Cómo elegir el software adecuado para el seguimiento de la formación de los empleados

¿Qué es un software de seguimiento de la formación de los empleados?

Antes de comparar características, conviene ponerse de acuerdo sobre de qué estamos hablando.

El software de seguimiento de la formación de los empleados es una herramienta que registra, supervisa y genera informes sobre las actividades formativas, de modo que siempre se sabe quién ha completado qué, cuándo lo ha hecho y si ha superado la formación. En lugar de tener que buscar las fechas de finalización en hojas de cálculo y hilos de correo electrónico, dispondrá de un único lugar que le ofrezca una visión global: cursos finalizados, seguimiento de certificaciones, fechas de caducidad y los informes que entrega a los clientes.

Las mejores herramientas van un paso más allá. No se limitan a registrar que alguien ha navegado por un módulo, sino que también comprueban si ha asimilado los contenidos: un examen o una prueba al final, una puntuación comparada con la nota de aprobado y un registro de quién lo ha superado y quién necesita volver a intentarlo. Esa es la diferencia entre una marca de finalización, que solo demuestra que alguien se presentó, y un resultado que se puede defender. Porque «hemos finalizado el curso» y «podemos demostrar que el equipo conoce el material» son dos cosas muy diferentes a la hora de presentárselas a un cliente.

Nada de esto resulta glamuroso. Simplemente significa que, cuando se produzca una auditoría o un cliente solicite pruebas, usted ya las tendrá.

Por qué es importante realizar un seguimiento de la formación de los empleados

Es fácil considerar el seguimiento como una mera tarea administrativa. Pero, en realidad, se trata de gestión de riesgos, y el riesgo recae tanto en sus clientes como en usted.

Cuando forma a los empleados de otras empresas, a menudo es usted la última línea de defensa antes de una auditoría, una inspección o un plazo de cumplimiento. No renovar una certificación no es solo un descuido en la planificación; es un establecimiento de la franquicia que opera al margen de los procedimientos estándar o el personal de un cliente que trabaja sin una credencial válida. El software de seguimiento de la formación de los empleados detecta los incumplimientos a tiempo, con fechas de caducidad y recordatorios que se activan antes de que caduque un certificado.

También está el coste que supone la ampliación de la escala. Un cliente en una hoja de cálculo es manejable. Diez clientes, cada uno con sus propios grupos, contenidos y necesidades de informes, suponen un trabajo a tiempo completo para el que usted no se ha comprometido. Un sistema adecuado separa claramente esos grupos, de modo que el informe de un cliente nunca se mezcla con el de otro, y usted puede consultar el estado de cualquier cliente en cuestión de segundos.

Y luego está la cuestión que más preocupa a sus clientes: ¿se ha asimilado el contenido? Una marca de «completado» demuestra que alguien ha abierto un módulo, no que lo haya entendido. Cuando su reputación depende de que las personas sean realmente capaces de realizar el trabajo y demuestren que lo han comprendido, y no solo de su asistencia, eso es lo que hace que los clientes renueven sus contratos.

En pocas palabras, el seguimiento es la forma en que protege a sus clientes y demuestra su valor.

Sistema de seguimiento de la formación frente a la gestión integral de la formación de los empleados

No todo el mundo necesita lo mismo, y merece la pena ser sincero sobre cuál es su situación antes de empezar a comparar herramientas.

En el extremo más básico se encuentra un sencillo sistema de seguimiento de la formación: un lugar donde registrar finalizaciones, certificaciones y fechas de caducidad. No crea ni imparte formación; simplemente la registra. Si ya imparte sus cursos en otro lugar y solo necesita un registro ordenado, un sistema de seguimiento independiente puede ser más que suficiente.

En el otro extremo se encuentra la gestión integral de la formación de los empleados, normalmente un sistema de gestión del aprendizaje (LMS). En este caso, el diseño de la formación, su impartición, el seguimiento de las finalizaciones, la evaluación de la comprensión y la elaboración de informes se gestionan de forma integrada en una única plataforma. No tendrá que combinar una herramienta de cursos con una de seguimiento y otra de informes, ya que se trata de un único flujo de trabajo.

