¿Cómo estandarizan las empresas la formación en distintos equipos?
Cuando las organizaciones deciden estandarizar la formación, suelen empezar con una pregunta sencilla: ¿cómo nos aseguramos de que todos aprendan lo mismo?
La clave reside en crear un proceso de formación sistemático, en lugar de depender de formadores o directivos concretos para transmitir conocimientos de manera informal. Las empresas que logran estandarizar la formación suelen seguir un enfoque estructurado que convierte los conocimientos internos en experiencias de aprendizaje claras.
A grandes rasgos, el proceso suele ser el siguiente:
Imagina una empresa de consultoría que ayuda a las organizaciones a cumplir con la nueva normativa. En lugar de explicar las normas en talleres, crean un programa de formación estructurado. Los conceptos básicos se documentan una sola vez, se convierten en cursos y evaluaciones, y se imparten de forma sistemática a todos los clientes.
Este enfoque ahorra tiempo a los formadores y hace que el aprendizaje sea más predecible para todos los implicados. Los empleados saben qué pueden esperar, los directivos saben qué conocimientos deben tener los empleados y los clientes pueden ver claramente los resultados.
La estandarización de la formación no es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero si se cuenta con un proceso claro, resulta mucho más fácil ampliar el aprendizaje a todos los equipos e incluso a varias organizaciones.
Pero antes de que las empresas puedan estandarizar la formación, conviene entender por qué esta suele ser inconsistente en primer lugar.
Por qué la formación varía de un equipo a otro
La formación rara vez empieza siendo caótica. La mayoría de las organizaciones desean sinceramente que sus empleados aprendan los procesos y las habilidades adecuados. Sin embargo, con el tiempo, pequeñas diferencias en la forma de compartir los conocimientos pueden dar lugar a grandes inconsistencias. Veamos algunas de las razones más comunes por las que esto ocurre.
Cada director enseña procesos diferentes
A menudo, los jefes se convierten en los formadores por defecto dentro de un equipo. Se encargan de incorporar a los nuevos empleados, explicar los procesos de trabajo y responder a las preguntas sobre cómo se deben hacer las cosas.
Aunque este enfoque funciona en equipos pequeños, pronto da lugar a inconsistencias. Como es lógico, cada responsable explica las cosas de forma ligeramente diferente, en función de sus propias experiencias y preferencias.
Con el tiempo, los equipos empiezan a seguir versiones ligeramente diferentes del mismo proceso. Un equipo puede dar prioridad a la rapidez, mientras que otro se centra en la documentación o el cumplimiento normativo. El resultado es confusión cuando los empleados colaboran entre departamentos o cuando las empresas intentan evaluar el rendimiento de forma coherente.
El conocimiento está disperso entre documentos y herramientas
En muchas organizaciones, el material formativo existe, pero está disperso en distintos lugares. Parte de ese conocimiento se encuentra en presentaciones de diapositivas, otra parte en documentos compartidos, otra en correos electrónicos y otra en la mente de las personas.
Para una empresa de formación o una consultora, este problema se agrava aún más cuando se trabaja con varios clientes. El contenido puede duplicarse, modificarse o almacenarse en distintos lugares, dependiendo del proyecto.
Cuando el conocimiento está tan disperso, resulta difícil garantizar que todos reciban la misma información. Los participantes pueden consultar documentos obsoletos o pasar por alto por completo un contexto importante.
Los procesos evolucionan sin documentación
Las organizaciones están en constante cambio. Surgen nuevas normativas, se optimizan los procesos de trabajo y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores dan lugar a mejores prácticas.
El problema es que el material formativo no siempre se adapta a estos cambios. Es posible que un formador modifique su explicación durante un taller, pero la documentación oficial nunca se actualiza.
Con el paso del tiempo, la brecha entre cómo se imparten las cosas y cómo se documentan se hace cada vez mayor. Es posible que los empleados sigan, sin saberlo, instrucciones obsoletas, y que los formadores impartan versiones ligeramente diferentes de la misma formación.
Estas inconsistencias pueden parecer insignificantes al principio, pero con el tiempo acaban provocando problemas más graves. A menudo, reconocer los indicios de una formación inconsistente es el momento en el que las organizaciones se dan cuenta de que es hora de estandarizar su enfoque.
