren wanneer zij precies kunnen zien welke tekortkomingen u gaat wegwerken.

• Ontwerp opleidingen die echt het verschil maken. Gerichte opleidingen zijn effectiever dan een standaardaanpak. Als u weet op welk niveau u moet werken, blijft de omvang beheersbaar en zijn de bevindingen bruikbaar.

1. Individueel

Dit niveau richt zich op één medewerker en vergelijkt diens huidige vaardigheden met wat zijn of haar functie vereist. Dit is de juiste aanpak wanneer een medewerker ondermaats presteert, een nieuwe functie gaat bekleden of in aanmerking komt voor een promotie.

2. Team

Hier kijkt u naar het hele team en vraagt u zich af of de groep gezamenlijk over de juiste mix van vaardigheden beschikt om haar werk te verrichten. Dit is met name nuttig wanneer een team een nieuw project aanneemt, nieuwe technologie implementeert of een reorganisatie ondergaat.

3. Organisatie

Het breedste perspectief: het in kaart brengen van vaardigheden binnen het gehele bedrijf in relatie tot de strategische doelstellingen. Dit niveau is het meest relevant voor consultants die advies geven over personeelsplanning, transformatieprogramma’s of het opbouwen van capaciteiten op de lange termijn.

Nu de reikwijdte duidelijk is, gaan we verder met het daadwerkelijke proces.

Hoe voert u een vaardigheidskloofanalyse uit in 4 stappen

Een goede analyse van vaardigheidstekorten volgt een gestructureerd proces. Slaat u een stap over, dan worden de resultaten onduidelijk. Hieronder leest u hoe u dit op de juiste manier uitvoert.

Stap 1: Bepaal de reikwijdte en de bedrijfsdoelstelling

Begin altijd met de doelstelling van de klant, niet met de vaardigheden. Vaardigheden komen later aan bod; eerst moet u weten wat succes voor de klant inhoudt.

Stel de klant vragen als:

• Welk bedrijfsresultaat willen we verbeteren? (bijv. de afhandelingstijd van klachten verkorten, het slagingspercentage bij nalevingscontroles verhogen, een verkoopdoelstelling halen)

• Welk team, welke afdeling of welke functies zijn hierbij betrokken?

• Wat is de tijdsplanning om de achterstand weg te werken?

• Hoe gaan we succes meten?

Tip: Leg het doel schriftelijk vast bij de besluitvormer van de klant voordat u verdergaat.

Dit document dient als uw maatstaf voor alles wat volgt en als uw bewijs aan het einde van de training.

Stap 2: Bepaal welke vaardigheden nodig zijn

Stel nu een lijst op van de vaardigheden die nodig zijn om het zojuist gedefinieerde doel te bereiken. Wees specifiek. ‘Communicatie’ is geen vaardigheid, maar ‘het schrijven van een duidelijk incidentrapport’ wel.

Een paar zaken om in gedachten te houden:

• Combineer harde en zachte vaardigheden. Zachte vaardigheden zoals aanpassingsvermogen, kritisch denken en creatieve probleemoplossing worden door werkgevers eveneens gewaardeerd. Richt u dus niet uitsluitend op technische vaardigheden.

• Definieer vaardigheidsniveaus. Gebruik een duidelijke schaal (1-5, of beginner, gemiddeld, gevorderd, expert) en definieer hoe elk niveau er in de praktijk uitziet. Dit is van belang omdat een team van tien beginners in een cruciale vaardigheid een heel ander probleem vormt dan een team met drie experts. Een lijst die geen vaardigheidsniveaus weergeeft, laat u het verschil niet zien.

• Maak onderscheid tussen cruciale en niet-cruciale vaardigheden. Als een medewerker een vaardigheid mist maar het werk toch voor elkaar krijgt, is deze vaardigheid niet-cruciaal. Als de vaardigheid ontbreekt en het werk eronder lijdt, is deze cruciaal. Richt uw analyse op de cruciale vaardigheden.

Stap 3: Meet het huidige vaardigheidsniveau

Dit is waar de meeste consultants en opleidingsaanbieders vastlopen en waar de juiste hulpmiddelen u dagen werk besparen.

Er zijn verschillende manieren om vaardigheden te meten:

• Online assessments en quizzen. Veruit de meest schaalbare methode, vooral wanneer u 50, 200 of 500 mensen bij meerdere klanten moet beoordelen. Een goed ontworpen examen kan deelnemers op elk vereist vaardigheidsgebied beoordelen en precies aangeven waar zij tekortschieten. Met platforms zoals Easy LMS kunt u examenvragen per vaardigheid categoriseren, zodat u automatisch hiaten opmerkt terwijl mensen de toets afleggen.

• Zelfevaluaties en enquêtes. Nuttig om in kaart te brengen hoe zelfverzekerd medewerkers zich voelen, maar op zichzelf onbetrouwbaar. Mensen hebben de neiging zichzelf te overschatten of te onderschatten.