La prueba definitiva es la siguiente: si su formación es sencilla y estable, y solo necesita llevar un registro, un sistema de seguimiento será suficiente. Pero en el momento en que gestione grupos por cliente, actualice contenidos a medida que cambian las normas, o se le pida que demuestre que las personas han aprendido y no solo han iniciado sesión, habrá superado las capacidades del sistema de seguimiento. Ese es el punto en el que gestionar la formación y realizar su seguimiento en un mismo lugar empieza a ahorrarle horas cada semana.

Saber en qué situación se encuentra hace que la siguiente parte, la comparación de funciones, resulte mucho menos abrumadora.

Qué debe tener en cuenta a la hora de elegir un software para el seguimiento de la formación de los empleados

Una vez que tenga una idea aproximada de lo que necesita, hay una serie de características que distinguen a las herramientas que crecerán con su empresa de aquellas que tendrá que sustituir en un año. Estas son las seis que merece la pena sopesar antes de tomar una decisión.

1. Seguimiento de certificaciones y alertas de caducidad

Esta es la función que la mayoría de las personas realmente buscan. Lo que desea es almacenar cada certificado con sus fechas de emisión y caducidad, y que el sistema le avise de las renovaciones antes de que caduquen. Para cualquiera que trabaje en un sector con estrictas normas de cumplimiento, esto por sí solo justifica dejar de utilizar hojas de cálculo.

2. Recordatorios y renovaciones automatizados

Perseguir a la gente es la parte menos divertida del trabajo, y no es escalable. Busque recordatorios automáticos que avisen a los alumnos cuando venza un curso o esté a punto de caducar un certificado, sin que usted tenga que enviar ni un solo correo electrónico. El objetivo es un sistema que se gestione por sí solo.

3. Informes y registros de auditoría

Cuando un cliente o un auditor le solicite pruebas, usted querrá poder presentarlas con un solo clic. Un sistema de informes sólido implica tasas claras de finalización y de superación, un historial completo de quién hizo qué y cuándo y, a ser posible, informes a los que sus clientes puedan acceder bajo demanda, en lugar de tener que esperar a que usted los recopile. Un registro de auditoría es su red de seguridad.

4. Visibilidad en múltiples ubicaciones

Si presta servicio a varios clientes o establecimientos de franquicia, mantener separados a su personal, sus contenidos y sus resultados no es opcional. Desea gestionar cada grupo en su propio espacio, elaborar informes sobre ellos de forma individual y, aun así, poder ver el conjunto de la operación desde una perspectiva global cuando sea necesario. Cualquier sistema que obligue a agrupar a todos los clientes en un único y caótico conjunto no le durará mucho tiempo.

5. Facilidad de configuración

Una herramienta cuya configuración requiera intervención del departamento de TI es una herramienta que acabará sin utilizarse. Busque algo que pueda configurar usted mismo, a la que pueda añadir nuevos grupos sin necesidad de abrir un ticket y que pueda poner a disposición de los participantes sin necesidad de un manual. Si un alumno necesita instrucciones simplemente para iniciar sesión, la herramienta le está jugando en contra.

6. Transparencia en los precios

La tarificación por participante es una trampa para cualquiera cuyas cifras varíen de un mes a otro. Cuando un mes puede formar a 40 personas y al siguiente a 400, una tarifa plana mantiene sus costes predecibles y sus márgenes intactos. Lea atentamente la página de precios y desconfíe de cualquier oferta que le cobre más cuanto más crezca.

Sopese estos seis aspectos en función de su forma de trabajar y la lista de finalistas tenderá a elaborarse por sí sola.

Comparación de sus opciones: hojas de cálculo, herramientas de seguimiento y plataformas LMS

Las listas de características son útiles, pero resulta conveniente tomar perspectiva y comparar las tres vías generales que suelen seguir los usuarios. La mayoría de las empresas pasan por todas ellas en orden, y la clave está en saber cuándo ha superado una de ellas.

¿Qué sistema de seguimiento de la formación se adapta a usted?
Hojas de cálculo frente a un sistema de seguimiento independiente frente a un LMS con funciones de seguimiento

El patrón resulta bastante coherente una vez que se comparan las tres opciones.