Señales de que tu formación no está estandarizada
A veces, la necesidad de una formación estandarizada se hace evidente tras un problema grave, como una auditoría fallida o un error de cumplimiento normativo. Pero, con mayor frecuencia, las señales de alerta aparecen de forma gradual.
Los proveedores de formación y las empresas de consultoría suelen detectar estos patrones cuando trabajan con sus clientes o analizan los resultados del aprendizaje.
Los empleados aprenden diferentes versiones del mismo flujo de trabajo
Uno de los indicios más evidentes de una formación inconsistente es cuando los empleados no se ponen de acuerdo sobre cómo debe funcionar un proceso.
Por ejemplo, imagina que dos empleados de departamentos diferentes explican cómo realizar la misma tarea. Es posible que sus explicaciones coincidan en algunos puntos, pero que difieran en detalles clave. Falta un paso. Otro paso se realiza en un orden diferente.
Estas diferencias pueden parecer insignificantes, pero pueden dar lugar a ineficiencias, errores y confusión, sobre todo cuando los empleados colaboran entre equipos.
Las experiencias de incorporación varían según los equipos
Otra señal habitual aparece durante el proceso de incorporación.
En algunos equipos, los nuevos empleados reciben material de formación estructurado y una orientación clara. En otros, es posible que tengan que aprender observando a sus compañeros o haciendo preguntas sobre la marcha.
Cuando la incorporación varía de esta manera, los nuevos empleados adquieren distintos niveles de conocimientos y confianza. Algunos se sienten totalmente preparados, mientras que a otros les cuesta entender las expectativas.
La formación depende de cada responsable
Cuando la formación depende en gran medida de cada uno de los responsables, resulta difícil mantener la coherencia.
Los directivos están muy ocupados, por lo que la formación suele quedar relegada a un segundo plano entre otras responsabilidades. Incluso con la mejor de las intenciones, la calidad y la profundidad de la formación pueden variar considerablemente dependiendo de quién la imparta. Para los proveedores de formación que trabajan con clientes externos, esta falta de uniformidad puede dificultar la garantía de resultados.
Reconocer estas señales es un paso importante. Una vez que las organizaciones identifican dónde falla la formación, pueden empezar a desarrollar un enfoque más estructurado y fiable.
Ahí es donde resulta útil contar con un marco claro para estandarizar la formación.
Un marco para la estandarización de la formación
La estandarización de la formación es un sistema reproducible que recopila conocimientos, los transmite de manera coherente y mejora con el tiempo.
Muchos proveedores de formación de éxito siguen un modelo similar a la hora de diseñar programas de formación escalables.
Paso 1: Recopilar los conocimientos internos
El primer paso es identificar los conocimientos que hay que compartir.
En las empresas de consultoría y formación, estos conocimientos suelen proceder de expertos en la materia. Estos expertos conocen la normativa, las mejores prácticas del sector o los procesos especializados que los empleados deben aprender.
Para recopilar estos conocimientos, suele ser necesario documentar los procesos de trabajo, recabar opiniones de formadores con experiencia e identificar los conceptos clave que los participantes deben comprender.
Paso 2: Convertir los conocimientos en cursos estructurados
Una vez documentados los conocimientos, es necesario transformarlos en experiencias de aprendizaje. Muchos proveedores de formación utilizan un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para organizar y ofrecer estos materiales de forma estructurada.
Esto podría implicar la creación de cursos con explicaciones, ejemplos y contenido multimedia. Las evaluaciones ayudan a los participantes a comprobar sus conocimientos, mientras que los certificados acreditan la finalización satisfactoria del curso.
Estructurar los conocimientos de esta manera garantiza que los participantes reciban la misma información básica cada vez que se imparte la formación.
Paso 3: Crear itinerarios de aprendizaje para puestos o departamentos
No todos los empleados necesitan la misma formación.
Las rutas de aprendizaje ayudan a organizar los cursos para que los participantes sigan una secuencia lógica en función de su cargo, departamento o responsabilidades. Por ejemplo, los nuevos empleados podrían comenzar con una formación de incorporación antes de pasar a cursos especializados.
Esta estructura garantiza que la formación siga siendo relevante, al tiempo que se mantiene la coherencia entre los equipos.
