Analyse af kompetencegabet: En praktisk vejledning (+ gratis skabelon)

Hvad er en kompetencegabsanalyse?

En kompetencegabsanalyse er en struktureret metode til at identificere forskellen mellem de kompetencer, medarbejderne har i dag, og de kompetencer, de har brug for for at udføre deres arbejde eller opnå specifikke mål. Den viser, hvad der mangler, hvem der mangler det, og hvor stort gabet er.

Her er et kort eksempel

En logistikvirksomhed bemærker, at dets kundeserviceteam bruger længere og længere tid på at løse klager. Man antager, at teamet har brug for kommunikationstræning. Men en kompetencegabsanalyse afslører det egentlige problem: medarbejderne kender ikke produktkataloget godt nok til at besvare spørgsmål med sikkerhed. Så problemet var aldrig kommunikation, men produktkendskab. Uden analysen ville træningen have ramt helt ved siden af.

De fleste vejledninger om dette emne er skrevet til interne HR-afdelinger. Denne er skrevet til dig: konsulenten eller kursusudbyderen, som udfører kompetencegabsanalyser for klienter. Vinklen er anderledes, og det samme er prioriteterne.

Hvorfor gennemføre en analyse af kompetencegabet som konsulent eller udbyder af træning?

At gennemføre en kompetencegabsanalyse handler ikke kun om at udarbejde en rapport. For konsulenter og udbydere af træning er det et strategisk træk, som gavner såvel dig som dine klienter. Her er, hvad det åbner op for:

• Begrund din træning med data. Frem for at præsentere en generisk træning, kommer du med konkrete beviser. Klienter er langt mere tilbøjelige til at investere, når de kan se præcis, hvilke mangler du vil afhjælpe.

• Udform træning, som gør en forskel. Målrettet træning er bedre end en standardløsning, som passer til alle. Når du ved, hvilket niveau du skal arbejde på, forbliver omfanget overskueligt, og resultaterne bliver handlingsrettede.

1. Individuelt

Dette niveau zoomer ind på en enkelt medarbejder og sammenligner vedkommendes nuværende kompetencer med det, som rollen kræver. Det er den rigtige tilgang, når en medarbejder præsterer under forventning, skal påtage sig en ny rolle eller er i betragtning til en forfremmelse.

2. Team

Her ser man på hele teamet og vurderer, om gruppen samlet set har den rette kombination af kompetencer til at udføre sit arbejde. Dette er især nyttigt, når et team påtager sig et nyt projekt, indfører ny teknologi eller gennemgår en omstrukturering.

3. Organisatorisk

Det bredeste perspektiv: kortlægning af kompetencer på tværs af hele virksomheden i forhold til dens strategiske mål. Dette niveau er mest relevant for konsulenter, der rådgiver om personaleplanlægning, transformationsprogrammer eller langsigtet kompetenceopbygning.

Nu hvor omfanget er klart, kan vi gå videre til selve processen.

Sådan gennemfører du en kompetencegabsanalyse i 4 trin

En god kompetencegabsanalyse følger en struktureret proces. Spring et trin over, og resultaterne bliver uklare. Sådan gør du det korrekt.

Trin 1: Definer omfanget og forretningsmålet

Begynd altid med kundens mål, ikke kompetencerne. Kompetencerne kommer senere – først skal du vide, hvordan succes ser ud for klienten.

Stil klienten spørgsmål som:

• Hvilket forretningsmæssigt resultat forsøger vi at forbedre? (Eksempelvis reducere klagebehandlingstiden, øge overholdelsesprocenten, opnå et salgsmål)

• Hvilket team, hvilken afdeling eller hvilke roller er involveret?

• Hvad er tidsrammen for at lukke hullet?

• Hvordan måler vi succes?

Tip: Få målet nedskrevet af klientens beslutningstager, inden du går videre.

Dette dokument fungerer som din målestok for alt, hvad der følger, og som dit bevis ved afslutningen af træningen.

Trin 2: Identificer de nødvendige kompetencer

Udarbejd nu en liste over de kompetencer, som er nødvendige for at nå det mål, du netop har defineret. Vær konkret. 'Kommunikation' er ikke en kompetence, men 'at skrive en klar hændelsesrapport' er.

Nogle ting, du skal huske på:

• Bland hårde og bløde kompetencer. Bløde kompetencer såsom tilpasningsevne, kritisk tænkning og kreativ problemløsning værdsættes også af arbejdsgivere. Så fokuser ikke kun på tekniske kompetencer.

• Definer færdighedsniveauer. Anvend en klar skala (1–5 eller begynder, mellemniveau, avanceret, ekspert), og definer, hvordan hvert niveau ser ud i praksis. Dette er vigtigt, fordi et team bestående af 10 begyndere inden for en kritisk færdighed udgør et helt andet problem end et team med tre eksperter. En liste, som ikke tager højde for færdighedsniveauet, vil ikke vise dig forskellen.

• Skil de kritiske færdigheder fra de ikke-kritiske. Hvis en medarbejder mangler en færdighed, men stadig får arbejdet gjort, er den ikke-kritisk. Hvis færdigheden mangler, og arbejdet lider under det, er den kritisk. Fokuser din analyse på de kritiske færdigheder.

