Hoe standaardiseren bedrijven trainingen voor meerdere teams?
Wanneer organisaties besluiten hun trainingen te standaardiseren, beginnen ze meestal met een eenvoudige vraag: hoe zorgen we ervoor dat iedereen hetzelfde leert?
Het antwoord ligt in het opzetten van een herhaalbaar trainingsproces, in plaats van te vertrouwen op individuele trainers of managers die op informele wijze kennis overbrengen. Bedrijven die hun trainingen met succes standaardiseren, hanteren doorgaans een gestructureerde aanpak waarmee interne expertise wordt omgezet in duidelijke leerervaringen.
In grote lijnen ziet het proces er als volgt uit:
Stel je een adviesbureau voor dat organisaties helpt om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. In plaats van de regels tijdens workshops uit te leggen, stellen ze een gestructureerd trainingsprogramma op. De kernbegrippen worden eenmalig vastgelegd, omgezet in cursussen en testen, en vervolgens op een uniforme manier aan elke klant aangeboden.
Deze aanpak bespaart trainers tijd en maakt het leerproces voor alle betrokkenen voorspelbaarder. De werknemers weten wat ze kunnen verwachten, managers weten welke kennis hun werknemers moeten hebben en klanten kunnen de resultaten duidelijk zien.
Het standaardiseren van trainingen gaat niet van de ene op de andere dag, maar met een duidelijk proces wordt het veel eenvoudiger om het leerproces uit te breiden naar andere teams en zelfs naar meerdere organisaties.
Maar voordat bedrijven hun trainingen kunnen standaardiseren, is het nuttig om eerst te begrijpen waarom trainingen vaak niet consistent zijn.
Waarom trainingen per team verschillen
Trainingen beginnen zelden chaotisch. De meeste organisaties willen oprecht dat hun werknemers de juiste processen en vaardigheden onder de knie krijgen. Maar na verloop van tijd kunnen kleine verschillen in de manier waarop kennis wordt gedeeld, leiden tot grote inconsistenties. Laten we eens kijken naar een paar veelvoorkomende redenen waarom dit gebeurt.
Verschillende managers hanteren verschillende werkwijzen
Managers worden binnen een team vaak automatisch degenen die anderen helpen tijdens de onboarding. Ze begeleiden nieuwe werknemers bij hun start, leggen werkprocessen uit en beantwoorden vragen over hoe dingen moeten worden gedaan.
Hoewel deze aanpak in kleine teams goed werkt, leidt het al snel tot inconsistenties. Elke manager legt de zaken natuurlijk net iets anders uit, op basis van zijn of haar eigen ervaringen en voorkeuren.
Na verloop van tijd gaan teams steeds iets andere uitvoeringen van hetzelfde proces volgen. Het ene team legt misschien de nadruk op snelheid, terwijl een ander team prioriteit geeft aan documentatie of compliance. Dit leidt tot verwarring wanneer werknemers over afdelingen heen samenwerken of wanneer bedrijven proberen om de prestaties op een consistente manier te meten.
Kennis is verspreid over documenten en tools
In veel organisaties is er wel trainingsmateriaal beschikbaar, maar dat bevindt zich op verschillende locaties. Sommige kennis staat in presentaties, andere in gedeelde documenten, weer andere in e-mails en nog andere zit in de hoofden van mensen.
Voor een trainingsaanbieder of adviesbureau wordt dit probleem nog groter wanneer er met meerdere klanten wordt gewerkt. Afhankelijk van het project kan de inhoud gekopieerd, aangepast of op verschillende plaatsen worden opgeslagen worden.
Wanneer de kennis op deze manier verspreid is, wordt het moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie gebruikt. Deelnemers kunnen verouderde documenten raadplegen of belangrijke achtergrondinformatie volledig missen.
Processen evolueren zonder documentatie
Organisaties zijn voortdurend in beweging. Er komen nieuwe regels bij, werkprocessen worden verbeterd en ervaringen uit eerdere projecten leiden tot betere werkwijzen.
Het probleem is dat het trainingsmateriaal niet altijd mee evolueert met deze veranderingen. Een trainer past zijn uitleg misschien wel aan tijdens een workshop, maar de officiële documentatie wordt nooit bijgewerkt.
Na verloop van tijd wordt de kloof tussen de manier waarop dingen worden uitgelegd en de manier waarop ze zijn vastgelegd steeds groter. Werknemers kunnen onbewust verouderde instructies volgen, en trainers kunnen licht afwijkende versies van dezelfde training geven.
Deze inconsistenties lijken in eerste instantie misschien onbelangrijk, maar leiden uiteindelijk tot grotere problemen. Vaak is het moment waarop organisaties de tekenen van inconsistente training herkennen, ook het moment waarop ze beseffen dat het tijd is om hun aanpak te standaardiseren.
Signalen dat je training niet gestandaardiseerd is
Soms wordt de noodzaak van gestandaardiseerde training pas duidelijk na een ernstig incident, zoals een mislukte audit of een fout op het gebied van compliance. Maar vaker komen de waarschuwingssignalen geleidelijk aan het licht.