Una hoja de cálculo no cuesta nada al principio y ya sabe cómo utilizarla. El problema es que la elaboración de informes es manual y propensa a errores; se tambalea en cuanto un auditor solicita un historial claro, y se vuelve complicado cuando varios clientes comparten un mismo archivo. Sigue siendo gratuita hasta el momento en que las horas que pierde con ella le cuestan más de lo que le costaría una suscripción.

Un sistema de seguimiento independiente soluciona el problema del mantenimiento de registros. La configuración es rápida, sus cursos completados y certificaciones se encuentran en un único lugar ordenado, y resiste cuando alguien solicita pruebas. Lo que no hace es crear ni impartir la formación, por lo que seguirá teniendo que integrarlo con otras herramientas, y el precio suele ser por usuario.

Un LMS con funciones de seguimiento está diseñado para adaptarse a su crecimiento. Los informes son detallados y están disponibles bajo demanda; el registro de auditoría es adecuado; y puede mantener separados a los clientes o las sedes sin dejar de tener una visión global. Se crea, se imparte y se evalúa en un mismo lugar, y una tarifa plana mantiene sus costes estables. Exige un poco más de esfuerzo durante la configuración, pero es la contrapartida por todo lo que le ahorra más adelante.

Por lo tanto, el factor decisivo rara vez es una única característica. Se trata de lo fundamental que es la formación para su actividad, que es la verdadera cuestión que subyace a todo esto.

Buenas prácticas para la implantación del seguimiento de la formación

Elegir el software es solo la mitad del trabajo. Implantarlo correctamente determina si realmente supone un cambio. Hay algunos hábitos que marcan la diferencia, especialmente cuando se realiza el seguimiento de la formación de los equipos de otras empresas.

Empiece por identificar las carencias antes de asignar un solo curso. Saber qué puestos, ubicaciones o clientes se están quedando atrás le indica qué priorizar y le proporciona una referencia para medir las mejoras posteriormente. A continuación, estandarice su contenido para que el mismo curso impartido a cinco clientes tenga el mismo aspecto y las mismas pruebas, ya que la coherencia hace que sus informes sean fiables. Después, automatice las partes tediosas, los recordatorios y las renovaciones, de modo que el sistema se mantenga por sí solo en lugar de depender de su agenda.

Por último, establezca una periodicidad de revisión y cúmplala. Los registros de formación no son un activo que se pueda configurar y olvidar; se van desajustando a medida que las personas se incorporan, se marchan o renuevan su certificación. Una revisión periódica —mensual para equipos con gran rotación y trimestral para los estables— mantiene los datos actualizados y le permite adelantarse a la próxima auditoría.

Si se lleva a cabo correctamente la implementación, el software se convertirá en una herramienta que gestione las tareas rutinarias por usted.

Cómo aborda Easy LMS el seguimiento de la formación

Todo lo anterior es lo que debe tener en cuenta. A continuación le explicamos cómo lo gestionamos nosotros, por si está barajando nuestra solución como opción.

Easy LMS está diseñado para personas que forman a otras, ya sean clientes, establecimientos franquiciados u organizaciones completas. Cada uno dispone de su propia academia con su marca, de modo que los grupos, los contenidos y los informes permanecen claramente separados, independientemente del número de clientes que tenga. Puede crear cursos y exámenes en un único lugar, reutilizarlos con distintos clientes y dejar que el sistema se encargue de las tareas tediosas, como la calificación y el envío de certificados.

En cuanto al seguimiento propiamente dicho, dispondrá de informes en tiempo real con las tasas de finalización y de aprobados, un historial listo para auditorías y la opción de que los clientes accedan a sus propios resultados cuando lo deseen, lo que le evita tener que actuar como intermediario en cada solicitud. Dado que aplicamos una tarifa plana con un número ilimitado de participantes, sus costes se mantienen predecibles cada mes.

Si esto se ajusta a su forma de trabajar, puede iniciar una prueba gratuita y comprobar si le conviene antes de comprometerse a nada.