Trin 3: Mål de nuværende færdighedsniveauer

Det er her, de fleste konsulenter og udbydere af kurser går i stå, og hvor de rigtige værktøjer sparer dig for flere dages arbejde.

Der er flere måder at måle kompetencer på:

• Onlinevurderinger og quizzer. Den langt mest skalerbare metode, især når du skal måle 50, 200 eller 500 personer på tværs af flere klienter. En veludformet eksamen kan give deltagerne point for hvert påkrævet kompetenceområde og præcist markere, hvor de mangler kompetencer. Platforme såsom Easy LMS giver dig mulighed for at kategorisere eksamensspørgsmål efter kompetence, så du automatisk kan spotte huller, efterhånden som deltagerne gennemfører testen.

• Selvvurderinger og spørgeskemaer. Nyttige til at få indblik i, hvor sikre medarbejderne føler sig, men upålidelige, hvis de står alene. Mange personer har en tendens til at over- eller undervurdere sig selv.

• Vurderinger fra ledere eller vejledere. Disse giver værdifuld kontekst, især med hensyn til præstationer i praksis, men de overser ofte de kompetencer, medarbejderne har udviklet uden for deres formelle roller.

• Interviews og fokusgrupper. Det tager længere tid, men giver rigelig kvalitativ indsigt. Velegnet til ledende stillinger eller komplekse kompetenceområder.

• Data fra præstationsvurderinger. Hvis klienten allerede har dem, så brug dem. Eksisterende vurderinger kan afsløre mønstre, som du ellers ville bruge uger på at afdække.

Profftip: Kombiner mindst et par metoder. En kort online diagnostisk test kombineret med en selvvurdering er en effektiv kombination, som kræver minimal indsats. Testen giver dig objektive resultater, mens selvvurderingen afdækker manglende selvtillid og læringspræferencer.

Trin 4: Analyser kløften og prioriter

Du har nu to billeder: de kompetencer, medarbejderne allerede har (trin 2), og de kompetencer, de stadig mangler (trin 3). Forskellen mellem disse to er dit kompetencegab. I de fleste tilfælde vil listen over mangler være lang. Ikke alle mangler kan eller bør løses på én gang.

Prioriter ved hjælp af to filtre:

• Forretningsmæssig indvirkning. Hvilke mangler er mest skadelige for klientens angivne mål? Fokuser der først.

• Haster det? Størrelsen på et kompetencegab og hvor presserende det er, er ikke det samme. Et stort kompetencegab er ikke altid presserende. Hvis en kompetence først bliver nødvendig om to år, har du tid til at opbygge den. Men et lille kompetencegab kan være kritisk, når en nøglekompetence kun besiddes af én eller to medarbejdere. Hvis de forlader virksomheden, forsvinder den kompetence fra den ene dag til den anden, så det kan være mere presserende at fordele den på hele teamet end at lukke et større kompetencegab et andet sted.

Når du har prioriteret kompetencegabet, skal du beslutte, hvordan du vil håndtere hvert enkelt. Der findes 4B-metoden:

• Opbyg: Udvikl kompetencen internt gennem træning (det er hér, jeres træningsudbud kommer ind i billedet).

• Køb: Anbefal klienten at ansætte medarbejdere med den pågældende kompetence.

• Borrow: Inddrag midlertidigt konsulenter eller specialister.

• Bro: Omskriv roller eller arbejdsgange for at udnytte eksisterende kompetencer mere effektivt.

For konsulenter udgør denne prioriterede liste jeres klientrapport. Formuler den som en anbefaling, ikke som en dom.

Eksempel på analyse af kompetencegab: et konsulentfirma i praksis

Teori er nyttig, men det er nemmere at forestille sig, hvordan dette fungerer, ved hjælp af et konkret scenarie. Her er et eksempel baseret på en typisk konsulentopgave.

Situationen: Et B2B-softwarefirma har hyret en konsulentvirksomhed. Virksomheden har for nylig lanceret et nyt produktniveau, men salgsteamet har svært ved at sælge det – succesraten for det nye niveau ligger langt under målet. klienten ønsker at øge succesraten med 40% inden for seks måneder.

Sådan gennemfører konsulentvirksomheden analysen:

• Trin 1: Omfang og mål. Øge succesraten for den nye produktkategori med 40% inden for seks måneder. Omfanget omfatter alle 45 sælgere fordelt på to regionale teams.

• Trin 2: Nødvendige kompetencer. Konsulentvirksomheden identificerer tre afgørende kompetencer, hver med et mål for færdighedsniveau: produktkendskab til den nye produktkategori (ekspert), håndtering af indvendinger (avanceret) og udforskende spørgsmål (mellemniveau).

• Trin 3: Måling af nuværende niveauer. Konsulentvirksomheden udarbejder en kort online diagnostisk test med spørgsmål inddelt efter hvert af de tre kompetenceområder. Testen afvikles via en læringsportal med klientens branding. Sælgerne ser klientens logo, ikke konsulentvirksomhedens værktøj. Alle 45 sælgere gennemfører testen inden for en uge. Resultater: 60% af sælgerne scorer under det krævede niveau for produktkendskab til det nye niveau, og de svageste resultater er koncentreret i det ene af de to teams.

