Melhorar um pouco todos os dias. Não seria ótimo? Na Easy LMS, somos todos adeptos do método Kaizen. Este método japonês de produtividade ajuda-nos a combater o desperdício de tempo, para tornar o trabalho mais agradável e mais leve. O seu aspeto principal é a melhoria contínua;
Porquê o Kaizen?
Grandes processos de melhoria. Já tentámos, acreditem, mas nunca com o efeito desejado. Ficavam parados, pois não conseguíamos escolher entre todas as melhorias possíveis, e perdíamo-nos nas questões do dia a dia. Havia sempre uma questão de um cliente que surgia pelo meio e que era mais urgente do que montar todo um processo;
Como gostamos muito de melhorar, optámos pelo método Kaizen. Depois de ler o livro Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results de Mike Rother, ficámos convencidos da sua eficácia. Afinal, o Kaizen não se concentra no facto de que tudo deve ser perfeito de uma só vez, mas em dar pequenos passos todos os dias. Os pequenos passos são, de facto, passos muito pequenos. No total, estes passos levam-no longe. Em última análise, também se corre uma maratona passo a passo.
A tradução literal de Kaizen é "mudar para melhor".
Visão geral dos métodos Kaizen no Easy LMS
O Kaizen tem uma vasta gama de métodos e processos, tanto grandes como pequenos, para realizar melhorias. O Kaizen na Easy LMS baseia-se nas seguintes partes:
Determinar a direção utilizando as condições-alvo.
Pequenos melhoramentos contínuos.
Análise da causa raiz: perguntar porquê cinco vezes.
Saber é poder.
Kaizen é responsabilidade de todos.
Vamos concentrar-nos nas partes dois a cinco, ilustradas com um exemplo de como executamos o Kaizen. A primeira parte precisa de um artigo inteiro para explicar ?.
Parte 2: Pequenas melhorias contínuas
Algumas melhorias parecem ser demasiado pequenas e é precisamente nessa altura que é importante fazê-las.
Quão pequeno é o pequeno? No nosso caso, muito pequeno. Aprender atalhos, ou mesmo mudar uma impressora para um local mais conveniente, é uma melhoria. Por isso, fazer pequenas melhorias é talvez o passo mais difícil. Algumas melhorias parecem ser demasiado fúteis, demasiado pequenas ou ter um impacto demasiado reduzido. Por isso, muitas vezes não as fazemos, e é precisamente nessa altura que é importante fazê-las. O outro perigo é que quanto mais se espera, maior se torna o problema, o que significa que se tem de o colocar no planeamento, com todos os perigos associados. Pode começar imediatamente a fazer pequenas melhorias. Mesmo sem a aprovação da direção. Cada passo em frente gera lucro.
Apercebemo-nos disso quando olhámos mais de perto para o nosso ciclo de lançamento. No passado, criávamos novas funcionalidades ou resolvíamos bugs online ("lançávamos") uma vez a cada poucas semanas. Agora, fazemo-lo pelo menos duas vezes por semana e, em breve, será sempre que concluirmos algo;
O caminho para isso consiste em dezenas de pequenos (mini) passos. Gostaríamos de destacar quatro:
Nós testamos tudo antes de ser lançado. Para testar uma versão, os programadores tinham inicialmente de a disponibilizar no nosso ambiente de teste. Os desenvolvedores às vezes se esquecem disso, ou estão doentes. Afinal de contas, somos apenas humanos ?. Isso nos deu motivos de sobra para garantir que nossa testadora, Caroline, pudesse colocar a versão no ambiente de teste ela mesma.
A geração automática de uma versão leva 45 minutos, o que é um tempo bastante longo para esperar. Como isso leva muito tempo, nós agora fazemos isso em horários definidos: Segunda e quinta-feira de manhã, às 6:00. Quando a Caroline chega, pode começar imediatamente. Mas primeiro, é claro, uma chávena de café ?.
Inicialmente, um programador também era obrigado a colocar uma versão em direto no ambiente de produção. Esse já não é o caso. Caroline agora faz isso sozinha. Colocá-la em produção só é possível se tudo tiver sido aprovado.
Nós sempre conduzimos acceptance tests e isso leva muito tempo. Especialmente se forem 25, como é o nosso caso. Por isso, começámos a automatizar estes testes um a um. O primeiro teste poupou-nos um pouco de tempo. Agora estão todos automatizados e isso poupa-nos 12 horas por semana.
Parte 3: Análise da causa raiz, perguntando porquê cinco vezes
Quando se utiliza o Kaizen, não se trata apenas de remendar as coisas.
Quando se utiliza o Kaizen, não se trata apenas de remendar as coisas. Aborda-se a causa raiz de um problema, para que só seja necessário resolvê-lo uma vez. Sempre tão eficiente. É possível encontrar a causa do problema perguntando "porquê" cinco vezes;
Sempre que não atingimos um determinado objetivo, efectuamos uma análise da causa principal. Isto dá-nos um limite de três histórias de utilizador que podem estar em desenvolvimento. Determinámos isto em conjunto. Isto obriga-nos a completar as histórias por ordem de prioridade. Se alguém pegar numa quarta história, paramos o trabalho e começamos a analisar.
Recentemente, tivemos de colocar algo no ar enquanto três histórias já estavam a ser desenvolvidas. Colocar algo no ar significa a história número quatro. Chegámos à seguinte análise:
Por que abrimos uma nova história?
Temos que fazer um lançamento e o lançamento requer uma história que declare o que deve ser feito.
Por que precisamos desta história?
Vamos colocar várias funcionalidades novas e solicitadas no ar.
Por que vamos colocar várias funcionalidades no ar?
Nunca colocamos apenas uma funcionalidade no ar.
Por que não fazemos isso?
Criar uma versão leva muito tempo. Os custos superam os benefícios.
Por que leva tanto tempo?
Testar é o gargalo.
Por que testar é o gargalo?
Os testes automatizados não são confiáveis o suficiente, então há muitos testes manuais.
Por que os testes automatizados não são confiáveis?
Porque usamos um framework antigo no qual executamos os testes.
Existem várias soluções a vários níveis para resolver este problema. Em conjunto, decidimos qual é a melhor solução para o momento. A solução para esta causa principal consiste em atualizar a estrutura de execução dos testes;
Parte 4: Conhecimento é poder
Como é que se sabe se uma mudança foi bem sucedida? Conhecimento é poder. Crie uma linha de base e meça-a novamente após o ajustamento. Tentamos tornar o maior número possível de coisas mensuráveis, mas, por vezes, também temos a sensação de que algo pode ser feito mais depressa ou melhor. Mais uma vez, somos apenas humanos;
Um processo que tornámos totalmente mensurável é o de uma história de utilizador. Antes de uma história poder entrar em funcionamento, passa por uma série de etapas. Quanto tempo demoravam estes passos? Não fazíamos ideia até começarmos a medir o tempo. Foi então que se tornou imediatamente claro onde estava o estrangulamento: demorava demasiado tempo até que Caroline pudesse testar. Efectuámos uma análise da causa raiz e implementámos imediatamente uma melhoria com base nessa análise. Outra melhoria que surgiu: o processo de gestão das traduções. Mas isso é assunto para outro artigo;
Parte 5: O Kaizen é da responsabilidade de todos
O Kaizen só funciona se todos na empresa contribuírem para ele, assumindo a responsabilidade e dedicando-lhe tempo e atenção. No Easy LMS, todos têm espaço para propor melhorias e tempo para as realizar. Porque sabemos que iremos beneficiar a longo prazo
Agora que leu este artigo, gostaria de dar um passo no caminho para o Kaizen?