• Beoordelingen door managers of leidinggevenden. Deze bieden waardevolle context, met name wat betreft prestaties in de praktijk, maar ze laten vaak de vaardigheden buiten beschouwing die medewerkers buiten hun formele functies hebben ontwikkeld.

• Interviews en focusgroepen. Dit is een langzamer proces, maar levert rijke kwalitatieve inzichten op. Geschikt voor leidinggevende functies of complexe vaardigheidsgebieden.

• Gegevens uit functioneringsgesprekken. Als de klant hier al over beschikt, maak er dan gebruik van. Bestaande beoordelingen kunnen patronen aan het licht brengen die u anders pas na weken onderzoek zou ontdekken.

Tip van een professional: Combineer ten minste enkele methoden. Een korte online diagnostische test in combinatie met een zelfbeoordeling is een krachtige combinatie die weinig inspanning vergt. De test levert u objectieve scores op; de zelfbeoordeling brengt tekortkomingen in zelfvertrouwen en leervoorkeuren aan het licht.

Stap 4: Analyseer de kloof en stel prioriteiten

U beschikt nu over twee overzichten: de vaardigheden die mensen al bezitten (stap 2) en de vaardigheden die mensen nog nodig hebben (stap 3). Dat verschil vormt uw vaardigheidskloof. In de meeste gevallen zal de lijst met tekortkomingen lang zijn. Niet elke tekortkoming kan of moet in één keer worden aangepakt.

Stel prioriteiten aan de hand van twee criteria:

• Zakelijke impact. Welke tekortkomingen zijn het schadelijkst voor het door de klant geformuleerde doel? Richt u daar eerst op.

• Urgentie. De omvang van een tekort en de urgentie ervan zijn niet hetzelfde. Een grote lacune is niet altijd urgent. Als een vaardigheid pas over twee jaar nodig is, heeft u de tijd om deze op te bouwen. Maar een kleine lacune kan cruciaal zijn wanneer een essentiële vaardigheid slechts door één of twee personen wordt beheerst. Als zij vertrekken, verdwijnt die capaciteit van de ene op de andere dag, dus het verspreiden ervan over het team kan urgenter zijn dan het dichten van een grotere lacune elders.

Zodra u de tekortkomingen heeft gerangschikt, bepaalt u voor elke tekortkoming een aanpak. Er is de 4B-methode:

• Opbouwen: Ontwikkel de vaardigheid intern door middel van training (hier komen uw diensten om de hoek kijken).

• Inhuren: Beveel de klant aan om iemand met die vaardigheid aan te nemen.

• Borrow: Schakel tijdelijk freelancers of specialisten in.

• Overbruggen: Herontwerp rollen of werkprocessen om bestaande vaardigheden effectiever in te zetten.

Voor consultants vormt deze geprioriteerde lijst uw rapport aan de klant. Presenteer het als een aanbeveling, niet als een oordeel.

Voorbeeld van een analyse van de vaardigheidskloof: een adviesbureau in de praktijk

Theorie is nuttig, maar aan de hand van een concreet scenario kunt u zich beter voorstellen hoe dit in de praktijk werkt. Hier volgt een stapsgewijs voorbeeld op basis van een typische consultancyopdracht.

De situatie: Een B2B-softwarebedrijf schakelteen verkoopadviesbureau in. Het bedrijf heeft onlangs een nieuw productassortiment gelanceerd, maar het verkoopteam heeft moeite om dit te verkopen – de succespercentages voor het nieuwe assortiment liggen ver onder de doelstelling. De klant wil deze succespercentages binnen zes maanden met 40% verhogen.

Zo voert het adviesbureau de analyse uit:

• Stap 1: Reikwijdte en doelstelling. De succespercentages voor de nieuwe productlijn binnen zes maanden met 40% verhogen. De reikwijdte omvat alle 45 verkoopmedewerkers verdeeld over twee regionale teams.

• Stap 2: Vereiste vaardigheden. Het adviesbureau identificeert drie cruciale vaardigheden, elk met een beoogd vaardigheidsniveau: productkennis voor de nieuwe productlijn (expert), omgaan met bezwaren (gevorderd) en vragen stellen om behoeften te achterhalen (gemiddeld).

• Stap 3: Huidige niveaus meten. Het adviesbureau stelt een korte online diagnostische toets op met vragen die zijn ingedeeld per vaardigheidsgebied. De toets wordt afgenomen via een leerportaal met het merk van de klant. De verkopers zien het logo van de klant, niet de tool van het adviesbureau. Alle 45 verkopers ronden de toets binnen een week af. Resultaten: 60% van de vertegenwoordigers scoort onder het vereiste niveau op het gebied van productkennis voor het nieuwe niveau, waarbij de zwakste scores geconcentreerd zijn in één van de twee teams.

• Stap 4: Analyseren en prioriteren. Productkennis vormt de grootste achterstand, met de grootste impact op de bedrijfsresultaten, omdat verkopers niet kunnen verkopen wat zij niet volledig begrijpen. Het adviesbureau ontwerpt een microlearningprogramma van vier modules gericht op het nieuwe productniveau, geeft prioriteit aan de uitrol bij het zwakkere team en deelt een realtime voortgangsdashboard met de klant.

