Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do monitorowania szkoleń pracowników

Czym jest oprogramowanie do śledzenia szkoleń pracowników?

Zanim porównamy funkcje, warto uzgodnić, o czym dokładnie mowa.

Oprogramowanie do śledzenia szkoleń pracowników to narzędzie, które rejestruje, monitoruje i generuje raporty dotyczące działań szkoleniowych, dzięki czemu zawsze wie Pan, kto ukończył dane szkolenie, kiedy to zrobił oraz czy uzyskał pozytywny wynik. Zamiast szukać terminów ukończenia szkoleń w arkuszach kalkulacyjnych i wątkach e-mailowych, zyskują Państwo jedno miejsce, w którym znajduje się pełny obraz sytuacji: ukończone kursy, śledzenie certyfikatów, daty ważności oraz raporty przekazywane klientom.

Lepsze narzędzia idą o krok dalej. Nie ograniczają się one jedynie do odnotowania, że dana osoba przejrzała moduł; sprawdzają również, czy wiedza została przyswojona: poprzez egzamin lub quiz na zakończenie, porównanie wyniku z progiem zaliczeniowym oraz rejestr osób, które uzyskały zaliczenie, a także tych, które muszą powtórzyć szkolenie. Na tym polega różnica między zaznaczeniem ukończenia, które dowodzi jedynie, że dana osoba wzięła udział w szkoleniu, a wynikiem, który można uzasadnić. Ponieważ stwierdzenia „ukończyliśmy kurs” i „możemy udowodnić, że zespół opanował materiał” to dwie zupełnie różne rzeczy, które można przedstawić klientowi.

Nie ma w tym nic efektownego. Oznacza to po prostu, że gdy nadejdzie audyt lub klient poprosi o dowód, już go Państwo posiadają.

Dlaczego śledzenie szkoleń pracowników ma znaczenie

Śledzenie postępów łatwo jest traktować jako zadanie administracyjne. Jednak w rzeczywistości jest to zarządzanie ryzykiem, a ryzyko to dotyczy zarówno Państwa, jak i Państwa klientów.

Kiedy szkolą Państwo pracowników innych firm, często stanowią Państwo ostatnią linię obrony przed audytem, kontrolą lub terminem zapewnienia zgodności. Brak przedłużenia certyfikatu to nie tylko pomyłka w harmonogramie; oznacza to, że placówka franczyzowa działa wbrew standardowym procedurom lub że personel klienta pracuje bez ważnych uprawnień. Oprogramowanie do śledzenia szkoleń pracowników pozwala wcześnie wykrywać uchybienia dzięki informacjom o terminach ważności i przypomnieniom wysyłanym przed wygaśnięciem certyfikatu.

Należy również uwzględnić kwestię kosztów związanych ze skalą działalności. Jeden klient w arkuszu kalkulacyjnym jest do opanowania. Dziesięciu klientów, z których każdy ma własne grupy, treści i wymagania dotyczące raportowania, to praca na pełen etat, na którą się Pan/Pani nie zgłosił(a). Odpowiedni system wyraźnie rozdziela te grupy, dzięki czemu raport dla jednego klienta nigdy nie nakłada się na raport innego, a status dowolnego klienta można sprawdzić w ciągu kilku sekund.

Pozostaje jeszcze kwestia, na której Pańskim klientom zależy najbardziej: czy materiał został przyswojony? Zaznaczenie pola „ukończono” świadczy jedynie o tym, że ktoś otworzył moduł, a nie o tym, że go zrozumiał. Gdy Pańska reputacja opiera się na tym, czy ludzie faktycznie potrafią wykonywać swoją pracę i wykazują zrozumienie, a nie tylko na obecności, to właśnie to sprawia, że klienci przedłużają umowy.

Mówiąc prościej, monitorowanie to sposób, w jaki chronią Państwo swoich klientów i udowadniają swoją wartość.

