Jeden Tag ein bisschen besser zu werden. Wäre das nicht großartig? Bei Easy LMS sind wir alle Anhänger der Kaizen-Methode. Diese japanische Produktivitätsmethode hilft uns, Zeitverschwendung zu bekämpfen und die Arbeit angenehmer und leichter zu gestalten. Ihr Hauptaspekt ist die kontinuierliche Verbesserung
Warum Kaizen?
Wichtige Verbesserungsprozesse. Wir haben es versucht, glauben Sie mir, aber nie mit dem gewünschten Effekt. Sie kamen zum Stillstand, weil wir nicht aus allen möglichen Verbesserungen auswählen konnten und uns in den täglichen Problemen verloren. Zwischendurch kam immer wieder eine Kundenfrage auf, die dringender war als die Einrichtung eines ganzen Prozesses.
Da wir uns wirklich gerne verbessern, haben wir uns für die Kaizen-Methode entschieden. Nach der Lektüre des Buches Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results von Mike Rother waren wir von ihrer Wirksamkeit überzeugt. Schließlich geht es bei Kaizen nicht darum, dass alles auf einmal perfekt sein soll, sondern darum, jeden Tag kleine Schritte zu machen. Die kleinen Schritte sind in der Tat sehr kleine Schritte. In der Summe werden diese Schritte Sie weit bringen. Letztendlich läuft man auch einen Marathon, Schritt für Schritt;
Die wörtliche Übersetzung von Kaizen lautet "Veränderung zum Besseren".
Überblick über die Kaizen-Methoden bei Easy LMS
Kaizen verfügt über eine breite Palette von Methoden und Prozessen, sowohl im Großen als auch im Kleinen, um Verbesserungen zu erzielen. Kaizen bei Easy LMS basiert auf den folgenden Teilen:
Bestimmen Sie die Richtung anhand von Zielbedingungen.
Kleine kontinuierliche Verbesserungen.
Ursachenanalyse: fünfmal nach dem Warum fragen.
Wissen ist Macht.
Kaizen ist die Verantwortung eines jeden.
Konzentrieren wir uns auf die Teile zwei bis fünf, illustriert mit einem Beispiel, wie wir Kaizen durchführen. Teil eins braucht einen ganzen Artikel, um zu erklären;
Teil 2: Kleine kontinuierliche Verbesserungen
Manche Verbesserungen scheinen zu gering zu sein, und gerade dann ist es wichtig, sie vorzunehmen.
Wie klein ist klein? In unserem Fall sehr klein. Das Erlernen von Abkürzungen oder sogar das Verlegen eines Druckers an einen günstigeren Ort ist eine Verbesserung. Kleine Verbesserungen sind daher vielleicht der schwierigste Schritt. Manche Verbesserungen scheinen zu nutzlos, zu klein oder zu wenig wirksam zu sein. Deshalb nimmt man sie oft nicht vor, und gerade dann ist es wichtig, sie vorzunehmen. Die andere Gefahr ist, dass das Problem umso größer wird, je länger man wartet, was bedeutet, dass man es in die Planung einbeziehen muss, mit allen damit verbundenen Gefahren. Sie können sofort mit kleinen Verbesserungen beginnen. Auch ohne Zustimmung der Geschäftsleitung. Jeder Schritt nach vorn ist ein Gewinn.
Das wurde uns klar, als wir uns unseren Veröffentlichungszyklus genauer ansahen. In der Vergangenheit haben wir einmal alle paar Wochen neue Funktionen erstellt oder Fehler online behoben ("Release"). Jetzt tun wir dies mindestens zweimal pro Woche, und bald werden wir es jedes Mal tun, wenn wir etwas fertiggestellt haben.
Der Weg dorthin besteht aus Dutzenden von kleinen (Mini-)Schritten. Wir möchten vier davon hervorheben:
Wir testen zunächst alles, bevor es live geht. Um eine neue Version zu testen, mussten die Entwickler diese zunächst in unserer Testumgebung zur Verfügung stellen. Die Entwickler haben das manchmal vergessen oder waren krank. Schließlich sind wir auch nur Menschen ?. Das war für uns Grund genug, dafür zu sorgen, dass unsere Testerin Caroline das Release selbst in die Testumgebung stellen kann.
Die automatische Generierung eines Releases dauert 45 Minuten, was eine ziemlich lange Wartezeit ist. Weil das so lange dauert, machen wir das jetzt zu festen Zeiten: Montag und Donnerstagmorgen um 6:00 Uhr. Wenn Caroline ankommt, kann sie sofort loslegen. Aber zuerst natürlich eine Tasse Kaffee ?.
