Skills Gap Analysis: A Practical Guide (+ Free Template)

¿Qué es un análisis de la brecha de competencias?

Un análisis de la brecha de competencias es un método estructurado para identificar la diferencia entre las competencias que poseen actualmente las personas y las que necesitan para desempeñar adecuadamente sus funciones o alcanzar objetivos específicos. Le indica qué es lo que falta, quién carece de ello y cuál es la magnitud de dicha brecha.

He aquí un ejemplo breve

Una empresa de logística observa que su equipo de atención al cliente tarda cada vez más en resolver las reclamaciones. Se da por hecho que el equipo necesita formación en comunicación. Sin embargo, un análisis de la brecha de competencias revela el verdadero problema: los agentes no conocen lo suficientemente bien el catálogo de productos como para responder a las preguntas con seguridad. Por lo tanto, la brecha nunca fue de comunicación, sino de conocimiento del producto. Sin el análisis, la formación habría fallado por completo.

La mayoría de las guías sobre este tema están dirigidas a equipos internos de RR. HH. Esta guía está dirigida a usted: el consultor o proveedor de formación que realiza análisis de brechas de competencias para sus clientes. El enfoque es diferente, al igual que las prioridades.

¿Por qué realizar un análisis de las carencias de competencias como consultor o proveedor de formación?

Realizar un análisis de las carencias de competencias no consiste únicamente en elaborar un informe. Para los consultores y los proveedores de formación, se trata de una medida estratégica que beneficia tanto a usted como a sus clientes. Esto es lo que le permite conseguir:

• Justifique su formación con datos. En lugar de proponer un paquete de formación genérico, se presenta con pruebas. Los clientes se muestran mucho más dispuestos a invertir cuando pueden ver exactamente qué carencias va a subsanar.

• Diseñe una formación que marque la diferencia. La formación específica supera a las soluciones «únicas para todos». Saber en qué nivel trabajar permite que el alcance sea manejable y que los resultados sean aplicables.

1. Individual

Este nivel se centra en un único empleado, comparando sus competencias actuales con lo que exige su puesto. Es el enfoque adecuado cuando un empleado no está rindiendo al nivel esperado, asume un nuevo puesto o se le está considerando para un ascenso.

2. De equipo

En este caso, se analiza al equipo en su conjunto y se evalúa si el grupo, en su totalidad, cuenta con la combinación adecuada de competencias para desempeñar su trabajo. Esto resulta especialmente útil cuando un equipo se enfrenta a un nuevo proyecto, adopta nuevas tecnologías o se somete a una reestructuración.

3. Organizativo

La visión más amplia: comparar las competencias de toda la empresa con sus objetivos estratégicos. Este nivel resulta especialmente relevante para los consultores que asesoran sobre planificación de la plantilla, programas de transformación o desarrollo de capacidades a largo plazo.

Una vez aclarado el alcance, pasemos al proceso en sí.

Cómo realizar un análisis de la brecha de competencias en 4 pasos

Un buen análisis de las carencias de competencias sigue un proceso estructurado. Si se omite un paso, los resultados pierden precisión. A continuación le indicamos cómo hacerlo correctamente.

Paso 1: Definir el alcance y el objetivo empresarial

Comience siempre por el objetivo del cliente, no por las competencias. Las competencias vienen después; primero debe saber qué supone el éxito para el cliente.

Plantee al cliente preguntas como:

• ¿Qué resultado empresarial estamos tratando de mejorar? (p. ej., reducir el tiempo de resolución de reclamaciones, aumentar las tasas de cumplimiento normativo, alcanzar un objetivo de ventas)

• ¿Qué equipo, departamento o puestos están implicados?

• ¿Cuál es el plazo para subsanar las deficiencias?

• ¿Cómo mediremos el éxito?

Consejo: Obtenga el objetivo por escrito de la persona encargada de la toma de decisiones del cliente antes de continuar.

Este documento le servirá de referencia para todo lo que venga a continuación y como prueba al finalizar la formación.

Paso 2: Identifique las competencias necesarias

Elabore ahora una lista de las competencias necesarias para alcanzar el objetivo que acaba de definir. Sea específico. «La comunicación» no es una competencia, pero «redactar un informe de incidente claro» sí lo es.

Algunas cosas que debe tener en cuenta:

• Combine habilidades técnicas y interpersonales. Las habilidades interpersonales, como la adaptabilidad, el pensamiento crítico y la resolución creativa de problemas, también son valoradas por las empresas. Por lo tanto, no se centre únicamente en las habilidades técnicas.

• Defina los niveles de competencia. Utilice una escala clara (del 1 al 5, o principiante, intermedio, avanzado, experto) y defina en qué consiste cada nivel en la práctica. Esto es importante porque un equipo de 10 principiantes en una competencia crítica plantea un problema completamente diferente al de un equipo con tres expertos. Una lista que no refleje el nivel de competencia no le permitirá distinguir la diferencia.

• Distinga entre habilidades críticas y no críticas. Si un empleado carece de una habilidad pero aun así realiza su trabajo, se trata de una habilidad no crítica. Si la falta de esa habilidad afecta al trabajo, es crítica. Centre su análisis en las habilidades críticas.