System śledzenia szkoleń a kompleksowe zarządzanie szkoleniami pracowników

Nie każdy potrzebuje tego samego, dlatego przed rozpoczęciem porównywania narzędzi warto szczerze ocenić swoją sytuację.

Najprostszym rozwiązaniem jest podstawowe narzędzie do śledzenia szkoleń: miejsce do rejestrowania ukończonych szkoleń, certyfikatów i dat ważności. Nie tworzy ono ani nie prowadzi szkoleń; jedynie je rejestruje. Jeśli już prowadzą Państwo swoje kursy gdzie indziej i potrzebują jedynie uporządkowanej dokumentacji, samodzielne narzędzie do śledzenia może w zupełności wystarczyć.

Na drugim końcu spektrum znajduje się kompleksowe zarządzanie szkoleniami pracowników, zazwyczaj w postaci system zarządzania nauczaniem (LMS). W tym przypadku tworzenie szkoleń, ich realizacja, śledzenie ukończeń, sprawdzanie zrozumienia materiału oraz raportowanie odbywają się w ramach jednego rozwiązania. Nie muszą Państwo łączyć narzędzia do tworzenia kursów z narzędziem do śledzenia postępów i narzędziem do raportowania, ponieważ stanowi to jeden spójny proces.

Szczery test wygląda następująco: jeśli Państwa szkolenia są proste, stabilne i potrzebują Państwo jedynie prowadzić dokumentację, narzędzie do śledzenia wystarczy. Jednak w momencie, gdy zarządzają Państwo grupami dla poszczególnych klientów, aktualizują treści w miarę zmian standardów lub muszą Państwo udowodnić, że uczestnicy faktycznie przyswoili wiedzę, a nie tylko zalogowali się do systemu, narzędzie do śledzenia przestaje wystarczać. To właśnie w tym momencie zarządzanie szkoleniami i ich śledzenie w jednym miejscu zaczyna oszczędzać Państwu wiele godzin tygodniowo.

Świadomość, do której z tych grup Państwo należą, sprawia, że kolejny etap – porównanie funkcji – staje się znacznie mniej przytłaczający.

Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do monitorowania szkoleń pracowników

Gdy już z grubsza wie Pan/Pani, czego Pan/Pani potrzebuje, kilka cech odróżnia narzędzia, które będą rozwijać się wraz z Państwa firmą, od tych, które za rok będą Państwo musieli wymienić. Oto sześć kwestii, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

1. Śledzenie certyfikatów i powiadomienia o wygaśnięciu

Jest to funkcja, której większość osób faktycznie szuka. Chcą Państwo przechowywać każdy certyfikat wraz z datą wydania i wygaśnięcia oraz mieć możliwość, by system sygnalizował konieczność odnowienia przed upływem terminu ważności. Dla każdego, kto działa w branży o wysokich wymaganiach w zakresie zgodności z przepisami, już sam ten aspekt uzasadnia odejście od arkuszy kalkulacyjnych.

2. Zautomatyzowane przypomnienia i odnowienia

Nagabywanie osób jest najmniej przyjemną częścią pracy i nie da się tego skalować. Poszukaj automatycznych przypomnień, które powiadamiają uczestników szkoleń o zbliżającym się terminie zakończenia kursu lub wygaśnięciu certyfikatu, bez konieczności wysyłania przez Państwa ani jednego e-maila. Celem jest system, który samodzielnie dba o sprawny przebieg procesów.

3. Raportowanie i ścieżki audytowe

Gdy klient lub audytor poprosi o dowód, chcą Państwo móc go przedstawić jednym kliknięciem. Kompleksowe raportowanie oznacza przejrzyste wskaźniki ukończenia kursów i zdawalności, pełną historię działań (kto, co i kiedy wykonał) oraz – w idealnym przypadku – raporty, do których Państwa klienci mają dostęp na żądanie, zamiast czekać, aż Państwo je przygotują. Ścieżka audytu stanowi Państwa zabezpieczenie.