Het resultaat: één analyse, één platform, één merkgebonden ervaring voor het verkoopteam van de klant en live KPI-rapportage die de klant op elk gewenst moment kan inzien. Het adviesbureau kan de situatie ‘vóór’ aantonen en het resultaat ‘na’ bewijzen.

Hoe u de resultaten van een vaardigheidskloofanalyse aan uw klant rapporteert

De analyse zelf is slechts de helft van het werk. De manier waarop u de resultaten communiceert, bepaalt of de klant de bevindingen vertrouwt, ernaar handelt en zijn contract met u verlengt. Dit is waar veel consultants kansen laten liggen.

Enkele principes die altijd werken:

• Visualiseer de kloof, som deze niet alleen op. Spreadsheets verbergen inzichten. Grafieken, dashboards en kleurgecodeerde scorekaarten maken de tekortkomingen binnen enkele seconden duidelijk. Klanten nemen een visueel rapport goed in zich op; een geschreven rapport bladeren ze slechts vluchtig door.

• Koppel elke kloof aan een bedrijfsresultaat. Zeg niet: „60% van de verkopers voldoet niet aan de vereiste productkennis voor het nieuwe niveau.” Zeg: „60% van de verkopers voldoet niet aan de vereiste productkennis voor het nieuwe niveau, wat de belangrijkste reden is waarom de succespercentages achterblijven bij de doelstelling.”

• Geef klanten toegang op aanvraag. Wachten op driemaandelijkse PDF-rapporten is achterhaald. Klanten willen inloggen en de voortgang bekijken wanneer ze dat nodig hebben. Real-time rapportage bespaart u heen-en-weer-communicatie en bouwt vertrouwen op.

• Vergelijk de ontwikkeling in de tijd. Een momentopname is informatief, maar een trendlijn is overtuigend. Toon de voortgang altijd ten opzichte van de uitgangswaarde.

Een sterk, klantgericht rapport bevat minimaal:

• Het bedrijfsdoel waarmee u bent begonnen.

• De vaardigheden die u hebt gemeten en op welk vaardigheidsniveau.

• Een duidelijk overzicht van de tekortkomingen, gerangschikt naar impact.

• Aanbevolen maatregelen (training, aanwerving, herontwerp van functies).

• Succesindicatoren en een tijdschema voor het dichten van elke kloof.

Tip: Een leerplatform met ingebouwde visuele rapportages regelt het grootste deel hiervan automatisch. Beoordelingen van vaardigheidsniveaus, slagings- en zakpercentages, afgegeven certificaten en voortgang in de loop van de tijd worden allemaal gegenereerd naarmate deelnemers de training voltooien – handmatige rapportage is niet nodig.

Download uw gratis sjabloon voor een vaardigheidskloofanalyse

Het is lastig om elke keer opnieuw helemaal vanaf nul een vaardigheidskloofanalyse uit te voeren. Om u het voorbereidende werk te besparen, kunt u onze gratis sjabloon voor een vaardigheidskloofanalyse downloaden.

Hierin vindt u een gestructureerd raamwerk om het volgende vast te leggen:

• Functie- of teamgegevens: Wie wordt beoordeeld en voor welke functie?

• Vereiste vaardigheden en vaardigheidsniveaus: de competenties die het werk vereist.

• Huidige vaardigheidsniveaus: wat uit de beoordeling naar voren is gekomen.

• Tekortscore en prioriteit: hoe groot het tekort is en hoe urgent het is om dit op te vullen.

• Aanbevolen actie: opleiden, aannemen, inlenen of een overbrugging zoeken.

Zodra u dit heeft ingevuld, beschikt u over een voor de klant klaar overzicht van de huidige stand van zaken en de volgende stappen.

Bied gerichte trainingen aan met Easy LMS

Een analyse van vaardigheidskloven zonder vervolgactie is slechts een mooi opgemaakte PDF. De echte waarde zit hem in het vertalen van de bevindingen naar training die de kloof dicht.

Zo maakt Easy LMS dat deel eenvoudig:

• Gecentraliseerde inhoud. Sla al uw cursussen, examens en certificaten op één plek op, voor al uw klantopdrachten.

• Herbruikbaar trainingsmateriaal. Stel een cursus en examen één keer samen en hergebruik deze voor meerdere klanten zonder telkens opnieuw te hoeven beginnen.

• Leerportalen met eigen huisstijl. Elke klant krijgt een eigen white-label-academie: met hun eigen logo, kleuren en URL. Uw tool, hun ervaring.

• Visuele realtime rapportages. Slaag- en zakpercentages, gemiddelde scores, uitgereikte certificaten en uitsplitsingen per vaardigheidsniveau – alle rapportages zijn op verzoek beschikbaar voor u en uw klanten.

Start vandaag nog met uw gratis proefperiode en ontdek hoe veel eenvoudiger het kan zijn om meetbare, doelgerichte trainingen aan te bieden.