Paso 3: Mida los niveles actuales de competencia

Aquí es donde la mayoría de los consultores y proveedores de formación se atascan, y donde las herramientas adecuadas le ahorran días de trabajo.

Existen varias formas de evaluar las competencias:

• Evaluaciones y cuestionarios en línea. Es, con diferencia, el método más escalable, especialmente cuando se evalúa a 50, 200 o 500 personas de distintos clientes. Un examen puede puntuar a los participantes en cada área de competencia requerida y señalar exactamente en qué aspectos presentan carencias. Plataformas como Easy LMS le permiten clasificar las preguntas del examen por competencia, de modo que pueda detectar automáticamente las carencias a medida que los participantes completan la prueba.

• Autoevaluaciones y encuestas. Son útiles para conocer el grado de confianza de los empleados, pero no son fiables por sí solas. Las personas tienden a sobreestimarse o subestimarse a sí mismas.

• Evaluaciones de jefes o supervisores. Estas aportan un contexto valioso, especialmente en lo que respecta al rendimiento en la práctica, pero a menudo pasan por alto las competencias que los empleados han desarrollado al margen de sus funciones oficiales.

• Entrevistas y grupos de discusión. Son un proceso más lento, pero rico en información cualitativa. Resultan adecuadas para puestos de alta dirección o áreas de competencias complejas.

• Datos de las evaluaciones de rendimiento. Si el cliente ya dispone de ellos, utilícelos. Las evaluaciones existentes pueden revelar patrones que, de otro modo, le llevarían semanas descubrir.

Consejo profesional: Combine al menos varios métodos. Un breve examen de diagnóstico en línea, junto con una autoevaluación, constituye una combinación eficaz que requiere poco esfuerzo. El examen le proporciona puntuaciones objetivas; la autoevaluación pone de manifiesto las carencias en materia de confianza y las preferencias de aprendizaje.

Paso 4: Analice la brecha y establezca prioridades

Ahora dispone de dos panoramas: las competencias que las personas ya poseen (paso 2) y las que aún necesitan (paso 3). Esa diferencia constituye su brecha de competencias. En la mayoría de los casos, la lista de brechas será extensa. No todas las brechas pueden ni deben abordarse de una sola vez.

Establezca prioridades utilizando dos criterios:

• Impacto en el negocio. ¿Qué carencias son más perjudiciales para el objetivo declarado del cliente? Céntrese en ellas en primer lugar.

• Urgencia. La magnitud de la carencia y la urgencia no son lo mismo. Una brecha grande no siempre es urgente. Si una competencia no se va a necesitar hasta dentro de dos años, dispone de tiempo para desarrollarla. Sin embargo, una brecha pequeña puede resultar crítica cuando una competencia clave la poseen solo una o dos personas. Si estas personas se marchan, esa capacidad desaparece de la noche a la mañana, por lo que distribuirla entre el equipo puede ser más urgente que subsanar una brecha mayor en otro ámbito.

Una vez que haya clasificado las carencias, decida una respuesta para cada una. Existe el método 4B:

• Desarrollar: Desarrolle la competencia internamente mediante formación (aquí es donde entran en juego sus servicios).

• Contratar: Recomiende al cliente que contrate personal para cubrir esa competencia.

• Contratar temporalmente: Recurrir a contratistas o especialistas de forma temporal.

• Puente: Rediseñe los roles o los flujos de trabajo para aprovechar las competencias existentes de forma más eficaz.

Para los consultores, esta lista priorizada constituye su informe para el cliente. Preséntela como una recomendación, no como un veredicto.

Ejemplo de análisis de la brecha de competencias: una consultoría en acción

La teoría es útil, pero resulta más sencillo imaginar cómo funciona esto con un escenario real. A continuación, le ofrecemos un ejemplo detallado basado en un encargo típico de consultoría.

El contexto: una empresa de software B2B contrata auna consultora de ventas. La empresa ha lanzado recientemente una nueva gama de productos, pero el equipo de ventas está teniendo dificultades para venderla: las tasas de éxito en la nueva gama están muy por debajo del objetivo. El cliente desea aumentar esas tasas de éxito en un 40 % en un plazo de seis meses.

A continuación se explica cómo lleva a cabo la consultora el análisis:

• Paso 1: Alcance y objetivo. Aumentar las tasas de éxito de la nueva gama de productos en un 40 % en seis meses. El alcance abarca a los 45 comerciales repartidos en dos equipos regionales.

• Paso 2: Competencias necesarias. La consultora identifica tres competencias fundamentales, cada una con un nivel de dominio objetivo: conocimiento del producto para la nueva gama (experto), gestión de objeciones (avanzado) y técnicas de interrogatorio para la identificación de necesidades (intermedio).

• Paso 3: Medición de los niveles actuales. La consultora elabora un breve examen de diagnóstico en línea con preguntas clasificadas según cada una de las tres áreas de competencia. El examen se realiza a través de un portal de formación con la marca del cliente. Los comerciales ven el logotipo del cliente, no la herramienta de la consultora. Los 45 comerciales completan el examen en el plazo de una semana. Resultados: el 60 % de los representantes obtiene una puntuación inferior al nivel requerido en cuanto al conocimiento del producto para el nuevo nivel, y las puntuaciones más bajas se concentran en uno de los dos equipos.