4. Przegląd sytuacji w wielu lokalizacjach

Jeśli obsługują Państwo kilku klientów lub placówki franczyzowe, rozdzielenie ich pracowników, treści i wyników nie jest opcjonalne. Chcą Państwo zarządzać każdą grupą w jej własnej przestrzeni, sporządzać dla niej indywidualne raporty, a jednocześnie mieć możliwość spojrzenia na całą działalność z szerszej perspektywy, gdy zajdzie taka potrzeba. Każde rozwiązanie, które zmusza wszystkich klientów do funkcjonowania w jednej chaotycznej puli, nie przetrwa długo.

5. Łatwość konfiguracji

Narzędzie, którego konfiguracja wymaga zaangażowania działu IT, pozostaje niewykorzystane. Proszę poszukać rozwiązania, które można skonfigurować samodzielnie, do którego można dodawać nowe grupy bez zgłoszenia serwisowego oraz które można przekazać uczestnikom bez konieczności korzystania z instrukcji obsługi. Jeśli uczestnik szkolenia potrzebuje instrukcji nawet do zalogowania się, narzędzie to działa na Państwa niekorzyść.

6. Przejrzystość cen

Ceny naliczane od uczestnika stanowią pułapkę dla każdego, kto ma wahania liczbowe z miesiąca na miesiąc. Gdy w jednym miesiącu mogą Państwo przeszkolić 40 osób, a w następnym 400, opłata ryczałtowa pozwala utrzymać przewidywalne koszty i nienaruszone marże. Proszę uważnie zapoznać się ze stroną poświęconą cennikowi i uważać na wszystko, co wiąże się z wyższymi opłatami w miarę rozwoju Państwa działalności.

Porównaj te sześć kryteriów ze sposobem Państwa pracy, a lista finalistów ułoży się praktycznie sama.

Porównanie dostępnych opcji: arkusze kalkulacyjne, narzędzia do monitorowania i platformy LMS

Listy funkcji są przydatne, ale warto spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy i porównać trzy główne ścieżki, którymi podążają użytkownicy. Większość firm przechodzi przez wszystkie z nich po kolei, a sztuka polega na tym, by wiedzieć, kiedy dana ścieżka stała się dla Państwa zbyt wąska.

Który system monitorowania szkoleń jest dla Państwa odpowiedni?
Arkusze kalkulacyjne a samodzielny system monitorowania a platforma LMS z funkcją monitorowania

Po zestawieniu tych trzech opcji obok siebie widać dość spójny wzór.

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego na początku nic nie kosztuje, a Państwo już wiedzą, jak z niego korzystać. Problem polega na tym, że raportowanie odbywa się ręcznie i łatwo ulega zakłóceniom; system zawodzi w momencie, gdy audytor wymaga przejrzystej dokumentacji, a sytuacja staje się uciążliwa, gdy kilku klientów korzysta z jednego pliku. Rozwiązanie to pozostaje bezpłatne do momentu, gdy czas poświęcony na jego obsługę przewyższy koszt subskrypcji.

Samodzielne narzędzie do śledzenia rozwiązuje problem prowadzenia dokumentacji. Konfiguracja przebiega szybko, informacje o ukończonych szkoleniach i certyfikatach znajdują się w jednym uporządkowanym miejscu, a system sprawdza się, gdy ktoś poprosi o dowód. Nie zajmuje się ono jednak tworzeniem ani prowadzeniem szkoleń, więc nadal trzeba je łączyć z innymi narzędziami, a ceny są zazwyczaj ustalane na użytkownika.

System zarządzania nauczaniem (LMS) z funkcją śledzenia jest rozwiązaniem zaprojektowanym z myślą o skalowalności. Raporty są szczegółowe i dostępne na żądanie; ścieżka audytu jest prawidłowa; można rozdzielać klientów lub lokalizacje, zachowując jednocześnie pełny obraz sytuacji. Tworzy się, realizuje i sprawdza wyniki w tym samym miejscu, a stała opłata zapewnia stabilność kosztów. Wymaga to nieco więcej wysiłku podczas konfiguracji, co jest jednak opłacalne ze względu na oszczędności, jakie zapewnia w dalszej perspektywie.

