Como é que as empresas padronizam a formação em várias equipas?
Quando as organizações decidem padronizar a formação, começam normalmente por uma pergunta simples: como podemos garantir que todos aprendem o mesmo?
A resposta reside na criação de um processo de formação repetível, em vez de depender de formadores ou gestores individuais para transmitir conhecimentos de forma informal. As empresas que conseguem padronizar a formação seguem, normalmente, uma abordagem estruturada que transforma os conhecimentos especializados internos em experiências de aprendizagem claras.
Em linhas gerais, o processo costuma ser o seguinte:
Imagine uma empresa de consultoria que ajuda as organizações a cumprir as novas regulamentações. Em vez de explicar as regras em workshops, criam um programa de formação estruturado. Os conceitos fundamentais são documentados uma vez, transformados em cursos e avaliações e ministrados de forma consistente a todos os clientes.
Esta abordagem poupa tempo aos formadores e torna a aprendizagem mais previsível para todos os envolvidos. Os colaboradores sabem o que esperar, os gestores sabem quais os conhecimentos que os colaboradores devem possuir e os clientes podem ver claramente os resultados.
A padronização da formação não acontece da noite para o dia, mas com um processo claro em vigor, torna-se muito mais fácil alargar a aprendizagem a todas as equipas e até mesmo a várias organizações.
Mas, antes de as empresas poderem padronizar a formação, é útil compreender por que razão a formação se torna frequentemente inconsistente.
Por que razão a formação se torna inconsistente entre equipas
A formação raramente começa de forma caótica. A maioria das organizações deseja sinceramente que os colaboradores aprendam os processos e as competências adequados. No entanto, com o passar do tempo, pequenas diferenças na forma como o conhecimento é partilhado podem levar a grandes inconsistências. Vejamos algumas razões comuns pelas quais isto acontece.
Cada gestor ensina processos diferentes
Os gestores acabam frequentemente por assumir o papel de formadores por excelência dentro de uma equipa. São eles que integram os novos colaboradores, explicam os fluxos de trabalho e respondem a perguntas sobre como as tarefas devem ser realizadas.
Embora esta abordagem funcione em equipas pequenas, acaba rapidamente por criar inconsistências. Cada gestor explica naturalmente as coisas de forma ligeiramente diferente, com base nas suas próprias experiências e preferências.
Com o passar do tempo, as equipas começam a seguir versões ligeiramente diferentes do mesmo processo. Uma equipa pode dar ênfase à rapidez, enquanto outra dá prioridade à documentação ou à conformidade. O resultado é a confusão quando os colaboradores colaboram entre departamentos ou quando as empresas tentam avaliar o desempenho de forma consistente.
O conhecimento está disperso por documentos e ferramentas
Em muitas organizações, existe material de formação, mas este está disperso por vários locais. Parte desse conhecimento encontra-se em apresentações de slides, parte em documentos partilhados, parte em e-mails e parte na cabeça das pessoas.
Para uma empresa de formação ou de consultoria, este problema torna-se ainda mais grave quando se trabalha com vários clientes. O conteúdo pode ser duplicado, modificado ou armazenado em locais diferentes, dependendo do projeto.
Quando o conhecimento está assim disperso, torna-se difícil garantir que todos estejam a aprender a mesma informação. Os participantes podem aceder a documentos desatualizados ou perder completamente o contexto importante.
Os processos evoluem sem documentação
As organizações estão em constante mudança. Surgem novas regulamentações, os fluxos de trabalho melhoram e as lições aprendidas com projetos anteriores conduzem a melhores práticas.
O problema é que o material de formação nem sempre acompanha essas mudanças. Um formador pode ajustar a sua explicação durante um workshop, mas a documentação oficial nunca é atualizada.
Com o passar do tempo, o fosso entre a forma como as coisas são ensinadas e a forma como são documentadas vai-se alargando. Os colaboradores podem, sem se aperceberem, seguir instruções desatualizadas, e os formadores podem ministrar versões ligeiramente diferentes da mesma formação.
Estas inconsistências podem parecer insignificantes à primeira vista, mas acabam por conduzir a problemas mais graves. Reconhecer os sinais de uma formação inconsistente é, muitas vezes, o momento em que as organizações percebem que é hora de uniformizar a sua abordagem.
