In che modo le aziende standardizzano la formazione tra i vari team?
Quando le organizzazioni decidono di standardizzare la formazione, di solito partono da una semplice domanda: come possiamo garantire che tutti apprendano le stesse cose?
La risposta sta nel creare un processo di formazione standardizzato, anziché affidarsi a singoli formatori o manager per trasmettere le conoscenze in modo informale. Le aziende che riescono a standardizzare con successo la formazione seguono in genere un approccio strutturato che trasforma le competenze interne in esperienze di apprendimento chiare.
A grandi linee, il processo si presenta spesso in questo modo:
Immaginate una società di consulenza che aiuta le organizzazioni a conformarsi alle nuove normative. Anziché spiegare le regole durante dei workshop, crea un programma di formazione strutturato. I concetti fondamentali vengono documentati una volta sola, trasformati in corsi e valutazioni, e forniti in modo uniforme a ogni cliente.
Questo approccio fa risparmiare tempo ai formatori e rende l'apprendimento più prevedibile per tutte le parti coinvolte. I dipendenti sanno cosa aspettarsi, i manager sanno quali competenze i dipendenti dovrebbero possedere e i clienti possono vedere chiaramente i risultati.
La standardizzazione della formazione non avviene dall'oggi al domani, ma con un processo ben definito diventa molto più facile estendere l'apprendimento a tutti i team e persino a più organizzazioni.
Ma prima che le aziende possano standardizzare la formazione, è utile capire perché spesso questa risulta incoerente.
Perché la formazione non è uniforme tra i vari team
La formazione raramente inizia in modo caotico. La maggior parte delle organizzazioni desidera sinceramente che i propri dipendenti acquisiscano le procedure e le competenze giuste. Tuttavia, con il passare del tempo, piccole differenze nel modo in cui vengono trasmesse le conoscenze possono portare a notevoli incongruenze. Vediamo alcuni dei motivi più comuni per cui ciò accade.
Ogni manager insegna procedure diverse
Spesso i manager finiscono per assumere il ruolo di formatori all’interno di un team. Si occupano dell’inserimento dei nuovi assunti, spiegano le procedure di lavoro e rispondono alle domande su come devono essere svolte le attività.
Sebbene questo approccio funzioni nei piccoli team, finisce per creare rapidamente incongruenze. Ogni responsabile, com’è naturale, spiega le cose in modo leggermente diverso a seconda delle proprie esperienze e preferenze.
Con il passare del tempo, i team iniziano ad adottare versioni leggermente diverse dello stesso processo. Un team potrebbe dare maggiore importanza alla rapidità, mentre un altro potrebbe privilegiare la documentazione o la conformità. Il risultato è una certa confusione quando i dipendenti collaborano tra reparti diversi o quando le aziende cercano di misurare le prestazioni in modo coerente.
Le conoscenze sono sparse tra documenti e strumenti
In molte organizzazioni il materiale formativo esiste, ma è disperso in diverse sedi. Alcune informazioni si trovano nelle presentazioni, altre nei documenti condivisi, altre ancora nelle e-mail e altre infine nelle menti delle persone.
Per un ente di formazione o una società di consulenza, questo problema si aggrava ulteriormente quando si lavora con più clienti. A seconda del progetto, i contenuti potrebbero essere duplicati, modificati o archiviati in luoghi diversi.
Quando le informazioni sono così frammentate, diventa difficile garantire che tutti ricevano le stesse informazioni. I partecipanti potrebbero consultare documenti obsoleti o perdere del tutto il contesto essenziale.
I processi si evolvono senza documentazione
Le organizzazioni sono in continua evoluzione. Vengono introdotte nuove normative, i flussi di lavoro migliorano e gli insegnamenti tratti dai progetti passati portano all'adozione di pratiche più efficaci.
Il problema è che il materiale didattico non sempre tiene il passo con questi cambiamenti. Un formatore potrebbe modificare la propria spiegazione durante un seminario, ma la documentazione ufficiale non viene mai aggiornata.
Con il passare del tempo, il divario tra il modo in cui vengono insegnate le cose e il modo in cui vengono documentate tende ad aumentare. I dipendenti potrebbero seguire inconsapevolmente istruzioni obsolete, mentre i formatori potrebbero impartire versioni leggermente diverse dello stesso corso di formazione.
Queste incongruenze possono sembrare insignificanti all’inizio, ma alla fine portano a problemi più gravi. Spesso è proprio quando riconoscono i segnali di una formazione non uniforme che le organizzazioni si rendono conto che è giunto il momento di standardizzare il proprio approccio.