Dlatego czynnikiem decydującym rzadko jest pojedyncza funkcja. Chodzi o to, jak kluczowe znaczenie mają szkolenia dla Państwa działalności – to właśnie jest prawdziwe pytanie leżące u podstaw całej tej kwestii.

Najlepsze praktyki dotyczące wdrażania monitorowania szkoleń

Wybór oprogramowania to połowa sukcesu. Od tego, jak skutecznie je wdrożycie, zależy, czy przyniesie ono jakiekolwiek zmiany. Kilka nawyków ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy śledzą Państwo szkolenia dla zespołów innych firm.

Zanim przydzielą Państwo choćby jeden kurs, proszę najpierw przeprowadzić audyt w celu zidentyfikowania luk. Wiedza o tym, które stanowiska, lokalizacje lub klienci pozostają w tyle, wskaże Państwu, co należy potraktować priorytetowo, a także zapewni punkt odniesienia do późniejszej oceny postępów. Następnie ujednolicą Państwo treści, tak aby ten sam kurs realizowany dla pięciu klientów wyglądał i był oceniany w ten sam sposób, ponieważ spójność sprawia, że Państwa raporty są wiarygodne. Następnie zautomatyzują Państwo nudne zadania, takie jak przypomnienia i odnowienia, dzięki czemu system będzie funkcjonował samodzielnie, a nie będzie obciążał Państwa kalendarza.

Na koniec ustalcie częstotliwość przeglądów i trzymajcie się jej. Dokumentacja szkoleń nie jest zasobem, o którym można zapomnieć po jej utworzeniu; ulega ona zmianom w miarę dołączania, odchodzenia i ponownej certyfikacji pracowników. Regularna kontrola – comiesięczna w przypadku dynamicznych zespołów i kwartalna w przypadku stabilnych – zapewnia czystość danych i pozwala wyprzedzić wymagania kolejnego audytu.

Jeśli wdrożenie przebiegnie prawidłowo, oprogramowanie przejmie za Państwa rutynowe zadania.

Jak Easy LMS podchodzi do śledzenia szkoleń

Wszystko, o czym mowa powyżej, to kwestie, na które należy zwrócić uwagę. Oto, jak my sobie z tym radzimy, na wypadek gdyby rozważał Pan/Pani wybór naszej platformy.

Easy LMS zostało stworzone z myślą o osobach szkolących innych – niezależnie od tego, czy są to klienci, placówki franczyzowe, czy całe organizacje. Każda z nich otrzymuje własną akademię z marką, dzięki czemu grupy, treści i raporty pozostają wyraźnie rozdzielone, niezależnie od liczby obsługiwanych klientów. Można tworzyć kursy i egzaminy w jednym miejscu, ponownie wykorzystywać je dla różnych klientów oraz pozwolić systemowi zająć się żmudnymi zadaniami, takimi jak ocenianie i wysyłanie certyfikatów.

Jeśli chodzi o monitorowanie, otrzymują Państwo raporty na żywo zawierające wskaźniki ukończenia i zdawalności, historię gotową do audytu oraz możliwość dostępu klientów do ich własnych wyników w dowolnym momencie, co pozwala Państwu uniknąć pełnienia roli pośrednika przy każdym zapytaniu. Ponieważ działamy w oparciu o stałą opłatę z nieograniczoną liczbą uczestników, Państwa koszty pozostają przewidywalne każdego miesiąca.

Jeśli brzmi to jak sposób, w jaki Pan/Pani pracuje, może Pan/Pani rozpocząć bezpłatny okres próbny i sprawdzić, czy rozwiązanie to Państwu odpowiada, zanim podejmie Pan/Pani jakiekolwiek zobowiązania.