Paso 4: Impartir la formación de forma sistemática
Una vez que se han creado los cursos y los itinerarios formativos, es necesario impartirlos a través de un sistema fiable. El uso de una plataforma de formación centralizada garantiza que los participantes puedan acceder a los mismos materiales, realizar las mismas evaluaciones y recibir los mismos comentarios, independientemente de dónde trabajen. Como ya hemos mencionado anteriormente, un LMS es una herramienta ideal para ello.
Paso 5: Realiza un seguimiento de los resultados y mejora el entrenamiento
El último paso consiste en evaluar los resultados del aprendizaje.
El seguimiento de las tasas de finalización, las calificaciones de los exámenes y los comentarios de los participantes ayuda a los proveedores de formación a comprender qué funciona y qué aspectos deben mejorarse. Con el tiempo, esta información permite que los programas de formación sean más eficaces y se adapten mejor a las necesidades de los clientes.
Con este marco establecido, la formación resulta mucho más fácil de gestionar y ampliar. El siguiente reto consiste en garantizar que el sistema siga funcionando a medida que las organizaciones crecen y cambian.
Cómo mantener una formación constante a lo largo del tiempo
La estandarización de la formación no es un proyecto puntual. Los procesos evolucionan, las normativas cambian y las organizaciones adquieren nuevos conocimientos sobre lo que funciona mejor para los alumnos.
Para garantizar la continuidad de la formación a lo largo del tiempo, las empresas necesitan un sistema que les permita mantener y mejorar sus materiales formativos.
Asignar la responsabilidad de la formación
Alguien tiene que encargarse de gestionar los programas de formación.
En muchas empresas de consultoría o formación, esta función recae en el director de departamento, el gestor de proyectos o el especialista en formación. Su labor consiste en garantizar que el material formativo sea preciso y esté en consonancia con los objetivos de la empresa.
Una responsabilidad clara evita que la formación quede obsoleta o se descuide.
Actualiza la formación periódicamente
El contenido de la formación debe revisarse periódicamente para garantizar que refleje las prácticas y los conocimientos actuales.
Por ejemplo, es posible que haya que actualizar la formación sobre cumplimiento normativo cuando cambien las normativas. La formación sobre procesos podría evolucionar a medida que las organizaciones mejoren sus flujos de trabajo.
Las actualizaciones periódicas mantienen la formación al día y evitan que vuelvan a aparecer inconsistencias.
Recopilar comentarios de los alumnos
Los participantes suelen ser la mejor fuente de información para mejorar la formación.
Las encuestas de opinión, las sesiones de debate o los resultados de rendimiento pueden revelar en qué aspectos tienen dificultades los alumnos y en qué aspectos el material formativo podría ser más claro.
Al recabar opiniones de forma continua, los proveedores de formación pueden perfeccionar sus cursos y hacer que el aprendizaje resulte más eficaz para los futuros participantes.
En este punto, muchas organizaciones empiezan a buscar herramientas que faciliten la gestión de todo este proceso.
Cómo ayuda Easy LMS a estandarizar la formación
Para los proveedores de formación y las empresas de consultoría, gestionar programas de formación estandarizados para múltiples clientes puede implicar muchos aspectos diferentes: cursos, grupos de participantes, resultados y elaboración de informes.
Easy LMS está diseñado para simplificar este proceso.
Con Easy LMS, los proveedores de formación pueden crear cursos estructurados cursos y exámenes que recogen su experiencia y la transmiten de forma coherente a los participantes. En lugar de crear material formativo nuevo para cada cliente, las organizaciones pueden reutilizar los cursos existentes y organizarlos en itinerarios de aprendizaje.
Una función especialmente útil para las empresas que trabajan con varios clientes es la posibilidad de crear entornos de formación independientes, denominados academias. Cada cliente puede disponer de su propio portal de formación con su marca, donde sus empleados pueden acceder a cursos y evaluaciones. Esto permite a los participantes organizarse mejor, al tiempo que se mantiene una experiencia de formación coherente.
El seguimiento de los resultados es otra ventaja clave. Easy LMS ofrece
Al combinar contenido estructurado, gestión de participantes y informes claros en un solo lugar, Easy LMS ayuda a los proveedores de formación a impartir cursos de manera coherente, al tiempo que reduce las tareas administrativas.
Además, con el sistema adecuado que respalde el proceso, la formación estandarizada resulta mucho más fácil de ampliar. Empieza hoy mismo tu prueba gratuita y compruébalo por ti mismo.
Recursos útiles
SageJournals