Trainingsaanbieders en adviesbureaus merken deze patronen vaak op wanneer ze met klanten werken of de leerresultaten evalueren.
Werknemers leren verschillende versies van dezelfde workflow
Een van de duidelijkste signalen van een inconsistente training is wanneer werknemers het oneens zijn over hoe een proces zou moeten verlopen.
Stel je bijvoorbeeld voor dat twee werknemers van verschillende afdelingen uitleggen hoe dezelfde taak moet worden uitgevoerd. Hun uitleg kan elkaar overlappen, en tegelijk op belangrijke punten verschillen. Er ontbreekt een stap of een bepaalde stap wordt in een andere volgorde uitgevoerd.
Deze verschillen lijken misschien onbelangrijk, maar ze kunnen leiden tot inefficiëntie, fouten en verwarring – vooral wanneer werknemers met verschillende teams samenwerken.
De ervaringen met onboarding verschillen per team
Een ander veelvoorkomend signaal doet zich voor tijdens de onboarding.
In sommige teams krijgen nieuwe werknemers gestructureerd trainingsmateriaal en duidelijke begeleiding. In andere teams zijn ze misschien aangewezen op het meelopen met collega’s of het stellen van vragen terwijl ze aan de slag gaan.
Wanneer de onboarding verschillend is, ontwikkelen nieuwe werknemers verschillende niveaus van kennis en zelfvertrouwen. Sommigen voelen zich volledig voorbereid, terwijl anderen moeite hebben om de verwachtingen te begrijpen.
De training is afhankelijk van individuele managers
Wanneer de training sterk afhankelijk is van individuele managers, wordt het moeilijk om consistentie te waarborgen.
Managers hebben het druk, waardoor trainingen vaak tussen andere taken door moeten worden ingepast. Zelfs met de beste bedoelingen kunnen de kwaliteit en diepgang van een training sterk variëren, afhankelijk van wie deze verzorgt. Voor trainingsaanbieders die met externe klanten werken, kan deze inconsistentie het moeilijker maken om resultaten te garanderen.
Het herkennen van deze signalen is een belangrijke stap. Zodra organisaties zien waar de training tekortschiet, kunnen ze beginnen met het ontwikkelen van een meer gestructureerde en betrouwbare aanpak.
Daar komt een duidelijk raamwerk voor het standaardiseren van trainingen goed van pas.
Een raamwerk voor het standaardiseren van trainingen
Het standaardiseren van trainingen is een herhaalbaar systeem dat de kennis vastlegt, deze op een consistente manier overbrengt en in de loop van de tijd steeds verder verbetert.
Veel succesvolle trainingsaanbieders hanteren een vergelijkbaar raamwerk bij het opzetten van schaalbare trainingsprogramma’s.
Stap 1: Interne kennis vastleggen
De eerste stap is vaststellen welke kennis moet worden gedeeld.
Bij advies- en trainingsorganisaties is deze kennis vaak afkomstig van vakspecialisten. Deze specialisten hebben verstand van compliance, de beste werkwijzen binnen de sector of gespecialiseerde processen die werknemers moeten aanleren.
Om deze kennis vast te leggen, moeten de werkprocessen in kaart worden gebracht, inzichten van ervaren trainers worden verzameld en de belangrijkste concepten worden geïdentificeerd die deelnemers moeten begrijpen.
Stap 2: Zet kennis om in gestructureerde cursussen
Zodra de kennis is vastgelegd, moet deze worden omgezet in leerervaringen. Veel trainingsaanbieders maken gebruik van een leermanagementsysteem (LMS) om het materiaal op een gestructureerde manier te ordenen en aan te bieden.
Dit kan betekenen dat er cursussen moeten worden aangemaakt met uitleg, voorbeelden en multimedia-inhoud. Beoordelingen helpen deelnemers om hun begrip te testen, terwijl certificaten aantonen dat de cursus succesvol is afgerond.
Door de kennis op deze manier te structureren, krijgen de deelnemers elke keer een training met dezelfde basisinformatie.
Stap 3: Leertrajecten voor functies of afdelingen aanmaken
Niet elke werknemer heeft dezelfde training nodig.
Leertrajecten helpen bij het structureren van cursussen, zodat deelnemers een logische volgorde krijgen op basis van hun functie, afdeling of verantwoordelijkheden. Nieuwe werknemers kunnen bijvoorbeeld beginnen met een onboarding-training, voordat ze doorgaan naar de gespecialiseerde cursussen.
Deze structuur zorgt ervoor dat de trainingen relevant blijven en dat er binnen alle teams consistentie wordt gewaarborgd.
