Come scegliere il software giusto per il monitoraggio della formazione dei dipendenti

Che cos’è un software di monitoraggio della formazione dei dipendenti?

Prima di confrontare le funzionalità, è utile chiarire di cosa stiamo parlando.

Il software di monitoraggio della formazione dei dipendenti è uno strumento che registra, monitora e genera report sulle attività formative, in modo che possiate sempre sapere chi ha completato quale corso, quando lo ha fatto e se ha superato la valutazione. Anziché dover cercare le date di completamento tra fogli di calcolo e catene di e-mail, si dispone di un unico luogo che offre una visione d’insieme completa: corsi completati, monitoraggio delle certificazioni, date di scadenza e i rapporti da consegnare ai clienti.

Gli strumenti migliori fanno un passo in più. Non si limitano a registrare che qualcuno ha cliccato su un modulo, ma verificano anche se il contenuto è stato assimilato: un esame o un quiz finale, un punteggio rispetto alla soglia di superamento e un registro di chi ha superato la prova e chi deve riprovare. Questa è la differenza tra un semplice segno di completamento, che dimostra solo che qualcuno ha partecipato, e un risultato che potete sostenere con convinzione. Perché «abbiamo completato il corso» e «possiamo dimostrare che il team conosce la materia» sono due cose molto diverse da presentare a un cliente.

Nulla di tutto ciò è affascinante. Significa semplicemente che, quando si presenta un audit o un cliente richiede delle prove, Lei le ha già a disposizione.

Perché è importante monitorare la formazione dei dipendenti

È facile considerare il monitoraggio come un semplice compito amministrativo. Ma in realtà si tratta di gestione del rischio, e il rischio ricade sui vostri clienti tanto quanto su di voi.

Quando formate i dipendenti di altre aziende, spesso rappresentate l’ultima linea di difesa prima di un audit, di un’ispezione o di una scadenza di conformità. Un rinnovo della certificazione mancato non è solo un errore di programmazione; significa che una sede in franchising opera al di fuori delle procedure standard o che il personale di un cliente lavora senza credenziali valide. Un software per il monitoraggio della formazione dei dipendenti individua tempestivamente le lacune, grazie a date di scadenza e promemoria che vengono attivati prima della scadenza del certificato.

C’è poi la questione dei costi legati alla scalabilità. Un cliente gestito tramite un foglio di calcolo è gestibile. Dieci clienti, ciascuno con i propri gruppi, contenuti ed esigenze di rendicontazione, rappresentano un lavoro a tempo pieno che non avevate previsto. Un sistema adeguato separa chiaramente tali gruppi, in modo che un report relativo a un cliente non si confonda mai con quello di un altro e che possiate estrarre lo stato di qualsiasi cliente in pochi secondi.

E poi c’è la domanda che sta più a cuore ai vostri clienti: il contenuto è stato assimilato? Un segno di spunta di completamento dimostra che qualcuno ha aperto un modulo, non che lo abbia compreso. Quando la vostra reputazione si basa sulla reale capacità delle persone di svolgere il lavoro e dimostrare comprensione, non solo sulla semplice partecipazione, è proprio questo che spinge i clienti a rinnovare il contratto.

In parole povere, il monitoraggio è il modo in cui proteggete i vostri clienti e dimostrate il vostro valore.

Monitoraggio della formazione vs. gestione completa della formazione dei dipendenti

Non tutti hanno le stesse esigenze, e vale la pena valutare onestamente la propria situazione prima di iniziare a confrontare gli strumenti.

All’estremità più semplice si trova un semplice strumento di monitoraggio della formazione: uno spazio in cui registrare i completamenti, le certificazioni e le date di scadenza. Non crea né eroga formazione; si limita a registrarla. Se gestite già i vostri corsi altrove e avete solo bisogno di un registro ordinato, uno strumento di monitoraggio autonomo può essere più che sufficiente.

All’estremo opposto si trova la gestione completa della formazione dei dipendenti, solitamente un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS). In questo caso, la creazione della formazione, la sua erogazione, il monitoraggio dei completamenti, la verifica della comprensione e la reportistica sono tutte integrate in un’unica piattaforma. Non dovrete collegare uno strumento per i corsi a uno strumento di monitoraggio e a uno strumento di reportistica, poiché si tratta di un unico flusso di lavoro.

