S'améliorer légèrement chaque jour. Ne serait-ce pas formidable ? Chez Easy LMS, nous sommes tous des adeptes de la méthode Kaizen. Cette méthode de productivité japonaise nous aide à lutter contre les pertes de temps, à rendre le travail plus agréable et plus léger. Son aspect clé est l'amélioration continue. ;
Pourquoi Kaizen ?
Les grands processus d'amélioration. Nous avons essayé, croyez-moi, mais jamais avec l'effet escompté. Ils se sont arrêtés, car nous ne pouvions pas choisir parmi toutes les améliorations possibles, et nous nous sommes perdus dans les problèmes quotidiens. Il y avait toujours une question d'un client qui surgissait entre-temps et qui était plus urgente que la mise en place d'un processus complet. ;
Comme nous aimons beaucoup nous améliorer, nous avons opté pour la méthode Kaizen. Après avoir lu le livre Toyota Kata : Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results de Mike Rother, nous avons été convaincus de son efficacité. En effet, Kaizen ne met pas l'accent sur le fait que tout doit être parfait d'un seul coup, mais sur la réalisation de petits pas chaque jour. Les petits pas sont en effet très petits. Au total, ces pas vous mèneront loin. En fin de compte, vous courez également un marathon étape par étape. ;
La traduction littérale de Kaizen est "changement pour le mieux".
Aperçu des méthodes Kaizen chez Easy LMS ;
Kaizen dispose d'un large éventail de méthodes et de processus, à la fois grands et petits, pour réaliser des améliorations. Chez Easy LMS, le Kaizen est basé sur les éléments suivants :
Déterminer la direction en utilisant les conditions cibles.
Petites améliorations continues.
Analyse des causes profondes : demander cinq fois pourquoi.
La connaissance est un pouvoir.
Kaizen est la responsabilité de chacun.
Concentrons-nous sur les parties deux à cinq, illustrées par un exemple de la manière dont nous mettons en œuvre le Kaizen. La première partie nécessite un article entier pour être expliquée ?. ;
Partie 2 : Petites améliorations continues
Certaines améliorations semblent trop minimes et c'est précisément à ce moment-là qu'il est important de les apporter.
À quel point la taille est-elle petite ? Dans notre cas, c'est très petit. Apprendre des raccourcis, ou même déplacer une imprimante à un endroit plus pratique, est une amélioration. C'est pourquoi l'apport de petites améliorations est peut-être l'étape la plus difficile. Certaines améliorations semblent trop futiles, trop petites ou avoir trop peu d'impact. C'est pourquoi vous ne les faites souvent pas, alors que c'est précisément à ce moment-là qu'il est important de les faire. L'autre danger est que plus vous attendez, plus le problème s'aggrave, ce qui signifie que vous devez le planifier, avec tous les dangers que cela comporte. Vous pouvez commencer immédiatement à apporter de petites améliorations. Même sans l'approbation de la direction. Chaque pas en avant génère des bénéfices. ;
Nous nous en sommes rendu compte en examinant de plus près notre cycle de publication. Dans le passé, nous créions de nouvelles fonctionnalités ou résolvions des bogues en ligne ("release") une fois toutes les quelques semaines. Aujourd'hui, nous le faisons au moins deux fois par semaine, et très bientôt, ce sera à chaque fois que nous aurons terminé quelque chose. ;
Le chemin qui y mène se compose de dizaines de petites (mini) étapes. Nous aimerions en souligner quatre :
Nous testons d'abord tout avant la mise en service. Pour tester une version, les développeurs devaient d'abord la rendre disponible dans notre environnement de test. Les développeurs l'oubliaient parfois, ou étaient malades. Après tout, nous ne sommes que des êtres humains. Cela nous a donné une bonne raison de veiller à ce que notre testeuse, Caroline, puisse elle-même placer la version dans l'environnement de test.
La génération automatique d'une version prend 45 minutes, ce qui est un temps d'attente assez long. C'est pourquoi nous procédons désormais à cette génération à des heures fixes : Le lundi et le jeudi matin à 6h00. Lorsque Caroline arrive, elle peut commencer immédiatement. Mais d'abord, bien sûr, une tasse de café ?.
A l'origine, un développeur était également tenu de mettre une version en ligne dans l'environnement live. Ce n'est plus le cas. Caroline s'en charge désormais elle-même. La mise en production n'est possible que si tout a été approuvé.