Sinais de que a sua formação não é padronizada
Por vezes, a necessidade de uma formação padronizada torna-se evidente após um problema grave, como uma auditoria mal sucedida ou um erro de conformidade. Mas, na maioria das vezes, os sinais de alerta surgem gradualmente.
Os prestadores de formação e as empresas de consultoria frequentemente observam estes padrões quando trabalham com clientes ou analisam os resultados da aprendizagem.
Os funcionários aprendem diferentes versões do mesmo fluxo de trabalho
Um dos sinais mais evidentes de uma formação inconsistente é quando os funcionários discordam sobre como um processo deve funcionar.
Por exemplo, imagine dois funcionários de departamentos diferentes a explicar como realizar a mesma tarefa. As suas explicações podem coincidir em alguns pontos, mas os detalhes essenciais diferem. Falta um passo. Outro passo é realizado numa ordem diferente.
Estas diferenças podem parecer insignificantes, mas podem causar ineficiências, erros e confusão – especialmente quando os colaboradores trabalham em conjunto entre equipas.
As experiências de integração variam de equipa para equipa
Outro sinal comum surge durante o processo de integração.
Em algumas equipas, os novos colaboradores recebem material de formação estruturado e orientações claras. Noutras, podem ter de recorrer a acompanhar os colegas ou a fazer perguntas à medida que vão avançando.
Quando a integração varia desta forma, os novos colaboradores adquirem diferentes níveis de conhecimento e confiança. Alguns sentem-se totalmente preparados, enquanto outros têm dificuldade em compreender as expectativas.
A formação depende de cada gestor
Quando a formação depende em grande medida dos gestores individuais, torna-se difícil manter a coerência.
Os gestores estão ocupados, pelo que a formação acaba muitas vezes por ser encaixada entre outras responsabilidades. Mesmo com as melhores intenções, a qualidade e a profundidade da formação podem variar significativamente, dependendo de quem a ministra. Para os prestadores de formação que trabalham com clientes externos, esta inconsistência pode tornar mais difícil garantir resultados.
Reconhecer estes sinais é um passo importante. Assim que as organizações identificam onde a formação está a falhar, podem começar a desenvolver uma abordagem mais estruturada e fiável.
É aí que se torna útil um quadro claro para a normalização da formação.
Um quadro para a normalização da formação
A padronização da formação é um sistema repetível que capta o conhecimento, o transmite de forma consistente e melhora ao longo do tempo.
Muitos prestadores de formação de sucesso seguem um modelo semelhante ao criar programas de formação escaláveis.
Passo 1: Captar o conhecimento interno
O primeiro passo é identificar os conhecimentos que precisam de ser partilhados.
Nas organizações de consultoria e formação, esse conhecimento provém frequentemente de especialistas na matéria. Estes especialistas conhecem a regulamentação, as melhores práticas do setor ou os processos especializados que os colaboradores precisam de aprender.
A captura deste conhecimento envolve, normalmente, a documentação dos fluxos de trabalho, a recolha de informações junto de formadores experientes e a identificação dos conceitos-chave que os participantes devem compreender.
Passo 2: Transformar o conhecimento em cursos estruturados
Depois de o conhecimento estar documentado, é necessário transformá-lo em experiências de aprendizagem. Muitos prestadores de formação utilizam um sistema de gestão da aprendizagem (LMS) para organizar e disponibilizar estes materiais de forma estruturada.
Isso pode envolver a criação de cursos com explicações, exemplos e conteúdo multimédia. As avaliações ajudam os participantes a testar a sua compreensão, enquanto os certificados podem comprovar a conclusão bem-sucedida.
Esta forma de estruturar os conhecimentos garante que os participantes recebem sempre as mesmas informações essenciais, independentemente da ocasião em que a formação é ministrada.
Passo 3: Criar percursos de aprendizagem para funções ou departamentos
Nem todos os funcionários precisam da mesma formação.
Os percursos de aprendizagem ajudam a organizar os cursos para que os participantes sigam uma sequência lógica com base na sua função, departamento ou responsabilidades. Por exemplo, os novos colaboradores podem começar por uma formação de integração antes de passarem para cursos especializados.
Esta estrutura garante que a formação se mantenha relevante, assegurando simultaneamente a coerência entre as equipas.