Stap 4: Zorg voor een consistente training
Zodra de cursussen en leertrajecten beschikbaar zijn, moeten deze via een betrouwbaar systeem worden aangeboden. Door gebruik te maken van een centraal trainingsplatform wordt er gewaarborgd dat de deelnemers toegang hebben tot hetzelfde lesmateriaal, dezelfde testen kunnen maken en dezelfde feedback krijgen, ongeacht waar ze werken. Zoals we al eerder hebben vermeld, is een LMS hiervoor een uitstekend hulpmiddel.
Stap 5: Resultaten bijhouden en de training verbeteren
De laatste stap is het meten van de leerresultaten.
Door het opvolgen van voltooiingspercentages, examenresultaten en feedback van deelnemers krijgen trainingsaanbieders inzicht in wat goed werkt en wat verbetering nodig heeft. Op termijn zorgen deze inzichten ervoor dat trainingsprogramma’s effectiever worden en beter aansluiten bij de behoeften van de klant.
Met dit kader is het veel eenvoudiger om trainingen te beheren en op te schalen. De volgende uitdaging is ervoor te zorgen dat het systeem blijft werken terwijl organisaties groeien en veranderen.
Hoe je jouw training op lange termijn consistent kan houden
Het standaardiseren van trainingen is geen eenmalig project. Processen evolueren, regelgeving verandert en organisaties doen nieuwe inzichten op over wat het beste werkt voor de deelnemers.
Om de trainingen op lange termijn consistent te houden, hebben bedrijven een systeem nodig voor het onderhouden en verbeteren van hun trainingsmateriaal.
Verantwoordelijkheid voor training toewijzen
Iemand moet de verantwoordelijkheid op zich nemen voor het onderhoud van de trainingsprogramma’s.
Bij veel adviesbureaus of trainingsaanbieders wordt deze taak op zich genomen door een afdelingshoofd, projectmanager of trainingsspecialist. Het is hun taak om ervoor te zorgen dat het trainingsmateriaal accuraat blijft en aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen.
Een duidelijke verantwoordelijkheid zorgt ervoor dat trainingen niet verouderd raken of verwaarloosd worden.
Werk de training regelmatig bij
De inhoud van de trainingen moet regelmatig worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de huidige werkwijzen en kennis.
Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn om compliance-trainingen bij te werken wanneer de regelgeving verandert. Procesgerichte trainingen kunnen veranderen naarmate organisaties hun werkprocessen verbeteren.
Door regelmatig updates uit te voeren, blijft de training actueel en wordt er voorkomen dat er inconsistenties ontstaan.
Feedback van deelnemers verzamelen
Deelnemers zijn vaak de beste bron van informatie om een training te verbeteren.
Uit feedbackenquêtes, discussiesessies of prestatieresultaten kan blijken waar deelnemers moeite mee hebben en op welke punten het lesmateriaal duidelijker zou kunnen zijn.
Door voortdurend feedback te verzamelen, kunnen trainingsaanbieders hun cursussen verbeteren en het leerproces voor toekomstige deelnemers effectiever maken.
Op dit punt gaan veel organisaties op zoek naar hulpmiddelen die dit hele proces beter beheersbaar maken.
Hoe Easy LMS helpt bij het standaardiseren van trainingen
Voor trainingsaanbieders en adviesbureaus kan het beheren van gestandaardiseerde trainingen voor meerdere klanten veel verschillende aspecten omvatten: cursussen, deelnemersgroepen, resultaten en rapportage.
Easy LMS is ontworpen om dit proces te vereenvoudigen.
Met Easy LMS kunnen trainingsaanbieders gestructureerde cursussen en examens maken waarin hun expertise tot uiting komt en die ze op een consistente manier aan deelnemers kunnen aanbieden. In plaats van voor elke klant nieuw lesmateriaal aan te maken, kunnen organisaties bestaande cursussen opnieuw gebruiken en deze in leertrajecten indelen.
Een bijzonder handige functie voor bedrijven die met meerdere klanten werken, is de mogelijkheid om aparte trainingsomgevingen aan te maken, de zogenaamde academies. Elke klant kan beschikken over een trainingsportaal met eigen branding waar hun werknemers toegang hebben tot cursussen en testen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht voor de deelnemers en waarborgt tegelijkertijd een consistente trainingservaring.
Het bijhouden van de resultaten is een ander belangrijk voordeel. Easy LMS biedt visuele rapporten die voltooiingspercentages, examenscores en de voortgang per cursus weergeven. Trainingsaanbieders kunnen deze inzichten eenvoudig delen met hun klanten, om te laten zien hoe de werknemers presteren en waar aanvullende training nodig zou kunnen zijn.
Door gestructureerde inhoud, deelnemersbeheer en duidelijke rapportage op één plek te combineren, helpt Easy LMS trainingsaanbieders om consistente trainingen te verzorgen en tegelijkertijd de administratieve rompslomp te verminderen.
En met het juiste systeem dat het proces ondersteunt, wordt het veel eenvoudiger om gestandaardiseerde trainingen op te schalen. Start vandaag nog je gratis proefperiode en ervaar het zelf.
Nuttige bronnen
SageJournals
