Wie standardisieren Unternehmen die Schulungen für mehrere Teams?
Wenn Unternehmen beschließen, ihre Schulungen zu standardisieren, beginnen sie in der Regel mit einer einfachen Frage: Wie stellen wir sicher, dass alle das Gleiche lernen?
Die Lösung liegt darin, einen standardisierten Schulungsprozess zu etablieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass einzelne Trainer oder Führungskräfte Wissen auf informelle Weise vermitteln. Unternehmen, denen es gelingt, ihre Schulungen zu standardisieren, verfolgen in der Regel einen strukturierten Ansatz, der internes Fachwissen in klare Lernerfahrungen umsetzt.
Im Großen und Ganzen sieht der Prozess oft so aus:
Stellen Sie sich eine Beratungsfirma vor, die Unternehmen dabei unterstützt, neue Vorschriften einzuhalten. Anstatt die Regeln in Workshops zu erläutern, entwickelt sie ein strukturiertes Schulungsprogramm. Die Kernkonzepte werden einmalig dokumentiert, in Kurse und Tests umgesetzt und jedem Kunden einheitlich bereitgestellt.
Dieser Ansatz spart den Trainern Zeit und macht den Lernprozess für alle Beteiligten besser planbar. Die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet, die Führungskräfte wissen, über welches Wissen die Mitarbeiter verfügen sollten, und die Kunden können die Ergebnisse klar erkennen.
Die Standardisierung von Schulungen geschieht nicht von heute auf morgen, aber mit einem klaren Prozess wird es wesentlich einfacher, das Lernen auf verschiedene Teams und sogar auf mehrere Organisationen auszuweiten.
Bevor Unternehmen jedoch ihre Schulungen standardisieren können, ist es hilfreich zu verstehen, warum es überhaupt zu Uneinheitlichkeiten bei den Schulungen kommt.
Warum die Schulungen in den verschiedenen Teams uneinheitlich sind
Schulungen beginnen selten chaotisch. Die meisten Unternehmen möchten wirklich, dass ihre Mitarbeiter die richtigen Abläufe und Fähigkeiten erlernen. Doch im Laufe der Zeit können kleine Unterschiede bei der Wissensvermittlung zu großen Unstimmigkeiten führen. Schauen wir uns einige häufige Gründe dafür an.
Verschiedene Manager vermitteln unterschiedliche Vorgehensweisen
Oft übernehmen Führungskräfte innerhalb eines Teams automatisch die Rolle des Ausbilders. Sie führen neue Mitarbeiter ein, erklären Arbeitsabläufe und beantworten Fragen dazu, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind.
Dieser Ansatz funktioniert zwar in kleinen Teams, führt aber schnell zu Unstimmigkeiten. Jeder Vorgesetzte erklärt die Dinge naturgemäß etwas anders, je nach seinen eigenen Erfahrungen und Vorlieben.
Mit der Zeit wenden Teams leicht unterschiedliche Varianten desselben Prozesses an. Ein Team legt vielleicht Wert auf Schnelligkeit, während ein anderes der Dokumentation oder der Einhaltung von Vorschriften Vorrang einräumt. Das führt zu Verwirrung, wenn Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenarbeiten oder wenn Unternehmen versuchen, die Leistung einheitlich zu messen.
Das Wissen ist über verschiedene Dokumente und Tools verstreut
In vielen Unternehmen gibt es zwar Schulungsmaterialien, diese sind jedoch auf verschiedene Standorte verteilt. Ein Teil des Wissens befindet sich in Präsentationen, ein anderer in gemeinsam genutzten Dokumenten, wieder ein anderer in E-Mails und ein weiterer Teil in den Köpfen der Mitarbeiter.
Für einen Schulungsanbieter oder ein Beratungsunternehmen verschärft sich dieses Problem noch, wenn mehrere Kunden betreut werden. Je nach Projekt können Inhalte doppelt vorhanden sein, geändert oder an unterschiedlichen Orten gespeichert werden.
Wenn Wissen so verstreut ist, wird es schwierig sicherzustellen, dass alle die gleichen Informationen erhalten. Die Teilnehmer greifen möglicherweise auf veraltete Dokumente zu oder übersehen wichtige Zusammenhänge gänzlich.