Segnali che indicano che la tua formazione non è standardizzata
A volte la necessità di una formazione standardizzata emerge solo dopo un evento grave, come un audit fallito o un errore in materia di conformità. Ma più spesso i segnali di allarme si manifestano gradualmente.
Gli enti di formazione e le società di consulenza spesso rilevano questi modelli quando lavorano con i clienti o analizzano i risultati dell'apprendimento.
I dipendenti apprendono diverse versioni dello stesso flusso di lavoro
Uno dei segnali più evidenti di una formazione non uniforme è quando i dipendenti non sono d'accordo su come dovrebbe funzionare una procedura.
Immaginiamo, ad esempio, due dipendenti di reparti diversi che spiegano come svolgere lo stesso compito. Le loro spiegazioni potrebbero sovrapporsi, ma i dettagli fondamentali differiscono. Manca un passaggio. Un altro passaggio viene eseguito in un ordine diverso.
Queste differenze possono sembrare insignificanti, ma possono causare inefficienze, errori e confusione, specialmente quando i dipendenti collaborano tra diversi team.
Le esperienze di inserimento variano da un team all'altro
Un altro segnale comune si manifesta durante la fase di inserimento.
In alcune aziende, i nuovi assunti ricevono materiale formativo strutturato e indicazioni chiare. In altre, invece, potrebbero affidarsi all’affiancamento dei colleghi o porre domande man mano che procedono.
Quando il processo di inserimento varia in questo modo, i nuovi assunti acquisiscono livelli diversi di conoscenza e sicurezza. Alcuni si sentono pienamente preparati, mentre altri fanno fatica a comprendere le aspettative.
La formazione dipende dai singoli responsabili
Quando la formazione dipende in larga misura dai singoli responsabili, diventa difficile garantire la coerenza.
I manager sono molto impegnati, quindi la formazione spesso viene inserita a malapena tra le altre responsabilità. Anche con le migliori intenzioni, la qualità e l’approfondimento della formazione possono variare notevolmente a seconda di chi la tiene. Per i fornitori di formazione che lavorano con clienti esterni, questa discontinuità può rendere più difficile garantire i risultati.
Riconoscere questi segnali è un passo importante. Una volta individuati i punti deboli della formazione, le organizzazioni possono iniziare a sviluppare un approccio più strutturato e affidabile.
È proprio in questi casi che risulta utile un quadro di riferimento chiaro per la standardizzazione della formazione.
Un quadro di riferimento per la standardizzazione della formazione
La standardizzazione della formazione è un sistema ripetibile che consente di raccogliere le conoscenze, trasmetterle in modo coerente e migliorarle nel tempo.
Molti fornitori di formazione di successo seguono un modello simile quando sviluppano programmi di formazione scalabili.
Fase 1: Acquisire le conoscenze interne
Il primo passo consiste nell'identificare le conoscenze che devono essere condivise.
Nelle società di consulenza e formazione, queste conoscenze provengono spesso da esperti in materia. Questi esperti conoscono bene le normative, le migliori pratiche del settore o i processi specialistici che i dipendenti devono apprendere.
Per acquisire queste conoscenze è solitamente necessario documentare i flussi di lavoro, raccogliere le opinioni dei formatori esperti e individuare i concetti chiave che i partecipanti devono comprendere.
Fase 2: Trasformare le conoscenze in corsi strutturati
Una volta documentate, le conoscenze devono essere trasformate in esperienze formative. Molti fornitori di formazione utilizzano un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) per organizzare e fornire questi materiali in modo strutturato.
Ciò potrebbe comportare la creazione di corsi corredati da spiegazioni, esempi e contenuti multimediali. Valutazioni aiutano i partecipanti a verificare la propria comprensione, mentre certificati possono dimostrare il completamento con successo.
Strutturare le conoscenze in questo modo garantisce che i partecipanti ricevano le stesse informazioni fondamentali ogni volta che viene erogato il corso di formazione.
Fase 3: Creare percorsi formativi per ruoli o reparti
Non tutti i dipendenti hanno bisogno della stessa formazione.
I percorsi formativi aiutano a organizzare i corsi in modo che i partecipanti seguano una sequenza logica in base al loro ruolo, reparto o mansioni. Ad esempio, i nuovi assunti potrebbero iniziare con un corso di inserimento prima di passare a corsi specialistici.
Questa struttura garantisce che la formazione sia sempre adeguata alle esigenze attuali, assicurando al contempo la coerenza tra i vari team.