• Trin 4: Analyser og prioriter. Produktkendskab er det største gab med den største indvirkning på forretningen, fordi sælgerne ikke kan sælge det, de ikke fuldt ud forstår. Konsulentvirksomheden udarbejder et mikrolæringsprogram bestående af fire moduler, som er målrettet det nye produktniveau, prioriterer udrulningen til det svagere team og deler et realtids-dashboard over fremskridt med klientens.

Resultatet: Én analyse, én platform, én brandet oplevelse for klientens salgsteam samt live KPI-rapportering, som klienten kan kontrollere, når som helst de ønsker det. Konsulentvirksomheden kan demonstrere »før«-tilstanden og bevise »efter«-resultatet.

Sådan rapporterer du resultaterne af en kompetencegabsanalyse til din klient

Selve analysen er kun halvdelen af arbejdet. Den måde, du formidler resultaterne på, afgør, om klienten stoler på konklusionerne, handler på dem og fornyer samarbejdet med dig. Det er her, mange konsulenter går glip af indtægter.

Her er et par principper, som altid virker:

• Visualiser manglen – nøjes ikke med at opregne den. Regneark begraver indsigterne. Diagrammer, dashboards og farvekodede scorecards gør manglerne tydelige på få sekunder. Klienter kan tage en visuel rapport til sig; en skriftlig rapport bladrer de blot igennem.

• Knyt hver gab til et forretningsmæssigt resultat. Sig ikke: »60% af sælgerne har ikke tilstrækkelig produktkendskab til det nye niveau.« Sig i stedet: »60% af sælgerne har ikke tilstrækkelig produktkendskab til det nye niveau, hvilket er hovedårsagen til, at succesraten ikke når målet.«

• Giv klienter adgang på forespørgsel. At vente på kvartalsvise PDF-rapporter er forældet. Klienter vil gerne kunne logge ind og kontrollere fremskridtene, når de har brug for det. Rapportering i realtid sparer dig for frem- og tilbagegang og skaber tillid.

• Sammenlign over tid. Et enkelt øjebliksbillede er informativt, men en tendenslinje er overbevisende. Vis altid fremskridt i forhold til udgangspunktet.

En stærk rapport, der er klar til at blive præsenteret for klienten, indeholder som minimum:

• Det forretningsmål, du begyndte med.

• De kompetencer, du har målt, og på hvilket færdighedsniveau.

• En tydelig oversigt over manglerne, rangordnet efter indvirkning.

• Anbefalede tiltag (træning, ansættelse, omstrukturering af roller).

• Succesmålinger og en tidsplan for at lukke hvert gab.

Tip: Et learnings management system med indbyggede visuelle rapporter håndterer det meste af dette automatisk. Vurdering af kompetenceniveau, beståelses-/ikke-beståelsesprocenter, udstedte certifikater og fremskridt over tid genereres automatisk, efterhånden som deltagerne gennemfører uddannelsen – der kræves ingen manuel rapportering.

Download din gratis skabelon til kompetencegabsanalyse

Det er besværligt at udføre en kompetencegabsanalyse fra bunden hver gang. For at spare dig for opsætningsarbejdet kan du downloade vores gratis skabelon til kompetencegabsanalyse.

Her finder du en struktureret ramme til at indsamle:

• Rolle- eller teamoplysninger: Hvem der vurderes, og i forhold til hvilken rolle.

• Nødvendige kompetencer og færdighedsniveauer: De kompetencer, som arbejdet kræver.

• Nuværende kompetenceniveauer: Hvad vurderingen afslørede.

• Mangelscore og prioritet: Hvor stor manglen er, og hvor presserende det er at udligne den.

• Anbefalet handling: Træning, ansættelse, udlån eller midlertidig løsning.

Når du har udfyldt skemaet, har du et overblik, som er klar til at blive præsenteret for klienten, over, hvor tingene står, og hvad der skal gøres herefter.

Lever målrettet træning med Easy LMS

En analyse af kompetencegabet uden opfølgning er blot en pænt formateret PDF-fil. Den reelle værdi ligger i at omsætte resultaterne til træning, som lukker gabet.

Sådan gør Easy LMS den del nem:

• Centraliseret indhold. Gem alle dine kurser, eksamener og certifikater ét sted, på tværs af alle klienter.

• Genanvendeligt undervisningsmateriale. Udarbejd et kursus og en eksamen én gang, og genanvend det på tværs af flere klienter uden at skulle begynde forfra.

• Læringsportaler med klientens branding. Hver klient får sit eget whdte label kademi: deres eget logo, farver og URL. Dit værktøj, deres brand.

• Visuelle realtidsrapporter. Beståelses-/ikke-beståelsesprocenter, gennemsnitsresultater, udstedte certifikater og oversigter over færdighedsniveauer – alle rapporter er tilgængelige på forespørgsel for dig og dine kunder.

Begynd din gratis prøveperiode i dag, og se, hvor meget nemmere det kan være at levere målbar, målrettet træning.