Anfänglich war ein Entwickler auch verpflichtet, ein Release in die Live-Umgebung zu stellen. Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Caroline macht das jetzt selbst. Eine Live-Schaltung ist nur möglich, wenn alles abgenommen wurde.
Wir führen immer Abnahmetests durch, und das kostet viel Zeit. Vor allem, wenn es 25 sind, wie es bei uns der Fall ist. Deshalb haben wir begonnen, diese Tests nach und nach zu automatisieren. Mit dem ersten Test haben wir ein bisschen Zeit gespart. Jetzt sind sie alle automatisiert, und das spart uns 12 Stunden pro Woche.
Teil 3: Ursachenanalyse, fünfmal nach dem Warum fragen
Wenn Sie Kaizen anwenden, flicken Sie nicht einfach nur Dinge zusammen.
Wenn Sie Kaizen anwenden, flicken Sie nicht nur Dinge zusammen. Man packt das Problem an der Wurzel an, so dass man es nur einmal lösen muss. Immer so effizient. Sie können die Ursache eines Problems finden, indem Sie fünfmal nach dem "Warum" fragen.
Jedes Mal, wenn wir ein bestimmtes Ziel nicht erreichen, führen wir eine Ursachenanalyse durch. Das gibt uns eine Grenze von drei User Stories, die in der Entwicklung sein können. Das haben wir gemeinsam festgelegt. Dadurch sind wir gezwungen, die Geschichten in der Reihenfolge ihrer Priorität abzuschließen. Wenn jemand eine vierte Geschichte aufgreift, stoppen wir die Arbeit und beginnen mit der Analyse.
Kürzlich mussten wir etwas live schalten, während drei Geschichten bereits in der Entwicklung waren. Wenn wir etwas in Betrieb nehmen, bedeutet das Geschichte Nummer vier. Wir kamen zu der folgenden Analyse:
Warum haben wir eine neue Story eröffnet?
Wir müssen eine Freigabe durchführen und die Freigabe erfordert eine Story, die angibt, was getan werden muss.
Warum brauchen wir diese Story? Wir werden mehrere neue, angeforderte Funktionalitäten live schalten.
Warum werden wir mehrere Funktionen live schalten?
Wir schalten nie nur eine Funktion live.
Warum machen wir das nicht?
Die Erstellung einer Version kostet zu viel Zeit. Die Kosten überwiegen den Nutzen.
Warum braucht es so viel Zeit?
Das Testen ist der Engpass.
Warum ist das Testen der Engpass?Die automatisierten Tests sind nicht zuverlässig genug, daher wird viel manuell getestet.
Warum sind die automatisierten Tests unzuverlässig?
Weil wir ein älteres Framework verwenden, in dem wir Tests ausführen.
Es gibt mehrere Lösungen auf verschiedenen Ebenen, um dieses Problem zu lösen. Gemeinsam entscheiden wir, was im Moment die beste Lösung ist. Die Lösung für diese Grundursache besteht darin, den Rahmen für die Durchführung der Tests zu aktualisieren.
Teil 4: Wissen ist Macht
Woher wissen Sie, ob eine Veränderung erfolgreich war? Wissen ist Macht. Legen Sie eine Ausgangsbasis fest und messen Sie diese nach der Anpassung erneut. Wir versuchen, so viele Dinge wie möglich messbar zu machen, aber manchmal ist es auch ein Bauchgefühl, dass etwas schneller oder besser gemacht werden kann. Auch hier gilt: Wir sind nur Menschen;
Ein Prozess, den wir vollständig messbar gemacht haben, ist der einer User Story. Bevor eine Story live gehen kann, durchläuft sie eine ganze Reihe von Schritten. Wie lange haben diese Schritte gedauert? Wir hatten keine Ahnung, bis wir anfingen, die Zeit zu messen. Dann war sofort klar, wo der Engpass lag: Es dauerte zu lange, bis Caroline testen konnte. Wir haben eine Ursachenanalyse durchgeführt und darauf aufbauend sofort eine Verbesserung umgesetzt. Eine weitere Verbesserung, die sich herauskristallisierte, war der Prozess zur Verwaltung der Übersetzungen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.
Teil 5: Kaizen liegt in der Verantwortung aller
Kaizen funktioniert nur, wenn jeder im Unternehmen dazu beiträgt, indem er Verantwortung übernimmt und Zeit und Aufmerksamkeit dafür aufbringt. Bei Easy LMS erhält jeder den Raum, um Verbesserungen vorzuschlagen, und die Zeit, um sich damit zu befassen. Denn wir wissen, dass wir langfristig davon profitieren werden
Möchten Sie nun, nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, einen Schritt auf dem Weg zu Kaizen machen?