Passo 4: Ministrar a formação de forma consistente
Uma vez criados os cursos e os percursos de aprendizagem, estes têm de ser ministrados através de um sistema fiável. A utilização de uma plataforma de formação centralizada garante que os participantes possam aceder aos mesmos materiais, realizar as mesmas avaliações e receber o mesmo feedback, independentemente do local onde trabalham. Como já referimos anteriormente, um LMS é uma excelente ferramenta para este fim.
Passo 5: Acompanhar os resultados e melhorar o treino
O passo final consiste em avaliar os resultados da aprendizagem.
Acompanhar as taxas de conclusão, as notas dos exames e o feedback dos participantes ajuda os prestadores de formação a compreender o que funciona e o que precisa de ser melhorado. Com o tempo, estas informações tornam os programas de formação mais eficazes e mais alinhados com as necessidades dos clientes.
Com esta estrutura em vigor, a formação torna-se muito mais fácil de gerir e expandir. O próximo desafio é garantir que o sistema continue a funcionar à medida que as organizações crescem e evoluem.
Como manter uma formação consistente ao longo do tempo
A padronização da formação não é um projeto pontual. Os processos evoluem, os regulamentos mudam e as organizações adquirem novos conhecimentos sobre o que funciona melhor para os formandos.
Para garantir a consistência da formação ao longo do tempo, as empresas precisam de um sistema que permita manter e melhorar os seus materiais de formação.
Atribuir responsabilidade pela formação
Alguém tem de assumir a responsabilidade pela manutenção dos programas de formação.
Em muitas empresas de consultoria ou formação, esta função cabe a um diretor de departamento, gestor de projetos ou especialista em formação. A sua função é garantir que o material de formação se mantém preciso e alinhado com os objetivos da empresa.
A definição clara de responsabilidades evita que a formação fique desatualizada ou seja negligenciada.
Atualize a formação regularmente
O conteúdo da formação deve ser revisto periodicamente para garantir que reflete as práticas e os conhecimentos atuais.
Por exemplo, a formação em conformidade pode ter de ser atualizada quando a regulamentação sofre alterações. A formação sobre processos pode evoluir à medida que as organizações melhoram os seus fluxos de trabalho.
As atualizações regulares mantêm a formação atualizada e evitam que surjam novamente inconsistências.
Recolher feedback dos alunos
Os participantes são frequentemente a melhor fonte de informações para melhorar a formação.
Os inquéritos de satisfação, as sessões de debate ou os resultados de desempenho podem revelar em que áreas os formandos têm mais dificuldades e onde o material de formação poderia ser mais claro.
Ao recolherem continuamente feedback, os prestadores de formação podem aperfeiçoar os seus cursos e tornar a aprendizagem mais eficaz para os futuros participantes.
Nesta altura, muitas organizações começam a procurar ferramentas que facilitem a gestão de todo este processo.
Como o Easy LMS ajuda a padronizar a formação
Para os prestadores de formação e as empresas de consultoria, a gestão de formação padronizada para vários clientes pode envolver muitos aspetos: cursos, grupos de participantes, resultados e relatórios.
O Easy LMS foi concebido para simplificar este processo.
Com o Easy LMS, os prestadores de formação podem criar cursos estruturados cursos e exames que refletem a sua experiência e a transmitem de forma consistente aos participantes. Em vez de criar novos materiais de formação para cada cliente, as organizações podem reutilizar os cursos existentes e organizá-los em percursos de aprendizagem.
Uma funcionalidade particularmente útil para empresas que trabalham com vários clientes é a possibilidade de criar ambientes de formação separados, denominados academias. Cada cliente pode ter o seu próprio portal de formação com a marca da empresa, onde os seus funcionários acedem a cursos e avaliações. Isto mantém os participantes organizados, ao mesmo tempo que garante uma experiência de formação consistente.
O acompanhamento dos resultados é outra vantagem fundamental. O Easy LMS fornece
Ao reunir conteúdo estruturado, gestão de participantes e relatórios claros num único local, o Easy LMS ajuda os prestadores de formação a ministrar formação de forma consistente, reduzindo simultaneamente o trabalho administrativo.
E com o sistema certo a apoiar o processo, a formação padronizada torna-se muito mais fácil de expandir. Comece hoje mesmo o seu período de teste gratuito e experimente por si mesmo.
Recursos úteis
SageJournals