• Paso 4: Analizar y establecer prioridades. El conocimientodel producto es la mayor carencia, con el mayor impacto en el negocio, ya que los comerciales no pueden vender lo que no comprenden plenamente. La consultora diseña un programa de microaprendizaje de cuatro módulos centrado en el nuevo nivel de productos, da prioridad a su implantación en el equipo más débil y comparte con el cliente un panel de control en tiempo real sobre el progreso.

El resultado: un único análisis, una única plataforma, una experiencia de marca unificada para el equipo de ventas del cliente y informes de KPI en tiempo real que el cliente puede consultar cuando lo desee. La consultora puede mostrar la situación «antes» y demostrar la mejora «después».

Cómo comunicar los resultados del análisis de la brecha de competencias a su cliente

El análisis en sí mismo es solo la mitad del trabajo. La forma en que comunique los resultados determina si el cliente confía en las conclusiones, actúa en consecuencia y renueva su contrato con usted. Aquí es donde muchos consultores dejan de aprovechar oportunidades de ingresos.

Algunos principios que funcionan siempre:

• Visualice la brecha, no se limite a enumerarla. Las hojas de cálculo ocultan la información relevante. Los gráficos, los paneles de control y los cuadros de mando codificados por colores hacen que las brechas resulten evidentes en cuestión de segundos. Los clientes asimilan un informe visual; uno escrito lo leen por encima.

• Relacione cada deficiencia con un resultado empresarial. No diga: «El 60 % de los comerciales no alcanza el nivel de competencia requerido en el conocimiento del producto para el nuevo nivel». Diga: «El 60 % de los comerciales no alcanza el nivel de competencia requerido en el conocimiento del producto para el nuevo nivel, lo cual es la razón principal por la que las tasas de éxito no alcanzan el objetivo».

• Ofrezca a los clientes acceso bajo demanda. Esperar a recibir informes trimestrales en PDF es algo anticuado. Los clientes desean iniciar sesión y comprobar el progreso siempre que lo necesiten. Los informes en tiempo real le ahorran idas y venidas y generan confianza.

• Compare la evolución a lo largo del tiempo. Una instantánea aislada es informativa, pero una línea de tendencia resulta más convincente. Muestre siempre el progreso en relación con el nivel de referencia.

Un informe sólido y listo para el cliente debe contener, como mínimo:

• El objetivo empresarial con el que se partió.

• Las competencias que se han evaluado y su nivel de dominio.

• Una representación clara de las carencias, clasificadas por impacto.

• Las medidas recomendadas (formación, contratación, rediseño de funciones).

• Indicadores de éxito y un calendario para subsanar cada carencia.

Consejo: Una plataforma de formación con informes visuales integrados se encarga de la mayor parte de esto de forma automática. La puntuación del nivel de competencias, las tasas de aprobado/suspenso, los certificados expedidos y el progreso a lo largo del tiempo se generan a medida que los participantes completan la formación, sin necesidad de elaborar informes manualmente.

Descargue su plantilla gratuita de análisis de carencias de competencias

Realizar un análisis de carencias de competencias desde cero cada vez resulta tedioso. Para ahorrarle el trabajo de configuración, descargue nuestra plantilla gratuita de análisis de carencias de competencias.

En ella encontrará un marco estructurado para recopilar:

• Detalles del puesto o del equipo: a quién se evalúa y en relación con qué puesto.

• Competencias requeridas y niveles de dominio: las capacidades que exige el puesto.

• Niveles de competencia actuales: lo que ha revelado la evaluación.

• Puntuación de la brecha y prioridad: cuál es la magnitud de la brecha y la urgencia con la que debe subsanarse.

• Medida recomendada: formar, contratar, recurrir a personal externo o buscar soluciones provisionales.

Una vez completado, dispondrá de una visión general lista para el cliente sobre cuál es la situación actual y qué pasos seguir a continuación.

Imparta formación específica con Easy LMS

Un análisis de la brecha de competencias sin un seguimiento adecuado no es más que un PDF con un formato atractivo. El verdadero valor reside en traducir los resultados en una formación que subsane dicha brecha.

Así es como Easy LMS facilita esa parte:

• Contenido centralizado. Almacene todos sus cursos, exámenes y certificados en un único lugar, para todos los proyectos con sus clientes.

• Material formativo reutilizable. Cree un curso y un examen una sola vez, y reutilícelos con varios clientes sin tener que empezar desde cero.

• Portales de aprendizaje con la marca del cliente. Cada cliente dispone de su propia academia con marca blanca: su propio logotipo, colores y URL. Su herramienta, la experiencia del cliente.

• Informes visuales en tiempo real. Índices de aprobados y suspendidos, puntuaciones medias, certificados expedidos y desgloses por nivel de competencia: todos los informes están disponibles bajo demanda tanto para usted como para sus clientes.

Comience hoy mismo su prueba gratuita y compruebe lo sencillo que puede resultar impartir una formación medible y específica.