Prozesse entwickeln sich ohne Dokumentation
Unternehmen befinden sich in einem ständigen Wandel. Es kommen neue Vorschriften hinzu, Arbeitsabläufe werden optimiert, und die Erfahrungen aus vergangenen Projekten führen zu besseren Vorgehensweisen.
Das Problem ist, dass Schulungsunterlagen nicht immer mit diesen Änderungen Schritt halten. Ein Schulungsleiter passt seine Erläuterungen während eines Workshops vielleicht an, doch die offizielle Dokumentation wird nie aktualisiert.
Mit der Zeit vergrößert sich die Kluft zwischen der Art und Weise, wie Dinge vermittelt werden, und der Art und Weise, wie sie dokumentiert sind. Mitarbeiter befolgen möglicherweise unwissentlich veraltete Anweisungen, und Schulungsleiter vermitteln unter Umständen leicht abweichende Versionen derselben Schulung.
Diese Unstimmigkeiten mögen zunächst geringfügig erscheinen, führen aber letztendlich zu größeren Problemen. Oftmals erkennen Unternehmen erst dann, dass es an der Zeit ist, ihre Vorgehensweise zu vereinheitlichen, wenn sie die Anzeichen für eine uneinheitliche Schulung erkennen.
Anzeichen dafür, dass Ihre Schulung nicht standardisiert ist
Manchmal wird die Notwendigkeit standardisierter Schulungen erst nach einem schwerwiegenden Vorfall deutlich, beispielsweise nach einem nicht bestandenen Audit oder einem Verstoß gegen Compliance-Vorschriften. Häufiger jedoch zeigen sich die Warnsignale allmählich.
Schulungsanbieter und Beratungsunternehmen erkennen diese Muster oft, wenn sie mit Kunden zusammenarbeiten oder Lernergebnisse auswerten.
Mitarbeiter lernen verschiedene Varianten desselben Arbeitsablaufs kennen
Eines der deutlichsten Anzeichen für eine uneinheitliche Schulung ist, wenn sich die Mitarbeiter darüber uneinig sind, wie ein Prozess ablaufen sollte.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, zwei Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen erklären, wie dieselbe Aufgabe zu erledigen ist. Ihre Erklärungen überschneiden sich vielleicht, doch in wesentlichen Details unterscheiden sie sich. Ein Schritt fehlt. Ein anderer Schritt wird in einer anderen Reihenfolge ausgeführt.
Diese Unterschiede mögen geringfügig erscheinen, können jedoch zu Ineffizienzen, Fehlern und Verwirrung führen – insbesondere wenn Mitarbeiter teamübergreifend zusammenarbeiten.
Die Erfahrungen mit der Einarbeitung variieren von Team zu Team
Ein weiteres häufiges Signal tritt während der Einarbeitungsphase auf.
In manchen Teams erhalten neue Mitarbeiter strukturierte Schulungsunterlagen und klare Anweisungen. In anderen Teams sind sie möglicherweise darauf angewiesen, Kollegen über die Schulter zu schauen oder im Laufe der Arbeit Fragen zu stellen.
Wenn die Einarbeitung so unterschiedlich verläuft, entwickeln neue Mitarbeiter unterschiedliche Kenntnisse und Selbstvertrauen. Manche fühlen sich bestens vorbereitet, während andere Schwierigkeiten haben, die Erwartungen zu verstehen.
Die Schulung hängt von den einzelnen Führungskräften ab
Wenn die Schulung stark von einzelnen Führungskräften abhängt, ist es schwierig, eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten.
Führungskräfte haben viel zu tun, sodass Schulungen oft nur nebenbei neben anderen Aufgaben untergebracht werden. Selbst bei bester Absicht können Qualität und Tiefe der Schulungen je nach Referent erheblich variieren. Für Schulungsanbieter, die mit externen Kunden zusammenarbeiten, kann diese Uneinheitlichkeit es erschweren, Ergebnisse zu garantieren.
Diese Anzeichen zu erkennen, ist ein wichtiger Schritt. Sobald Unternehmen erkennen, wo die Schulungen versagen, können sie damit beginnen, einen strukturierteren und zuverlässigeren Ansatz zu entwickeln.