Il test più attendibile è questo: se la vostra formazione è semplice, stabile e avete solo bisogno di tenere un registro, uno strumento di monitoraggio è sufficiente. Ma nel momento in cui gestite gruppi per cliente, aggiornate i contenuti al mutare degli standard o vi viene richiesto di dimostrare che i partecipanti abbiano effettivamente appreso il materiale e non si siano limitati ad accedere al sistema, il sistema di monitoraggio non è più sufficiente. È a questo punto che la gestione della formazione e il relativo monitoraggio in un unico ambiente iniziano a farvi risparmiare ore ogni settimana.

Sapere a quale categoria appartiene rende la fase successiva, ovvero il confronto delle funzionalità, molto meno complessa.

Cosa cercare in un software per il monitoraggio della formazione dei dipendenti

Una volta individuate le esigenze di massima, sono alcune caratteristiche a distinguere gli strumenti destinati a crescere insieme alla vostra azienda da quelli che dovrete sostituire entro un anno. Ecco le sei caratteristiche che vale la pena valutare prima di procedere all’acquisto.

1. Monitoraggio delle certificazioni e avvisi di scadenza

Questa è la funzionalità che la maggior parte delle persone cerca davvero. È necessario archiviare ogni certificato con le relative date di emissione e scadenza e fare in modo che il sistema segnali i rinnovi prima che scadano. Per chiunque operi in un settore soggetto a rigidi requisiti di conformità, questo motivo da solo giustifica l’abbandono dei fogli di calcolo.

2. Promemoria e rinnovi automatizzati

Inseguire le persone è la parte meno piacevole del lavoro e non è scalabile. Cercate promemoria automatici che avvisino i discenti quando un corso sta per scadere o un certificato sta per perdere validità, senza che voi dobbiate inviare una sola e-mail. L’obiettivo è un sistema che faccia procedere le cose autonomamente.

3. Reportistica e tracciabilità

Quando un cliente o un revisore richiede una prova, è necessario poterla fornire con un semplice clic. Un sistema di reportistica efficace garantisce dati chiari sui tassi di completamento e di superamento, una cronologia completa di chi ha svolto quali attività e quando, e, idealmente, report a cui i clienti possano accedere su richiesta, senza dover attendere che li compiliate. Una traccia di audit costituisce la vostra rete di sicurezza.

4. Visibilità su più sedi

Se servite diversi clienti o sedi in franchising, tenere separati il personale, i contenuti e i risultati di ciascuno di essi non è un’opzione facoltativa. È necessario gestire ogni gruppo nel proprio spazio, redigere report individuali su ciascuno di essi e, all’occorrenza, avere comunque una visione d’insieme dell’intera operatività. Qualsiasi soluzione che costringa tutti i clienti in un unico, disordinato calderone non durerà a lungo.

5. Facilità di configurazione

Uno strumento che richiede l’intervento dell’IT per la configurazione è uno strumento destinato a rimanere inutilizzato. Cercate qualcosa che possiate configurare autonomamente, a cui aggiungere nuovi gruppi senza bisogno di un ticket e che possiate fornire ai partecipanti senza bisogno di un manuale. Se un partecipante ha bisogno di istruzioni anche solo per effettuare l’accesso, lo strumento sta lavorando contro di voi.

6. Trasparenza dei prezzi

I prezzi basati sul numero di partecipanti rappresentano una trappola per chiunque abbia un numero di partecipanti che oscilla di mese in mese. Quando un mese potreste formare 40 persone e il mese successivo 400, una tariffa forfettaria mantiene i vostri costi prevedibili e i vostri margini intatti. Leggete attentamente la pagina dedicata ai prezzi e diffidate di qualsiasi soluzione che preveda un aumento dei costi man mano che la vostra attività cresce.

Valutate questi sei aspetti alla luce del vostro modo di lavorare e la rosa dei candidati tenderà a delinearsi da sola.

Confronto tra le opzioni: fogli di calcolo, strumenti di monitoraggio e piattaforme LMS

Gli elenchi delle funzionalità sono utili, ma è utile prendere le distanze e confrontare i tre percorsi principali che le aziende seguono. La maggior parte delle aziende li percorre tutti in ordine, e il segreto sta nel capire quando ne avete superato uno.

Quale soluzione di monitoraggio della formazione fa al caso Suo?
Fogli di calcolo vs. un sistema di monitoraggio autonomo vs. un LMS con funzionalità di monitoraggio

Il modello risulta piuttosto coerente una volta che si mettono i tre elementi fianco a fianco.

