Migliorare leggermente ogni giorno. Non sarebbe fantastico? In Easy LMS siamo tutti seguaci del metodo Kaizen. Questo metodo di produttività giapponese ci aiuta ad affrontare gli sprechi di tempo, per rendere il lavoro più piacevole e leggero. Il suo aspetto chiave è il miglioramento continuo;
Perché Kaizen?
Processi di miglioramento importanti. Ci abbiamo provato, credetemi, ma mai con l'effetto desiderato. Si fermavano, perché non potevamo scegliere tra tutti i miglioramenti possibili e ci perdevamo nei problemi quotidiani. Nel mezzo c'era sempre una domanda del cliente che era più urgente dell'impostazione di un intero processo;
Poiché ci piace molto migliorare, abbiamo scelto il metodo Kaizen. Dopo aver letto il libro Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results di Mike Rother, ci siamo convinti della sua efficacia. Dopo tutto, Kaizen non si concentra sul fatto che tutto debba essere perfetto in una volta sola, ma sul compiere piccoli passi ogni giorno. I piccoli passi sono davvero molto piccoli. In totale, questi passi vi porteranno lontano. In definitiva, anche voi correte una maratona passo dopo passo.
La traduzione letterale di Kaizen è "cambiare in meglio".
Panoramica dei metodi Kaizen di Easy LMS
Kaizen prevede un'ampia gamma di metodi e processi, grandi e piccoli, per realizzare miglioramenti. Il Kaizen in Easy LMS si basa sui seguenti elementi:
Determinare la direzione utilizzando le condizioni target.
Piccoli miglioramenti continui.
Analisi delle cause: chiedere cinque volte il perché.
La conoscenza è potere.
Kaizen è una responsabilità di tutti.
Concentriamoci sulle parti da due a cinque, illustrate con un esempio di come eseguiamo il Kaizen. La prima parte richiede un intero articolo per essere spiegata ?.
Parte 2: Piccoli miglioramenti continui
Alcuni miglioramenti sembrano troppo piccoli e proprio per questo è importante apportarli.
Quanto è piccolo? Nel nostro caso, molto piccolo. Imparare le scorciatoie, o anche spostare una stampante in una posizione più comoda, è un miglioramento. Apportare piccoli miglioramenti è forse il passo più difficile. Alcuni miglioramenti sembrano troppo inutili, troppo piccoli o di scarso impatto. Per questo motivo spesso non vengono apportati, e proprio in quel momento è importante farlo. L'altro pericolo è che più si aspetta, più il problema diventa grande, il che significa che bisogna inserirlo nella pianificazione, con tutti i pericoli connessi. È possibile iniziare subito ad apportare piccoli miglioramenti. Anche senza l'approvazione della direzione. Ogni passo avanti genera profitto;
Ce ne siamo resi conto quando abbiamo analizzato più da vicino il nostro ciclo di rilascio. In passato, creavamo nuove funzionalità o risolvevamo bug online ("rilascio") una volta ogni poche settimane. Ora lo facciamo almeno due volte a settimana e molto presto lo faremo ogni volta che avremo completato qualcosa;
Il percorso per raggiungere questo obiettivo consiste in decine di piccoli (mini) passi. Vorremmo evidenziarne quattro:
Testiamo tutto prima che diventi operativo. Per testare una release, gli sviluppatori dovevano inizialmente renderla disponibile nel nostro ambiente di test. A volte gli sviluppatori se ne dimenticavano o erano malati. Dopo tutto, siamo solo esseri umani . Questo ci ha dato un'ottima ragione per assicurarci che la nostra tester, Caroline, possa mettere lei stessa la release nell'ambiente di test.
La generazione automatica di una release richiede 45 minuti, un tempo di attesa piuttosto lungo. Dato che richiede così tanto tempo, ora lo facciamo a orari prestabiliti: Lunedì e giovedì mattina alle 6:00. Quando Caroline arriva, può iniziare immediatamente. Ma prima, naturalmente, una tazza di caffè ?.