Nous effectuons toujours des tests d'acceptation et cela prend beaucoup de temps. Surtout s'il y en a 25, comme c'est le cas chez nous. Nous avons donc commencé à automatiser ces tests un par un. Le premier test nous a fait gagner un peu de temps. Ils sont maintenant tous automatisés et cela nous permet d'économiser 12 heures par semaine.
Partie 3 : Analyse des causes profondes, se demander cinq fois pourquoi
Lorsque vous utilisez Kaizen, vous ne vous contentez pas de rafistoler les choses.
Lorsque vous utilisez Kaizen, vous ne vous contentez pas de rafistoler les choses. Vous vous attaquez à la cause première du problème, de sorte que vous n'avez à le résoudre qu'une seule fois. Toujours aussi efficace. Vous pouvez trouver la cause profonde du problème en demandant cinq fois "pourquoi". ;
Chaque fois que nous n'atteignons pas un certain objectif, nous effectuons une analyse des causes profondes. Cela nous permet de limiter à trois le nombre d'histoires d'utilisateurs qui peuvent être en cours de développement. Nous avons déterminé cette limite ensemble. Cela nous oblige à terminer les histoires par ordre de priorité. Si quelqu'un s'occupe d'une quatrième histoire, nous arrêtons le travail et nous commençons à analyser.
Récemment, nous avons dû mettre quelque chose en ligne alors que trois histoires étaient déjà en cours de développement. Mettre quelque chose en ligne, c'est l'histoire numéro quatre. Nous sommes arrivés à l'analyse suivante :
Pourquoi avons-nous ouvert une nouvelle histoire?
Nous devons faire un release et le release nécessite une histoire qui indique ce qui doit être fait.
Pourquoi avons-nous besoin de cette histoire? Nous allons mettre en ligne plusieurs nouvelles fonctionnalités demandées.
Pourquoi allons-nous mettre en ligne plusieurs fonctionnalités ?
Nous ne mettons jamais en ligne une seule fonctionnalité.
Pourquoi ne faisons-nous pas cela ?
La création d'une version prend trop de temps. Les coûts sont supérieurs aux bénéfices.
Pourquoi cela prend-il autant de temps?
Les tests sont le goulot d'étranglement.
Pourquoi les tests sont-ils le goulot d'étranglement ?Les tests automatisés ne sont pas assez fiables, il y a donc beaucoup de tests manuels.
Pourquoi les tests automatisés ne sont-ils pas fiables?
Parce que nous utilisons un ancien cadre dans lequel nous exécutons les tests.
Il existe de multiples solutions à différents niveaux pour résoudre ce problème. Nous décidons ensemble de la meilleure solution pour le moment. La solution pour cette cause fondamentale est de mettre à jour le cadre d'exécution des tests. ;
Partie 4 : La connaissance, c'est le pouvoir ;
Comment savoir si un changement est réussi ? La connaissance, c'est le pouvoir. Créez une base de référence, puis mesurez-la à nouveau après l'ajustement. Nous essayons de faire en sorte que le plus grand nombre de choses soient mesurables, mais il arrive aussi que nous ayons l'intuition que quelque chose peut être fait plus rapidement ou mieux. Encore une fois, nous ne sommes que des êtres humains. ;
Un processus que nous avons rendu entièrement mesurable est celui d'une histoire d'utilisateur. Avant qu'une histoire puisse être mise en ligne, elle passe par toute une série d'étapes. Combien de temps ces étapes prenaient-elles ? Nous n'en avions aucune idée jusqu'à ce que nous commencions à mesurer le temps. L'origine du goulot d'étranglement est alors apparue clairement : Caroline mettait trop de temps à tester. Nous avons procédé à une analyse des causes profondes et avons immédiatement mis en œuvre une amélioration sur la base de cette analyse. Une autre amélioration est apparue : le processus de gestion des traductions. Mais cela fera l'objet d'un autre article. ;
Partie 5 : Kaizen est la responsabilité de chacun
Kaizen ne fonctionne que si tous les membres de l'entreprise y contribuent en prenant des responsabilités et en y consacrant du temps et de l'attention. Chez Easy LMS, chacun dispose de l'espace nécessaire pour proposer des améliorations et du temps à y consacrer. Parce que nous savons que nous en tirerons profit à long terme. ;
Maintenant que vous avez lu cet article, souhaitez-vous faire un pas sur la voie du Kaizen ?