Fase 4: Organizzare corsi di formazione con regolarità
Una volta definiti i corsi e i percorsi formativi, è necessario erogarli tramite un sistema affidabile. L'utilizzo di una piattaforma di formazione centralizzata garantisce che i partecipanti possano accedere agli stessi materiali, completare le stesse valutazioni e ricevere lo stesso feedback, indipendentemente dal luogo in cui lavorano. Come abbiamo già detto, un LMS è uno strumento eccellente a questo scopo.
Fase 5: Monitorare i risultati e migliorare l'allenamento
L'ultimo passo consiste nel misurare i risultati dell'apprendimento.
Monitorare i tassi di completamento, i risultati degli esami e il feedback dei partecipanti aiuta gli enti di formazione a capire cosa funziona e cosa deve essere migliorato. Nel corso del tempo, queste informazioni rendono i programmi di formazione più efficaci e più in linea con le esigenze dei clienti.
Una volta implementato questo quadro di riferimento, la formazione diventa molto più facile da gestire e scalare. La sfida successiva consiste nel garantire che il sistema continui a funzionare man mano che le organizzazioni crescono e cambiano.
Come mantenere un allenamento costante nel tempo
La standardizzazione della formazione non è un progetto una tantum. I processi si evolvono, le normative cambiano e le organizzazioni acquisiscono nuove conoscenze su ciò che funziona meglio per i discenti.
Per garantire la continuità della formazione nel tempo, le aziende hanno bisogno di un sistema che consenta di aggiornare e migliorare il proprio materiale formativo.
Assegnare la responsabilità della formazione
Qualcuno deve assumersi la responsabilità di gestire i programmi di formazione.
In molte società di consulenza o formazione, questo compito spetta al direttore di reparto, al responsabile di progetto o allo specialista della formazione. Il loro compito è garantire che il materiale formativo sia accurato e in linea con gli obiettivi aziendali.
Una chiara attribuzione delle responsabilità impedisce che la formazione diventi obsoleta o venga trascurata.
Aggiorna regolarmente la formazione
I contenuti formativi dovrebbero essere rivisti periodicamente per garantire che riflettano le pratiche e le conoscenze attuali.
Ad esempio, la formazione sulla conformità potrebbe dover essere aggiornata in caso di modifiche normative. La formazione sui processi potrebbe evolversi man mano che le organizzazioni migliorano i propri flussi di lavoro.
Aggiornamenti regolari mantengono la formazione attuale ed evitano che si insinuino nuovamente delle incongruenze.
Raccogliere i commenti degli studenti
I partecipanti sono spesso la fonte migliore di spunti per migliorare la formazione.
I sondaggi di feedback, le sessioni di discussione o i risultati delle valutazioni possono mettere in luce le difficoltà degli studenti e gli aspetti del materiale didattico che potrebbero essere chiariti meglio.
Raccogliendo costantemente i feedback, gli enti di formazione possono perfezionare i propri corsi e rendere l'apprendimento più efficace per i futuri partecipanti.
A questo punto, molte organizzazioni iniziano a cercare strumenti che rendano l'intero processo più facile da gestire.
Come Easy LMS contribuisce a standardizzare la formazione
Per gli enti di formazione e le società di consulenza, la gestione di corsi standardizzati per più clienti può comportare la gestione di numerosi aspetti: corsi, gruppi di partecipanti, risultati e reportistica.
Easy LMS è stato progettato per semplificare questo processo.
Con Easy LMS, gli enti di formazione possono creare corsi strutturati corsi e esami che riflettono la loro competenza e la trasmettono in modo coerente ai partecipanti. Invece di creare nuovi materiali formativi per ogni cliente, le organizzazioni possono riutilizzare i corsi esistenti e organizzarli in percorsi di apprendimento.
Una funzionalità particolarmente utile per le aziende che lavorano con più clienti è la possibilità di creare ambienti di formazione separati, denominati accademie. Ogni cliente può disporre di un portale di formazione personalizzato con il proprio marchio dove i propri dipendenti possono accedere a corsi e valutazioni. Ciò consente di mantenere l'organizzazione dei partecipanti garantendo al contempo un'esperienza di formazione coerente.
Il monitoraggio dei risultati è un altro vantaggio fondamentale. Easy LMS offre
Grazie alla combinazione di contenuti strutturati, gestione dei partecipanti e report chiari in un unico posto, Easy LMS aiuta i fornitori di formazione a offrire corsi di formazione di qualità costante, riducendo al contempo il carico di lavoro amministrativo.
E con il sistema giusto a supporto del processo, la formazione standardizzata diventa molto più facile da estendere su larga scala. Inizia oggi stesso la tua prova gratuita e scoprilo di persona.
Risorse utili
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