Inizialmente uno sviluppatore era tenuto a mettere in funzione una release nell'ambiente live. Ora non è più così. Caroline ora lo fa da sola. La messa in onda è possibile solo se tutto è stato approvato.
Conduciamo sempre test di accettazione e questo richiede molto tempo. Soprattutto se sono 25, come nel nostro caso. Pertanto, abbiamo iniziato ad automatizzare questi test uno per uno. Il primo test ci ha fatto risparmiare un po' di tempo. Ora sono tutti automatizzati e questo ci fa risparmiare 12 ore alla settimana.
Parte 3: Analisi delle cause principali, chiedendo cinque volte perché
Quando si usa il Kaizen, non ci si limita a sistemare le cose.
Quando si usa il Kaizen, non ci si limita a sistemare le cose. Si affronta la causa principale del problema, in modo da risolverlo una sola volta. Sempre così efficiente. È possibile trovare la causa principale del problema chiedendo "perché" cinque volte;
Ogni volta che non raggiungiamo un determinato obiettivo, eseguiamo un'analisi delle cause. Questo ci dà un limite di tre storie utente che possono essere in fase di sviluppo. Lo abbiamo stabilito insieme. Questo ci costringe a completare le storie in ordine di priorità. Se qualcuno prende una quarta storia, interrompiamo il lavoro e iniziamo l'analisi.
Di recente abbiamo dovuto mettere in onda qualcosa mentre tre storie erano già in fase di sviluppo. Mettere in onda qualcosa, significa la storia numero quattro. Siamo giunti alla seguente analisi:
Perché abbiamo aperto una nuova storia?
Dobbiamo fare un rilascio e il rilascio richiede una storia che indichi ciò che deve essere fatto.
Perché abbiamo bisogno di questa storia?
Metteremo in funzione diverse nuove funzionalità richieste.
Perché metteremo in funzione diverse funzionalità?
Non mettiamo mai in funzione una sola funzionalità.
Perché non lo facciamo?
Creare un rilascio richiede troppo tempo. I costi superano i benefici.
Perché ci vuole così tanto tempo?
Il test è il collo di bottiglia.
Perché il test è il collo di bottiglia?
I test automatizzati non sono abbastanza affidabili, quindi ci sono molti test manuali.
Perché i test automatizzati sono inaffidabili?
Perché usiamo un framework vecchio in cui eseguiamo i test.
Esistono molteplici soluzioni a vari livelli per risolvere questo problema. Insieme decidiamo quale sia la soluzione migliore per il momento. La soluzione per questa causa principale è l'aggiornamento del framework per l'esecuzione dei test;
Parte 4: La conoscenza è potere
Come si fa a sapere se un cambiamento ha avuto successo? La conoscenza è potere. Create una linea di base e misuratela di nuovo dopo l'adeguamento. Cerchiamo di rendere il più possibile misurabili le cose, ma a volte è anche l'istinto a dirci che qualcosa può essere fatto meglio o più velocemente. Anche in questo caso, siamo solo umani;
Un processo che abbiamo reso completamente misurabile è quello delle storie degli utenti. Prima che una storia possa essere pubblicata, passa attraverso tutta una serie di passaggi. Quanto tempo richiedevano queste fasi? Non ne avevamo idea finché non abbiamo iniziato a misurare i tempi. A quel punto è stato subito chiaro dove fosse il collo di bottiglia: Caroline impiegava troppo tempo prima di poter effettuare i test. Abbiamo condotto un'analisi della causa principale e abbiamo immediatamente implementato un miglioramento sulla base di questa analisi. Un altro miglioramento è emerso: il processo di gestione delle traduzioni. Ma questo è un argomento per un altro articolo.
Parte 5: Il Kaizen è responsabilità di tutti
Il Kaizen funziona solo se tutti in azienda vi contribuiscono, assumendosi la responsabilità e dedicandovi tempo e attenzione. In Easy LMS, a tutti viene dato lo spazio per proporre miglioramenti e il tempo da dedicarvi. Perché sappiamo che ne trarremo beneficio a lungo termine;
Ora che avete letto questo articolo, volete fare un passo avanti sulla strada del Kaizen?