Hier kommt ein klarer Rahmen für die Standardisierung der Schulungen zum Tragen.
Ein Rahmenkonzept zur Standardisierung von Schulungen
Die Standardisierung von Schulungen ist ein wiederholbares System, das Wissen erfasst, es einheitlich vermittelt und im Laufe der Zeit verbessert.
Viele erfolgreiche Schulungsanbieter orientieren sich bei der Entwicklung skalierbarer Schulungsprogramme an einem ähnlichen Rahmenkonzept.
Schritt 1: Internes Wissen erfassen
Der erste Schritt besteht darin, das Wissen zu ermitteln, das weitergegeben werden soll.
In Beratungs- und Schulungsunternehmen stammt dieses Wissen häufig von Fachexperten. Diese Experten kennen sich mit Vorschriften, bewährten Verfahren der Branche oder speziellen Prozessen aus, die die Mitarbeiter erlernen müssen.
Um dieses Wissen zu erfassen, müssen in der Regel Arbeitsabläufe dokumentiert, Erkenntnisse von erfahrenen Trainern gesammelt und die Schlüsselkonzepte ermittelt werden, die die Teilnehmer verstehen müssen.
Schritt 2: Wissen in strukturierte Kurse umsetzen
Sobald Wissen dokumentiert ist, muss es in Lernerfahrungen umgesetzt werden. Viele Schulungsanbieter nutzen ein Lernmanagementsystem (LMS), um diese Materialien strukturiert zu organisieren und bereitzustellen.
Dazu könnte die Erstellung von Kursen mit Erläuterungen, Beispielen und Multimedia-Inhalten gehören. Bewertungen helfen den Teilnehmern, ihr Verständnis zu überprüfen, während Zertifikate den erfolgreichen Abschluss belegen.
Durch diese Strukturierung des Wissens wird sichergestellt, dass die Teilnehmer bei jeder Durchführung der Schulung dieselben grundlegenden Informationen erhalten.
Schritt 3: Lernpfade für Rollen oder Abteilungen erstellen
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt die gleiche Schulung.
Lernpfade helfen dabei, Kurse so zu strukturieren, dass die Teilnehmer je nach ihrer Rolle, ihrer Abteilung oder ihren Aufgaben einer logischen Abfolge folgen. So könnten beispielsweise neue Mitarbeiter zunächst an einer Einführungsschulung teilnehmen, bevor sie zu Fachkursen übergehen.
Diese Struktur sorgt dafür, dass die Schulungen aktuell bleiben und gleichzeitig die Einheitlichkeit zwischen den Teams gewahrt wird.
Schritt 4: Führen Sie Schulungen regelmäßig durch
Sobald Kurse und Lernpfade erstellt sind, müssen sie über ein zuverlässiges System bereitgestellt werden. Durch den Einsatz einer zentralen Schulungsplattform wird sichergestellt, dass die Teilnehmer unabhängig von ihrem Arbeitsort auf dieselben Materialien zugreifen, dieselben Tests absolvieren und dasselbe Feedback erhalten können. Wie bereits erwähnt, ist ein LMS hierfür ein hervorragendes Werkzeug.
Schritt 5: Ergebnisse verfolgen und das Training verbessern
Der letzte Schritt besteht darin, die Lernergebnisse zu messen.
Durch die Erfassung von Abschlussquoten, Prüfungsergebnissen und Teilnehmerfeedback können Schulungsanbieter besser erkennen, was funktioniert und was verbessert werden muss. Im Laufe der Zeit tragen diese Erkenntnisse dazu bei, dass Schulungsprogramme effektiver werden und besser auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind.
Mit diesem Rahmenwerk lassen sich Schulungen wesentlich einfacher verwalten und skalieren. Die nächste Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass das System auch dann weiterhin funktioniert, wenn sich Organisationen weiterentwickeln und verändern.
Wie man langfristig ein konsequentes Training aufrechterhält
Die Standardisierung von Schulungen ist kein einmaliges Projekt. Prozesse entwickeln sich weiter, Vorschriften ändern sich, und Unternehmen gewinnen neue Erkenntnisse darüber, was für die Lernenden am besten funktioniert.