Un foglio di calcolo non costa nulla all’inizio e sapete già come utilizzarlo. Il problema è che la rendicontazione è manuale e soggetta a errori; vacilla nel momento in cui un revisore richiede una traccia chiara e diventa complicata quando diversi clienti condividono un unico file. Rimane gratuito fino al momento in cui le ore che vi fa perdere costano più di quanto costerebbe un abbonamento.

Un sistema di tracciamento autonomo risolve il problema della tenuta dei registri. La configurazione è rapida, i completamenti e le certificazioni sono conservati in un unico posto ben organizzato e il sistema regge quando qualcuno richiede una prova. Ciò che non fa è creare o erogare la formazione, quindi dovrete comunque integrarlo con altri strumenti, e il prezzo tende ad essere calcolato per utente.

Un LMS con funzionalità di monitoraggio è progettato per scalare. I report sono dettagliati e disponibili su richiesta; la tracciabilità è adeguata; ed è possibile tenere separati clienti o sedi pur mantenendo una visione d’insieme. Si crea, si eroga e si verifica tutto nello stesso posto, e una tariffa forfettaria mantiene i costi costanti. Richiede un impegno leggermente maggiore in fase di configurazione, ma è il compromesso necessario per tutto ciò che vi farà risparmiare in seguito.

Pertanto, il fattore decisivo raramente è una singola funzionalità. È l’importanza che la formazione riveste per la vostra attività: questa è la vera domanda alla base di tutto ciò.

Migliori pratiche per l’implementazione del monitoraggio della formazione

La scelta del software rappresenta metà del lavoro. Una corretta implementazione determina se questo apporterà effettivamente dei cambiamenti. Alcune abitudini fanno la differenza, specialmente quando si monitora la formazione per i team di altre aziende.

Iniziate individuando le lacune prima di assegnare un singolo corso. Sapere quali ruoli, sedi o clienti presentano delle carenze vi indica quali aspetti privilegiare e vi fornisce un punto di riferimento per misurare i miglioramenti in seguito. Standardizzate quindi i vostri contenuti in modo che lo stesso corso erogato a cinque clienti abbia lo stesso aspetto e preveda le stesse verifiche, poiché la coerenza rende affidabili i vostri report. Automatizzate poi le parti più noiose, i promemoria e i rinnovi, in modo che il sistema si gestisca autonomamente anziché dipendere dal vostro calendario.

Infine, stabilite una cadenza di revisione e rispettatela. I registri di formazione non sono una risorsa che si imposta una volta per tutte e poi si dimentica; tendono a diventare obsoleti man mano che le persone entrano, escono e si ricertificano. Un controllo regolare, mensile per i team in rapida evoluzione e trimestrale per quelli stabili, mantiene i dati aggiornati e vi permette di essere sempre un passo avanti rispetto alla prossima verifica.

Se l’implementazione viene eseguita correttamente, il software diventerà uno strumento in grado di gestire al posto vostro le attività di routine.

L’approccio di Easy LMS al monitoraggio della formazione

Tutto quanto sopra rappresenta ciò che dovete cercare. Ecco come gestiamo la questione, nel caso stiate valutando la nostra soluzione come opzione.

Easy LMS è progettato per chi si occupa di formare altre persone, che si tratti di clienti, punti vendita in franchising o intere organizzazioni. A ciascuno viene assegnata una propria accademia personalizzata con il proprio marchio, in modo che gruppi, contenuti e reportistica rimangano chiaramente separati, indipendentemente dal numero di clienti che gestite. Potete creare corsi ed esami in un unico posto, riutilizzarli per diversi clienti e lasciare che il sistema si occupi delle parti più noiose, come la valutazione e l’invio dei certificati.

Per quanto riguarda il monitoraggio, avrete a disposizione report in tempo reale con i tassi di completamento e di superamento, una cronologia pronta per le verifiche contabili e la possibilità per i clienti di accedere ai propri risultati in qualsiasi momento, il che vi evita di dover fungere da intermediario per ogni richiesta. Poiché operiamo con una tariffa forfettaria che non prevede limiti al numero di partecipanti, i vostri costi rimangono prevedibili ogni mese.

Se questo corrisponde al Suo modo di lavorare, può avviare una prova gratuita e verificare se la soluzione fa al caso Suo prima di impegnarsi in alcun modo.