Um die Schulungen langfristig konsistent zu gestalten, benötigen Unternehmen ein System zur Pflege und Verbesserung ihrer Schulungsunterlagen.
Verantwortlichen für die Schulung zuweisen
Jemand muss die Verantwortung für die Pflege der Schulungsprogramme übernehmen.
In vielen Beratungs- oder Schulungsunternehmen wird diese Aufgabe von einem Abteilungsleiter, Projektmanager oder Lernspezialisten übernommen. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass die Schulungsunterlagen korrekt sind und mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen.
Eine klare Zuständigkeit verhindert, dass Schulungen veralten oder vernachlässigt werden.
Schulungen regelmäßig aktualisieren
Die Schulungsinhalte sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Praktiken und Erkenntnissen entsprechen.
Beispielsweise müssen Compliance-Schulungen möglicherweise aktualisiert werden, wenn sich Vorschriften ändern. Prozessschulungen können sich weiterentwickeln, wenn Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren.
Regelmäßige Aktualisierungen sorgen dafür, dass das Training aktuell bleibt und verhindern, dass sich wieder Unstimmigkeiten einschleichen.
Feedback von Lernenden einholen
Die Teilnehmer sind oft die beste Quelle für Erkenntnisse zur Verbesserung der Schulung.
Feedback-Umfragen, Diskussionsrunden oder Leistungsergebnisse können Aufschluss darüber geben, wo die Lernenden Schwierigkeiten haben und wo die Schulungsunterlagen verständlicher gestaltet werden könnten.
Durch die kontinuierliche Erfassung von Feedback können Kursanbieter ihre Kurse optimieren und das Lernen für künftige Teilnehmer effektiver gestalten.
An diesem Punkt beginnen viele Unternehmen, nach Tools zu suchen, die diesen gesamten Prozess einfacher zu bewältigen machen.
Wie Easy LMS zur Standardisierung von Schulungen beiträgt
Für Schulungsanbieter und Beratungsunternehmen kann die Verwaltung standardisierter Schulungen für mehrere Kunden viele verschiedene Aspekte umfassen: Kurse, Teilnehmergruppen, Ergebnisse und Berichterstattung.
Easy LMS wurde entwickelt, um diesen Prozess zu vereinfachen.
Mit Easy LMS können Schulungsanbieter strukturierte Kurse und Prüfungen erstellen, die ihr Fachwissen widerspiegeln und es den Teilnehmern einheitlich vermitteln. Anstatt für jeden Kunden neue Schulungsmaterialien zu erstellen, können Unternehmen vorhandene Kurse wiederverwenden und sie zu Lernpfaden zusammenstellen.
Eine besonders nützliche Funktion für Unternehmen, die mit mehreren Kunden arbeiten, ist die Möglichkeit, separate Schulungsumgebungen einzurichten, die als Akademien bezeichnet werden. Jeder Kunde kann über ein eigenes, mit seinem Branding versehenes Schulungsportal verfügen, über das seine Mitarbeiter auf Kurse und Bewertungen zugreifen können. Dies sorgt für eine übersichtliche Organisation der Teilnehmer und gewährleistet gleichzeitig ein einheitliches Schulungserlebnis.
Die Nachverfolgung der Ergebnisse ist ein weiterer entscheidender Vorteil. Easy LMS bietet anschauliche Berichte, die Abschlussquoten, Prüfungsergebnisse und den Fortschritt in den einzelnen Kursen anzeigen. Schulungsanbieter können diese Erkenntnisse ganz einfach mit ihren Kunden teilen und so aufzeigen, wie die Mitarbeiter abschneiden und wo möglicherweise zusätzliche Schulungen erforderlich sind.
Durch die Kombination von strukturierten Inhalten, Teilnehmerverwaltung und übersichtlicher Berichterstellung an einem Ort unterstützt Easy LMS Schulungsanbieter dabei, einheitliche Schulungen anzubieten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Und mit dem richtigen System, das diesen Prozess unterstützt, lassen sich standardisierte Schulungen viel einfacher skalieren. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase und überzeugen Sie sich selbst.
Nützliche Ressourcen
SageJournals
